Главная » Статьи » Издание приказа

Приказ о табеле учета рабочего времени образец

Табель учета рабочего времени

Независимо от величины и специфики производства, на каждом предприятии полагается вести табель учета рабочего времени. Основываясь на этом документе проводят начисления заработанной платы и расчет с рабочими.

Расходы организации на оплату труда не снижают налогооблагаемую прибыль. Законодательно, отсутствие этого документа влечет проблемы с налоговыми инстанциями, т.к. начисление заработанной платы становится необоснованным документально. Заполняется табель по стандартизированной форме Т-12 ручным методом в единичном экземпляре, утверждается подписью руководства структурного отдела, кадрового работника и предается в бухгалтерию.

При желании, руководители также могут воспользоваться формой Т-13, предусматривающей автоматизированную обработку данных. Бланк частично заполняет вычислительная техника, например следующие реквизиты: структурный отдел, занимаемая должность, фамилия и инициалы, табельный номер.

Отдельного специалиста для заполнения бланков руководители организаций нанимают не часто, считая это нерациональным. В связи с этим табель учета рабочего времени полагается вести доверенным лицом, которым может быть кадровый специалист, бухгалтер либо руководитель структурного отдела. Эта обязанность должна быть прописана при оформлении трудового договора или возложена на сотрудника отдельным приказом.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Приказ о табеле учета рабочего времени образец Первая страница. Название предприятия в аналогии с учредительной документацией указывается в первой графе. В графе «Структурное подразделение» обозначаем название отдела, если он имеется в организации. Столбцы «Номер документа» и «Дата составления» (чаще всего последний день учетного месяца) заполняются соответственно. В графе «Отчетный период» прописывается с первого по последнее число текущего месяца.

Вторая страница. Графа 1 – порядковый номер работника. В графы 2 и 3 переносятся сведения из личных карточек сотрудников (образец – форма Т-12). Ведомость ведется на протяжении рабочего месяца, в последний день которого подводятся итоги отработанных каждым работником организации часов.

Колонки 4 и 6 разбиваются на две строки. В верхней отмечается код (условное обозначение) затрат рабочего времени, в нижней прописывается длительность времени по согласованному коду в часах и минутах. Эти графы используются для отображения каждодневной величины отработанных часов каждым работником.

Учет затрат рабочего времени принято рассчитывать следующими методами:

1) Сплошная регистрация присутствия и отсутствия на рабочем месте (заполняют кодами только верхние строки граф, оставляя нижние пустыми).

2) Регистрация одних отклонений (прогулов, задержек, сверхурочных часов).

По окончанию месяца, при подсчете общей суммы отработанных дней и часов, заполняют столбцы 8-17 табеля учета рабочих часов. Больничные, командировки, выходные и прогулы, т.е. все те дни, когда работник отсутствовал, из подсчета исключаются.

Совокупность чисел в верхней строчке 5 и 7 графы заносится в графу 8 учетной ведомости, а сумма чисел нижней строки – в графу 9. Сумму дней неявок отдельно заносят в графы 14-16.

Из образца в таблице 1-го листа в графу 15 заносят код причины отлучек с рабочего места.

Количество выходных каждого сотрудника прописывается в графе 17.

На третьей странице табеля учета рабочего времени в строки 18-22 прописывается общий для всех работников вид оплаты и коррелятивный счет, а в строки 18-34 – индивидуальные виды оплаты и счета.

Бухгалтерия заполняет третью и четвертую страницы табеля.

Скачать бланк

Форма Т-12: forma-t-12.xls [145 Kb]

Табель учета рабочего времени (форма Т-12)

первичный документ бухгалтерского учета образец

Приказ о табеле учета рабочего времени образец

Табель учета рабочего времени - это первичный документ бухгалтерского учета созданный для фиксации вида рабочего времени (работа в дневное время, ночное время, командировка) и продолжительности вида рабочего времени (8 часов, 5 часов, 3 часа). Каждому работнику присваивается табельный номер. Включение работника в табель учета рабочего времени осуществляется на основании док."Приказ о приеме работника на работу".

Рабочее время - это период времени в течении которого работник обязан выполнять свои трудовые обязанности. Продолжительность такого периода времени (8 часов, 16 часов), его повторяемость (2 через 2) фиксируется в док."Трудовой договор".

