Перевод работника на другую постоянную работу

По состоянию на: 06.09.

Журнал: Справочник кадровика

Год:

Автор: Батура Анна Владимировна, Потапова Лидия Александровна

Тема: Документы кадровой службы, Постоянный перевод на другую работу

Рубрика: Распорядок действий: шаг за шагом…

Нормативные документы

На практике нередко возникает необходимость оформить перевод работника на другую работу. Это может быть вызвано желанием руководства повысить его в должности или же просьбой работника, узнавшего, что в компании появилась вакансия, перевести его на другую должность или в другое структурное подразделение. Бывают и такие ситуации, когда мы просто обязаны предложить перевод на другую постоянную работу. Причины перевода могут быть самыми разными, а вот процедура оформления – одна. Ее мы сегодня и рассмотрим…

Перевод на другую постоянную работу - это постоянное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, где он работает (если структурное подразделение указано в трудовом договоре), а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (ч. 1 ст. 721 ТК РФ). При этом перевод на другую постоянную работу допускается только с письменного согласия работника.

Особым образом в ТК РФ выделяются случаи, когда работодатель обязан предложить перевод на другую постоянную работу (таблица). В этих случаях работодатель обязан предложить работнику:

• вакантную должность или работу, соответствующую его квалификации;

• вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья.

Обратите внимание!

Перевод на другую постоянную работу допускается только с письменного согласия работника

При этом работодатель обязан предлагать все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях он обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

В любом случае перевод на другую постоянную работу возможен только тогда, когда стороны достигли об этом соглашения.

С инициативой перевода на другую постоянную работу может выступить любая сторона трудовых отношений.

Например, работник просит перевести его в другое структурное подразделение. Пли руководитель этого структурного подразделения предлагает перевести в него работника. Или работодатель уведомляет работника о необходимости перевода в другую местность вместе с работодателем.

При этом трудовое законодательство не требует обязательного оформления каких-либо документов в процессе достижения соглашения. На практике такие документы могут оформляться и служить основаниями для заключения письменного соглашения сторон о переводе на другую постоянную работу. Рассмотрим общие правила оформления таких «предварительных» документов.

Правило 1. Работник может обратиться к работодателю с письменной просьбой о переводе.

В больших организациях, где принято по всем вопросам оформлять внутренние документы, а также для того, чтобы просьба была обязательно рассмотрена, работник может оформить свое желание о переводе на другую постоянную работу в письменном виде.

Заявление работника с просьбой о переводе должно быть надлежащим образом зарегистрировано в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в Журнале регистрации заявлений работников.

Для принятия решения по существу просьбы заявление направляется руководителю организации или другому должностному лицу, имеющему право принимать решение о переводе работников на другую работу. Принятое решение руководитель организации или иной уполномоченный представитель работодателя оформляет резолюцией на заявлении. В случае положительного решения в резолюции определяется сотрудник, ответственный за оформление проектов дополнительного соглашения к трудовому договору и приказа о переводе.

Правило 2. Если работника повышают в должности, оформляется представление о переводе.

В случае, когда перевод носит характер повышения, может быть оформлено представление о переводе. Представление оформляется по тем же правилам, что и докладная записка. Так как перевод может быть осуществлен только с согласия работника, то до направления представления руководителю организации можно оформить на этом документе такое согласие.

Представление о переводе должно быть надлежащим образом зарегистрировано в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в Журнале регистрации служебных записок работников.

Для принятия решения по существу просьбы представление направляется руководителю организации или другому должностному лицу, имеющему право принимать решения о переводе работников на другую работу. Принятое решение руководитель организации или иной уполномоченный представитель работодателя оформляет резолюцией на представлении.

Правило 3. Если работнику направляется письменное предложение о переводе на другую постоянную работу, в нем необходимо указать трудовую функцию, размер заработной платы и другие условия труда на новом месте.

В случаях, когда работодатель обязан предложить работнику перевод на другую постоянную работу, предложение даже желательно оформлять письменно. В случае спора с помощью такого документа можно будет подтвердить, что работодатель выполнил все предусмотренные законом процедуры.

Работник при положительном решении может поставить на таком предложении собственноручную отметку о своем согласии на перевод на другую постоянную работу.

Правило 4. При переводе работника в другую местность вместе с работодателем оформляется уведомление о необходимости такого перевода.

Уведомление о необходимости перевода в другую местность вместе с работодателем направляется работнику. В случае согласия он может поставить на этом документе собственноручную отметку о своем согласии на перевод в другую местность вместе с работодателем.

