Покупка, учет и хранение трудовых книжек

Прыжицкий Антон, инспектор по кадрам ООО «Солано»

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Изучим, как назначить ответственное лицо по работе с книжками, что предусмотреть в приказе и должностной инструкции. Определимся с порядком учета как бланков, так и заполненных трудовых книжек. Научимся составлять документы в случае выдачи бланков под отчет, уничтожения испорченных, ежемесячного отчета об их использовании, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек.

О том, как провести проверку трудовых книжек, читайте в статье Аудит трудовых книжек: общие вопросы

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.

В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.

В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей. Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 О трудовых книжках. Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н О трудовых книжках.

Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты - от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Порядок приобретения бланков

Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила).

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н О трудовых книжках (далее - Порядок).

Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.

Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них.

Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши в них у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).

Административная ответственность

Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным правонарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Назначаем ответственное лицо

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).

При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.

Пример 1

Приказ о назначении уполномоченного лица, отвечающего за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Как вести книгу учета бланков строгой отчетности БСО

Как вести книгу учета бланков строгой отчетности - БСО

Если организация или ИП оказывает услуги населению, в этом случае они могут не применять кассовую технику (ККТ, ККМ). а взамен этого при наличных расчетах оформляются бланки строгой отчетности. А поскольку БСО - это бланки с номерами, поэтому необходимо организовать учет таких бланков.

Почему нужно вести учет бланков строгой отчетности БСО ?

Организации и предприниматели. работающие в сфере оказания услуг населению, чаще всего ведут расчеты с гражданами за оказанные услуги наличными. Если же ККТ не применяется, то получение оплаты нужно оформлять с помощью бланка строгой либо стандартного образца, либо разработанных самими.

Порядок учета, хранения, инвентаризации, контроль за использованием бланков строгой отчетности БСО осуществляются в соответствии с Положением о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В пункте 13 этого Положения сказано:

«Учет бланков документов, изготовленных типографским способом, по их на­именованиям, сериям и номерам ведется в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью (штампом)».

[/q]

Нужно ли заверять книгу учета БСО в налоговых органах ?

Когда открывается новая книга учета бланков БСО издают локальный акт организации (приказ) или распоряжение частного предпринимателя. в котором необходимо утвердить порядок учета и хранения бланков БСО, а также назначить сотрудника, который будет отвечать за учет бланков строгой отчетности и ведение книги учета БСО. Рядом с печатью (штампом) на журнале учета желательно указать фамилию этого ответственного сотрудника. В случае, если в организации есть несколько обособленных подразделений, то книга учета БСО ведется одна, а бланки строгой отчетности передаются материально ответственным лицам в этих подразделениях по требованиям-накладным с указанием названий и номеров переданных бланков.

Заверять книгу учета бланков строгой отчетности БСО в налоговой инспекции не нужно .

Форма книги учета бланков строгой отчетности БСО

Книга учета бланков строгой отчетности по форме 0504045 содержит следующие графы:

Примечание. Выбранная форма книги учета утверждается приказом руководителя организации.

При заполнении книги в ней указываются все бланки строгой отчетности, номера, серии, названия. Указывается наличие бланков, их прием и передача. Каждая операция заверяется подписью ответственного лица.

На основании остатка на начало, прихода и расхода выводится остаток на конец периода.

Проверка бланков строгой отчетности проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе .

В электронном виде книга учета бланков строгой отчетности не ведется. Такой вывод следует из требований пункта 13 Положения . что все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью во избежание их исправления или замены. Соблюсти эти требования Положения возможно, только если книга ведется на бумажном носителе.

Штрафы за нарушения учета бланков строгой отчетности БСО

В случае если книга учета бланков строгой отчетности не ведется совсем или ведется с нарушениями, то при проверке фирме или индивидуальному предпринимателю может грозить как налоговая, так и административная ответственность за нарушение порядка учета и сроков хранения бланков строгой отчетности (гл. 16 Налогового кодекса РФ. ст. 2.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Налоговая инспекция может применить статью 120 Налогового кодекса РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения». Штраф по этой статье составляет от 10 000 до 30 000 руб.

Кроме того, по представлению налоговой инспекции суд может применить к сотруднику фирмы, ответственному за хранение документов, или к руководителю фирмы или индивидуальному предпринимателю административную ответственность в виде штрафа на сумму от 2000 до 3000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения документов (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях ).

Лучший способ выразить благодарность автору - поделиться с друзьями!

Учет бланков строгой отчетности организациями и ИП

09 Январь

Руководитель организации (ИП), используя в работе бланки строгой отчетности (БСО), обязан организовать ведение должного учета таких бланков и создать все необходимые для этого условия. На законодательном уровне порядок ведения учета БСО регламентирован утвержденным Постановлением Правительства от 06.05.2008 г. №359 Положением.

