Главная » Статьи » Как вести журнал приказов |
Восстановление кадровой и бухгалтерской документацииОдним из основных элементов хозяйственной деятельности организации любой формы собственности является управление трудовыми отношениями и их документальное оформление в соответствии с действующим законодательством. Несмотря на то, что ведение кадрового делопроизводства - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности, не все уделяют этому вопросу должного внимания. Отдельные наниматели вспоминают об учете кадров и кадровой документации только при проведении проверки сотрудниками контролирующих органов либо возникновении трудовых споров. В этих случаях прибегают к услугам по экстренному восстановлению кадрового делопроизводства в организации, что в зависимости от сроков и состояния дел далеко не всегда приводит к желаемому результату. Вместе с тем правильное ведение кадровой документации позволит избежать различных негативных последствий. В случае, если возникает необходимость в постановке или восстановлении кадрового делопроизводства, следует провести экспертизу, оценить текущее состояние дел, проанализировать локальные нормативные правовые акты на предмет соответствия их требованиям действующего законодательства. Экспертиза кадровой документации. Экспертиза кадровой документации предполагает оценку оформления и ведения кадровой документации на предмет соответствия требованиям действующего трудового законодательства Российской Федерации, осуществляется с целью устранить имеющиеся несоответствия в кадровых документах, а также оптимизировать процедуры кадрового делопроизводства. При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация служит письменным доказательством, а ее отсутствие может привести к неблагоприятному для работодателя решению суда. Практика показывает, что большинство судебных споров решается не в пользу работодателей и часто причиной является именно отсутствие документальных доказательств. Экспертиза кадрового делопроизводства включает: · оценку правильности оформления и ведения кадровых документов, а также анализ соответствия локальных нормативных правовых актов требованиям трудового законодательства; · выявление нарушений, ошибок или несоответствий требованиям закона в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации; · оценку правильности ведения необходимых журнальных форм регистрации кадровых документов; · определение отсутствующих локальных нормативных правовых актов, наличие которых обязательно в организации. Приступая к экспертизе, нужно учитывать следующие факторы, на которых она системно строится: 1. Некоторые из документов в обязательном порядке должны быть у каждой организации, поскольку в случае их отсутствия возможно наложение штрафа. Наличие других документов является рекомендательным и их целесообразно иметь в случае сложной структуры управления организацией; Другими словами, проверить, какие документы имеются у организации, а каких попросту нет. Если выявили отсутствие каких-то документов, подготовьте их заново (по возможности задним числом). 2. Имеющиеся кадровые документы следует проверять и приводить их в соответствие с законом;новые документы также необходимо составлять в строгом соответствии с законом; 3. Поскольку документы не только проверяются, в них вносятся изменения, составляются новые документы, нужно определить, кто в организации за какие документы отвечает. Например, нужно определить, кто отвечает за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Данное лицо будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. Должен быть составлен приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек; 4. Во время проверки имеющихся документов и составления новых учитывайте специфику работы вашей организации. Нередко выясняется их несоответствие реальному положению дел в организации (например, режим работы у работников разных подразделений). Иногда используются бланки правил внутреннего трудового распорядка, трудовых договоров и др. в которых содержатся условия, не соответствующие существующим в организации (например, время труда и отдыха). Кадровые документы следует проверить и составить либо исправить исходя из реальной картины (с учетом требований закона и учредительных документов); 5. Кадровые документы должны соответствовать не только закону, но и учредительным документам. Например, в Уставе организации определяется порядок приема на работу директора и установления ему заработной платы, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор (контракт), также могут быть прописаны некоторые особенности, например, порядок приема на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда, порядок утверждения штатного расписания. В целях проведения экспертизы необходимо: · собрать все документы по кадрам; · определить список обязательных документов, которых нет в организации и