Режим рабочего времени (режим работы) - это распределение рабочего времени в течении определенного календарного периода (в течении месяца, недели, суток). К режиму времени относятся понятия: с 9 до 19, ненормированный рабочий день, сменная работа. Режим работы устанавливается док."Внутренний распорядок" или док."Трудовой договор".

Ночное время - время с 22 часов до 6 часов утра.

Табель учета рабочего времени

теги:

На основании табеля учета рабочего времени рассчитывается зарплата, пособия, контролируется соблюдение режима рабочего времени, составляется статистическую отчетность. Однако в составлении и заполнении этого документа есть свои особенности.

В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для оформления такого учета нужен табель учета рабочего времени . В этом документе должны содержаться сведения как о фактически отработанных сотрудниками часах (в том числе сверхурочных), так и о неотработанном времени (в том числе праздничных днях, отпусках).

На основании табеля учета рабочего времени рассчитывается заработная плата, пособия, контролируется соблюдение работниками установленного режима рабочего времени, а также составляется статистическую отчетность. Инспекторы труда проверяют с помощью табеля наличие нарушений трудового законодательства, например, не превышена ли допустимая продолжительность рабочего времени для совместителя или сверхурочной работы. Если проверяющие найдут подобные нарушения, в том числе связанные с неправильным заполнением табеля, директору может грозить штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а компании - в размере от 30 до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как составить табель учета рабочего времени

Для табеля учета рабочего времени предусмотрены две типовые унифицированные формы. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.

  • Форма № Т-12 применяется при заполнении кадровых документов, в том числе табеля, вручную.
  • Форма № Т-13 предусмотрена для компаний, которые применяют автоматизированную обработку учетных данных. Однако после заполнения ее надо будет распечатывать, поскольку там должны стоять живые подписи ответственных лиц.
  • Скачать табель учета рабочего времени можно в сервисе Ваш кадровый секретарь в разделе Кадровые документы, которые всегда должны быть в компании.

    Однако, как и все первичные документы, табель можно составить в свободной форме (письмо Роструда от 14.02.13 № ПГ/1487-6 1). Использовать типовые бланки Т-12 и Т-13 не обязательно. Их можно взять за основу, упростить и доработать под себя, в том числе и коды.

    В табеле учета рабочего времени надо обязательно указать данные о количестве дней и часов, которые сотрудник провел на работе. Также следует отметить причины неявок на работу. Все они закодированы, но коды приведены в форме № Т-12. Их надо использовать и для заполнения формы № Т-13.

    Табель заполняет ежемесячно уполномоченное на это лицо, после чего документ подписывает руководитель структурного подразделения и сотрудник, ответственный за кадровый учет. Затем табель передается в бухгалтерию (абз. 2 раздела 2 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1).

    Дополнительные дни, которые компания объявляет выходными, надо записать в табеле учета рабочего времени по особым правилам. А отработанное время в праздники отмечают в табеле специальными кодами.

    Как записать выходные в табеле учета рабочего времени

    Код учета рабочего времени в табеле зависит от того, на каком основании компания предоставляет и как оплачивает дополнительные выходные.

    Вариант 1. Компания предоставляет сотрудникам дополнительные выходные и уменьшает на них норму рабочего времени за месяц. При пониженной норме сотрудники должны получить полный оклад, а сами выходные компания не оплачивает. Поэтому в табеле такие дни отмечают кодом В.

    Вариант 2. Компания предоставляет сотрудникам выходные и оплачивает их по среднему. Тогда за отработанные дни сотрудники получат зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные - средний заработок. В табеле учета такие дни отмечают с кодом ОВ.

    Как записать работу в праздники

    За работу в праздник и выходной положены двойной оклад либо доплата по одинарной ставке сверх оклада и дополнительный день отдыха (ст. 153 ТК РФ). В табеле работу в такой день отмечают кодом РВ (см. образец).

    Причем код можно ставить одинаковый независимо от того, выбрал сотрудник двойную или одинарную оплату.

    Дополнительный выходной день, который сотрудник выбрал взамен отработанного в праздник, надо отметить в табеле с кодом НВ. Но зарплату за месяц, в котором работник использовал этот день отдыха, надо выплатить в полном размере. Причем даже если сотрудник взял выходной не в мае, а например в июне или июле (письма Роструда от 18.02.13 № ПГ/992-6-1, Минтруда России от 11.03.13 № 14-2/3019144-1157).

    Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. ОКУД 0504421

    Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы. Код формы по ОКУД 0504421.

