Списание топлива

Чтобы установить норму пишем приказ

Свиток: Приказ

Об утверждении нормы списания топлива

Руководствуясь Инструкцией о порядке применения линейных норм расхода топлива для механических транспортных средств,машин, механизмов и оборудорвания утвержденной постановлением Минтранса РБ от 03 июня 2003г. №23 «Об утверждении линейных норм расхода топлива».

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить норму расхода топлива на легковой автомобиль Пежо Боксер, госномер 9363 ВС-1, в размере 10,8л на 100 км.

Списание израсходованного автопогрузчиком топлива

Списание ГСМ производится следующими документами

1. Внутренний приказ по предприятию о нормах списания ГСМ для погрузчиков. ( скачать формате PDF 0,2 Mb )

2. Ведомость по моточасам. Заполняется водителем. ( скачать формате PDF 0,2 Mb )

3. Акт на списание ГСМ. ( скачать формате PDF 0,2 Mb )

Автопогрузчик не входит в юридическое множество ТРАНСПОРТНОЕ СРЕДСТВО

Это САМОХОДНАЯ МАШИНА. учет работы ведется по моточасам поэтому путевой лист не нужен достаточно ведомостей учета работы по моточасам.

На транспортные средства есть нормативно-методический документ РД Р3112194-0366-03 утверждённый Министерством транспорта российской федерации в котором о списании топлива на автопогрузчиках ничего не написано.

Поскольку государственного регулирования норм на японские автопогрузчики нет, поэтому предприятие вправе издать свой приказ о нормах. Нормы берутся исходя из фактического расхода. На зимний период времени необходимо планировать увеличение расхода топлива на 12-15%.

Права налоговой в споре о том, что предприятие эти нормы завысило (и по транспортным средствам) в том, что эти расходы могут запретить относить к затратам.

Совет на всякий случай:

Неопытный налоговик может по незнанию утверждать, что списание ГСМ может производиться только на основании ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ УСТАНОВЛЕННЫХ ПО ОКУД ФОРМЕ ЭТО 3, 4-С, 4-П. Из его предположений возникает вопрос, ТОГДА ЧТО НА БЕНЗОПИЛУ ТОЖЕ ПУТЕВОЙ ЛИСТ ВЫПИСЫВАТЬ, А НА ДИЗЕЛЬ-ГЕНЕРАТОР, КОМПРЕССОР И Т.Д.

Нормативно-методический документ РД Р3112194-0366-03 ( Скачать формате PDF 0,1 Mb )

В данном Руководящем нормативно-методическом документе приведены значения базовых норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм и методы расчета нормируемого расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативы по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и др.

Руководящий документ предназначен для автотранспортных предприятий, организаций, предпринимателей и др. независимо от формы собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

Предлагаемые нормативы могут быть использованы в качестве основы для расчета ведомственных норм при эксплуатации специальных и технологических автомобилей.

Особенности учета расходов на ГСМ

Как правильно списать ГСМ? Это достаточно сложный вопрос для многих организаций. Не для кого не секрет, что списывать ГСМ нужно согласно установленным нормативами, но что это за нормативы, откуда брать нормы расхода ГСМ? В статье поговорим о том, как происходит бухгалтерский и налоговый учет ГСМ на предприятии.

Организации, использующие транспорт, постоянно сталкиваются с вопросом учета расходов, связанных с их эксплуатацией и обслуживанием. Правильно учесть эти расходы в бухгалтерском и налоговом учете – это очень важно, ведь данные расходы могут уменьшить налоговую базу при расчете налога на прибыль, поэтому важно, чтобы расходы были правильно определены, экономически обоснованы и документально подтверждены. Все это нужно для того, чтобы при возникновении вопросов у налогового органа, вы сумели доказать необходимость списать горюче-смазочные материалы именно в таком количестве.

Что относится к ГСМ?

То есть, как видим, ГСМ это не только топливо, но и сопутствующие материалы, применяемые для ремонта и обслуживания транспорта.

Каким образом происходит списание расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете? Для списания горюче-смазочных материаловв используются определенные нормативы.

Минтрансом России установлены нормы списание ГСМ в расходы организации, можно воспользоваться этими нормативами. При этом НК РФ не запрещает разработать собственные нормы расхода горюче-смазочных материалов и руководствоваться при списании своими нормами.

Как рассчитать нормы расхода ГСМ?

