Как оформлять и вести журнал регистрации приказов по личному составу

Оглавление:

Постановление Росархива от 6 сентября 2000 года устанавливает порядок учета приказов в организациях. Согласно ст. 358 кадровые приказы учитываются отдельно от остальной документации, для чего на каждом предприятии ведется журнал регистрации приказов по личному составу.

Учет персонала отделен от бухгалтерского и управленческого: вопросы, касающиеся внешнего и внутреннего движения кадров, вынесены за рамки основной деятельности фирмы, поэтому приказы по личному составу не могут регистрироваться вместе с производственными документами. Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется внутренними локальными актами организации.

Содержание журнала регистрации

Специального бланка журнала регистрации приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя форму данного документа. Как правило, она включает стандартные для учетной книги по кадрам графы:

1. Порядковый номер приказа.
2. Дата документа.
3. Номер, присвоенный приказу.
4. Вид приказа.
5. ФИО работника.
6. Основание для распоряжения.
7. Подпись работника об ознакомлении.
8. Должность и ФИО ответственного работника службы персонала, обработавшего документ.
9. Подпись кадровика.
10. Примечания.

Целесообразно не «сваливать» все приказы по персоналу в один журнал, а разделить их по группам, присвоив каждой из них свой индекс и создав на каждую свою регистрационную форму, например, отдельная тетрадь по командировкам, по аттестациям и т.д. В кадровом делопроизводстве рекомендуется для регистрации документов применять индексирование: номер приказа по движению личного состава начинается с индекса ЛС, по отпускам – О, учет больничных маркируется индексом Б, по командировкам – КМ. Соответствующим образом обозначается каждый журнал регистрации.

Требование к оформлению регистрационного журнала

Книга, в которой ведется регистрация, должна иметь твердую обложку. На обложке располагается наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса.

Титульный лист содержит:

Первая страница предназначена для перечня сотрудников, ответственных за ведение журнала:

Страницы должны иметь сплошную нумерацию (проставляется порядковый номер и индекс на каждой странице, начиная с первой после титульного листа). Журнал сшивается и пломбируется – на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, с подписью руководителя компании / начальника кадровой службы и печатью организации.

Закрытие журнала отмечается также на последнем листе:

Правила заполнения журнала регистрации приказов

Приказы по личному составу являются юридически значимыми документами, поэтому к их регистрации предъявляются строгие требования: при заполнении не допускаются ошибки, помарки, а также сокращения, если они не позволяют однозначно трактовать запись.

1. Имя и отчество работников разрешается вносить в виде инициалов, но если в организации трудятся 2 однофамильца с идентичными инициалами, имя-отчество нужно вписать полностью или сокращенно, так, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого именно сотрудника касается приказ.
2. Номера записей проставляются сплошной нумерацией по всей книге, номера распоряжений присваиваются по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер).
3. Формат даты – стандартный: «дд.мм.гггг».
4. В графе «вид приказа» указывается действие, предусмотренное документом в отношении работника: прием, перевод, увольнение, поощрение, взыскание, изменение фамилии, отпуск по уходу за ребенком и прочее.
5. В качестве основания указывается документ, ставший причиной для издания распоряжения: заявление работника, трудовой договор (ТД), дополнительной соглашение к трудовому договору (Доп.) и т.д.

Ведение журнала по кадровым приказам

Журнал регистрации кадровых приказов заводится с начала деятельности организации и ведется на протяжении всего существования фирмы. Основанием для открытия нового является окончание места для записей в предыдущей книге регистрации – желательно заводить журнал в тетради с большим количеством листов. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено.

Закрытая книга передается в архив. Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу составляет 75 лет, что необходимо учитывать, оформляя документ. Типографская книга для журнала должна быть качественной: с твердой износостойкой обложкой, плотной бумагой, хорошо проклеенными и прошитыми листами. Наклейка с названием журнала должна хорошо держаться и исключать вероятность отклеивания – во избежание этого можно заламинировать обложку.

Исправление ошибочных записей допускается в соответствии с правилами делопроизводства. Нельзя удалять, подчищать ошибки, использовать корректирующие средства. Для внесения правки неверную запись аккуратно зачеркивают одной линией и рядом вписывают правильные данные. Если в бланке есть графа для примечаний, факты исправлений можно фиксировать в ней.

Журнал регистрации приказов разрешено вести как в традиционном бумажном, так и в электронном варианте. Во втором случае компьютерный файл с регистрационной таблицей необходимо защитить от несанкционированного доступа и правок. Правила ведения, предусмотренные для бумажной книги, справедливы и для электронной формы.

Электронный бланк журнала регистрации приказов по личному составу скачать можно здесь.

