Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 08.04.2002 N 8 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Республики Беларусь

Стр. 2

132. Служебные документы могут регистрироваться при помощи средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. При этом в обязательном порядке производится документальный учет служебных документов.

Глава 11 РАССМОТРЕНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

133. Поступившие служебные документы докладываются командиру (начальнику) воинской части и рассматриваются им, как правило, в день поступления, а документы с отметкой "Срочно" и телеграммы - немедленно.

134. Служебные документы из делопроизводства передаются исполнителям под расписку в журнале учета служебных документов. Передача служебных документов из одного управления, отдела (службы) в другой производится через лицо, ведущее делопроизводство, под расписку в журналах учета. Допускается передача документов для временного пользования другим исполнителям воинской части под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить документы обратно под расписку в том же реестре.

135. Доклады, предложения, заключения и проекты служебных документов, представляемые во исполнение поручений, адресованных нескольким должностным лицам, должны быть согласованы с ними, а также с другими заинтересованными должностными лицами и ими завизированы.

136. К докладам, предложениям, заключениям и проектам служебных документов, представляемым во исполнение поручений, прилагается материал с оригиналом поручения, во исполнение которого подготовлен служебный документ.

137. В тех случаях, когда в поступившем документе запрашивается о разъяснении того или иного вопроса или испрашивается разрешение на проведение какого-либо мероприятия, а также по другим аналогичным запросам и ходатайствам, командир (начальник), которому адресован такой документ, ответ на него может дать на этом же документе в виде краткой резолюции. Такой служебный документ считается исполненным и подлежит возвращению отправителю за входящим номером без сопроводительного письма.

138. Если командир (начальник), которому адресован служебный документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он направляет документ по команде или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса.

Если в служебном документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции должностного лица, которому адресован служебный документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другом учреждении, то из него делается выписка (снимается копия), которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется должностное лицо, представившее служебный документ.

139. Решения и поручения (в дальнейшем - поручения) по исполнению служебных документов пишутся на свободных от текста полях этих документов. Писать поручения на тексте служебных документов запрещается. Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции командира (начальника).

В состав резолюции должны входить следующие элементы: воинское звание, фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, а если он не указан, то ответственным исполнителем становится лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

140. Резолюция также может быть написана на бланке или на отдельном листе по образцам 7 - 8 согласно приложению 1, приложенном к служебному документу. На нижнем поле этого листа (бланка) указываются дата и номер документа, к которому относится резолюция.

141. Служебные документы передаются исполнителю в день их рассмотрения командиром (начальником), но не позднее следующего дня, через несекретное делопроизводство.

142. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение служебного документа в установленный срок. Соисполнители должны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы по вопросам, входящим в их компетенцию.

143. Все служебные документы должны исполняться в установленный срок, который указывается в самом служебном документе либо в поручении (в резолюции) о его исполнении. Срок исполнения служебного документа определяется должностным лицом, подписывающим служебный документ (поручение), исходя из срока, установленного органом, направившим служебный документ, или срока, установленного законодательством. При установлении срока исполнения служебного документа командир (начальник) должен учитывать время, необходимое на доставку и исполнение служебного документа.

144. Если срок исполнения служебного документа не указан ни в самом служебном документе, ни в поручении, то служебный документ должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок, а служебный документ с пометкой "Срочно" - в трехдневный срок.

145. Изменение срока исполнения служебного документа производится должностным лицом, установившим срок. При необходимости продления срока исполнения служебного документа должностному лицу, давшему поручение, не позднее, чем за три дня (по срочному документу - за один день) до истечения срока исполнения представляется доклад с указанием причин задержки, принимаемых мерах и срока, необходимого для исполнения (доработки) служебного документа. Доклад с ходатайством о продлении срока исполнения служебного документа допускается представлять без согласования с должностными лицами, указанными в поручении в качестве соисполнителей.

146. Об изменении срока исполнения служебного документа делаются соответствующие отметки в документах, в которых был указан первоначальный срок исполнения.

Глава 12 ОТПРАВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

147. Служебные документы после их подписи командиром (начальником) регистрируются в журнале учета служебных документов и отправляются по назначению делопроизводством, как правило, в день их приема от исполнителей.

Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно. Отправка служебных документов без регистрации их в журнале учета запрещается.