Устанавливая для себя свои лимиты использования топлива, смазочных материалов, нужно помнить, что полученные нормы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Только тогда будет возможность списать ГСМ в расходы организации и уменьшить на эту величину налоговую базу для налога на прибыль.

Для разработки собственных нормативов можно воспользоваться имеющейся технической документацией к транспортному средству. Согласно этой документации установить расход топлива и прочих смазочных материалов в зависимости от сезонности, времени года и прочих факторов.

Помимо этого, расчет нормы расхода ГСМ можно выполнить и другим способом: проанализировать статистику фактического использования данного транспорта и произвести замеры.

Для того чтобы правильно провести замеры, нужно создать комиссию, которая будет контролировать процесс. Сама процедура замеров происходит следующим образом: в пустой бак заливается топливо, отмечается показания спидометра. Далее автомобиль используется до полного опустошения бака. Когда бак станет пустым, опять отмечаются показания спидометра. На основе начальных и конечных данных спидометра определяется количество километров, которые автомобиль проехал на залитом количестве топлива. После этого количество топлива делим на количество километров и получаем расход топлива на 1 км. Эта величина будет выступать нормой расхода. Данный способ расчета норм расхода ГСМ используется наиболее часто.

Выполняя замеры, следует помнить, что на конечный результат может повлиять множество факторов:

Для того чтобы учесть все эти факторы, нужно провести замеры в различных ситуациях. При этом получится несколько различных нормативов, которыми стоит руководствоваться при списании ГСМ в расходы организации.

Для того, чтобы утвердить полученные нормы, нужно составить акт, отражающий все результаты замеров. Члены комиссии должны подписать документ.

Кроме того, должен быть составлен приказ на списание ГСМ, утверждающий полученные нормы.

Организация может использовать несколько различных норм в зависимости от условий эксплуатации, а может определить один норматив в стандартной ситуации и к нему различные поправочные коэффициенты, отражающие различные условия работы транспорта.

Бухгалтерский учет ГСМ на предприятии:

В бухгалтерии ГСМ списываются на себестоимость продукции (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий.

Проводка по списанию ГСМ выглядит следующим образом Д20 (23, 26, 44) К10/3 .

Данная проводка выполняется на основании следующих первичных документов:

ГСМ в бухгалтерии списывается в дебет счета 20 «Основное производство» в том случае, если автомобиль используется в рабочих целях, например, для доставки грузов покупателям.

Если автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организации, то ГСМ списывается в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

На счет 23 «Вспомогательное производство» ГСМ обычно списывают предприятия, имеющие целый транспортный парк.

Указанная выше проводка по списанию топлива выполняется на сумму фактически использованного топлива. Зачастую определить, сколько топлива по факту было израсходовано, достаточно проблематично, ведь нет возможности точно определить, сколько топлива осталось в баке автомобиля. В этом случае организация может списывать топливо по установленным нормативам. Очень часто именно так организации и делают, списывают топливо на основании разработанных норм расхода ГСМ.

Приобретение ГСМ происходит либо за наличные средства, либо за безналичные. В случае, если водитель, например, заправляет автомобиль на заправочной станции за наличный расчет, то необходимая сумма денег выдается ему под отчет на основании авансового отчета. Купленное топливо приходуется в дебет счета 10/3 на основании этого авансового отчета, а также приложенных к нему документов, подтверждающих оплату, например, чек.

Если же ГСМ приобретается за безналичный расчет, то приходуются эти материалы в дебет счета 10/3 на основании накладных и прочих документов, подтверждающих безналичную оплату.

Учет ГСМ в бухгалтерии проводки:

Списание ГСМ

О ПОРЯДКЕ ПРИМЕНЕНИЯ НОРМ РАСХОДА ТОПЛИВА ДЛЯ МЕХАНИЧЕСКИХ

ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ, МАШИН, МЕХАНИЗМОВ И ОБОРУДОВАНИЯ

3. Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и их определения:

зимние условия эксплуатации - эксплуатация автомобиля, машины, механизма и оборудования в условиях отрицательной температуры окружающего воздуха, ниже 0 °С;

Вопрос: В связи с наступлением холодного периода года у организации возникает вопрос: сохранился ли прежний порядок повышения норм расхода топлива при эксплуатации автомобилей в зимних условиях эксплуатации, действовавший в конце 2009 - начале года?

Ответ: Да, прежний порядок сохранился.

Как и в указанный в вопросе организации период времени, порядок применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования устанавливает Инструкция о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденная Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 31.12.2008 N 141 (далее - Инструкция N 141).