Для организации учета БСО руководитель организации (ИП) издает приказ, которым назначает ответственное за учет таких бланков лицо и возлагает на него обязанности по приему, регистрации, учету, хранению бланков. Назначенное приказом руководителя (ИП) лицо, обязано вести учет БСО неукоснительно соблюдая действующее законодательство РФ, регулирующее данную область. Издание распорядительного документа о назначении лица, ответственного за БСО, влечет и возложение материальной ответственности за их сохранность, для этого, с указанным лицом заключается соответствующий договор.

В деятельности организаций (ИП) могут использоваться БСО, выпущенные типографией или автоматизированной системой.

Использование бланков, выпущенных типографским способом, обязывает руководителя организации (ИП) вести учет БСО в соответствующей книге. Форма такой книги разрабатывается самостоятельно, так как ее унифицированная форма отсутствует. Общие требования к книге учета - ее прошивка, нумерация листов, скрепление резолюцией руководителя и главного бухгалтера (ИП) и печатью. Обязательным содержанием такой книги будут наименования поступивших бланков, их серии и номера.

Использование автоматизированной системы, несколько облегчает работу, так как не требуется ведение книги учета бланков на бумажном носителе, а учет выпущенных бланков осуществляет сама система, фиксируя и сохраняя их номера и серии. Учет БСО такой системой должен обеспечить защиту от доступа к ней не имеющих на то право лиц, идентификацию операций, фиксацию и сохранение данных о бланках.

Прием ответственным лицом бланков осуществляется в день поступления в присутствии образованной руководителем организации (ИП) комиссии. Бланки пересчитываются, сверяются их номера и серии с данными сопроводительных документов. Итог такой работы – составление и утверждение акта приема БСО, на основании которого ответственное лицо обязано их принять и обеспечить сохранность. Для этого, бланки должны быть помещены в сейф, металлический шкаф или специально оборудованное помещение.

Приказ Министерства образования и науки Российской Федерации (Минобрнауки России) от 7 апреля г. N 275 г. Москва Об утверждении Порядка приобретения, учета, хранения и заполнения бланков свидетельств о государственной аккредитации, временного свидетельства о государственной аккредитации и приложений к ним

Дата официальной публикации: 16 мая г.

Зарегистрирован в Минюсте РФ 30 апреля г.

Регистрационный N 32158

В соответствии с пунктом 68 Положения о государственной аккредитации образовательной деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 18 ноября г. N 1039 О государственной аккредитации образовательной деятельности (Собрание законодательства Российской Федерации N 47, ст. 6118), приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок приобретения, учета, хранения и заполнения бланков свидетельств о государственной аккредитации, временного свидетельства о государственной аккредитации и приложений к ним.

2. Признать утратившим силу приказ Министерства образования и науки Российской Федерации от 31 мая г. N456 Об утверждении Порядка приобретения, учета, хранения и заполнения бланков свидетельства о государственной аккредитации, временного свидетельства о государственной аккредитации и приложений к ним, а также выдачи свидетельства о государственной аккредитации, временного свидетельства о государственной аккредитации и приложения (приложений) к ним (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 19 июля г. регистрационный N 24944).

Министр Д. Ливанов

Приложение

Порядок приобретения, учета, хранения и заполнения бланков свидетельств о государственной аккредитации, временного свидетельства о государственной аккредитации и приложений к ним

1. Настоящий Порядок определяет правила приобретения, учета, хранения и заполнения бланков свидетельства о государственной аккредитации - для организаций, осуществляющих образовательную деятельность по основным общеобразовательным программам, свидетельства о государственной аккредитации - для организаций, осуществляющих образовательную деятельность по основным профессиональным образовательным программам, временного свидетельства о государственной аккредитации и приложений к ним (далее - бланки свидетельств).

2. Приобретение, учет, хранение и заполнение бланков свидетельств осуществляется Федеральной службой по надзору в сфере образования и науки или органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, осуществляющим переданные Российской Федерацией полномочия в сфере образования (далее вместе - аккредитационные органы).

3. Бланки свидетельств являются защищенной полиграфической продукцией уровня А и подлежат хранению и учету как документы строгой отчетности.

4. Размещение заказов на выполнение работ по изготовлению бланков свидетельств у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, имеющих соответствующую лицензию по производству и реализации защищенной от подделок полиграфической продукции, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля г. N 44-ФЗ О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд (Собрание законодательства Российской Федерации N 14, ст. 1652;N 27, ст. 3480;N 52, ст. 6961).

5. Аккредитационные органы определяют должностных лиц, ответственных за приобретение бланков свидетельств, их учет, хранение и заполнение (далее - должностные лица аккредитационного органа).

6. Аккредитационные органы осуществляют бухгалтерский и оперативный учет бланков свидетельств.