Еще раз напомним, что заявление работника, представление о переводе, а также уведомление или предложение работодателя о переводе не являются обязательными документами. Работник и работодатель могут без предварительных процедур составить текст соглашения о переводе на другую постоянную работу.

Процедура перевода работника на другую работу во многом совпадает с процедурой приема на работу. В частности, в случаях, предусмотренных законодательством, когда имеются условия и показания к проведению обязательных предварительных медицинских осмотров (обследований), работник должен быть направлен на медицинский осмотр (обследование). К тому же часть 4 ст. 721 ТК РФ прямо запрещает переводить работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Этап 1 Направление работника на обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) в случаях, предусмотренных законом Шаг 1 Оформляем направление I на медицинский осмотр

В направлении на медицинский осмотр (обследование) указываются:

• причины направления работника на медосмотр (необходимость осуществления перевода на другую постоянную работу, выполнение которой предполагает прохождение предварительного медицинского осмотра (обследования));

• вредные опасные вещества и производственные факторы, которые будут оказывать воздействие на работника после такого перевода. Форма направления на медицинский осмотр законодательством не установлена. Так как обычно медицинские осмотры (предварительные и периодические) проводятся на основании договора, заключенного между работодателем и медицинским учреждением, форма направления на медосмотр может быть предусмотрена таким договором. Как правило, направление составляется на бланке письма.

Направление должно быть подписано руководителем организации или другим полномочным лицом. Например, направление работников на предварительные медицинские осмотры и оформление всех связанных с этим документов может быть поручено одному из работников кадровой службы.

Шаг 2 Регистрируем направление на медицинский осмотр

После подписания направления на медицинский осмотр полномочным представителем работодателя, ответственным за выдачу направлений, документ регистрируется в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации исходящих документов.

Дата и регистрационный номер проставляются на письме.

Шаг 3 Выдаем работнику направление на медицинский осмотр

Работодатель выдает работнику, переводящемуся на другую работу, направление на обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование), которое представляется лечащему врачу лечебно-профилактического учреждения, проводящего медосмотр.

Медицинский осмотр (обследование) проводится медицинским учреждением в месячный срок с момента обращения работника. Договором с медучреждением могут быть предусмотрены и другие сроки прохождения медосмотра.

Шаг 4 Получаем от работника медицинское заключение и оцениваем его результаты

Работнику, прошедшему медосмотр (обследование) и признанному годным к работе с вредными, опасными веществами, производственными факторами, выдается заключение. Медицинское заключение должно быть подписано лечащим врачом и иметь печать лечебно-профилактического учреждения.

Если работнику противопоказана работа с вредными, опасными веществами и производственными факторами, копия заключения клиникоэкспертной комиссии пересылается работодателю в трехдневный срок, а оригинал заключения выдается на руки работнику.

Дальнейшее оформление перевода на другую работу возможно только в том случае, если работник признан годным для выполнения соответствующей работы.

Этап 2 Ознакомление работника с документами, связанными с его трудовой деятельностью на работе, на которую осуществляется перевод

Часть 3 ст. 68 ТК РФ предусматривает, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Совет До подписания соглашения о переводе на другую постоянную работу ознакомьте работника со всеми документами, касающимися его будущей работы

Для случаев перевода на другую работу аналогичная норма не предусмотрена, однако следует учесть, что перевод на другую работу связан с выполнением другой трудовой функции, с другими условиями труда, которые, возможно, существенно отличаются от тех, в которых работник трудился ранее. Не исключено, что при выполнении работы по «новой» должности на работника будут распространяться локальные нормативные акты работодателя, положения которых не были связаны с предыдущей работой, и соответственно он не был знаком с ними. Поэтому считаем необходимым предварительное ознакомление работника со всеми документами, касающимися его работы после перевода, до подписания соглашения о переводе на другую постоянную работу.

Процедура ознакомления работника с документами работодателя при переводе аналогична той, которая применяется при приеме на работу. Форма и порядок такого ознакомления законодательством не предусмотрена. Установлены только два основных требования: ознакомление должно производиться под роспись и до момента подписания дополнительного соглашения к трудовому договору.

Выполнить это требование можно следующими способами.

Способ 1. Приложить к каждому локальному нормативному акту работодателя и коллективному договору листы ознакомления, где работник проставит визы, включающие личную подпись, дату ознакомления с документом и расшифровку личной подписи.

Способ 2. Оформить специальный Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами и коллективным договором.

Способ 3. Составить перечень документов, с которыми работник должен быть ознакомлен до перевода на другую постоянную работу, довести до его сведения каждый документ, оформить визы ознакомления. В дальнейшем приложить этот перечень к оформленному дополнительному соглашению к трудовому договору.