148. При приеме служебных документов для отправки лицо, ведущее делопроизводство, обязано в присутствии исполнителя проверить правильность оформления и адресования служебного документа, наличие всех экземпляров и приложений к ним с пересчетом листов, а также наличие на экземпляре, остающемся в деле, расчета рассылки и отметки, в какое дело служебный документ следует подшить.

Расчет рассылки подписывается начальником управления, отдела (службы), которым подготовлен служебный документ.

149. Присвоенный воинской части цифровой индекс проставляется впереди исходящего номера и отделяется от него дробной чертой. Например: 20/236.

Если служебный документ составлен на бланке с угловым штампом, то исходящий номер проставляется в угловом штампе.

Если служебный документ составлен на листке без углового штампа, то исходящий номер проставляется под датой подписанного служебного документа.

150. Каждый исходящий служебный документ, как правило, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности, воинского звания, фамилии и инициалов. Копия подшивается в дело вместе с исполненным документом.

Если копия исходящего служебного документа требуется для работы, она выдается исполнителю под расписку в журнале учета служебных документов.

151. Отчеты, доклады, акты, списки и тому подобные служебные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем. Дата и исходящий номер на этих служебных документах, если они составлены не на бланках с угловым штампом (без углового штампа), проставляются ниже подписей должностных лиц, в левом нижнем углу.

152. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, при котором он отправлен.

153. При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие воинские части они могут пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В журнале учета служебных документов указываются, кому отправляется служебный конверт, порядковый номер по книге реестров (разносной книге) и дата отправки.

154. Разрешается давать ответы непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. В этих случаях в журнале учета служебных документов производится отметка об отправке: "Возвращен отправителю" и указываются порядковый номер по реестру и дата возвращения. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в журнале учета служебных документов.

155. Рабочие тетради и служебные издания разрешается отправлять за их учетными номерами без сопроводительных писем.

156. Наряды, накладные и другие приходно-расходные служебные документы на вооружение, военную технику и другие материальные средства в журнале учета служебных документов не регистрируются и пересылаются за присвоенными им номерами по соответствующим книгам учета.

Глава 13 КОНВЕРТОВАНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

157. Служебные документы, подлежащие пересылке, обязательно конвертуются. Отправляемые одновременно несколько служебных документов одному и тому же адресату вкладываются в один пакет.

В тех случаях, когда приложения посылаются в нескольких пакетах, в первый вкладывается сопроводительное письмо и на пакете ставится номер этого письма, а на последующих пакетах ставится этот же номер с добавлением перед номером буквы "к", например: к N 3/615. На основном служебном документе или в сопроводительном письме указывается количество отправляемых пакетов.

158. Служебные документы, посылаемые постоянным адресатам, могут отправляться в пакетах с адресами получателя и отправителя, напечатанными типографским способом.

159. На лицевой стороне пакета (почтового конверта, оболочки почтового отправления) указываются:

почтовый адрес получателя;

номера всех служебных документов, вложенных в пакет. На пакетах, подлежащих вскрытию лично адресатом, делается надпись: "Лично".

160. Почтовые адреса на пакетах (почтовых конвертах, оболочках почтовых отправлений) отправителей и получателей пишутся в следующей последовательности:

для воинских частей, расположенных на территории Республики Беларусь, - наименование получателя (фамилия, имя, отчество для физических лиц);название улицы, номер дома, номер квартиры;название населенного пункта (города, поселка, и тому подобное);название района, области;почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес получателя пишется в правой нижней части пакета, а адрес отправителя - в левом верхнем углу. В наименовании адресата пишется: "Командиру (начальнику) войсковой части:" (указывается условное наименование воинской части, а если оно не установлено, то действительное);

в военное время для всех воинских частей - "Командиру войсковой части - полевая почта:". При этом указываются номер полевой почты и почтовый индекс без указания пункта дислокации;

для военных представительств Министерства обороны в адресе получателя и отправителя вместо слов командиру (командир) войсковой части пишется: "Представительство заказчика N ___", затем действительное наименование предприятия промышленности (например, Минский автомобильный завод);название населенного пункта (город, поселок и тому подобное);название района, области;почтовый индекс.

161. Если отправителю служебного документа известно действительное наименование воинской части, но неизвестно ее условное наименование или известно условное наименование, но неизвестно наименование населенного пункта или пункта приписки к предприятию связи, то документ может быть адресован: в случае, если действительное наименование воинской части подлежит засекречиванию в соответствии с Перечнем охраняемых сведений в Вооруженных Силах Республики Беларусь, утвержденной приказом Министра обороны Республики Беларусь от 7 марта 2001 г. N 04, - в порядке, установленном для документов, имеющих гриф секретности, в остальных случаях - по условному наименованию в порядке, установленном для несекретных служебных документов.

