Печати и штампы

Учёт печатей и штампов.

Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у лица, ответственного за хранение печатей и штампов и хранится в сейфе. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации, назначившего своим приказом лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

Кто на предприятии должен вести "Журнал учета печатей и штампов"?

Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают по-разному, в зависимости от ее особенностей и понимания важности этой работы. В государственных организациях данный вопрос отнесен к ведению службы делопроизводства.

Например, Временной инструкцией по делопроизводству в Федеральной регистрационной службе, утвержденной приказом Федеральной регистрационной службы от 14.06.2005 № 77. установлено:

8.1.8. Изготовление всех печатей и штампов осуществляется централизованно через Управление делами и делопроизводства. Заявки о необходимости изготовления того или иного вида печати (штампа), их эскизы оформляются в структурных подразделениях и визируются в Управлении делами и делопроизводства на предмет проверки соответствия эскизов требованиям ГОСТа.

Управление делами и делопроизводства ведет общий учет имеющихся в Росрегистрации и изготавливаемых печатей и штампов в специальном журнале с проставлением их оттисков.

В структурных подразделениях печати и штампы учитываются в журнале учета печатей и штампов и выдаются под расписку государственным гражданским служащим, персонально ответственным за их использование и хранение. На журнале учета печатей и штампов проставляется пометка “Для служебного пользования”, листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Журнал учета и выдачи печатей, штампов, ключей от сейфов и металлических шкафов (Форма-62)

Полезная информация

Требования пожарной безопасности для агрофирм, ферм, совхозов, колхозов и пр.

Обязанность по обеспечению пожарной безопасности в сельскохозяйственном предприятии возлагается на его руководителя. Именно он несет персональную ответственность за соблюдение действующих требований.

Руководитель организации должен утвердить приказ о пожарной безопасности. Назначить ответственного за безопасность работника, издать пакет необходимых документов.

Внутренние распорядительные документы .

По Правилам (ППБ 01-03) инструкция о мерах пожарной безопасности должна быть в каждой организации, причем для каждого пожароопасного участка (мастерской, цеха и т. п.) разрабатывается своя инструкция. В документе регламентируются места для курения, действия работников при пожаре, порядок содержания здания (помещения) и его осмотра в конце рабочего дня, методы и пути эвакуации, отключения вентиляции и электрооборудования в случае пожара.

Если на вашем предприятии работает более 10 работников на одном этаже здания, то требуется разработать схемы эвакуации людей при пожаре. Также необходимо разработать систему оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре (НПБ 104-03).

Если предполагается массовое пребывание людей (50 и более человек), то дополнительно составляется инструкция о действиях персонала при эвакуации людей. Практические тренировки работников предприятия должны проводиться не реже одного раза в полугодие.

Противопожарные мероприятия.

В соответствии с пунктом 7 Правил (ППБ 01-03) специалисты предприятия допускаются к работе только после противопожарного инструктажа (проводится в рамках вводного и первичного инструктажей). Внеплановый инструктаж производится в случае изменения специфики работы.

Порядок проведения инструктажа и занятий по пожарно-техническому минимуму и сроки определяются приказом руководителя (приказ МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645 «Об утверждении норм пожарной безопасности “Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций”).

Противопожарный инструктаж.

Проводится с целью доведения до работников основных требований пожарной безопасности, данных о средствах защиты и способов действия работников в случае возникновения пожара (п. 5 приказа № 645).

Предприятие должно разработать порядок противопожарного инструктажа работников предприятия и журнал учета таких инструктажей. Такое требование содержится в пункте 15 Правил (ППБ 01-03).

Пожарно-технический минимум.

Пожарно-технический минимум предназначен для руководителей, специалистов и работников организаций, ответственных за пожарную безопасность. Его цель – изучение требований нормативных правовых актов, обучение приемам и действиям при возникновении пожара (п. 31 приказа № 645).

Обучение может проходить как с отрывом от производства, так и без него.

С отрывом от производства обучение проводится в образовательных учреждениях пожарно-технического профиля, учебных центрах противопожарной службы, учебно-методических центрах по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям субъектов РФ, в организациях, имеющих лицензию на деятельность по тушению пожаров (п. 37 приказа № 645).

