Главная » Статьи » Как вести журнал приказов

Форма журнала приказов по личному составу

Как ведется журнал регистрации документов по личному составу? Штат небольшой, нужно приказы разграничить по года?(то есть каждый год- новый журнал) или можно по всем годам регистрировать?

Форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу законодательно не утверждена. Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть, в том числе и автоматизированную форму регистрации - автоматическое присвоение номеров приказам.

Законодательно также не установлены и особенности оформления журнала, обязательные для работодателя. В связи, с чем работодатель - Ваша организация определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте Вашей организации.

В небольших организациях обычно не разбивают приказы по личному составу на отдельные массивы, а используют один буквенный индекс для всех приказов - «к», «ок» или «лс».

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

Рекомендация: Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1  ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Что регистрировать

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания. То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные документы, но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи.

Регистрационные номера (индексы) нужно проставить на следующих документах:*

  • на входящих (кроме приложений к ним);
  • на исходящих (кроме приложений к ним) и их копиях, которые остаются в делах организации;
  • на внутренних и приложениях к ним.
  • На ответах на письма обычно проставляется еще и регистрационный индекс полученного документа.

    Регистрационный индекс

    При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.*

    Регистрационный индекс состоит из:*

  • порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
  • условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный - «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).
  • Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 - порядковый номер документа, а «к» - обозначение структурного подразделения.

    Ситуация:  по какому принципу присваиваются буквенные индексы приказам по личному составу

    Ситуация:  по какому принципу присваиваются буквенные индексы приказам по личному составу

    В небольших организациях обычно не разбивают приказы по личному составу на отдельные массивы, а используют один буквенный индекс для всех приказов - «к», «ок» или «лс».*

    Регистрационная форма

    Регистрировать документы можно:*

  • в специальных регистрационных журналах;
  • на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).
  • Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета).* С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, - письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам - по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

    Ситуация:  какие регистрационные книги и журналы нужно вести в кадровой службе организации

    Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:*

    Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.*

    Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне. утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа  г. № 558 .

    Нина Ковязина . заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

    Бланк журнал регистрации приказов по личному составу

    Мысли юзеров о - Бланк журнал регистрации приказов по личному составу

    Форма журнала приказов по личному составу

    Форма журнала приказов по личному составу

    Для того чтобы журнал выполнял свою функцию, его необходимо пронумеровать и прошнуровать.Когда журнал составляется и запускается в производственный процесс?Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне на его каждой или последней странице: Лицо, ответственное за ведение журнала: _ _ должность фамилия, имя, отчество.О предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
  • В качестве пожелания хотелось бы увидеть в дальнейшем больше пошаговых процедур. бланк журнал регистрации приказов по личному составу
  • Содержание статьи: к содержанию, форма журнала, образец.
  • Светлана, юрисконсульт, по совмещению инспектор по кадрам, спортивная школа.
  • Каждая организация может самостоятельно заниматься разработкой формы журнала.
  • Изменения в журнал либо исправления ошибочных записей должны производиться в строго определенном порядке.И еще важный момент: все журналы в прозрачных обложках, что делает их еще более бланк журнал регистрации приказов по личному составу привлекательными на столе кадровика, где они занимают достойное место.

    Для меня электронная библиотека «Пакет Кадровика» просто палочка-выручалочка.Также можно создать электронную бланк журнал регистрации приказов по личному составу версию в Excel для внутреннего пользования.Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами.

    Готова с удовольствием рекомендовать коллегам кадровые журналы (книги учета, журналы регистрации).Вносить изменения, исправлять неверные записи можно так: запись зачеркивается максимально тонкой линией, чтобы легко можно было прочитать неверно сделанную надпись;в той же графе делается бланк журнал регистрации приказов по личному составу верная запись.Сразу же начала искать недочеты в своей работе, но их оказалось не так уж много.Дата и индекс документа, краткое содержание, основание для издания приказа, кем подписан.В статье ( тут ) о том, где можно заполнить декларацию енвд онлайн.Об увольнении или расторжении трудового договора по соглашению сторон или по собственному желанию работника, или по другим основаниям.

    Кадровый аудит

    Очень часто работа с кадровыми документами в компаниях находится в запущенном состоянии. Руководство вспоминает о том, что надо привести документы в порядок, тогда, когда светит перспектива контрольных мероприятий;для этого оперативно организуют аудит и исправляют все обнаруженные ошибки. Однако аудит проводится не только в подобных случаях. О том, как проводится кадровый аудит и что при этом проверяется, вы сейчас узнаете.

    Аудит - это проверка и оценка деятельности организации специалистом-профессионалом или независимой организацией на предмет выявления существующих рисков возникновения конфликтных ситуаций, например трудового спора или претензий со стороны Государственной инспекции труда.

    Кадровая документация в компании играет далеко не последнюю роль: она требуется бухгалтерии для расчета заработной платы, отпускных, работнику - для представления в органы ПФР или иные организации, например, для использования каких-либо льгот. Поэтому такие документы нужно вести в строгом соответствии с требованиями законодательства.