162. Отправка таких документов производится в двойной упаковке с предупредительной надписью: "Двойной пакет". На внутреннем конверте указывается, кому адресован документ (действительное или условное наименование воинской части - получателя), а на внешнем конверте пишется адрес узла фельдъегерско-почтовой связи, на территории которого находится отправитель.

163. Адреса получателей и отправителей служебных документов следует писать (печатать) четко, полно, без сокращений и помарок. Пятизначные номера условных наименований на пакетах проставляются под словами "Войсковая часть" или "Полевая почта".

164. Работник делопроизводства, ответственный за конвертование и отправку служебных документов, обязан перед отправкой пакетов сверить адреса и номера, указанные на пакетах, с адресами и номерами, указанными на служебных документах, в книге реестров (реестрах) и журналах учета, в которых эти документы зарегистрированы.

165. В воинских частях, где имеются экспедиции, пакеты с документами для отправки сдаются в эти экспедиции по реестру (форма 7 согласно приложению 1).

166. Пакеты, подлежащие пересылке через предприятия связи, оплачиваются в установленном порядке по тарифам Министерства связи Республики Беларусь, а затем сдаются экспедицией в почтовое отделение, к которому приписана воинская часть.

167. Вид почтового отправления (простое, заказное или ценное) при пересылке документов через предприятия Министерства связи Республики Беларусь определяется воинской частью (организацией), отправляющей служебный документ.

168. В воинских частях, где нет экспедиций, пакеты с наклеенными на них марками сдаются в почтовое отделение работниками делопроизводства.

169. Служебные документы местным адресатам могут сдаваться по принадлежности под расписку в реестре через экспедиторов (посыльных) воинских частей.

Глава 14 ХРАНЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОФОРМЛЕНИЕ И ВЕДЕНИЕ ДЕЛ, КНИГ, ЖУРНАЛОВ

170. Все исполненные служебные документы подшиваются в дела, которые заводятся по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела, как правило, заводятся на один год.

171. В каждой воинской части на все заводимые дела, книги и журналы к началу года составляется номенклатура дел, книг и журналов по форме 8 согласно приложению 1. Номенклатура составляется с учетом важности, унификации поступающих в дела документов и сроков их хранения. Она является основным учетным документом на текущий год. Нумерация формируемых дел, книг и журналов (в том числе переходящих) по возможности должна сохраняться из года в год. В номенклатуру вносятся все вновь заводимые дела, книги и журналы учета несекретного делопроизводства воинской части, делопроизводств управлений, отделов и служб, а также дела, книги и журналы, не законченные ведением в прошлом году.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться Примерным перечнем дел, книг и журналов, включаемых в номенклатуру (приложение 3).

172. Номенклатура дел, книг и журналов подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, утверждается начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей. Номенклатура дел, книг и журналов учитывается в журнале учета служебных документов, а после годовой проверки наличия служебных документов и перерегистрации переходящих дел, книг и журналов подшивается в дело. В номенклатуре производятся все необходимые отметки в графах и итоговая запись о количестве дел, книг и журналов, заведенных в течение года. Например: "По настоящей номенклатуре за 2000 год заведено 105 дел, книг и журналов в 120 томах".

173. Выдача дел, книг и журналов в управления, отделы, службы и другие подразделения воинской части производится под расписку в карточках выдачи по форме 9 согласно приложению 1.

174. Изменения в номенклатуру вносятся с письменного разрешения должностного лица, утвердившего ее. Внесенные в номенклатуру изменения заверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

Вторые и последующие тома дел, книг и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения за теми же номерами с указанием "том 2", "том 3" и так далее, для чего в номенклатуре после соответствующих номеров дел, книг и журналов оставляется место для записи последующих томов.

175. Учетные карточки на вооружение, военную технику и другие материальные средства оформляются в картотеках, размещаемых в картонных коробках или деревянных ящиках длиною 38 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек.

На лицевую сторону каждого картотечного ящика наклеивается титульный лист, на котором указываются данные применительно к форме 9.

Заверительные надписи в картотеках оформляются на листе формата карточки, помещаемом за последней карточкой.

Коробки и ящики с карточками, если они не убираются в шкафы, должны запираться и опечатываться.