По окончании обучения проводятся проверки полученных знаний, а также и внеочередные проверки. Для этого создается специальная квалификационная комиссия (не менее трех человек), назначенная приказом руководителя организации (п. 41 и 44 приказа № 645).

Комплектация предприятия противопожарным оборудованием.

В организации должны быть огнетушители и пожарные щиты. Причем в количестве, указанном в приложении № 3 к Правилам (ППБ 01-03).

Приблизительное количество огнетушителей можно рассчитать исходя из норматива: 1 кг. огнетушащего вещества на 25 кв.м. при этом необходимо учитывать, что расстояние до ближайшего огнетушителя в помещении не должно превышать 40 м (а в общественном здании - 20-ти м).

В комплектацию пожарного щита для сельхозпредприятий входит:

ДОКУМЕНТАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ПО ВОПРОСАМ ОХРАНЫ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ

В соответствии с требованиями природоохранного законодательства деятельность предприятия в части охраны окружающей среды должна быть отражена в документации различного вида – государственной статистической отчетности, журналах аналитического контроля и работы очистного оборудования, а также инструкциях, приказах, утвержденных планах мероприятий и пр.

При отсутствии на предприятии экологической службы (эколога), документация по вопросам охраны окружающей среды находится в различных службах, что не позволяет осуществлять постоянный производственный контроль за соблюдением природоохранного законодательства и вести планомерную работу по охране окружающей среды. Для обеспечения эффективности природоохранной деятельности на предприятии и предотвращения применения штрафных санкций со стороны контролирующих органов целесообразно создание экологической службы предприятия (или введение в штатное расписание должности эколога), который будет оформлять и хранить документацию по вопросам охраны окружающей среды.

Ориентировочный перечень документации по организации экологической службы и обеспечению производственного контроля на предприятии в соответствии с действующими в настоящий момент требованиями приводится ниже.

Документы по организации экологической службы предприятия. Экологическая служба предприятия организовывается на основании:

Организационные документы производственного экологического контроля. Набор документов зависит от предприятия и в общем случае включает в себя:

В части охраны атмосферного воздуха:

В части охраны поверхностных вод и рационального водопользования:

В части обращения с отходами:

Рабочая документация производственного экологического контроля. В общем случае, в зависимости от предприятия, в состав рабочей документации производственного контроля входит:

В части охраны атмосферного воздуха:

Нормативные документы:

Первичная учетная документация:

Планы мероприятий:

Документация по охране атмосферного воздуха при эксплуатации автотранспортных средств:

В части охраны поверхностных вод и рационального природопользования:

Лицензионные документы и договоры:

Нормативные документы:

Первичная учетная документация:

План ликвидации аварий на случай загрязнения водного объекта.

В части охраны окружающей среды от негативного воздействия отходов:

Правоустанавливающие, лицензионные документы и договоры:

Нормативные документы:

Первичный учет:

Государственная статистическая отчетность. В соответствие с Российским законодательством юридические лица обязаны представлять в органы государственной статистики сведения о деятельности по формам федерального государственного статистического наблюдения.

Перечень отчетной документации содержит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93. утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.12.93 N 299 (с изменениями по состоянию на 1 ноября 2002 года). Раздел «Природные ресурсы и охрана окружающей среды» включает в себя следующие формы государственного статистического наблюдения:

Форма № 18-кс «Сведения об инвестициях в основной капитал, направленных на охрану окружающей среды и рациональное использование природных ресурсов». В данной форме отражаются объемы инвестиций (с вводом в действие мощностей), направленные на охрану и рациональное использование природных ресурсов, строительство предприятий по утилизации, обезвреживанию и захоронению отходов, установок для утилизации и переработки отходов, а также на организацию заповедников и других природоохранных территорий.

Форма N 2-ос Сведения о выполнении водоохранных работ на водных объектах . В отчете отражаются водоохранные работы, осуществляемые за счет любых источников финансирования. Форма №2-ос составляется юридическими лицами, их обособленными подразделениями, осуществляющими водоохранные работы на водных объектах, а также индивидуальными предпринимателями, имеющими лицензию на водопользование и осуществляющими водоохранные работы на водных объектах. Отчеты составляются по каждому водному объекту, на котором осуществляются водоохранные работы.

Форма № 4-ос «Сведения о текущих затратах на охрану природы, экологических и природоресурсных платежах» . Форма заполняется на основании данных первичного учета фактических затрат на охрану окружающей природной среды, экологических и природоресурсных платежей. Данные представляются в тысячах рублей с одним знаком после запятой.