Нормы расхода топлива, рассчитанные в соответствии с Инструкцией N 141, предназначены для использования при учете и контроле расходования топлива механическими транспортными средствами, машинами, механизмами и оборудованием, эксплуатируемыми юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, зарегистрированными на территории Республики Беларусь.

Согласно подп. 10.1 Инструкции N 141 повышение нормы расхода топлива осуществляется при эксплуатации механического транспортного средства, машины, механизма и оборудования на территории Республики Беларусь и за ее пределами в зимних условиях эксплуатации - не более 10%. Для механического транспортного средства, машины, механизма и оборудования, предназначенных для эксплуатации исключительно в зимних условиях (снегоуборочные машины, снегоходы и тому подобное), данное повышение не применяется.

Зимние условия эксплуатации - эксплуатация автомобиля, машины, механизма и оборудования в условиях отрицательной температуры окружающего воздуха, ниже 0 °С.

Отрицательная температура окружающего воздуха определяется на основании измерений, произведенных ответственным лицом организации, эксплуатирующей механическое транспортное средство, машину, механизм и оборудование, на дату и время выпуска механического транспортного средства на линию или на начало выполнения работы машиной, механизмом и оборудованием. Результаты измерений регистрируются в специальном журнале регистрации результатов измерений температуры окружающего воздуха по форме согласно приложению к Инструкции N 141.

При эксплуатации механического транспортного средства, машины, механизма и оборудования за пределами Республики Беларусь порядок определения и учета температуры окружающего воздуха устанавливается руководителем юридического лица или индивидуальным предпринимателем (п. 3 и 8 Инструкции N 141).

В.В.РАКОВЕЦ,

аудитор ООО АудитИнком

Идеальный путевой лист бюджетного учреждения

Популярное по теме

Сергей Горских . эксперт сервиса Контур-Бухгалтерия Бюджет компании СКБ Контур

Бланк путевого листа: обязательные элементы произвольной формы

Чтобы на законном основании подтвердить операцию хозяйственной деятельности, путевой лист рекомендуется составлять по образцу из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации. Путевой лист можно найти в постановлении Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте.

О правилах оформления документов в учреждениях - подробно в статьях журнала Учет в бюджетных учреждениях. Не забудьте оформить подписку !

Применять утвержденный бланк путевого листа обязаны автотранспортные организации, а все остальные (в том числе государственные, и муниципальные учреждения) могут пользоваться своей формой. Можно также разработать другой документ для подтверждения расходов на ГСМ. В него непременно нужно включить такие графы, обязательные к заполнению:

Обычно государственные и муниципальные учреждения предпочитают пользоваться той формой, которая утверждена постановлением №78, поскольку в ней есть информация, необходимая для списания ГСМ. Кроме того, форма путевого листа установленного образца вызывает меньше настороженности у представителей ГИБДД, когда они останавливают водителя для проверки документов.

Как избежать ошибок в оформлении путевых листов

Если неверно заполнить путевой лист, то это неизбежно приведет к искажению показателей работы автотранспорта в бухгалтерском и налоговом учете учреждения. На какие моменты необходимо обращать особое внимание при заполнении путевого листа?

1. Путевой лист выдается на один день или на одну рабочую смену. Оформлять документ на более долгий срок следует в том случае, когда водителя отправляют в командировку .
2. Ответственность за достоверность данных в первичных учетных документах лежит на тех, кто их заполнял, а также на водителе. Поэтому обязательно нужны подписи и расшифровки подписей ответственных лиц.
3. В путевом листе обязательно нужно отметить время возвращения служебного транспорта. Если такой информации нет, то считается, что водитель после окончания смены (служебной поездки) не вернул автомобиль.
4. В разделе для учета движения ГСМ следует указывать, сколько бензина было в баке автомобиля до и после поездки. Если водитель останавливался для заправки, то он отчитывается, сколько топлива и на какой АЗС было приобретено.
5. Нужно внести все сведения в графу Расход по норме, включая данные о нормативе расхода ГСМ, фактическом расходе, перерасходе и экономии.
6. Графу Место отправления и назначения необходимо заполнять максимально полно, вплоть до номера здания, к которому направляется автомобиль. Это позволит с большей точностью проверять целевой расход топлива.
7. На оборотной стороне документа требуется указывать точное время выезда и возвращения единицы техники.
8. Вне зависимости от количества мест назначения, для каждого пункта нужно отдельно проставлять пройденное автомобилем расстояние, основываясь на данных одометра.
9. Если в путевой лист были внесены поправки или изменения, то заверить их, в соответствии с ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря г. № 402-ФЗ О бухгалтерском учете, может только лицо, составившее документ.