Учетные карточки (картотека) на вооружение, военную технику и другие материальные средства подлежат учету по номенклатуре дел, книг и журналов.

176. При реорганизации воинской части, влекущей за собой изменение рода войск, действительного или условного наименования, ведение дел, книг и журналов прекращается и в порядке, установленном настоящей Инструкцией, составляется новая номенклатура, в которую вносятся вновь заводимые дела, книги и журналы.

Если воинская часть будет только переименована (присвоено почетное наименование, награждена орденом), ведение дел продолжается. В этом случае на обложках дел под старым наименованием указывается новое наименование воинской части.

177. Журналы, рабочие тетради и книги учета делопроизводства, которые ведутся в течение нескольких лет, а также несекретные машинные носители информации могут учитываться по книге учета рабочих тетрадей по форме 10 согласно приложению 1. Эта книга вносится в номенклатуру и переучитывается из года в год.

178. По окончании года все дела, книги и журналы учета, имеющие архивные сроки хранения, учитываются в инвентарном журнале по форме 11 согласно приложению 1.

В том случае, если некоторые дела или журналы необходимо продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с отметкой, за каким номером они учтены в следующем году.

179. При небольшом объеме служебной переписки журнал учета служебных документов может вестись на протяжении нескольких лет. В этом случае регистрация документов должна ежегодно начинаться с первого номера.

180. Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается вместе, в одно дело, в порядке поступления и исполнения служебных документов. Приказы и директивы подшиваются (брошюруются) в порядке их номеров в отдельные папки по годам издания. При этом приказы подшиваются (брошюруются) отдельно от директив.

Как исключение некоторые служебные документы по одному и тому же вопросу, исполненные в новом году, могут подшиваться в дела прошлого года (и наоборот, служебные документы прошлого года - в дела нового года) без их перерегистрации. В этих случаях в книгах и журналах учета указывается, в дело какого года подшиты эти документы.

181. Дата начала дела, проставляемая в номенклатуре дел, должна соответствовать дате первого подшитого в это дело служебного документа. Дата окончания дела должна соответствовать дате последнего подшитого в дело служебного документа. Эти даты проставляются на обложке дела после его окончания.

182. Подшивка служебных документов в дело производится так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе двух сантиметров, а листы не выступали за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к этому листу при подшивке его в дело подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело.

Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение не подшитых служебных документов.

183. При формировании дел необходимо соблюдать состав служебных документов, которые должны подшиваться в данное дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, лишних экземпляров размноженных копий не допускается. Не разрешается подшивать в дела неисполненные служебные документы.

184. Все подшитые в дело служебные документы нумеруются в правом верхнем углу нумератором или графитным карандашом. Нумерация листов в каждом томе дела начинается с первого номера. Чистые листы не нумеруются. Лист, сложенный вдвое и пришитый за середину, нумеруется как два отдельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и пришитый за один край, нумеруется как один лист, фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются очередным порядковым номером на оборотной стороне в левом верхнем углу.

185. Если к служебному документу подклеены одним краем другие служебные документы (переводы, вставки текста, справки и тому подобное), то на каждом листе подклеенного служебного документа проставляется очередной порядковый номер.

Если на листе служебного документа наклеены фотоснимки, таблицы, схемы и тому подобное, то этот лист нумеруется как один. На оборотной стороне такого листа делается опись наклеенных на него документов, которая удостоверяется подписью исполнителя. Во внутренней описи и заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе пять наклеено три фотоснимка согласно описи на обороте листа".

186. Карты, схемы, планы, чертежи, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких картах, схемах, планах и чертежах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. Во внутренней описи и заверительной надписи в конце дела о таких склейках делается оговорка. Например: "Лист пять - карта-склейка из 10 листов".

Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки, магнитные носители информации и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в дела, могут храниться в деле в отдельных папках (конвертах) или могут быть сброшюрованы в альбом и взяты на инвентарный учет.

187. При подшивке служебных документов металлические скрепления удаляются. Использование при подклейке мучного и крахмального клейстеров не разрешается.

188. В каждом деле ведется внутренняя опись подшитых в него служебных документов по форме 12 согласно приложению 1.

По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, должность и фамилия делопроизводителя. Внутренняя опись подшивается в начале дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела. Например: в настоящее дело подшито и пронумеровано 150 (сто пятьдесят) листов, в том числе пропущенные листы 46, 47, плюс 3 (три) листа внутренней описи.