которые нужно разработать; · определить список необязательных кадровых документов, которые также целесообразно иметь; · важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства и соответствия действующему законодательству, учредительным документам, специфике организации. Также необходимо проверить правильность формирования дел в соответствии с предписанным сроком хранения. Стандартный пакет документов, подлежащий проверке в рамках экспертизы кадровой документации: · правила внутреннего трудового распорядка; · штатное расписание; · должностные инструкции работников; · графики работ (сменности); · положения и инструкции по охране труда и технике безопасности; · коллективные договоры и соглашения, другие локальные нормативные правовые акты по вопросам труда; · документы о защите персональных данных работников. · трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним в случаях изменения любого из существенных условий трудового договора; · все виды кадровых приказов (прием, перевод, увольнение) и документов-оснований к ним; · личные карточки работников формы № Т-2; · приказы по основной деятельности, относящиеся к деятельности кадровой службы; · график отпусков и приказы о предоставлении отпусков; · записи в трудовых книжках и вкладышах в них; · книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; · табели учета рабочего времени; · журнал регистрации приказов длительного срока хранения. Следует проверить, на каждом ли документе проставлены подписи работников и работодателя, все ли обязательные требования к составлению документа соблюдены и т.д. Процедуру разработки, составления, заполнения, подписания каждого из этих документов рассматривалось в соответствующем разделе брошюр. Целесообразней всего при проверке каждого документа обращаться к соответствующему разделу. Восстановление кадровой документации. Если Вы провели экспертизу кадровой документации и обнаружили, что не все документы содержатся в должном порядке, необходимо устранить эти недостатки и привести документацию в соответствие с требованиями законодательства и пожеланиями руководства;восстановить отсутствующие или неправильно оформленные документы. Причиной для восстановления кадрового учета может являться утрата или порча кадровой документации. Также восстановление кадрового учета требуется, если он некоторое время не велся или велся недостаточно качественно. Основой для восстановления является информация по первичной документации, которая связана с существующим в компании бухгалтерским документооборотом. Восстановление - это более чем хлопотный процесс, поскольку он происходит в два этапа. Этап первый - это восстановление содержания утраченных документов. Самый простой вариант, когда сохранились их копии или проекты. Сейчас, при повсеместном распространении персональных компьютеров, в большинстве случаев у непосредственных исполнителей или у сотрудников, согласующих документ, остаются электронные копии документов, что в значительной степени упрощает задачу. Немного сложнее, если копий самих документов нет, но есть те документы, на основании которых они были составлены. Правда, таким образом можно восстановить далеко не все. Так, можно заново заполнить карточку личного учета, но воспроизвести дословно положение об оплате труда персонала даже теоретически невозможно. Если необходимо подготовить документ, которого вообще никогда не было, придется изыскать свободный номер для приказа об его утверждении. Таковые, как правило, имеются. Если совсем нет, то можно, к примеру, взять номер уже изданного приказа по менее значительному событию (сотруднику предоставили 3 дня отпуска "за свой счет"), а последнего присвоить номер с буквой "а" либо через дефис 1. Обратим внимание: проверку и восстановление документов, касающихся работников (договоры, приказы и др.), целесообразней начинать с текущего года, а затем по порядку на уменьшение, например, текущий , затем 2009, 2008 и т.д. Второй этап - это сбор подписей тех сотрудников, которые должны были быть ознакомлены с данным документом. Этот этап может оказаться намного более сложным, чем первый, и может потребовать от сотрудников, которым поставлена данная задача, достаточно много такта в общении. В целом стоит отметить, что восстановление кадровых документов - процесс трудоемкий и не всегда приводящий к нужному результату. Рассмотрим пример с положением о премировании. Утрата оригинала серьезно затруднит для организации процесс доказывания оснований по снижению размера выплат в суде, в части произведенной с момента издания данного локального нормативного акта до момента ознакомления работника с восстановленным экземпляром. Доказывать идентичность текстов придется с помощью: · косвенных доказательств (идентичные выплаты при одинаковых плановых показателях и т.