7. Бухгалтерский учет бланков свидетельств осуществляется в соответствии с Единым планом счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря г. N 157н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 30 декабря г. регистрационный N 19452), с изменениями, внесенными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 12 октября г. N 134н О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря г. N 157н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 10 декабря г. регистрационный N26060) (далее - приказ Минфина России).

8. Оперативный учет бланков свидетельств осуществляется в соответствии с настоящим Порядком.

Записи оперативного учета бланков свидетельств производятся в книге учета поступивших бланков свидетельств, книге учета испорченных бланков свидетельств (далее вместе - книги оперативного учета бланков свидетельств).

9. В книгу учета поступивших бланков свидетельств вносятся следующие сведения:

дата поступления бланков свидетельств;

вид бланка свидетельства;

количество бланков свидетельств;

реквизиты бланков свидетельств (серия, номер (интервал номеров);

фамилия, имя, отчество (при наличии), должность лица, получившего бланки свидетельств.

Запись в книгу учета поступивших бланков свидетельств вносится по каждому виду бланков отдельной строкой и заверяется подписью лица, получившего бланки. В случае если поступившие бланки свидетельств относятся к одному виду и одной серии и имеют последовательные номера, указание номеров бланков свидетельств осуществляется в форме интервала (номер первого и последнего бланка через тире).

10. В книгу учета испорченных бланков свидетельств вносятся следующие сведения:

дата порчи бланка свидетельства;

вид бланка свидетельства;

количество бланков свидетельств;

реквизиты бланка свидетельства (серия, номер (интервал номеров);

фамилия, имя, отчество (при наличии), должность лица, внесшего запись в книгу учета испорченных бланков свидетельств.

Записи в книгу учета испорченных бланков свидетельств вносятся отдельной строкой по каждому испорченному бланку и заверяются подписью лица, внесшего запись в указанную книгу. В случае если поступившие бланки свидетельств относятся к одному виду и одной серии и имеют последовательные номера, указание номеров бланков свидетельств осуществляется в форме интервала (номер первого и последнего бланка через тире).

11. Записи в книгах оперативного учета бланков свидетельств производятся в хронологическом порядке. Указанные книги заполняются чернилами или шариковой ручкой. Листы книг нумеруются и прошиваются, на последнем листе делается запись о количестве листов, которая заверяется подписью руководителя аккредитационного органа (уполномоченного им лица) и печатью аккредитационного органа.

12. Срок хранения книг оперативного учета бланков свидетельств составляет 12 лет.

13. Бланки свидетельств и книги оперативного учета бланков свидетельств хранятся в специально выделенных и оборудованных помещениях, сейфах или металлических шкафах с надежными внутренними или навесными замками, позволяющими обеспечить сохранность бланков свидетельств и книг оперативного учета бланков свидетельств, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

14. Заполнение бланков свидетельств осуществляется на основании распорядительного акта аккредитационного органа о государственной аккредитации образовательной деятельности или о переоформлении свидетельства о государственной аккредитации - для организаций, осуществляющих образовательную деятельность по основным общеобразовательным программам, или о переоформлении свидетельства о государственной аккредитации - для организаций, осуществляющих образовательную деятельность по основным профессиональным образовательным программам, или о выдаче временного свидетельства о государственной аккредитации.

15. Бланки свидетельств заполняются в печатном виде в целом на организацию, осуществляющую образовательную деятельность, с учетом реализуемых ею основных общеобразовательных программ или основных профессиональных образовательных программ. Приложения к свидетельству о государственной аккредитации - для организаций, осуществляющих образовательную деятельность по основным общеобразовательным программам, свидетельству о государственной аккредитации - для организаций, осуществляющих образовательную деятельность по основным профессиональным образовательным программам, временному свидетельству о государственной аккредитации оформляются отдельно на организацию, осуществляющую образовательную деятельность, и на каждый ее филиал.

16. После заполнения бланки свидетельств проверяются на безошибочность внесенных в них записей. Бланки свидетельств, заполненные с ошибками, считаются испорченными и подлежат замене.

17. Исправления при заполнении бланков свидетельств не допускаются.

18. Испорченные при заполнении, а также неиспользованные бланки свидетельств в случае введения в действие в установленном порядке новых форм бланков свидетельств подлежат списанию и уничтожению в соответствии с приказом Минфина России.

19. Свидетельства о государственной аккредитации - для организаций, осуществляющих образовательную деятельность по основным общеобразовательным программам, свидетельства о государственной аккредитации - для организаций, осуществляющих образовательную деятельность по основным профессиональным образовательным программам, временные свидетельства о государственной аккредитации (далее - свидетельства) и приложения к ним подписываются руководителем аккредитационного органа (уполномоченным им лицом) и заверяются печатью аккредитационного органа.