Медосмотр для водителей

Много ошибок возникает при проведении предрейсового медицинского осмотра водителей, поэтому особое внимание следует обратить и на организацию медосмотра.

В пронумерованный, прошнурованный, скрепленный печатью учреждения журнал вносятся следующие данные: ФИО водителя и его место работы, время проведения медосмотра, заключение, ФИО лица, проводившего осмотр. После осмотра медработник ставит на путевой лист штамп и свою подпись. Если у водителя выявлены признаки заболевания, алкогольного или токсического опьянения, штамп ставить категорически запрещено.

В соответствии с требованиями приказа Минздрава России от 11 марта г. № 121н. предрейсовые медосмотры приравниваются к деятельности, которую необходимо лицензировать, а поэтому проводить медосмотры может только специалист, имеющий соответствующий сертификат.

Порядок списания ГСМ

Списание ГСМ бухгалтер производит ежемесячно, получив путевые листы и проверив правильность их заполнения. Для списания ГСМ требуются следующие документы:

В бухучете списание ГСМ в соответствии с основной деятельностью учреждения отражается следующим образом:

Дебет счета 4 401 20 272 Расходование материальных запасов;

Кредит счета 4 105 03 440 Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов.

Относительно деятельности, приносящей доход, бухгалтер сделает такую запись:

Дебет счета 2 106 04 340 Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг);

Кредит счета 2 105 03 440 Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов.

Налоговый учет ГСМ

Эксплуатация автомобиля в государственных и муниципальных учреждениях возможна не только в уставной, но и в приносящей доход деятельности. Если учреждение относит затраты на ГСМ к расходам, исчисляя налог на прибыль, бухгалтеру важно правильно нормировать расход ГСМ в рамках приносящей доход деятельности.

Налоговый кодекс РФ не дает однозначного ответа на вопрос о нормировании топлива. Поэтому учреждение может учитывать расходы на ГСМ в полном объеме, если они были произведены в рамках деятельности, приносящей доход. В этом случае норма расхода бензина может быть выше общепринятой. При этом использование общепринятых норм расхода ГСМ позволяет минимизировать разногласия с контролирующими органами и устранить несоответствия между уставной и приносящей доход деятельностью.

Подробнее об учете затрат на ГСМ в рамках приносящей доход деятельности читайте в статье Признание затрат на бензин .

Автоматизация ведения путевых листов и учета ГСМ

Если в учреждении один-два автомобиля, бухгалтеру несложно контролировать правильность оформления путевых листов и ведение учета ГСМ вручную. Но чем больше единиц техники в автопарке, тем больше сил и времени требуется бухгалтеру для такого рода деятельности. Кроме того, значительно повышается вероятность допустить ошибку при формировании отчетов. Чтобы облегчить работу бухгалтерам, разработаны различные программы, автоматизирующие учет путевых листов автотранспорта государственных и муниципальных организаций, а также расчеты расхода ГСМ.

Ольга Еремчук . главный бухгалтер Первоуральского металлургического колледжа:

Раньше мы вели учет ГСМ и выписывали путевые листы вручную, как для служебных автомобилей, так и для учебного транспорта в рамках водительских курсов. С увеличением количества автомобилей в парке возникла потребность автоматизировать процесс. Ведь если единиц техники много, а система норм расходования ГСМ развитая, довольно затруднительно при ручном режиме учесть все условия, в частности, сезонность. Мы уже более пяти лет используем программу Путевые листы и ГСМ. в ней можно учитывать:

Кроме того, благодаря автоматизации учета путевых листов и ГСМ мы теперь можем вести учет движения ГСМ при использовании на одном автотранспортном средстве нескольких видов топлива (газ, бензин и т.п.), а также учитывать движение различных видов смазочных материалов (моторные, трансмиссионные масла, пластичные смазки и т.п.). Без затруднений удается контролировать отклонение фактических затрат на ГСМ от нормативных (режим экономии, перерасхода ГСМ), а также формировать отчетность в различных разрезах (по водителям, по видам и маркам ГСМ, по автотранспортным средствам в разрезе подразделений (отделов) и различных источников финансирования).

Источники: buhgalter.by, www.nsk.btcar.ru, online-buhuchet.ru, kadrovik.by, www.budgetnik.ru