    Если компания не настолько велика, чтобы иметь специальное подразделение - отдел внутреннего аудита, можно пригласить аудитора по гражданско-правовому договору - проверяющий кадровую документацию специалист представляет отчет о выявленных нарушениях, дает рекомендации по их устранению и предотвращению. В этом случае аудит проводит специалист, хорошо знающей трудовое законодательство и обладающий навыком оформления кадровой документации. Он оценивает:

    - полноту состава кадровой документации;

    - систему регистрации и хранения документации;

    - локальные нормативные акты;

    - трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним;

    - порядок ведения трудовых книжек;

    Технология проведения внутреннего кадрового аудита такова:

    1. Определяем цели и задачи проведения кадрового аудита.

    2. Определяем перечень документов, подлежащих проверке.

    3. Сверяем и проверяем документы.

    4. Оформляем отчет.

    Первый этап - издание приказа о проведении проверки. Он доводится до сведения руководителя отдела кадров, чтобы тот смог подготовить и представить необходимые документы по теме проверки.

    Если тематика проверки определена приказом, необходимо подготовить документы в соответствии с ней. А если аудит кадровой документации проводится, например, для выявления недочетов при ведении кадрового делопроизводства, требуется определить перечень документов, подлежащих проверке. Законом не установлен единый перечень документов, которые должна вести кадровая служба, однако есть обязательные для любой организации:

    1. Трудовые договоры (ст. 56 ТК РФ).

    2. График отпусков (ст. 123 ТК РФ).

    3. Штатное расписание.

    4. Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).

    5. Табель учета рабочего времени.

    6. Личные карточки (формы Т-2).

    7. Приказы по личному составу:

    - о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);

    - о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);

    - о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);

    - о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а);

    - о поощрении (формы Т-11, Т-11а);

    - о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а).

    8. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    9. Личные дела работников.

    10. Локальные нормативные акты.

    Кроме вышеперечисленных документов, в компании могут оформляться:

    - коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);

    - должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);

    - перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;

    Кадровые приказы и приказы по личному составу!

    Свиток: свиток

    адровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

    · о приеме работника на работу – форма Т-1;

    · о приеме работников на работу – форма Т-1а;

    · о переводе работника на другую работу – форма Т-5;

    · о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;

    · о направлении работника в командировку – форма Т-9;

    Хранение кадровых документов и их архив

    Зачем фирме нужен собственный архив

    Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает отдел кадров. должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника (п. 6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552). А распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-Р лОб улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендовало фирмам независимо от форм собственности включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица. Поэтому в любой фирме должен быть разработан комплекс мер, которые обеспечивают условия хранения документов.

    Лучше всего создать для этих целей архив и на локальном уровне урегулировать его компетенцию (разработать Положение об архиве фирмы). Создать архив вам помогут Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Кроме того, положения о хранении документов содержатся в Федеральном законе от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ лОб обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50) и в Федеральном законе от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ лОб акционерных обществах» (ст. 89). В этих нормативных актах сказано, какие документы обязаны хранить хозяйственные общества.

    Может ли фирма не создавать собственный архив?

    Может. В пункте 2 статьи 13 Федерального закона лОб архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ сказано, что фирмы вправе (а не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Если фирма не создает собственного архива, она может передавать свои документы на хранение в государственный архив (п. 20 Положения об Архивном фонде Российской Федерации). В этом случае фирма заключает с учреждением Государственной архивной службы договор о передаче документов на государственное хранение.

    За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность.

    Меры ответственности - предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). Ответственность за правильность хранения архивной документации несет сотрудник архивной службы или другое лицо, наделенное соответствующими полномочиями. А если в фирме нет лица, ответственного за хранение документов, ответственность за сохранность документов несет руководитель фирмы.

    Если фирма ликвидируется, куда направляются на хранение ее документы?

    При ликвидации фирмы документы передаются вышестоящей организации или правопреемнику. В случае их отсутствия (например, в результате банкротства) - на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производятся проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Документы передаются организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив только по описям. По итогам передачи составляется акт установленной формы, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел. И описи дел прилагаются к акту, который подписывается или председателем ликвидационной комиссии, или конкурсным управляющим.

    Какие документы относятся к документам по личному составу

    Обычно под ними подразумевают лишь небольшую группу документов - приказы по личному составу, личные дела, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета, ведомости по начислению зарплаты, трудовые договоры .

    Но кроме этого к документам по личному составу относятся:

  • документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);
  • документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
  • документы, подтверждающие вредные условия производства;
  • списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
  • формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.
  • Практически все разновидности документов по личному составу приведены в Перечне типовых управленческих документов . образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г.

    Можно ли хранить документы по личному составу вместе с другими документами фирмы?