При необходимости электронный журнал можно распечатать с соблюдением всех требований к оформлению: обложка, титульный лист, нумерация, сшив, заверка и опечатывание. При передаче журнала в архив следует обеспечить читаемость и сохранность данных: хорошая бумага, качественная четкая печать.

Приказы по личному составу, относящиеся к документам по внешнему движению рабочей силы, рекомендуется отделять от распоряжений по внутреннему перемещению. Эти данные используются при анализе текучести кадров: количеству и частоте поступлений на работу, увольнений, переводов, которые в целях статистики рассматриваются как увольнение с одной должности и прием на другую. Внутренние кадровые документы – командировки, приказы по отпускам, регистрация больничных листов – учитываются в других журналах.

05.03.2009 № 5 по основной деятельности

Москва

О введении в действие «Журнала учета сотрудников

ООО «Предприятие»,

ознакомленных с локальными нормативными актами»»

и инструкции по его заполнению

В целях оптимизации работы по ознакомлению сотрудников ООО «Предприятие» с локальными нормативными актами организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести с действие с 05 марта 2009 г. «Журнал учета сотрудников ООО «Предприятие», ознакомленных с локальными нормативными актами», форма которого приводится в приложении 1 к настоящему приказу.

2. Утвердить «Инструкцию по заполнению «Журнала учета сотрудников ООО «Предприятие», ознакомленных с локальными нормативными актами»» (приложение 2 к настоящему приказу).

2. Возложить ответственность за ведение «Журнал учета сотрудников ООО «Предприятие», ознакомленных с локальными нормативными актами» на начальника отдела кадров Назарову О.В.

3. Обязать менеджера по персоналу Сидорову С. С. доводить локальные нормативные акты, принимаемые в ООО «Предприятие», до сведения всех сотрудников организации в порядке, установленном «Инструкцией по заполнению «Журнала учета сотрудников ООО «Предприятие», ознакомленных с локальными нормативными актами»».

4. Определить местом хранения «Журнала учета сотрудников ООО «Предприятие», ознакомленных с локальными нормативными актами» и инструкции по его заполнению отдел кадров организации.

Приложения: 1. «Журнал учета сотрудников ООО «Предприятие», ознакомленных с локальными нормативными актами», на 2 л.

2. «Инструкция по заполнению «Журнала учета сотрудников ООО «Предприятие», ознакомленных с локальными нормативными актами»» на 12 л.

Генеральный директор И. И. Иванов

Журнал учета приказов вести обязательно на предприятии?

Вопрос

Обязательноли вести на предприятии ж урнал учета приказов? К ак проводить предприятие коммерческое нумерацию приказов?

Ответ

Документы, с которыми работает кадровая служба, являются кадровыми документами. Их можно разделить на три группы:

организационные;

распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

информационно-справочные.

Следовательно, приказы бывают:

- по личному составу;

- по основной деятельности;

- по административно-хозяйственной деятельности.

Порядок нумерации кадровых приказов не регламентирован. Для приказов по основной деятельности организации на практике характерно применение цифровых индексов (номера), то есть простая порядковая нумерация (1, 2, 3, 4, 5. ), а для приказов по личному составу обычно применяют буквенно-цифровую нумерацию: 1-к, или 1к, или 1 л/с, и т.п. Следовательно, каждая организация самостоятельно разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству).

Также отметим, что трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов. Следовательно, работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему один журнал учета всех приказов, несколько журналов учета по каждому виду приказов или не вести журналы вовсе. Типовых форм журналов регистрации приказов по кадровой деятельности нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно. Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558.

Таким образом, из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что действующее законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов. Однако, исходя из практики, для удобного поиска документа, журналы регистрации просто необходимы.

Следовательно, Вы вправе самостоятельно разработать свои правила и систему регистрации и нумерации кадровых документов, прописав данный порядок в локальном документе организации (например, Положении о кадровом производстве). Может потребоваться предоставление журналов регистрации приказов в суд при расхождении данных работника и работодателя относительно даты выпуска того или иного распорядительного документа. Поэтому мы рекомендуем обеспечить регистрацию приказов. а форму регистрации ( журнал или электронный ресурс) организация выбирает самостоятельно. как и порядок присвоения номеров приказам. сплошной ( по всем видам приказов общая нумерация) или нумерация в зависимости от вида приказов.

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

Понятие регистрации

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Необходимость в регистрации

Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

обеспечить учет документов и контроль их исполнения;

облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;

обеспечить сохранность документов.

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.

Регистрационный индекс

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрационный индекс состоит из:

порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);

условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный - к, ок, о/к, так и цифровой индекс).

Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 - порядковый номер документа, а к - обозначение структурного подразделения.

Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения - 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре - 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа - 144.

