Делопроизводство Экономика

Срок хранения

Виды документов

Постоянно

Постановления, решения, рекомендации высшего органа организации (общего собрания, съезда, конференции, трудового коллектива, участников, учредителей, акционеров, пайщиков)

Постановления, решения, рекомендации коллегиального исполнительного органа организации (совета арендаторов, правления, совета директоров, дирекции)

Учредительные документы (устав фирмы, учредительный договор и др.)

Проекты устава;документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, заключения, переписка) по его разработке

Положения

Проекты положений об органах управления организации

Приказы по основной деятельности, распоряжения, указания руководителя организации

Протоколы заседаний и собраний акционеров, учредителей, совета директоров, трудового коллектива и т.д.

Образцы акций

Журналы (книги) учета работы с акциями

Реестр акционеров

Список пайщиков

Список аффилированных лиц

Список лиц, имеющих право на получение дивидендов

Журнал учета акционеров

Дело приватизации (постановления, решения, приказы, протоколы, устав, план, баланс, акты, свидетельства, реестр акционеров, проспект эмиссии и др.)

Свидетельства о регистрации организации

Лицензии, квоты

Договор о слиянии, разделении, присоединении организации

Договоры с членами коллегиальных исполнительных органов, руководителем, аудитором

Договоры на аренду, наем и оперативное управление объектами госсобственности

Книги регистрации договоров

Проекты договоров;документы (справки, докладные записки, предложения, заключения, переписка) по их разработке

Штатное расписание

Проекты штатного расписания;документы (справки, докладные записки, предложения, заключения, переписка) по его разработке

Акты ревизий и проверок фирмы государственными инстанциями, о ликвидации, передаточные, приемо-сдаточные

Правила, инструкции, методические указания, разработанные организацией

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации

Доклады, докладные записки по основной деятельности организации

Отчеты о командировках

Предложения (письма) организации в государственные, муниципальные органы

Документы (протоколы, стенограммы, доклады, тезисы, переписка) об организации и проведении различных мероприятий: конференций, съездов, семинаров, собраний и др. касающихся основной деятельности организации

Документы (обзоры, исторические справки, газетные и журнальные статьи, заметки) по истории организации

Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы об организации

Свидетельства о праве собственности на землю, здания, имущество

Заключения по серьезным нарушениям в соблюдении трудового законодательства

Переписка по существенным конфликтам, спорам, претензиям

Номенклатура дел организации, классификаторы, перечни документов, описи дел постоянного хранения, акты о выделении документов к уничтожению

Документы (обзоры, справки) о составе и содержании документов организации

Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов

Переписка по основным вопросам защиты информации

Прогнозы (перспективные планы) деятельности организации

Концепции развития организации

Долгосрочные экономические нормативы и лимиты

Бизнес-планы

Диагностика деятельности организации (аналитические обзоры, анализы выполнения планов)

Госзаказы

Планы экономического и социального развития организации

Годовые планы организации по всем основным видам деятельности

Прейскуранты, ценники, тарифы, разработанные организацией

Справки, расчеты по прогнозированию и совершенствованию цен на перспективу

Годовые (сводные) планы, отчеты, балансы, анализы

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, объяснительные записки к ним

Аудиторское заключение

Налоговые декларации

Документы (акты, заключения, сведения, ведомости, расчеты и др.) по оценке основных фондов;по определению износа основных средств;по расчету оценки стоимости имущества и др. вопросам производственной деятельности организации

Сметы

Лимиты

Проспект эмиссии акций

Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры, разработанные организацией

Инструкции (указания, задания, рекомендации) представителям организации по ведению встреч (переговоров)

Протоколы (стенограммы) встреч, переговоров, отчеты

Контракты, договоры, соглашения об установлении экономических связей с другими организациями

Конъюнктурные обзоры по экспортно-импортным поставкам

Аналитические, информационные обзоры (доклады по основным вопросам деятельности, составленные организацией)

Маркетинговые исследования

Документы (тематико-экспозиционные планы, планы размещения экспонатов, схемы, описания, каталоги, путеводители, буклеты, акты экспертизы. отзывы, отчеты;дипломы) об участии в выставках, ярмарках, презентациях

Документы (буклеты, плакаты, статьи) по рекламе деятельности организации

Коллективный договор

Документы (сведения, рапорты) о трудовых конфликтах

Нормы, нормативы, тарифно-квалификационные справочники, ставки, разработанные организацией

Документы (акты, заключения, отчеты, справки, переписка) о производственных авариях и несчастных случаях

Записки о приеме, переводе, увольнении работников

Учебные планы

Программы, разработанные организацией

Списки поставщиков и потребителей

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков в постоянное или временное пользование, аренду

Документы (договоры дарения, акты приема-передачи ценных вещей, обязательств, справки, отчеты) о благотворительной деятельности.

Приказы по основной деятельности.

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Глафира писал(а):

Век живи - век удивляйся

у меня за год накопилось 8 папок корона с приказами. если их разложить, как того требуют правила архивного хранения, по 250 листов, то и вовсе выйдет томов 20. а вот на прошлой работе была 1 папулечка.