20. Приложения к свидетельствам сшиваются при наличии в них нескольких листов, на последнем листе делается запись о количестве листов, которая заверяется подписью руководителя аккредитационного органа (уполномоченным им лицом) и печатью аккредитационного органа. Перед наименованием должности уполномоченного лица слово И.о. или вертикальная черта не пишутся.

1. Новости
3. Август
4. 11 Приказом Минздрава России утверждён перечень лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету

Приказом Минздрава России утверждён перечень лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету

Материал опубликован 11 августа в 18:27.

Обновлён 13 августа в 12:27.

Новый перечень опубликован и вступит в действие 16 августа с.г. Прежний перечень действовал с 2005 года и будет отменен этим же Приказом (Приказ Минздрава России от 22 апреля г. № 183н Об утверждении перечня лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету).

В новый перечень включена группа сильнодействующих и ядовитых препаратов. При этом предметно-количественному учету подлежат все перечисленные в перечне лекарственные средства для медицинского применения независимо от их торгового наименования.

Из-под действия приказа выведены лекарственные формы для наружного применения - кремы, мази, гели, содержащие змеиный яд, пчелиный яд, 1-тестостерон и его изомер.

Таким образом, Перечень включает три группы лекарственных средств. В первую группу вошли фармацевтические субстанции и лекарственные препараты, содержащие наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры (их соли, изомеры, стереоизомеры), включенные в списки II, III, IV перечня наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в Российской Федерации, в сочетании с фармакологически неактивными веществами.

Вторая группа включает фармацевтические субстанции и лекарственные препараты, содержащие сильнодействующие и ядовитые вещества, (их соли, изомеры, простые и сложные эфиры, смеси и растворы независимо от концентрации), внесенные в списки сильнодействующих и ядовитых веществ для целей статьи 234 и других статей Уголовного кодекса Российской Федерации, в сочетании с фармакологически неактивными веществами, а также один комбинированный лекарственный препарат, содержащий сильнодействующее вещество Трамадол в количестве 37,5 мг в сочетании с фармакологически активным веществом Парацетамол.

Третью группу составляют комбинированные лекарственные препараты, содержащие кроме малых количеств наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, другие фармакологические активные вещества, и отпускаемые по рецептам, выписанным на рецептурных бланках учетной формы № 148-1/у-88.

При этом порядок отпуска лекарственных препаратов 1-й и 3-й группы не меняется, только вводится их учет, поскольку препараты уже отпускались на специальных формах бланков №148-1/у-88. А лекарственные препараты 2-й группы, которые до сих пор отпускались по рецепту, выписанному на рецептурных бланках №107-1/у, необходимо отпускать при наличии рецептурного бланка №148-1/у-88, как этого требует Приказ Минздрава России от 20.12. № 1175н Об утверждении порядка назначения и выписывания лекарственных препаратов, а также форм рецептурных бланков на лекарственные препараты, порядка оформления указанных бланков, их учета и хранения.

В частности это касается ряда гормональных препаратов, лекарственных средств, применяемых при ожирении и в гинекологии (например, лекарственные препараты, содержащие сибутрамин, даназол, гестринон). На этот факт Минздрав России обращает особое внимание региональных органов исполнительной власти в сфере здравоохранения и медицинских работников и просит учесть это в работе. Соответствующие информационные письма (№1152, № 1119) были размещены Минздравом России на портале закупок по семи затратным нозологиям.

Важно отметить, - комментирует директор Департамента лекарственного обеспечения и регулирования обращения медицинских изделий Елена Максимкина, - что Перечень будет пополняться в связи с предложениями по включению в него иных лекарственных средств, оборот которых необходимо контролировать. Их будут включать в соответствии с регламентом, прописанным в Приказе Минздрава России от 20 января г. № 30н Об утверждении порядка включения лекарственных средств для медицинского применения в перечень лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету по решению межведомственной комиссии, в состав которой входят представители Минздрава России, Минпромторга России, Росздравнадзора и ФСКН.

Кроме того, в соответствии с новым Приказом признаются утратившими силу: Приложение № 1 к Порядку отпуска лекарственных средств, утвержденному приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2005 г. № 785, и иные приказы Минздравсоцразвития России (от 13 октября 2006 г. № 703, от 12 февраля 2007 г. № 109, от 6 августа 2007 г. № 521), вносящие изменения в вышеуказанное Приложение.

Нарушение требований по ведению предметно-количественного учета является грубым нарушением лицензионных требований при осуществлении фармацевтической деятельности и влечет административную ответственность в соответствии со статьей 14.1 (пункт 4) Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Источники: www.ippnou.ru, www.assessor.ru, www.alaniatv.com, www.rg.ru, www.rosminzdrav.ru