Форму федерального государственного статистического наблюдения N 4-ос представляют юридические лица, их обособленные подразделения, имеющие очистные сооружения, осуществляющие у себя природоохранные мероприятия (самостоятельно или в виде потребления сторонних услуг), а также производящие плату за природные ресурсы и загрязнение окружающей природной среды. В текущие затраты предприятия по охране окружающей природной среды и рациональному использованию природных ресурсов включаются текущие затраты:

Экологические и платежи за использование природных ресурсов отражают фактические суммы выплат в бюджеты разных уровней, произведенные предприятиями за загрязнение окружающей среды и за пользование природными ресурсами, а также суммы взысканных с предприятия исков, взысканных в возмещение ущерба, и штрафов за нарушение требований природоохранного законодательства.

Форма № 2-тп (воздух) «Сведения об охране атмосферного воздуха» . Форму № 2-тп (воздух) представляют предприятия и их обособленные подразделения, имеющие стационарные источники выбросов вредных (загрязняющих) веществ в атмосферный воздух. Сюда же включаются котельные, состоящие на балансе жилищно-коммунальных хозяйств, транспортных и других организаций. От­чет не составляется предприятиями, выбросы загрязняющих веществ в атмосферу которых не превышают установленного норматива предельно допустимого выброса (ПДВ) и составляет 100 тонн в год и менее. При отсутствии установленных нормативов ПДВ отчет не составляется предприятиями, выбрасывающими в атмосферу 100 и менее тонн загрязняющих веществ в год и не имеющими в составе выбросов примесей 1 и (или) 2 классов опасности. В этом случае при наличии в выбросах из веществ 2 класса только окислов азота (в пересчете на диоксид азота) в количестве, не превышающем 50 тонн в год, отчет также не составляется.

Отчет по форме № 2-тп (воздух) включает в себя пять разделов:

1. Выбросы загрязняющих веществ в атмосферу, их очистка и утилизация;
2. Выбросы в атмосферу специфических загрязняющих веществ;
3. Источники загрязнения атмосферы;
4. Выполнение мероприятий по сокращению выбросов загрязняющих веществ в атмосферу;
5. Выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух от отдельных групп источников загрязнения

Отчет составляется на основании данных первичного учета, организуемого на предприятиях по типовым формам ПОД-1 Журнал учета стационарных источников загрязнения и их характеристик , ПОД-2 Журнал учета выполнения мероприятий по охране атмосферного воздуха и ПОД-3 Журнал учета работы газоочистных и пылеулавливающих установок .

Форма № 2-тп (водхоз) «Сведения об использовании воды» . Форма N 2-тп (водхоз) представляется юридическими лицами и их обособленными подразделениями, осуществляющими водопользование. Отчет по форме № 2-тп (водхоз) включает в себя следующие таблицы:

Форма № 2-тп (отходы) «Сведения об образовании, использовании, обезвреживании, транспортировании и размещении отходов производства и потребления» . Сведения по форме N 2 тп - (отходы) представляют предприятия и их обособленные подразделения, независимо от формы собственности, на которых образуются (поступают), используются, обезвреживаются, хранятся (складируются) и захораниваются отходы производства и потребления.

Отчет по форме N 2 тп-( отходы) составляется на основании данных первичного и бухгалтерского учетов. При отсутствии первичного учета заполнение формы производится на основании расчетов по материальному балансу, оценок и других данных. Учету подлежат все виды токсичных отходов производства и потребления, в том числе пришедшая в негодность продукция, содержащая вредные вещества (включая, пришедшие в негодность и запрещенные к применению пестициды). Не подлежат учету вредные вещества (продукты, соединения), являющиеся готовой продукцией, подлежащей дальнейшему использованию, а также полуфабрикатами, предназначенными по технологии производства для дальнейшей переработки в целях получения готовой продукции. Также не учитываются токсичные отходы, поступающие в водные объекты со сточными водами и в атмосферный воздух, которые отражаются в формах статистической отчетности 2-тп (водхоз) Отчет об использовании воды и 2-тп (воздух) Отчет об охране атмосферного воздуха . Вместе с тем, в отчете должно отражаться образование, обезвреживание, складирование и т.п. токсичных веществ, уловленных (полученных) в процессе очистки отходящих газов и сточных вод на соответствующих сооружениях и установках.