    Табель ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений обособленных подразделений. Табель открывается ежемесячно за 2 - 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц. Записи в Табель работников учреждения, их исключение из табеля производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда).

    В табеле регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений.

    В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.

    При наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой - условное обозначение вида отклонений, а знаменатель - часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется.

    В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и другие виды) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный табель подписывается лицом, на которого возложено его ведение.

    Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам Сумма (41, 44, 46, 48, 50, 52). После утверждения руководителем учреждения табель используется для составления Расчетно-платежной ведомости форма по ОКУД 0504401 и Расчетной ведомости форма по ОКУД 0301010.

    Табель используется для отражения начислений по оплате труда работникам учреждения, выплат, произведенных работникам учреждения в течение месяца и суммы причитающейся к выплате в окончательный расчет, а также отражения налогов, удержанных из сумм начислений по оплате труда и иных сумм удержаний.

    Основанием для начисления заработной платы служат: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденным штатным расписанием (утвержденными штатами) и ставками (тарифами) заработной платы, Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, табель учета рабочего времени форма 0301008, Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях форма 0504425, другие учетные документы по учету труда и его оплаты.

    Расчетно-платежная ведомость форма 0504401 составляется по учреждению, подписывается исполнителем, ответственным за формирование ведомости и лицом, проверившим ее. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

    В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск, при увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по Платежной ведомости (ф. 0504403), расходному кассовому ордеру. Начисленные и выплаченные суммы в межрасчетный период включаются в Расчетно-платежную ведомость (ф. 0504401) текущего месяца при формировании общего расчета. При этом по графе Сумма к выдаче против фамилии работника делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе Выплаты в межрасчетный период .

    В конце Расчетно-платежной ведомости форма 0504401 кассиром проставляется надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме оплаты труда, сверенной с общим итогом по Платежной ведомости форма 0504403, Расчетно-платежной ведомости форма 0504401, подтверждаемая подписью кассира. Если деньги выдавались не кассиром, а иным уполномоченным лицом - раздатчиком денег, то на Расчетно-платежной ведомости форма 0504401 дополнительно делается надпись Деньги по ведомости выдал - должность, подпись, расшифровка подписи . После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром (раздатчиком денег) в Расчетно-платежной ведомости форма 0504401, и подсчета выданных и депонированных сумм, отраженных в Расчетно-платежной ведомости форма 0504401, формируется Расходный кассовый ордер на выданную сумму оплаты труда из кассы, с указанием его реквизитов в Расчетно-платежной ведомости форма 0504401. Указанный Расходный кассовый ордер форма 0310002 на сумму выданной оплаты труда по Расчетно-платежной ведомости форма 0504401 подлежит регистрации в Журнале регистрации приходных и расходных ордеров форма 0310003.

    В централизованных бухгалтериях Расчетно-платежные ведомости форма 0504401 составляются раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписываются руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем. Разрешение на выплату по ведомости подписывается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом), и руководителем (уполномоченным им лицом) централизованной бухгалтерии.

    Как составить табель учета рабочего времени: образец заполнения

    Приказ о табеле учета рабочего времени образецЛюбое предприятие выплачивает заработную плату, основываясь на данных фактически отработанных часов или дней. Эти данные для бухучета и выплаты заработной платы согласно отработанному времени требуют специального бланка для первичного учета. Таким бланком принято считать табель учета рабочего времени.

    Ниже приведена информация об этом документе, его регламент заполнения согласно рабочего времени, проработанного на предприятии.

    Для чего необходим этот документ и зачем его оформлять?

    Начать следует с того, что табель – это документ, который обязан вести каждый работодатель или его доверенное лицо на предприятии независимо от количества работников и формы собственности в штатном расписании.

    Если данный документ будет отсутствовать на предприятии, это приведет к ответственности руководства в виде штрафов при проверке органом охраны труда.

    В случае, когда в затратах предприятия оплата труда занимает весьма существенное место, документы при налоговой проверке могут выдать гипотезу касательно безосновательного начисления ЗП и исключения ее из списка расходов предприятия. В таком случае будут иметь место неприятные последствия.

    Приказ о табеле учета рабочего времени образец

    В этой обзорной статье рассмотрен образец заполнения табеля учета рабочего времени при сменном графике.