п.) и · свидетельских показаний. При этом нельзя гарантировать, что суд оценит их так, как хотелось бы работодателю. Восстановление бухгалтерских документов. Восстановление бухгалтерских документов - комплекс мероприятий по выявлению и восстановлению документов, необходимых для составления различных отчетов и налоговых деклараций. Своевременное восстановление бухгалтерских документов в случае их утраты позволит исключить возникновение ошибок при ведении бухгалтерского учета, снять вопросы контролирующих органов, исключить применение налоговых санкций и ареста банковских счетов. На налогоплательщика возложена обязанность по ведению учета хозяйственной деятельности, а также по восстановлению утраченных финансовых документов. После того как организация проведет инвентаризацию и составит акт и описи отсутствующих документов, необходимо будет заняться восстановлением первичных документов. Для этого руководитель или главный бухгалтер организации должен обратиться в обслуживающий банк. По письменному запросу клиента кредитная организация предоставит выписку-реестр о проведенных операциях по расчетному счету (по поступлению и списанию средств) и копии платежных поручений. На основе полученных документов счетный специалист может полностью восстановить бухгалтерский учет движения средств по расчетному счету, а также составить список контрагентов, расчеты с которыми осуществлялись через банк. Если организация имеет несколько расчетных счетов, запросы должны быть поданы во все кредитные организации по месту открытия счетов. Кроме того, можно обратиться с официальным письмом ко всем своим контрагентам с просьбой предоставить копии договоров, накладных, счетов, счетов-фактур и актов и т.д. Если какого-либо контрагента найти невозможно (например, его адрес изменился), то получить сведения о нем организация может, обратившись с письменным запросом в налоговую инспекцию и изложив обстоятельства. Можно получить выписку из ЕГРЮЛ и узнать местонахождение своего бывшего партнера. Для получения копий всех утерянных отчетов и налоговых деклараций организация также может обратиться в свою налоговую инспекцию непосредственно к руководителю с письменным заявлением, к которому необходимо приложить подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем потерянных документов и указанием причин их утраты. После получения всех копий документов организация должна сделать оригиналы собственных исходящих первичных документов, а затем заново сформировать журналы хозяйственных операций и регистры бухгалтерского и налогового учета. Если итоговые обороты в восстановленных регистрах совпадут с данными, отраженными в бухгалтерской отчетности и налоговых декларациях за соответствующие отчетные периоды, значит, бухгалтерский и налоговый учет в организации полностью восстановлен. Если какие-то показатели не сходятся, нужно продолжать работу по восстановлению недостающих документов. Следует помнить: чтобы избежать ответственности за налоговое правонарушение, организация должна полностью восстановить утраченную документацию. Зарегистрировано в Минюсте РФ 21 июля 2003 г. N 4913 МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ от 14 июля 2003 г. N 308 О МЕДИЦИНСКОМ ОСВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИИ НА СОСТОЯНИЕ ОПЬЯНЕНИЯ от 15.02. N 85н. от 25.08. N 723н , от 22.10.2009 N ГКПИ09-1325. от 04.06. N ГКПИ10-352 , от 28.11. N АКПИ13-1077 ) В целях совершенствования деятельности органов и организаций здравоохранения по обеспечению проведения медицинского освидетельствования на состояние опьянения и во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2002 года N 930 "Об утверждении Правил медицинского освидетельствования на состояние опьянения лица, которое управляет транспортным средством, и оформления его результатов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 52 (ч. II), ст. 5233) приказываю: 1. Утвердить: Примечание. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 10.01.2006 N 1 номер учетной формы в медицинской документации "Акт медицинского освидетельствования на состояние опьянения лица, которое управляет транспортным средством" изменен на 307/у-05 вместо 307/у. 1.1. Учетную форму N 307/у "Акт медицинского освидетельствования на состояние опьянения лица, которое управляет транспортным средством (приложение N 1). 1.2. Учетную форму N 304/у "Журнал регистрации медицинских освидетельствований на состояние опьянения лиц, которые управляют транспортными средствами" (приложение N 2). 1.3. Инструкцию по проведению медицинского освидетельствования на состояние опьянения лица, которое управляет транспортным средством, и заполнению учетной формы N 307/у "Акт медицинского освидетельствования на состояние опьянения лица, которое управляет транспортным средством" (приложение N 3). 1.4. Инструкцию по порядку ведения и хранения учетной формы N 304/у "Журнал регистрации медицинских освидетельствований на состояние опьянения лиц, которые управляют транспортными средствами" (приложение N 4). 