    Документы по личному составу в архиве должны храниться отдельно от других документов. Оптимальный вариант - создать для них специализированное хранилище. Если фирма не имеет такой возможности, надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. Это объясняется тем, что такие документы носят конфиденциальный характер и доступ к ним должен быть строго ограничен (см. главу лПоложение о защите персональных данных»).

    Основные технические требования к архиву

    Помещение архива должно быть изолировано, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Оно должно отвечать основным требованиям противопожарной безопасности. Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 75 см, а главные проходы (между рядами стеллажей) - 120 см (п. 4.4.2.2 Основных правил работы архивов организаций). Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить. Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.

    Подготовка дел к сдаче в архив

    Подготовка документов для сдачи в архив включает в себя следующие процедуры:

  • формирование и оформление дел после окончания и в текущем делопроизводстве (см. главу лФормирование и оформление дел»);
  • экспертизу ценности документов и дел;
  • описание дел, передаваемых в архив фирмы;
  • передачу документов в архив фирмы.
  • Приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе будут проблемы с передачей таких смешанных дел на архивное хранение.

    С самого начала присваивайте приказам 75-летнего срока хранения (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.) и 5-летнего срока хранения (о командировках, отпусках, дежурствах и т. п.) разные номера, что облегчит их формирование в разные дела.

    Экспертиза ценности документов и дел

    Экспертиза ценности документов и дел - это изучение документов и дел с целью определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение (п. 2.1.1 Основных правил работы архивов организаций).

    Экспертиза проводится в несколько этапов:

  • при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения каждого дела, внесенного в номенклатуру;
  • в процессе формирования дел;
  • при подготовке дел к передаче на архивное хранение.
  • При экспертизе обязательно просматривается каждое дело по всем входящим в него листам. Из дела удаляются дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы.

    Составление описей

    По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций).

    Формы описей дел приведены в приложениях 1-4 к Основным правилам работы архивов организаций. Составляя описи, имейте в виду, что в зависимости от объема дел могут составляться отдельные описи на приказы по личному составу и финансовые документы или на личные дела и карточки формы № Т-2. При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:

  • каждое дело, которое вносится в опись, должно иметь самостоятельный порядковый номер;
  • заполнение граф в описи должно соответствовать данным, указанным на обложке дела;
  • если в опись вносится несколько одинаковых заголовков, то полностью пишется заголовок первого дела, а вместо остальных проставляется слово лтоже».
  • В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись. После составления опись подписывает составитель и визируют руководители тех структурных подразделений, документы которых включены в опись. Затем опись согласовывается с экспертной комиссией фирмы или, если фирма состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, с экспертно-прове-рочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и ее утверждает руководитель фирмы. В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) направляется один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела.

    Сколько экземпляров дел должно быть в архиве фирмы?

    В архиве фирмы должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. Следует иметь в виду, что в архив передаются личные дела и личные карточки № Т-2 только уволенных сотрудников. Дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров.

    Как работать с запросами в архив

    Сотрудники, когда-либо работавшие в фирме, могут обращаться в архив с запросами о месте работы, стаже, занимаемой должности. Информация по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки. АРХИВНАЯ СПРАВКА - это документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. АРХИВНАЯ КОПИЯ воспроизводит текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных. АРХИВНАЯ ВЫПИСКА дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа (п. 8.2.1 Основных правил работы архивов организаций).

    Если требуется архивная справка о полученной заявителем за требуемые годы зарплате, ее делает бухгалтер фирмы, которому сотрудник архива в случае необходимости представляет нужные бухгалтерские документы. Выборка по зарплате в обязательном порядке заверяется бухгалтером, остальные сведения - работником архива. Сопроводительное письмо к справке на бланке фирмы подписывает только руководитель фирмы или лицо, его замещающее. Архивные справки в обязательном порядке заверяются печатью фирмы.

    Можно ли выдавать сотрудникам по их запросам архивные документы по личному составу?

    Порядок выдачи таких документов во временное пользование нужно закрепить или в Положении об архиве фирмы, или в Положении о работе с персональными данными. Например, сформулировать правила так: лДокументы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только работнику, которого они касаются, руководителю структурного подразделения, где он работает, или руководителю организации по их письменным запросам. Остальные работники к документам по личному составу права доступа не имеют. Выдача дел из архива производится только под расписку работника, которому выдается дело, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел». Форма журнала приказов по личному составу Скачать кадровую программу учёта сотрудников и автоматизации отдела персонала для кадровиков "Отдел кадров " Форма журнала приказов по личному составу

    Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

    Наименование программы

    Источники: www.glavbukh.ru, boutoniere.com.ua, www.kadrovik72.ru, kadrovik-info.ru, www.ksoft.ru

    Категория: Как вести журнал приказов | Добавил: Vladrom (29.01.2016)
    Просмотров: 1118 | Рейтинг: 0.0/0
    Всего комментариев: 0
    avatar