Регистрационная форма

Регистрировать документы можно:

в специальных регистрационных журналах;

на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета). С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, - письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам - по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Какие нужно иметь документы на предприятии экологу:

1) Охрана атмосферного воздуха: 

1.1. Первичная учетная документация

- Журнал учета стационарных источников загрязнения и их характеристик (форма ПОД-1)

- Журнал учета выполнений мероприятий по охране атмосферного воздуха (форма ПОД-2)

- Журнал учета работы ПГОУ (форма ПОД-3)

- Журнал регистрации НМУ

1.2. Нормативная документация

- Проект ПДВ

- Разрешение на выброс загрязняющих веществ в атмосферу

- План-график контроля за соблюдением нормативов ПДВ на источниках выбросов и ПДК в контрольных точках

- Проект «Обоснование размеров СЗЗ предприятия»

- Паспорта газоочистных установок, графики ППР и контроля за соблюдением нормативов выброса и эффективности работы ПГОУ

- Режимная карта

1.3. Документация по охране атмосферного воздуха при эксплуатации автотранспортных средств

1.4. Планы мероприятий по охране атмосферного воздуха

1.5. Форма государственного статистического наблюдения № 2-ТП (воздух)

2. Охрана поверхностных вод : 

2.1. Первичная учетная документация

- Журнал учета водопотребления (водоотведения) водоизмерительными приборами и устройствами (форма -ПОД-11)

- Журнал учета водопотребления (водоотведения) косвенными методами (форма ПОД-12)

- Журнал учета качества сбрасываемых сточных вод и эффективности работы очистных сооружений (форма ПОД-13)

2.2. Нормативная документация

- Лимиты водопотребления и водоотведения при сбросе сточных вод в поверхностные объекты

- Балансовая схема водоснабжения и водоотведения

- Проект НДС, разрешение на сброс загрязняющих веществ

- Паспорт водного хозяйства, допустимый сброс (ДС) загрязняющих веществ, отводимых в систему городской канализации

- Паспорта на очистные сооружения

- Схема-график аналитического контроля

2.3. Лицензионная и правоустанавливающая документация

- Лицензия и лицензионное дело на пользование водными объектами

- Договор на пользование водными объектами

- Договор на пользование городской системой водоснабжения и канализации

- Договор на проведение аналитического контроля

2.4 План ликвидации аварий при загрязнении водного объекта

2.5. Форма государственного статистического наблюдения № 2-ТП (водхоз)

2.6. Форма государственного статистического наблюдения № 2-ос(для природопользователей осуществляющих водоохранные работы)

2.7. Форма государственного статистического наблюдения № 4-ос(для природопользователей, имеющих очистные сооружения)

3. Обращение с отходами производства и потребления: 

3.1. Первичная учетная документация

- Перечень отходов, образующихся на предприятии в соответствии с ФККО

- Отчетная документация (акты, справки, накладные, контрольные талоны) о количестве и видах отходов, направленных на размещение, переработку, обезвреживание, переданных другим юридическим и физическим лицам.

-Журналы учета отходов

3.2. Нормативная документация

- ПНООЛР

- Паспорта опасных отходов

- Заключения ЦСГЭН с протоколами аналитического контроля об уровне загрязнения почвы на территории предприятия по химическому, токсикологическому и радиационному факторам.

3.3. Лицензионная и правоустанавливающая документация

- Лицензия на деятельность по обращению с опасными отходами

- Договора на транспортировку, размещение, переработку, обезвреживание отходов с лицензированными перевозчиками и лицензированными объектами размещения, переработки и обезвреживания отходов.

3.4. Форма государственного статистического наблюдения № 2-ТП (отходы)

Кроме этого, должны быть внутренние приказы и должностные инструкции.

Help-HR - профессиональная кадровая помощь! .

Запрещается воспроизводить полностью или частично материалы, опубликованные на сайте без упоминания источника.

Наименования организаций и имена изменены по просьбе их владельцев. Любые совпадения носят случайный характер и не могут служить основанием для предъявления каких-либо претензий к администрации сайта и/или автору материала.

Все публикуемые локальные нормативные документы - положения, инструкции, акты, договоры и т.д. реально существуют, были разработаны и практически внедрены авторами в конкретных организациях.

Мнение авторов сайта может не совпадать с мнением автора статьи.

Статьи, отмеченные знаком R, публикуются на правах рекламы.

Все фотографии и материалы получены из открытых источников и опубликованы в информационных целях . В случае неосознанного нарушения авторских прав они будут убраны после получения соответствующей просьбы от авторов, правохранительных органов или издателей в письменном виде. Информация и изображения представлены как познавательный материал. Права на ретранслированные материалы принадлежат первоисточникам.

Источники: dezhur.com, kadroviku.ru, www.kdelo.ru, www.pbiot.ru, www.help-hr.ru