189. В журналах учета служебных документов (входящих и исходящих) делаются отметки, в какое дело подшит служебный документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа.

190. Подлинные личные документы военнослужащих и лиц гражданского персонала (свидетельства о рождении, о браке, документы об образовании и тому подобное) в дела не подшиваются. При необходимости в дела подшиваются только заверенные в воинской части копии этих документов.

191. Обложки дел должны быть стандартного размера (229 x 324 мм) и изготовлены из твердого картона.

На обложке дела проставляются: номер и наименование дела согласно номенклатуре дел, условное наименование воинской части, а если таковое не присвоено, то действительное наименование;дата начала и окончания, количество листов в деле, количество приложений к нему и срок хранения дела в архиве по форме 13 согласно приложению 1. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после номера тома в скобках - "последний".

Наименование дела должно быть кратким, ясным и в то же время полно отражать содержание подшитых в него документов. Присваивать делам наименования "Разная переписка", "По общим вопросам" и тому подобное запрещается.

Если делу нельзя дать одно общее название, то заголовок составляется путем обобщения сходных служебных документов. На обложках книг и журналов указываются те же данные, что и на обложках дел. Все заводимые книги и журналы должны быть пронумерованы.

192. Записи в книгах и журналах учета производятся чернилами или пастой фиолетового, синего, черного цветов. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправлявшего. Подчистки не допускаются.

Надписи на обложках дел, книг и журналов производятся чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке.

В конце каждого дела подшивается чистый лист для заверительной надписи. В этой надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных в деле листов. В книгах и журналах эта запись делается на последней странице. Здесь же указываются все неустранимые дефекты (поврежденные, залитые чернилами листы и тому подобное), а также количество и наименование имеющихся в деле приложений.

Заверительная надпись составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".

193. Дела, книги и журналы учета, а также служебные документы, не подшитые в дела, подлежат хранению в запирающихся на замок сейфах, шкафах или ящиках, которые опечатываются личной печатью работника делопроизводства, ответственного за их хранение. Место и порядок хранения ключей устанавливает начальник штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командир (начальник) воинской части или один из его заместителей.

194. Изъятие из дела служебного документа производится с разрешения начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей. При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель по форме 14 согласно приложению 1. Справка-заместитель подписывается начальником делопроизводства или лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и заверяется мастичной печатью "Для пакетов". Исправление общего количества листов в этом случае не производится, а на последнем листе дела указывается количество листов, изъятых из дела.

Об изъятых служебных документах делается отметка во внутренней описи.

Временное изъятие служебных документов из текущих дел производится лицом, ответственным за ведение делопроизводства. По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается.

195. После закрытия дел, книг и журналов текущего года делаются соответствующие отметки в номенклатуре дел.

Законченные ведением дела, книги и журналы хранятся в делопроизводстве и составляют архивный фонд воинской части.

О сданных на хранение в архив и уничтоженных делах, книгах и журналах делается отметка в номенклатуре дел с проставлением даты и номеров сдаточных описей или актов.

196. Порядок оформления дел, книг и журналов, подлежащих сдаче в архив, их хранения, подготовки и сдачи в Центральный архив Министерства обороны, а также правила фондирования документов определены Инструкцией по архивному делу в Вооруженных Силах Республики Беларусь, утвержденной приказом Министерства обороны Республики Беларусь от 15 февраля 2002 г. N 3 "Об утверждении Инструкции по архивному делу в Вооруженных Силах Республики Беларусь (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2002 г. N 8/7891).

Глава 15 ПОСТОЯННАЯ ГОТОВНОСТЬ НЕСЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

197. Несекретное делопроизводство должно находиться в постоянной готовности для работы в условиях перехода войск с мирного на военное положение.

Основные задачи несекретного делопроизводства в этих условиях: обеспечение вывоза и сохранности служебных документов, бесперебойная работа с ними, своевременная сдача в архив и уничтожение ненужных служебных документов.

В делопроизводстве должна быть инструкция личному составу делопроизводства по действиям при переводе Вооруженных Сил с мирного на военное время, которая утверждается командиром (начальником) воинской части. К инструкции должны прилагаться описи служебных документов, вывозимых по боевой тревоге, и описи служебных документов, сдаваемых в архив.

198. Для хранения несекретных документов, вывозимых по боевой тревоге, делопроизводства должны иметь запираемые ящики, а для доставки архивных материалов к месту сдачи - мешки и бирки с приспособлениями для опечатывания.