Данные о токсичных отходах производства и потребления показываются в отчете в тоннах с точностью до трех знаков после запятой по общему весу данного отхода. Определение класса опасности отходов, образующихся и используемых на предприятии, входит в обязанность природопользователя.

Плата за негативное воздействие на окружающую среду. Документы по плате за негативное воздействие на окружающую среду включают в себя:

Государственный экологический контроль. Документы по результатам осуществления государственного экологического контроля включают в себя:

Нормативно-законодательная документация. При отсутствии на предприятии юридической службы нормативно-правовая база, действующая в сфере охраны окружающей среды, должна формироваться в экологической службе (у эколога). Целесообразнее формировать пакет законодательной документации на базе стандартных программ («Кодекс», «Консультант+», «Гарант» и пр.). Нормативная документация приобретается в специализированных магазинах и фирмах, на семинарах, в контролирующих органах, ведомственных структурах и т.д.

Командировки: кто и за что отвечает?

Труханович Л.В.,

главный редактор, юрист

Все чаще в положении об отделе кадров . должностных инструкциях работников отдела кадров и менеджеров по персоналу можно найти функцию оформление командировки и подготовка работников к служебной поездке. Ее перемещение из вотчины канцелярии в отдел кадров обусловлено тем, что работодатель стремится универсализировать свой персонал . оптимизировать штат и затраты на его содержание.

Сегодня канцелярии могут себе позволить только крупные компании, а также органы государственной власти. На малых и средних предприятиях основные функции этого подразделения (организация делопроизводства) чаще всего возлагаются на офис-менеджеров, а то и вовсе на секретарей. Что же касается вопросов, связанных с командировками . то их решение передается в отдел кадров или отдельному специалисту по работе с кадрами . Однако в каждом пятом письме в редакцию журнала инспекторы по кадрам жалуются на непомерную загруженность, просят разъяснить, кто должен заниматься тем или иным вопросом, ходатайствуют об участии редакции в разрешении споров между отделом кадров и иными подразделениями (бухгалтерией, отделом организации и оплаты труда, др.).

Почему вообще возникают сомнения в том, что решение вопросов, связанных с направлением работников в командировки является функцией отдела кадров или службы персонала? Причиной тому - квалификационные характеристики, утвержденные Минтрудом России. На сегодняшний день они используются в качестве базовых материалов при разработке должностных инструкций и положений о структурных подразделениях. Именно в квалификационной характеристике заведующего канцелярией (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 20.07.2002) сказано, что этот служащий организует оформление командировочных документов и регистрацию работников, прибывающих в командировку. Закрепление за руководителем канцелярии этой функции чаще всего и является источником конфликта между канцелярией и отделом кадров. На этапе сдачи отчетной документации по итогам командировки в конфликт вступает еще и бухгалтерия, и все вместе они выясняют, кто все-таки должен обеспечить своевременную сдачу авансовых и иных отчетов в бухгалтерию, кто виноват в том, что из-за формулировки в командировочном удостоверении и из-за отсутствия служебного задания для направления в командировку налоговые органы сомневаются в производственном характере поездки работника и т.д.

Наиболее простой выход из такой ситуации - создать комиссию, в которую войдут представители всех конфликтующих подразделений и регламентировать, кто за что отвечает. Если комиссия не смогла принять компромиссное решение, то возможно, руководителю организации следует задуматься о привлечении посредника (независимого консультанта по управлению) или же самостоятельно, в директивном порядке распределить функции между разными подразделениями.

Если конфликт возник только на почве оформления командировочных документов, он решается на уровне матрицы, которую можно подготовить на основе Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26, а также Указаний по применению и заполнению унифицированной формы Авансовый отчет (форма № АО-1), утвержденных постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Поскольку командировочные документы должны составляться по унифицированным формам, то в качестве базы используются схемы, изложенные в Инструкции и Указаниях, и в зависимости от принятой в организации системы делопроизводства функции по подготовке документов распределяются следующим образом:

Наименование документа

Инспектор по кадрам (иной работник отдела кадров)

Источники: www.pechati-i-shtampi.ru, www.ooorcs.ru, www.otkhodov.net, www.kapr.ru