    Формы Т-12 и Т-13: правила и этапы заполнения

    Табель учета ведется каждый рабочий день месяца, а в последний день подготавливается отчет об общем количестве отработанных дней/часов . Готовый составленный документ передается в бухгалтерию.

    Приведем пример инструкции по заполнению табеля учета времени работы и подсчета оплаты труда, взяв за основу формы Т-12 и Т-13. Они существенно ничем не отличаются.

  • В верхней части следует указать название организации соответственно учредительным документам и названию структурного подразделения, если оно имеется.
  • Заполняются ячейки «дата составления» (последний день рабочего месяца) и «номер документа».
  • В «отчетном периоде» указывается интервал времени, с которого по которое число насчитывается заработная плата согласно плану.
  • Первый столбец в табеле учета рабочего времени обозначает порядковый номер работников.
  • 2-3 столбцы заполняются на основании личных карточек сотрудников согласно форме Т-2, заведенной на основании приказа о приеме на предприятие.
  • 4 и 6 графа предназначена для кодов затрат рабочего времени и информации о количестве часов, отработанных в прошедшем месяце.
  • 5 и 7 графа предназначена для отметки промежуточных результатов за две половины месяца.
  • 8-17 столбцы заполняются в конце отчетного месяца.
  • В итоговый подсчет дней не включаются дни отсутствия работника (больничные, командировки, прогулы, выходные).
  • 14 и 16 столбцы заполняются количеством дней и часов.
  • 15 – код причины неявки на работу
  • 17 – общее количество праздничных, выходных дней работника за отчетный месяц.
  • Приказ о табеле учета рабочего времени образец

    Подписывается документ работником отдела кадров, структурного подразделения, директором или любым уполномоченным им лицом.

    Образец заполнения табеля можно посмотреть здесь .

    Составление табеля при сменном графике и другие нюансы

    Согласно 91-й статье ТК РФ работодатель должен вести учет фактически отработанного времени каждым работником . Затраты рабочего времени оплачиваются согласно физического нахождения по месту работы. Высчитываются они путем регистрации появления и неявки на рабочее место.

    Сменная работа является условием коллективного договора и должна быть задокументирована. Работа по сменам может осуществляться исключительно по графику сменности согласно статье 103 ТК РФ. В нем учитывается ежедневное время работы и частота смен. График сменности в этом случае выступает как локальный самостоятельный нормативный акт.

    Для согласования работы в ночные смены требуется, чтобы работа включалась в список, определенный договором или актом работодателя по статье 97 ТК РФ.

    Приказ о табеле учета рабочего времени образецНа практике чаще всего используется график ежедневной работы «табельного режима». При табельном режиме учитываются отработанные смены за месяц, а продолжительность ее должна быть одинакова на протяжении всего периода. Работа, выполненная сверх продолжительности, не может быть компенсирована недоработкой в другой день либо отгулом.

    Если условия предприятия не позволяют соблюдать условия работы согласно статье 94 ТК РФ, предпринимают введение суммированного учета времени работы. Работа посменно может сочетаться с введением учета времени. Порядок введения в компании суммированного учета регулируется исключительно внутренним трудовым распорядком. Статья 104 ТК РФ требует лишь не превышать номинальное число рабочих единиц в месяц.

    На следующем видео подробно рассмотрен порядок ведения табеля учета времени работы:

    Санкции при неверном заполнении табеля

    По ходу проведения налоговых и финансовых проверок ревизоры могут найти следующие виды нарушений в заполнении табеля учета:

  • данные по зарплате не соответствуют указанным в документах первичной отчетности и табеле;
  • данные о зарплате не соответствуют указанным в платежно-расчетных документах и табеле;
  • использование кодов и обозначений неверное;
  • не учтены переработки или сверхурочные;
  • расчет суммы пособий на листке временной нетрудоспособности.
  • Нарушения могут привести к наложению штрафных санкций на бухгалтера или работодателя до 5000 рублей . Неимение табеля учета или его отсутствие на рабочем месте во время проверки ревизоров может повлечь административное наказание согласно статье 5.27 и наложение штрафных санкций на руководителя подразделения размером до 50000 рублей .

    Источники: forms-blanks.ru, www.finbuh1c.ru, www.gazeta-unp.ru, www.omskdel.ru, znaydelo.ru

    Категория: Издание приказа | Добавил: Vladrom (28.01.2016)
    Просмотров: 989 | Рейтинг: 0.0/0
    Всего комментариев: 0
    avatar