это ваще от лукавого. Юльчик где вы набрались подобных сведений? до и после войны. звучит как до 16 и старше. т.е. все приказы храняться 10 лет за исключением всех приказов.

А про то что приказы по ОД должны храниться 10 лет прочитала в журнале Секретарь-референт. А про военные приказы, мне наш архивариус напел. Так что ничего я не придумала.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Хочу обратить Ваше внимание на то, что в разработках Росархива (кроме пунктов перечней!) приказы всегда подразделяются на приказы по основной деятельности и по личному составу. Этой линии придерживаются многие министерства и ведомства - но не все. Выделение приказов по административно-хозяйственной деятельности, по бухгалтерии - это, если хотите, самодеятельность практиков, которым не хочется постоянно хранить заведомо малозначительные документы. Соответственно, нет и официальных разъяснений по поводу различий между приказами по основной и по административно-хозяйственной деятельности.

По логике, основная деятельность - это деятельность по выполнению уставных задач организации, а административно-хозяйственная - по ведению домашнего хозяйства организации. И, в отсутствие четких указаний сверху, организации нужно самостоятельно отделять мух от котлет :)

Вот ещё цитата из статьи Л.Дорониной в журнале Кадровик. Кадровое делопроизводство , 2008, № 5:

К приказам по основной деятельности относятся: приказы по финансовым вопросам, по материально-техническому обеспечению, по организационно-правовым вопросам, по регулированию управленческой деятельности.

К приказам по личному составу относятся: приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, изменении фамилии, об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, о взысканиях, о командировках и др.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М. Росархив, 2002) к отдельной группе приказов отнесены приказы по административно-хозяйственным вопросам (ст. 6), т.е. приказы о соблюдении правил внутреннего трудового распорядка, об эксплуатации зданий, сооружений, транспортном обслуживании, внутренней связи, охране (разд. 10 Перечня).

Подскажите основные приказы, которые должны быть в Обществе с ограниченной ответственностью

единственным нормативным документом, систематизирующим приказы, является в настоящее время Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден данный Перечень приказом Минкультуры РФ от 25.08. № 558). Данный документ вводит следующее разделение приказов:

- приказы по основной деятельности (срок хранения - "Постоянно");

- приказы по личному составу (срок хранения - "75 лет ЭПК");

- приказы по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения - "5 лет").

К числу приказов по личному составу относятся приказы, для которых разработаны и утверждены унифицированные формы постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (в настоящее время не являются обязательными к применению). Приказами по личному составу оформляются прием на работу, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение, присвоение разрядов, установление размеров оплаты труда, изменение условий труда, командирование сотрудников, наложение дисциплинарных взысканий и т. д.

Приказы по основной деятельности бывают: об утверждение устава (о внесении изменений в устав);об утверждении учетной политики организации (для целей бухгалтерского, налогового учета);об утверждении штатного расписания (о внесении изменений в штатное расписание);об утверждении графика отпусков работников (внесении изменений в график отпусков работников);об утверждении должностной инструкции;о внесении изменений в локальные нормативные акты;о создании новых структурных подразделений, комиссий;о проведении аттестации персонала;об установлении режима работы и т. д.

К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся приказы, которые регулируют вопросы эксплуатации и безопасности зданий и помещений, транспортного обслуживания и внутренней связи.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материала х «Системы Главбух» коммерческой и VIP версий.

1.Статья: Кадровое дело: персональные консультации

Каким образом разграничить приказы по личному составу и приказы по основной деятельности?

Я секретарь, но руководитель своим приказом возложил на меня обязанность по ведению кадровой документации в организации. По каким признакам разделить приказы по личному составу и приказы по основной деятельности?

Елена Хафизова, секретарь (г. Воронеж)

Все приказы, которые издаются в организации, делятся на три группы: по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам и по основной деятельности2. Распоряжения по личному составу издаются для регулирования трудовых отношений. К ним относятся приказы о приеме, переводе, перемещении, увольнении работника, об оплате труда, аттестации, повышении квалификации, премировании, предоставлении всех видов отпусков, направлении в командировку, об изменении фамилии, наложении дисциплинарных взысканий и т. д.3.

К распоряжениям по административно-хозяйственной деятельности относятся приказы, которые регулируют вопросы эксплуатации и безопасности зданий и помещений, транспортного обслуживания и внутренней связи. По остальным вопросам работы организации издаются приказы по основной деятельности. К ним относятся распоряжения об утверждении локальных актов, должностных инструкций, штатного расписания, графика отпусков, о назначении ответственных и др. Разделение приказов на виды лучше всего закрепить в Инструкции по делопроизводству вашей компании.*

2 Статья 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов).

3 Пункт «б» ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов.

ЖУРНАЛ «КАДРОВОЕ ДЕЛО», № 9, СЕНТЯБРЬ

2.Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие - к приказам по основной деятельности

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения - прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 .

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 .

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и

кадровых ресурсов Минздрава России

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

29.01.г.

С уважением,

Чекалова Наталья, эксперт БСС «Системы Главбух».

Источники: ekdel.ru, sekretar-info.ru, forum.rusarchives.ru, www.glavbukh.ru