199. По боевой тревоге вывозится минимально необходимое количество несекретных служебных документов, изданий, дел, книг и журналов. Перечень их определяет начальник штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командир (начальник) воинской части или один из его заместителей.

Глава 16 КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ НЕСЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

200. Командиры (начальники) воинских частей систематически контролируют состояние несекретного делопроизводства и порядок работы со служебными документами.

201. Ежегодно (в январе-феврале) состояние делопроизводства в воинской части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира (начальника) воинской части. Члены комиссии перед проверкой инструктируются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей. Комиссия проверяет выполнение требований настоящей Инструкции, наличие текущих и архивных дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", бланков строгой отчетности, печатей и штампов (где нет секретных отделов), наличие служебных документов, не подшитых в дела, и выборочно проверяет наличие несекретных служебных документов из числа наиболее важных. Проверка наличия производится путем сверки книг и журналов учета с фактическим наличием служебных документов, а также отметок в этих книгах и журналах об уничтожении или отправке документов с актами и реестрами.

202. К началу работы комиссии все учтенные служебные документы должны быть сданы в делопроизводство, подшиты в дела или перерегистрированы в книгах и журналах учета нового года. В книгах и журналах прошлого года делается отметка с указанием новых учетных номеров.

О результатах проверки командиру (начальнику) воинской части представляется акт, в котором указываются, какие документы проверялись, за какой период, с какого и по какой номер, обнаруженные недостатки и предложения. К акту прилагается перечень не подшитых в дела служебных документов.

Глава 17 КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

203. В воинских частях должен быть установлен контроль за исполнением служебных документов. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в служебных документах. Осуществление контроля является одной из основных обязанностей всех должностных лиц.

204. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Контроль осуществляется за исполнением служебных документов, как поступающих из вышестоящих органов управления, так и направляемых в подчиненные воинские части.

На контроль могут быть поставлены также устные поручения.

205. Служебные документы, подлежащие контролю, учитываются по журналу (карточке) контроля за исполнением служебных документов по формам 15 - 16 согласно приложению 1 или заносятся в память электронно-вычислительной машины, предназначенной для этой цели, с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных.

На лицевой стороне первого листа таких служебных документов в правом верхнем углу ставится штамп по образцу 9 согласно приложению 1.

206. Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.

На исполненном служебном документе должна быть отметка исполнителя с указанием, каким номером (входящим, исходящим или инвентарным) исполнен служебный документ, дата исполнения и номер дела, в которое служебный документ должен быть подшит. Эта отметка делается на оборотной стороне последнего листа служебного документа и свидетельствуется подписью исполнителя.

На служебных документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель на оборотной стороне последнего листа делает отметку, когда и как решен вопрос, заверяемую своей подписью.

О снятии служебного документа с контроля делается отметка в журнале (карточке) контроля.

207. Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на командиров (начальников), которым были даны поручения, и непосредственных исполнителей.

Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначенных приказами соответствующих командиров (начальников).

208. Для ведения контроля за исполнением служебных документов в каждой воинской части отрабатывается система контроля, которая должна включать:

средства контроля: система автоматизированного контроля или журналы (карточки) контроля за исполнением служебных документов;

органы контроля: соответствующие командиры и начальники, штабы, делопроизводства и лица, специально назначенные для контроля;

методы контроля: личный контроль соответствующих командиров и начальников;заслушивание должностных лиц, назначенных для ведения контроля;периодические проверки;анализ исполнения служебных документов.

209. Лица, на которых возложено осуществление непосредственного контроля за исполнением служебных документов, обязаны:

постоянно контролировать исполнение служебных документов и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения;

упреждать возможность невыполнения поручений в установленные сроки, докладывать о всех случаях задержки исполнения соответствующим командирам (начальникам);

ежемесячно (к 7 числу) анализировать состояние исполнения документов, в том числе и в подчиненных воинских частях, разрабатывать мероприятия по усилению контроля исполнения и вносить командирам (начальникам) предложения об улучшении этой работы.

210. Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) комиссиями, специально назначаемыми приказами командира (начальника) воинской части. Результаты проверок оформляются актами и докладываются соответствующим командирам (начальникам).

В актах проверки отражаются следующие вопросы: общее количество служебных документов, поставленных на контроль;сколько из них исполнено в установленные сроки;какие поручения не исполнены в срок;причины неисполнения;виновные лица;предложения по совершенствованию контроля.