1.5. Список учетных форм первичной медицинской документации, подлежащей дальнейшему использованию (приложение N 5). 1.6. Критерии, при наличии которых имеются достаточные основания полагать, что водитель транспортного средства находится в состоянии опьянения и подлежит направлению на медицинское освидетельствование (приложение N 6). 1.7. Программу подготовки врачей (фельдшеров) по вопросам проведения медицинского освидетельствования на состояние опьянения лиц, которые управляют транспортными средствами (приложение N 7). 1.8. Программу подготовки медицинского персонала по вопросам проведения предрейсовых, послерейсовых и текущих медицинских осмотров водителей транспортных средств (приложение N 8). 1.9. Требования к передвижному пункту (автомобилю) для проведения медицинского освидетельствования на состояние опьянения лиц, которые управляют транспортными средствами (приложение N 9). 2. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на первого заместителя Министра А.И. Вялкова. Министр Ю.ШЕВЧЕНКО (в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ от 10.01.2006 N 1) Министерство здравоохранения и социального развития Код медицинской организации Российской Федерации по ОКПО _____________________________________ _____________________________________ Медицинская документация - "__" ____________ 200_ г. 1. Фамилия, имя, отчество ________________________________________ __________________________________________________________________ Возраст (год рождения) ____________ Домашний адрес _______________ Где и кем работает (со слов освидетельствуемого) _________________ __________________________________________________________________ 2. Кем направлен на освидетельствование, номер протокола о направлении на медицинское освидетельствование _________________ __________________________________________________________________ (протокол подшивается ко второму экземпляру акта) 3. Место проведения освидетельствования __________________________ __________________________________________________________________ 4. Дата и точное время начала освидетельствования ________________ 5. Кем освидетельствован (врач, фельдшер) ________________________ 6. Внешний вид освидетельствуемого (состояние одежды, кожных покровов, наличие повреждений (ранения, ушибы, следы от инъекций) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 7. Поведение (напряжен, замкнут, раздражен, возбужден, агрессивен, эйфоричен, болтлив, суетлив, настроение неустойчиво, сонлив, заторможен, жалуется ли на свое состояние (на что именно) ________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 8. Состояние сознания, ориентировка в месте, времени, ситуации ___ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 9. Речевая способность (связность изложения, нарушения артикуляции, смазанность речи, результаты проведения пробы со счетом) __________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 10. Вегетативно-сосудистые реакции (состояние сосудов кожных покровов и видимых слизистых, потливость, слюнотечение) __________ __________________________________________________________________ Дыхание (учащенное, замедленное) _________________________________ Пульс ___________;артериальное давление _________________________ Зрачки (сужены, расширены, реакция на свет) ______________________ __________________________________________________________________ Нистагм при взгляде в стороны ____________________________________ 11. Двигательная сфера ___________________________________________ Мимика (вялая, оживленная) _______________________________________ Походка (шатающаяся, разбрасывание ног при ходьбе, ходьба с быстрыми поворотами, пошатывание при поворотах) ________________ __________________________________________________________________ Устойчивость в позе Ромберга _____________________________________ Точные движения ( пальце-носовая проба и др.) _____________________ __________________________________________________________________ Дрожание век, языка, пальцев рук _________________________________ __________________________________________________________________ 12. Имеются ли признаки нервно-психических заболеваний, органического поражения центральной нервной системы, физического истощения, перенесенных травм (со слов освидетельствуемого) ______ __________________________________________________________________ 13. Сведения о последнем случае употребления алкоголя и лекарственных средств: субъективные, объективные (по документам и другим источникам) _____________________________________________ __________________________________________________________________ 14. Запах алкоголя или другого вещества изо рта (какого именно) __ __________________________________________________________________ 15. Наличие алкоголя в выдыхаемом воздухе (заполняется с учетом требований пункта 16 Инструкции по проведению медицинского освидетельствования на состояние опьянения лица, которое управляет транспортным средством, и заполнению учетной формы 307/у-05 "Акт медицинского освидетельствования на состояние опьянения лица, которое управляет транспортным средством", утвержденной Приказом Минздрава России от 14 июля 2003 г. N 308, с изменениями, внесенными Приказом Минздравсоцразвития России от 10 января 2006 г. N 1). 