На основании какого постановлением разрабатывается номенклатура дел в образовательном учреждении?

Вопрос

Здравствуйте эксперты! ГОУ Центр образования для детей-инвалидов Забайкальского края. На основании какого постановлением разрабатывается номенклатура дел в образовательном учреждении.

Ответ

Номенклатура дел - один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации на организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, возложена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также утвержденными перечнями.

Полагаем, что невозможна сохранность документов, если не организовано их хранение. Для хранения и использования документов, образующихся в организации, нужно их систематизировать. Это и помогает сделать номенклатура дел - она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и базовым учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Чтобы правильно составить номенклатуру, первым делом необходимо изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации, и руководствоваться:

- уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях;

- штатным расписанием;

- номенклатурой дел организации за прошлый год;

- описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- регистрационными формами;

- ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения;

- типовыми и примерными номенклатурами дел.

В свою очередь, законодательство не предусматривает примерной номенклатуры для образовательного учреждения для детей-инвалидов. Однако, примерная номенклатура в учреждениях дополнительного образования детей направлена для применения Письмом Минобразования России от 29.09.2000 № 711/28-16, а также примерная номенклатура в учреждениях общего образования направлена для применения Письмом Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях , которые можно принять для примера.

Таким образом, можно сказать, что с целью систематизации, хранения и использования документов, образующихся в организации, рекомендуется оформлять номенклатуру дел.

При оформлении Вашей Номенклатуры дел, Вы можете руководствоваться приведенными выше по тексту примерными номенклатурами. Порядок заполнения граф номенклатуры дел указан ниже по тексту. Также, порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3.2.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Назначение номенклатуры дел

Номенклатура дел - один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы:

- вести учет дел, заведенных в течение года в организации и в ее структурных подразделениях;

- формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);

- вести индексацию дел;

- обеспечить поиск документов.

Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.

Виды номенклатуры дел

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел предусматривает обязательный перечень дел, которые заводятся в однотипных организациях. Как правило, типовая номенклатура разрабатывается в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций.

Примерная номенклатура дел сходна по назначению с типовой номенклатурой. Она также разрабатывается для однотипных организаций, однако имеет только рекомендательный характер. Это означает, что подведомственным предприятиям дано право самим решать, принимать ли документ в качестве образца или разрабатывать свою схему делопроизводства.

В каждой организации разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.

Сроки утверждения номенклатуры дел

Номенклатуру дел нужно разрабатывать и утверждать в организации в конце каждого календарного года, а в действие вводить с января очередного года. За разработку номенклатуры отвечает, как правило, служба делопроизводства организации (канцелярия, секретариат). Главная задача должностного лица, возглавляющего это структурное подразделение, собрать со всех отделов организации части будущей единой номенклатуры, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную форму. Затем документ нужно согласовать с экспертной комиссией компании и с архивной службой (экспертная комиссия создается в организации для определения ценности документа и состоит, как правило, из штатных сотрудников). После того как проект номенклатуры дел получит одобрение специалистов, свою подпись на нем должен поставить руководитель службы делопроизводства. В окончательном варианте документ должен утвердить руководитель организации, проставляя на нем гриф утверждения.

Заполнение номенклатуры дел

Графы заполните в следующей последовательности - № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 занесите в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).

Графа № 1 номенклатуры дел

В графе № 1 номенклатуры проставьте индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 05-07, где 05 - код кадровой службы по штатному расписанию, 07 - порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группы цифр индекса разделите дефисом. Впоследствии индексы дел перенесите из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив - на обложку дела. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, внесите в номенклатуру следующего года с тем же индексом. К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета.

Графа № 2 номенклатуры дел

В графе № 2 номенклатуры укажите заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работаете (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы (картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов). В номенклатуру не включайте заголовки печатных изданий (бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов).