Глава 18 УЧЕТ И РАССЫЛКА ПРИКАЗОВ И ДИРЕКТИВ

211. Издаваемые командиром (начальником) воинской части приказы и директивы регистрируются в книге учета приказов и директив. Приказы нумеруются отдельно от директив. Порядковые номера приказов и директив ежегодно начинаются с первого номера. Если приказы и директивы ведутся в специальных книгах, то в книге учета приказов и директив они не учитываются.

212. Приказы и директивы должны издаваться в строго ограниченном количестве и высылаться только в те воинские части, которым они необходимы. Высылка приказов для сведения не разрешается.

Ответственность за определение тиражей и правильность рассылки приказов и директив возлагается на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - на командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей.

213. Приказы и директивы рассылаются по расчетам рассылки, которые составляются на каждый приказ (директиву) в отдельности.

Расчеты рассылки приказов и директив составляются на обороте последнего листа подлинного экземпляра приказа (директивы) или на отдельном листе, подписываются начальником управления (отдела, службы), подготовившего проект приказа (директивы), и утверждаются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

В необходимых случаях расчеты рассылки могут составляться в специально заведенной книге расчетов рассылки или специально отпечатанных типовых расчетах. Типовые расчеты периодически уточняются.

214. Приказы и директивы, высылаемые воинским частям, могут направляться за присвоенными им номерами без сопроводительных писем с указанием на пакете номера приказа (директивы) и количества экземпляров (если направляется более одного экземпляра). Например: " N 311 - 2 экз.".

При высылке нескольких экземпляров приказа (директивы) одному и тому же адресату они могут высылаться и при сопроводительных письмах, в которых указывается количество экземпляров и для кого они предназначены.

215. Главные штабы видов Вооруженных Сил, штабы оперативных командований, а также областные военные комиссариаты рассылку своих приказов, а также приказов и директив, полученных из вышестоящих инстанций для подчиненных воинских частей, производят по книге учета приказов или по типовым расчетам, утверждаемым соответствующими начальниками.

216. Воинским частям, которым приказы и директивы в полном объеме не требуются, высылаются выписки из них. На пакетах и реестрах проставляются: номер и год издания документа. Например: "вып. N 170-01 г.". О произведенных выписках на приказах и директивах делаются отметки с указанием объемов выписок, кому высланы.

217. Объявление в своих приказах приказов и директив вышестоящих командиров (начальников) запрещается, за исключением приказов по личному составу.

Командиры (начальники) воинских частей в своих приказах и директивах могут довести в изложении до подчиненных воинских частей отдельные требования приказов и директив вышестоящих командиров (начальников) с обязательной ссылкой на них.

Нормативные и правовые акты Республики Беларусь объявляются только приказами Министра обороны Республики Беларусь об организации их выполнения.

218. Подлинные приказы и директивы командиров (начальников) воинских частей брошюруются в отдельные дела, за исключением случаев, когда они ведутся в специальных книгах.

Подшивать приказы и директивы в дела с другими служебными документами запрещается.

Дела с подлинными приказами и директивами на руки исполнителям не выдаются.

219. Порядок ознакомления с приказами и директивами устанавливается командиром (начальником) воинской части.

В каждой воинской части ведется журнал учета объявления приказов, директив и других служебных документов личному составу и должностным лицам по форме 17 согласно приложению 1.

220. Утверждаемые приказами положения, инструкции и другие правовые акты, предназначенные для постоянного пользования, разрешается учитывать по журналу учета служебных изданий по форме 18 согласно приложению 1.

221. Документы, послужившие основанием для издания приказа (директивы), листы согласования, доклады подшиваются отдельно в соответствующие дела с отметкой на них даты и номера приказа (директивы).

222. При расформировании воинской части все приказы (директивы) вышестоящих командиров (начальников) по указанию Генерального штаба Вооруженных Сил передаются в другие воинские части или уничтожаются на месте в установленном порядке. Подлинные приказы и директивы расформированной воинской части подлежат сдаче в архив.

223. Справочная работа по приказам и директивам командиров (начальников) проводится применительно к требованиям Инструкции по ведению справочной работы по правовым актам, издаваемым в Вооруженных Силах Республики Беларусь, утвержденной приказом Министра обороны Республики Беларусь от 15 мая 2001 г. N 4 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения справочной работы по правовым актам Министерства обороны Республики Беларусь".