15.1. Первичное исследование с применением технических средств (методов, медицинских технологий): 15.1.1. Время исследования, наименование технического средства (метода, медицинской технологии), заводской номер технического средства, дата его последней поверки (проверки), результат исследования _____________________________________________________ __________________________________________________________________ 15.1.2. Время исследования, наименование технического средства (метода, медицинской технологии), заводской номер технического средства, дата его последней поверки (проверки), результат исследования _____________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 15.2. Исследование через 20 минут: время исследования, наименование технического средства (метода, медицинской технологии), заводской номер технического средства, дата его последней поверки (проверки), результат исследования _____________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 16. Результаты лабораторного исследования биологических сред (время отбора пробы, наименование среды, название лаборатории, проводившей исследования, методы исследования, результаты исследования, N заключения о результатах исследования) ___________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 17. Другие данные медицинского осмотра или представленных документов _______________________________________________________ __________________________________________________________________ 18. Точное время окончания освидетельствования ___________________ 19. Заключение ___________________________________________________ 20. Освидетельствование проведено (должность, подпись, расшифровка подписи медработника, проводившего освидетельствование, дата - Кадровый аутсорсингОформление приказа о наложении дисциплинарного взыскания на работника Заказчика на основании документов, предоставленных Заказчиком; Оформление и ведение личной карточки Т-2; Составление или проверка табеля учета рабочего времени; Составление стандартных отчетов на основании предоставленных Заказчиком данных: - баланс отпусков на конец календарного года; - баланс отпусков увольняющемуся работнику Заказчика; Ведение кадровогоделопроизводства компании. Часто государственная трудовая инспекция застает врасплох руководителя организации - он не успевает подготовить все необходимые документы. Наши эксперты помогут квалифицированно оформить, проверить и восстановить кадровую документацию и подготовиться к проверке государственной трудовой инспекции. В каждой организации должен быть полный перечень кадровых документов. Это перечень должен вестись постоянно. В состав кадровой документации входят две большие группы документов: 1.Относящиеся к личному составу работников документы; 2.Документы, связанные с организацией труда и управлением персоналом, в основном это локальные нормативные акты организации, обеспечивающие установленные нормы и правила. По Вашему желанию, специалистами компании ГУСЭ будет проведен кадровый аудит, который позволит выявить: Документы оформляются как комплексно (пакетом) так и исходя из потребности заказчика. Услуги оказываются на договорных условиях, срок исполнения от семи рабочих дней после предварительной оплаты, в зависимости от количества заказанных документов. По окончании выполненных работ оформляется акт, который подписывается сторонами и в течение 2-х рабочих дней осуществляется окончательный расчет. Оказываем дополнительные услуги по договоренности: 1. Подбор и тестирование сотрудников бухгалтерии при приеме на работу (все участки и все системы налогообложения); 2. Подбор и тестирование сотрудников кадровых служб (кадровое делопроизводство); 3. Проверка документов и подготовка акта передачи дел от увольняющегося бухгалтера или инспектора по кадрам. Кадровый учет и консультационная поддержкаНаша компания оказывает услуги по ведению кадрового учета и консультационной поддержке в соответствии с нормами действующего законодательства РФ. Ведение кадрового учета осуществляется в форме абонентского обслуживания в рамках одного из вариантов ("Стандарт" и "Максимум") Добрый день, уважаемые коллеги. Приглашаем Вас принять участие в открытых семинарах по кадровому делопроизводству и трудовому праву. Заявки на участие в групповых семинарах принимаются на сентябрь г. Источники:
| |
Просмотров: 799 | |
Всего комментариев: 0 | |