Заголовки дел расположите в определенной последовательности. Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела. Вначале перечислите заголовки дел, содержащих организационную документацию, - Положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников, Правила трудового распорядка. коллективный договор. Далее внесите заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, - приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках. Затем укажите заголовки дел с учетной и справочной документацией - штатное расписание, личные карточки, графики отпусков, журналы учета сотрудников, направляемых в командировки, и т. д. Завершите перечень официальной внутренней перепиской (докладные, объяснительные записки, представления).

Совет редактора: после того как вы перечислите в номенклатуре заголовки всех существующих дел, в графе № 1 проставьте еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе № 2 оставьте свободное место. Это необходимо для учета новых, не предусмотренных ранее дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение года.

Графа № 4 номенклатуры дел

В графе № 4 номенклатуры укажите срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по перечню. утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558. Заполняя эту графу, учитывайте, что номенклатура должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год. При этом личные дела сотрудников независимо от их количества внесите в номенклатуру как одно дело или как два дела, например Личные дела руководящих сотрудников и Личные дела сотрудников. Основанием для такого разделения служат разные сроки хранения: личные дела руководителей хранятся постоянно, а личные дела сотрудников имеют ограниченный срок - 75 лет ( ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 ). Как одно дело в номенклатуру включите личные карточки сотрудников, а также трудовые книжки. Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, которые ведутся в кадровой службе.

Графа № 5 номенклатуры дел

В графе № 5 номенклатуры проставьте отметки о заведении дел, о переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п. Например, примечание может выглядеть так: Дело заведено 13.01.06, Подлинники документов хранятся в общем отделе и т. п. Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры.

Итоговая запись о количестве дел

По окончании календарного года служба делопроизводства организации (иная служба, ответственная за составление номенклатуры дел) должна составить итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного хранения ( п. 3.2.5.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 ).

<. >

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Образец номенклатуры дел организации

В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел был рассмотрен в предыдущей статье.

от 22.12. № 3

Вы можете скачать представленный пример номенклатуры дел коммерческой организации, которая не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива.

Раздел I. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ,

ОРГАНЕ УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЕМ

О школьной документации. Письмо Минобразования России от 09.08.96 № 1203/11

О «Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». Письмо Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

О направлении Примерной номенклатуры дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей. Письмо Минобразования России от 29.09.2000 № 711/28-16

Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении. Приказ Минобразования России от 24.07.2000 № 2286

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов РФ. Утверждена первым заместителем министра образования РФ 06.05.2002

Примерный перечень локальных актов муниципального органа управления образованием. Рекомендации Минобразования России

Об изготовлении и использовании печатей с воспроизведением Государственного герба РФ. Письмо Минобразования России от 17.04.2002 № 03-21ин/26-03

О централизованном заказе печатей с воспроизведением Государственного герба РФ для образовательных учреждений, выдающих документы государственного образца. Письмо Минобразования России от 08.05.2003 № 03-44ин/22-03

О соблюдении секретности при подготовке экзаменационных материалов. Письмо Минобразования России от 28.02.2001 № 22-06-246

Об организации работы с пакетами экзаменационных материалов для проведения государственной (итоговой) аттестации выпускников IX и XI(XII) классов. Рекомендации Минобразования России

Об обеспечении сохранности бланков номерной продукции в подведомственных образовательных учреждениях. Письмо Минобразования России от 20.12.2002 № 25-157ин/25-22

Примерная инструкция о работе с обращениями граждан в аппарате муниципальных органов управления образованием. Рекомендации Минобразования России

Раздел II. ПОРЯДОК РАБОТЫ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ С БЛАНКАМИ ДОКУМЕНТОВ ОБ ОБРАЗОВАНИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗЦА

Об утверждении формы документов государственного образца об основном общем, среднем (полном) общем образовании и документов об окончании специальной (коррекционной) общеобразовательной школы VIII вида, специального (коррекционного) класса общеобразовательного учреждения. Приказ Минобрнауки России от 17.11.2005 № 281

Об утверждении Положения о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании. Приказ Минобразования России от 02.04.96 № 143

О порядке получения, учета, хранения, заполнения и выдачи аттестатов об основном общем и среднем (полном) общем образовании государственного образца. Письмо Минобразования России от 30.03.2001 № 22-06-415

Об утверждении формы свидетельства о результатах единого государственного экзамена. Приказ Минобразования России от 31.03.2003 № 1287

Об утверждении документов государственного образца об уровне образования и квалификации для выпускников учреждений начального профессионального образования. Приказ Минобразования России от 03.06.94 № 183 (в ред. приказа Минобразования России от 14.01.98 № 55)

О направлении Рекомендаций о порядке заполнения и выдачи документов государственного образца об уровне образования и квалификации выпускникам образовательных учреждений начального профессионального образования. Письмо Минобразования России от 26.10.2000 № 06-51-92ин/17-06

Об утверждении Инструкции о порядке получения, учета, хранения, заполнения бланков дипломов, свидетельств, выписок итоговых оценок успеваемости к ним и выдачи документов государственного образца об уровне образования и квалификации выпускникам образовательных учреждений начального профессионального образования. Приказ Минобразования России от 25.12.2000 № 3832

О записях в документе о профессиональном образовании в случае преобразования образовательного учреждения. Письмо Минобразования России от 03.06.96 № 359/12-4

О требованиях к образцам государственных документов о среднем профессиональном образовании. Постановление Госкомвуза России от 27.12.95 № 8 (в ред. приказов Минобразования России от 12.04.2000 № 1070 и от 29.09.2003 № 3693)

Об утверждении Инструкции о порядке введения, заполнения и выдачи государственных документов о среднем профессиональном образовании. Постановление Госкомвуза России от 10.04.96 № 6, в ред. приказов Минобразования России от 13.04.2000 № 1079 и от 19.05.2003 № 2142

О требованиях к образцам государственных документов о высшем профессиональном образовании. Постановление Госкомвуза России от 30.11.94 № 9 (в ред. приказа Минобразования России от 29.09.2003 № 3692)

Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов. Приказ Минобрнауки России от 10.03.2005 № 65

Об упорядочении изготовления, представления заявок и рассылки дипломов для образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования. Приказ Минобразования России от 20.09.2001 № 3179 (в ред. приказа Минобразования России от 15.03.2002 № 877)

Об утверждении образца государственного документа о послевузовском профессиональном образовании. Приказ Минобразования России от 15.10.99 № 568 (в ред. приказа Минобразования России от 14.05.2001 № 2041)

Об использовании дипломов и аттестатов о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, выданных гражданам общественными объединениями. Письмо Минобразования России от 12.02.2002 № 08-55-09

Об утверждении форм документов государственного образца о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов и требований к документам. Постановление Госкомвуза России от 27.12.95 № 13

О введении в действие новых документов государственного образца о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов. Письмо Минобразования России от 22.06.98 № 36-52-120ин/36-10

О порядке приема заявок на получение документа государственного образца о профессиональной переподготовке специалистов с присвоением дополнительной квалификации. Письмо Минобразования России от10.09.2001 № 39-56-64ин/39-13

Об утверждении формы диплома о дополнительном (к высшему) образовании. Приказ Минобразования России от 02.11.99 № 754

Об утверждении Инструкции о выдаче документов государственного образца о соответствующем уровне образования и(или) квалификации и академической справки (справки об обучении в образовательном учреждении). Приказ Минобразования России от 22.05.2000 № 1509

Об утверждении Порядка признания и установления эквивалентности (нострификации) документов иностранных государств об образовании и ученых званиях и форм соответствующих свидетельств. Приказ Минобразования России от 09.01.97 № 15

Об изготовлении и поставке дипломной продукции. Письмо Рособразования от 27.04.2006 № 685/12-16

Об использовании Государственного герба Российской Федерации на медалях для выпускников образовательных учреждений среднего (полного) общего и начального профессионального образования. Указ Президента Российской Федерации от 10.04.2006. № 339

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации – это важный перечень документации, который находится в делопроизводстве той или иной организации или учреждения. Помимо перечисления документации в установленном порядке в номенклатуре дел указываются также утвержденные сроки ее хранения.

Номенклатура дел заводится и поддерживается в рабочем состоянии делопроизводителями кадровых подразделений предприятия, подписывается заведующими канцелярией и архивом, а затем визируется руководителем организации.

Образец номенклатуры

Документ о номенклатуре дел должен быть оформлен на утвержденном бланке предприятия даже в тех ситуациях, когда данный документ предназначен для внутреннего использования в организации или в различных ее структурных подразделениях или отделах. Образец формы номенклатуры дел также является утвержденной решением Коллегии РосАрхива.

При помощи данной номенклатуры осуществляется составление описей различных дел и документации. Также с ее помощью производится учет оборота документации в делопроизводстве предприятия. Вначале данный документ подготавливается непосредственно для отдельных структурных подразделений организации или предприятия. Далее эти документы подлежат консолидации, и на их основе оформляется сводная номенклатура дел всего учреждения.

В номенклатуре дел могут быть перечислены такие виды документации, как должностные инструкции, приказы, распоряжения, личные карточки сотрудников, графики отпусков. Номенклатура дел у каждого типа организации может отличаться своей спецификой. Так, номенклатура дел образовательного учреждения должна содержать личные дела учащихся, прочую документацию школы (классные журналы, протоколы педагогических советов и пр.).

В конце каждого календарного года в номенклатуре дел добавляется итоговая запись, которая, как правило, содержит следующую информацию: сведения об общем количестве дел, относящихся к разным категориям и имеющих как постоянные, так и временные сроки хранения. Далее в каждой отдельной категории вычисляется количество дел, которые не были завершены в предыдущем календарном периоде (так называемые перешедшие дела). Кроме того, рассчитывается число дел, которые имеют отметку экспертно-проверочной комиссии. Эта отметка выставляется возле срока хранения дел с пока не установленным сроком хранения.

Скачать номенклатуру дел

Бланк номенклатуры дел: nomenklatyra-del.doc [87.4 Kb]

Законодательство

Образцы документов

Организационные документы образовательного учреждения

Образец оформления должностной инструкции ответственного за ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении. Приложение 1 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

Образец оформления правил внутреннего трудового распорядка. Приложение 2 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

Образец оформления структуры и штатной численности работников общеобразовательного учреждения. Приложение 3 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

Образец оформления штатного расписания. Приложение 4 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

Примерное положение об организации учебного кабинета в образовательном учреждении

Положение о должностном внутришкольном контроле образовательного учреждения

Примерное положение о творческой группе педагогических работников образовательного учреждения

Примерное положение о Совете обучающихся общеобразовательного учреждения

Распорядительные документы образовательного учреждения

Приказ об усилении контроля за работой педагогических работников и обучающихся с ресурсами сети Интернет

Приказ о результатах контроля за работой педагога

Приемо-сдаточный акт при смене руководства

Образец оформления приказа по основной деятельности общеобразовательного учреждения. Приложение 5 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

Образец оформления протокола. Приложение 6 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

Образец оформления краткого протокола. Приложение 7 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

Образец оформления выписки из протокола. Приложение 8 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

Образец оформления письма. Приложение 9 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

Образец телеграммы. Приложение 10 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

Образец телефонограммы. Приложение 11 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

Подготовка документов к передаче в архив

Образец оформления заверительной надписи. Приложение 19 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

Образец оформления описи дел постоянного хранения. Приложение 21 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

Акт об уничтожении дел временного срока хранения. Приложение 22 к письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64

Источники: www.kdelo.ru, delo-ved.ru, www.ovd.com.ru, forms-blanks.ru, www.menobr.ru