Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде, если номера приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С?

Ответ:

Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде не установлена. Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно.

Обоснование:

Согласно

п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 "Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации - их ведение для организаций в бумажном виде обязательно:

форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н), форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (утв. Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141) и др.

Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнала учета отпусков) законодательно не утверждена. Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации - автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.

Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации. В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.

Отметим, что организации необходимо учитывать сроки хранения книг и журналов кадрового учета, которые установлены

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08. N 558).

Е.А.Чершинцева

Национальный исследовательский

университет "Высшая школа экономики"

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу (75 лет хранения) ведется организацией для упорядочения хранения и поиска приказов по личному составу. Этот документ заполняет кадровый специалист или специалист сферы делопроизводства. Журнал можно вести рукописно или в электронной форме .

Необходимо вести в организации журналы регистрации приказов (распоряжений) по личному составу с различным сроком хранения.

Согласно Приказу Министерства культуры от 25 августа г. N 558 журналы регистрации приказов (распоряжений) по личному составу хранятся 75 и 5 лет.

75 лет хранятся журналы регистрации приказов (распоряжений) по личному составу, включающие информацию о:

Журнал регистрации кадровых приказов (распоряжений) по личному составу (75 лет хранения) имеет табличную форму . и обычно в него вносятся следующие данные :

Подскажите, пожалуйста, как правильно нумеровать кадровые приказы. Возможно, ли использовать не сквозную нумерацию, а отдельную по видам? нумерацию использовать сквозную. Хотя, в 1С предусмотрена возможность как сквозной, так и отдельной, по видам, т.е. только приказы по ДВИЖЕНИЮ сотрудников ( к ним относится 2 вида- прием и увольнение)-отдельно, только приказы по отпускам -отдельно, приказы по командировкам- отдельно. Какое наказание предусмотрено за отсутствие сплошной нумерации, если в организации применяется нумерация по видам приказов) отпуск, командировка, увольнение, прием и т.д. При этом приказы по деятельности также нумеруются отдельно

да, можно вести отдельную нумерацию по видам приказов -это не будет нарушением законодательства.

Для разных кадровых приказов можно установить разные буквенные обозначения. Например, «п» - прием на работу, «от» - отпуск, «к» - командировка. Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет своя.

Обоснование данной позиции приведено ниже в справочной системе «Кадры».

Рекомендация: Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

Нужно ли повторно зарегистрировать документ, если он передается в другое структурное подразделение

Нет, не нужно.

Документы регистрируйте только один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Поэтому при передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Такой порядок предусмотрен в пункте 3.2.1.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .*

Если структурному подразделению необходимы сведения о документе, то можно передать копию страницы регистрационного журнала или регистрационной карточки с информацией о документе.

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрационный индекс состоит из:

Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 - порядковый номер документа, а «к» - обозначение структурного подразделения.

Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения - 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре - 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа - 144.

По какому принципу присваиваются буквенные индексы приказам по личному составу

В небольших организациях обычно не разбивают приказы по личному составу на отдельные массивы, а используют один буквенный индекс для всех приказов - «к», «ок» или «лс».

В крупных организациях с большим штатом сотрудников для разных кадровых приказов устанавливаются разные буквенные обозначения. Например, «п» - прием на работу, «от» - отпуск, «к» - командировка. Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет своя.*

В очень крупных организациях к буквенным индексам добавляется еще и обозначение категорий персонала. Например, «пр» - прием на работу рабочего, «пс» - прием на работу специалиста.*

Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации

Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:*

Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны вперечне. утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 .

Можно ли вести один журнал учета всех приказов или нужно вести журналы учета по каждому виду приказов

Трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов. Работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему один журнал учета всех приказов, несколько журналов учета по каждому виду приказов или не вести журналы вовсе. Логически обоснованным и более удобным с позиции организации работы кадровой службы представляется ведение раздельных журналов по каждому виду приказов. При таком способе ведения сотрудник кадровой службы быстрее найдет необходимую информацию, кроме того, она дополнительно будет защищена от утраты.*

Решение о необходимости ведения журналов и порядке их оформления пропишите в локальном документе организации, например, положении о кадровом производстве.

Нина Ковязина . заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

06.06.г.

С уважением,

Светлана Шарипкулова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Абрамовой Варварой,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

Журнал регистрации кадровых приказов

В корзину

Детальное описание

Журнал регистрации кадровых приказов - применяется для регистрации приказов со сроком хранения 5 лет.

Кадровый приказ - правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования правоотношений между работником и организацией. Срок хранения - 5 лет.