Глава 19 ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ

224. К информации ограниченного распространения в Вооруженных Силах относятся сведения, включенные в республиканский Перечень сведений ограниченного распространения, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15 февраля 1999 г. N 237.

225. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

сведения о нарушении законности, неправомерности действий или бездействии государственных органов и должностных лиц, криминогенной ситуации, правонарушениях, результатах социологических исследований;

описание структуры местного распорядительного органа, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

226. На служебных документах (изданиях), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется ограничительный гриф "Для служебного пользования". Указанный гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы служебного документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Ограничительный гриф "Для служебного пользования" на служебных документах при переписке между воинскими частями, а также на документах, разработанных воинскими частями для внутреннего пользования, не проставляется.

227. Прием и учет служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

228. Служебные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" учитываются по журналу учета служебных документов, а служебные издания - по журналу учета служебных изданий, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру служебного документа добавляется отметка "ДСП".

229. Служебные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" печатаются (размножаются) в машинописном бюро. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, отпечатавшего документ, дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах.

230. Служебные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования":

передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение и только под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего командира (начальника);

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах);

разрешается брать для занятий (работы) в поле, на полигонах, в подразделениях, парках и тому подобное. Они выдаются под расписку руководителям занятий (работ) и должны переноситься и храниться в чемоданах (портфелях).

231. При направлении служебного документа с ограничительным грифом "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Расчет рассылки подписывается исполнителем и утверждается начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

232. Исполненные служебные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие служебные документы, также проставляется ограничительный гриф "Для служебного пользования".

233. Уничтожение дел, документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

234. Передача служебных документов и дел с ограничительным грифом "Для служебного пользования" от одного исполнителя другому осуществляется с разрешения их непосредственного командира (начальника).

235. При смене лица, ответственного за учет служебных документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим командиром (начальником).

236. Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с ограничительным грифом "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом командира (начальника) воинской части. В состав таких комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

237. О фактах утраты служебных документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации лицо, ответственное за сохранность информации, докладывает соответствующему командиру (начальнику), который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются в письменном виде командиру (начальнику), назначившему комиссию.

238. На утраченные документы, дела и издания с ограничительным грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

239. Снятие ограничительного грифа "Для служебного пользования" производится по согласованию с режимными органами на основании приказов командиров (начальников), подписавших (утвердивших) эти служебные документы. На самих документах ограничительный гриф "Для служебного пользования" затушевывается.

О снятии ограничительного грифа "Для служебного пользования" на служебных документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие пометки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Имеющиеся на служебных документах, делах или изданиях ограничительные грифы "Для служебного пользования" затушевываются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа (решения) о снятии пометки, воинского звания, должности и фамилии лица, снявшего пометку.

Например: "Ограничительный гриф "Для служебного пользования" снят приказом командира войсковой части 38769 от 13 мая 2001 г. N 140 полковника Петровича М.И."

240. Дела с несекретными служебными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачиваются обобщенные сведения, касающиеся деятельности воинских частей, предприятий оборонной промышленности, материально-технического обеспечения и других аналогичных сведений, хранятся и выдаются для работы применительно к служебным документам с ограничительным грифом "Для служебного пользования".

241. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, военнослужащий (работник) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Республики Беларусь ответственности.

242. Снятие копий со служебных документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", поступивших из вышестоящей воинской части, и изготовление выписок из них допускаются только с письменного разрешения командира (начальника), подписавшего служебный документ.

Раздел III ДРУГИЕ ВОПРОСЫ НЕСЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Глава 20 БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

243. Бланки строгой отчетности учитываются и хранятся в порядке, установленном для документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования".

244. Учет бланков строгой отчетности ведется в управлениях (отделах, службах) воинских частей по журналу по форме 19 согласно приложению 1 или по формам, установленным соответствующими наставлениями, руководствами, инструкциями, правилами. По состоянию на 1 января каждого года в журнале учета бланков строгой отчетности выводится итоговая запись об остатке наличия бланков.

245. Для издания бланков строгой отчетности определяется их тираж. При издании бланки строгой отчетности нумеруются.

Глава 21 ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА И РАССЫЛКИ СЛУЖЕБНЫХ ИЗДАНИЙ

246. Все полученные из других воинских частей, а также изготовленные в типографиях несекретные служебные издания учитываются по журналу учета служебных изданий.

Источники: