Документ: стадия ознакомления

В предыдущем номере речь шла о процедуре согласования проекта документа с заинтересованными должностными лицами: виды согласования, случаи, когда оно необходимо, порядок учета замечаний и дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант.

Письменное подтверждение того факта, что работник ознакомлен с тем или иным документом, необходимо работодателю для контроля исполнения отдельных поручений, а в некоторых случаях, предусмотренных трудовым законодательством, - для доказательства соблюдения работодателем письменной формы уведомления или предупреждения работника, для подтверждения соблюдения работодателем отдельных процедур (например процедуры привлечения работника к дисциплинарной или материальной ответственности, увольнения по тому или иному основанию и т. д.).

Виза ознакомления

Необходимость оформления визы ознакомления возникает также при поступлении документа из другой организации, если с его содержанием должны ознакомиться должностные лица в соответствии со своим служебным положением и должностными обязанностями. Для организации качественного и своевременного выполнения внутренних распоряжений с содержанием документа (приказа, распоряжения и др.) должны быть ознакомлены работники, ответственные за его исполнение.

В некоторых случаях возникает необходимость ознакомить с содержанием документа (внутреннего или поступившего) нескольких или всех работников организации (например о введении новых норм труда работники должны быть извещены не позднее чем за два месяца до их введения в соответствии с положениями ч. 2 ст. 162 ТК РФ ).

Виза ознакомления проставляется на официальном документе, т. е. уже подписанном, утвержденном и вступившем в действие.

Работники, ознакомившись с содержанием документа, оформляют визу ознакомления, которая начинается словами: С приказом (должностной инструкцией, положением, протоколом, актом и т. д.) ознакомлен, включает личную подпись работника, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату ознакомления. Например:

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника. Например:

Особенностью оформления визы ознакомления работника с приказом по личному составу, разработанному по унифицированной форме, является отсутствие в ней такого элемента, как наименование должности, так как оно указывается в тексте приказа. Располагается виза ознакомления работника с приказом по личному составу ниже подписи руководителя организации.

Например, в приказе о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1. утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 ) виза ознакомления работника оформляется следующим образом:

Если с документом необходимо ознакомить большое число работников, допускается прилагать к нему отдельный лист для оформления всех необходимых виз ознакомления (лист ознакомления).

Например, лист ознакомления работников организации с Правилами внутреннего трудового распорядка может оформляться в табличной форме и прилагаться к документу.

Для оформления виз ознакомления работников организации с локальными нормативными актами работодателя могут применяться специальные учетные формы. В этом случае работники после ознакомления с содержанием того или иного документа оформляют визу ознакомления не на самом документе и не в приложении к нему, а в отдельной форме. Например:

Прием на работу

Специальные правила ознакомления работников с документами работодателя предусмотрены трудовым законодательством для приема на работу. Так, в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить лицо, поступающее на работу, с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Закон не устанавливает форму и порядок ознакомления работника с необходимыми документами работодателя. Установлены только два основных требования: ознакомление должно производиться под роспись и до момента подписания трудового договора.

Такое письменное ознакомление с документами до подписания договора может производиться указанными выше способами (оформление виз ознакомления в приложениях к документам или в специальных учетных формах). Для соблюдения указанного требования ч. 3 ст. 68 ТК РФ можно предложить и такой вариант оформления: составить перечень документов, с которыми должен быть ознакомлен работник, довести до его сведения каждый документ, оформить визы ознакомления с каждым документом. В дальнейшем оформленный перечень приложить к трудовому договору, заключенному с работником, указав (от руки) дату и номер договора.

В некоторых случаях работник должен не только ознакомиться с содержанием документа, но и получить экземпляр на руки. Так, в силу требований ч. 1 ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя. На практике работодатели нередко вручают работникам копии уведомлений об изменении условий труда, извещений о времени начала отпуска, предложений о переводе на другую работу, предупреждений о предстоящем увольнении и других документов. В таких ситуациях виза ознакомления, проставляемая на экземпляре, хранящемся у работодателя, дополняется записью о том, что работник получил экземпляр документа. Например:

Должностная инструкция

Особая ситуация возникает с должностными инструкциями работников. Если для должности, на которую принимается работник, разработана должностная инструкция, то при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись в т. ч. и с должностной инструкцией. Визы ознакомления могут быть расположены на последнем листе документа, таких виз на одной инструкции может быть несколько - в зависимости от числа работников, занимающих данную должность.

Поскольку каждый работник непосредственно отвечает за выполнение требований должностной инструкции, необходимо после ознакомления передать ему заверенную копию этого документа. Хотя это и не предусмотрено нормативными актами, но выработано практикой и, на наш взгляд, оправданно. В этом случае работник не сможет сослаться на то, что не запомнил содержание. Проверяющие инстанции или суд (в случае возникновения трудового спора) не смогут предъявить работодателю претензии, что содержание должностной инструкции не доведено до сведения работника.

Факт получения работником экземпляра документа желательно подтвердить письменно, дополнив визу ознакомления словами: Экземпляр должностной инструкции получил.

В заключение заметим: в случаях, когда работодатель обязан ознакомить работника под роспись с тем или иным документом, а работник отказывается от такого ознакомления и не оформляет визу ознакомления на экземпляре, хранящемся у работодателя, целесообразно составить соответствующий акт. В отдельных случаях (например при отказе работника от ознакомления под роспись с приказом о применении дисциплинарного взыскания) составление такого акта прямо предусмотрено трудовым законодательством.

В акте необходимо указать, что работнику было предложено под роспись ознакомиться с документом, однако он от такого ознакомления отказался, и документ был зачитан работнику вслух. На документе, с которым работник отказался ознакомиться под роспись, ниже места, заготовленного для оформления визы ознакомления, производится соответствующая запись со ссылкой на оформленный акт.

Например, в случае когда работник отказался ознакомиться с приказом об увольнении по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, если имеется дисциплинарное взыскание), запись оформляется следующим образом:

Лист ознакомления с должностной инструкцией консультант

Лист ознакомления с должностной аннотацией О утверждении Положения о порядке исследования и утверждения должностной наставления работника таможенного органа РФ и должностного распорядка казенного гражданского служащего таможенного органа России с 20:00 до 24:00 (weekend, торжества круглые сутки) О утверждении Положения о порядке исследования и утверждения должностной памятки работника, федерального муниципального служащего, труженика органа по контролированию за оборотом наркотических средств и психотропных препаратов Казенный КОМИТЕТ РФ (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, ) Лист ознакомления сотрудников с должностными инструкциями Заметка: Как скоро гражданско-правовой уговор делается трудовым Форма: Лист ознакомления труженика организации с должностной аннотацией (прототип наполнения) (Отдел кадров платной организации 8) Форма: Лист ознакомления с должностной аннотацией шофера (эталон наполнения) (Кадровик. Запись подписывает управляющий учреждения, организации либо фирмы либо личико, им уполномоченное с указанием даты.

Лист ознакомления с должностной аннотацией О утверждении Положения о порядке исследования и утверждения должностной аннотации работника таможенного органа РФ и должностного распорядка казенного гражданского служащего таможенного органа РФ с 20:00 до 24:00 (weekend, празднички круглые сутки) О утверждении Положения о порядке исследования и утверждения должностной аннотации работника, федерального казенного служащего, труженика органа по контролированию за оборотом наркотических средств и психотропных препаратов Муниципальный КОМИТЕТ России (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, ) Лист ознакомления сотрудников с должностными инструкциями Заметка: Как скоро гражданско-правовой уговор делается трудовым Форма: Лист ознакомления сотрудника организации с должностной аннотацией (прототип наполнения) (Отдел кадров платной организации 8) Форма: Лист ознакомления с должностной аннотацией шофера (эталон наполнения) (Кадровик.

Данное не настоятельно просит практически никакой доборной оплаты и считается наиболее несложным и законным методом предположить нужную информацию и сервис гостям вашего ресурса. Экономический и планово-экономический отделы Вычислительный (информационно-вычислительный) центр Производственный отдел вычислительного (информационно-вычислительного) центра Отдел по взаимосвязям с населением и рекламе Должностные аннотации тружеников неких секторов экономики У вас есть возможность скачать текст образчика каждый должностной памятке с нашего web-сайта безвозмездно! Надобность присутствия должностной аннотации Порядок составления должностной аннотации Притязании к оформлению должностной аннотации Роль должностной памятке в трудовых спорах Роль должностной памятки в домашних спорах Вопросцы устройства на работу, труда и занятости народонаселения: Управление и контроль в области трудовых взаимоотношений (функции, система органов) Соглашения (генеральные, отраслевые, специализированные) Адепты сотрудников, проф союзы (профсоюзы) Решение трудового уговора, прием на работу (перевод) Остановка трудового уговора, weekend пособия, гарантии и компенсации Совмещение специальностей (должностей), совместительство Трудовые книги и др документы о трудовой работы Перерывы в работе, weekend и торжественные дни Объем заработанной платы, наименьшая заработанная оплата (МРОТ) Нормирование труда, квалификационные данные Гарантии и компенсации в сфере социально-трудовых взаимоотношений Подготовка, переподготовка и увеличение квалификации сотрудников Врачебные осмотры неких категорий сотрудников Материальная обязанность сторон трудового уговора Казенная гражданская, городская и правоохранительная служба Группы муниципальных и городских служащих Порядок прохождения гос и городской службы Сотрудники суда, прокуратура и структурах правопорядка Плата труда и общественная охрана служащих Специфики регулировки труда отдельных категорий сотрудников Труда представительниц слабого пола, лиц с семейными повинностями Главы, заместители, основные бухгалтеры, члены правления организации Личика, работающие в районах Последнего Севера Обязанность за несоблюдение трудового законодательства Обсуждение личных трудовых споров (столкновений) Обсуждение коллективных трудовых споров (столкновений) Оборона от отсутствия работы, помощь в устройстве на работу На вопросцы отвечают проф адвокаты Справочник кадровика: Сборник должностных руководств Лист ознакомления с должностной аннотацией ¦  N  ¦   Имя, имя,   ¦ Дата и подпись ¦ Дата и номер  ¦ Дата и номер¦ ¦ п/п ¦     отчество     ¦   работника    ¦   указа о   ¦  указа о ¦ ¦     ¦    работника,     ¦     после      ¦ назначении на ¦ освобождении¦ ¦     ¦   назначаемого   ¦ ознакомления с ¦   должность   ¦от занимаемой¦ ¦     ¦   на должность   ¦ аннотацией и  ¦               ¦  должности  ¦ ¦     ¦                  ¦  получения ее  ¦               ¦             ¦ ¦     ¦                  ¦     копии      ¦               ¦             ¦ ¦  1  ¦         2        ¦       3        ¦       4       ¦      5      ¦ 1

Аудит кадрового делопроизводства

Все специалисты по персоналу понимают: в кадровых бумагах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит. Давайте разберемся, что такое кадровый аудит, в каких ситуациях он проводится, из каких этапов состоит и как его можно провести собственными силами.

Кадровый аудит - это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса - аудит кадрового делопроизводства. Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

Лучший способ провести кадровый аудит - поручить эту работу профессионалам. Специально обученные люди проведут вам комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок.

Можно провести проверку собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию ( например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки. Рассмотрим основные этапы проведения аудита кадрового делопроизводства в организации.

Определение пакета необходимых документов

Каждый работодатель должен, используя законодательную базу, создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.

Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек - статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка - статьей 189, графика отпусков - статьей 123.

О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно ( например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. 225.

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы кадровых приказов. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации ( например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов.

Не надо забывать, что работодатель сейчас обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора ( ст. 22, 68 ТК РФ). Поэтому нужно разработать лист ознакомления с этими документами либо завести журнал ознакомления.

Помимо вышеназванной документации есть документы, которые становятся обязательными при определенных условиях

Характеристика документов, обязательных в работе кадровой службы

ознакомление с приказом

С приказом ознакомлен и согласен (либо не согласен) дата ознакомления, подпись, ФИО.

ПЕРЕВЕСТИ (ПЕРЕМЕСТИТЬ):

______________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество

___________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория)

___________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

на ________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория)

___________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

с _________________________________________________________________

дата перевода (перемещения)

МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЕ УПРАВЛЕНИЯ

680000 г. Хабаровск, ул. Карла Маркса, 86, тел. +7(4212)30-42-23, e-mail: info@dfo.fsrar.ru

123022, г. Москва, ул. Б.Декабрьская, д.7 стр.3, тел. +7(495)531-62-76, e-mail: info@сfo.fsrar.ru

191014 г. Санкт-Петербург, ул. Чехова, д.6 лит.А, тел. +7(812)401-53-83, e-mail: info@szfo.fsrar.ru

" coords="130, 84, 134, 41, 181, 35, 263, 46, 329, 70, 333, 87, 278, 112, 262, 136, 261, 147, 245, 151, 227, 155, 217, 155, 201, 170, 187, 162, 170, 151, 164, 143, 161, 134, 154, 122" /> 603104, г. Нижний Новгород, ул. Нартова, д.6, корпус 6, офис №833, тел. +7(831)437-17-98, e-mail: info@pfo.fsrar.ru

" coords="85, 164, 106, 153, 117, 144, 138, 146, 167, 156, 177, 160, 194, 169, 193, 176, 183, 186, 156, 200, 147, 204, 149, 217, 138, 215, 136, 229, 126, 237, 129, 257, 96, 262, 78, 228, 81, 197" /> 344068, г. Ростов-на-Дону, пер.Оренбургский, 2а, тел. +7 (863) 231-25-15, e-mail: info@ufo.fsrar.ru

" coords="36, 173, 45, 154, 49, 148, 62, 154, 74, 158, 82, 162, 81, 181, 73, 215, 68, 236, 53, 224, 47, 214, 50, 192, 53, 183, 50, 177" /> 357600, Ставропольский край, г. Ессентуки, ул. Ленина, д.3, кор. 13, тел. +7(87934)5-29-29, факс: +7(87934)5-29-28, e-mail: info@skfo.fsrar.ru

" coords="32, 180, 46, 177, 51, 187, 46, 212, 41, 236, 19, 241, 16, 184" /> г. Симферополь, ул. Казанская, д.29,

тел. +3(80652)54-38-58, e-mail: info@kfo.fsrar.ru

" coords="45, 144, 26, 124, 63, 109, 79, 122" /> 64, г.Екатеренбург, ул.Большакова, д.9а, тел.:+7(343) 295-11-71, e-mail: info@urfo.fsrar.ru

" coords="263, 141, 277, 113, 308, 108, 314, 140, 312, 158, 311, 189, 314, 212, 308, 220, 305, 236, 282, 241, 255, 231, 230, 245, 211, 236, 206, 249, 188, 268, 155, 279, 138, 258, 130, 246, 126, 240, 133, 235, 140, 229, 141, 218, 153, 215, 151, 206, 179, 192, 199, 171, 215, 159, 235, 156, 251, 151, 263, 149, 274, 114, 277, 114" /> 630099, г. Новосибирск, ул. Октябрьская, д.52, тел. +7(383)231-14-11, e-mail: info@sfo.fsrar.ru

" coords="314, 124, 340, 93, 356, 50, 418, 69, 421, 150, 405, 166, 411, 188, 412, 214, 425, 220, 439, 244, 441, 264, 463, 259, 470, 250, 490, 247, 538, 300, 527, 342, 487, 357, 413, 360, 368, 363, 273, 362, 223, 331, 190, 296, 192, 274, 192, 266, 206, 250, 212, 236, 229, 245, 255, 236, 280, 240, 304, 235, 310, 218, 316, 211, 308, 189, 312, 158" /> 680000 г. Хабаровск, ул. Карла Маркса, 86, тел. +7(4212)30-42-23, e-mail: info@dfo.fsrar.ru

" coords="422, 114, 452, 40, 485, 9, 561, 42, 631, 107, 674, 201, 647, 364, 606, 366, 538, 346, 530, 331, 539, 299, 491, 245, 471, 246, 465, 258, 442, 263, 441, 245, 427, 219, 413, 213, 411, 190, 403, 169, 420, 152" />

Источники: www.pro-personal.ru, michokna.ru, fimir.ru, kadrovik.by, fsrar.ru