Этап 3 Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору Шаг 1 Составляем текст соглашения

Общепринятой унифицированной формы дополнительного соглашения к трудовому договору нет. Соглашение к трудовому договору составляется в письменном виде по форме, разработанной работодателем, в двух экземплярах.

Необходимо обратить внимание на обязательное наличие в дополнительном соглашении следующих реквизитов:

• вид документа - «СОГЛАШЕНИЕ»;

• место составления документа;

• реквизиты сторон - работодателя и работника, включая: наименование работодателя, адрес, телефон, идентификационные реквизиты (ИНН/КПП, ОКПО);паспортные данные работника.

В соглашении сторон о переводе работника на другую постоянную работу следует указать:

1) должность (профессию, специальность), на которую он переводится;

2) структурное подразделение, в которое осуществляется перевод;

3) условия работы по должности (профессии, специальности), на которую осуществляется перевод, в т. ч. размер оплаты труда.

Шаг 2 Подписываем соглашение

Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе на другую постоянную работу должно быть подписано обеими сторонами трудовых отношений.

Шаг 3 Регистрируем соглашение

Подписанное работником и работодателем дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе на другую постоянную работу регистрируется в специальной учетной форме, например в Журнале регистрации трудовых договоров и изменений к ним.

При регистрации на соглашении оформляются реквизиты «Дата регистрации» и «Регистрационный номер».

Шаг 4 Передаем экземпляр соглашения работнику

По аналогии с оформлением трудового договора получение работником экземпляра дополнительного соглашения к договору о переводе на другую постоянную работу подтверждается его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя. Для этого необходимо, чтобы работник после подписания сторонами соглашения и его регистрации сделал отметку, что ему вручен экземпляр соглашения, расписался и проставил дату его получения.

Шаг 5 Направляем экземпляр соглашения в дело

Экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору о переводе на другую постоянную работу, который остается у работодателя, оформляется для хранения в отдельное дело.

Этап 4 Издание приказа о переводе работника на другую работу

Перевод работника на другую работу во всех случаях оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в частности приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5).

Шаг 1 Составляем проект приказа

В приказе о переводе указываются: прежнее и новое места работы, размер оплаты труда по новой работе.

В строке приказа «Основание» делается ссылка на дополнительное соглашение сторон к трудовому договору.

Приказ о переводе подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

Шаг 3 Регистрируем приказ

Приказ о переводе необходимо зарегистрировать в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов по личному составу.

Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

Шаг 4 Знакомим работника с приказом под роспись

С приказом работодателя о переводе на другую работу работник должен быть ознакомлен под роспись.

Шаг 5 Направляем приказ в дело

Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. О направлении приказа о переводе в дело делается отметка в левом нижнем углу приказа.

Этап 5 Проведение инструктажа по охране труда

В соответствии с ч. 2 ст. 225 ТК РФ для работников, переводимых на другую работу, работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим.

До начала самостоятельной работы на новом месте проводится первичный инструктаж на рабочем месте. При этом он осуществляется не для всех работников. Перечень профессий и должностей работников, освобождаемых от первичного инструктажа на рабочем месте, утверждает работодатель.

Шаг 1 Проводим первичный инструктаж на рабочем месте

Инструктаж по охране (безопасности) труда выполняется специалистом по охране труда или работником, на которого возложены эти обязанности, по программе, разработанной на основе законодательства с учетом специфики деятельности и утвержденной работодателем.

Шаг 2 Вносим сведения о проведении первичного инструктажа на рабочем месте в регистрационную форму

О первичном инструктаже работников, не освобожденных от него, сотрудник, проводивший инструктаж, делает запись в Журнале регистрации инструктажа на рабочем месте с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего, расшифровкой подписей и указанием даты инструктажа.

Часть 3 ст. 225 ТК РФ предусматривает: работодатель обеспечивает обучение лиц, поступающих (или переведенных) на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, безопасным методам и приемам выполнения работ со стажировкой на рабочем месте и сдачей экзаменов, а также проведение их периодического обучения по охране труда и проверку знаний требований охраны труда в период работы.

Этап 6 Предоставление работнику работы, на которую осуществлен перевод

Работник обязан приступить к работе со дня, определенного дополнительным соглашением к трудовому договору о переводе на другую постоянную работу.

Этап 7 Учет сведений о работнике в табеле учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для учета фактически отработанного времени применяется Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) или Табель учета рабочего времени при автоматизированной обработке учетных данных (форма № Т-13), утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Табель учета рабочего времени, как правило, ведется по структурным подразделениям. При переводе работника на другую постоянную работу его время учитывается: до момента перевода - по старому месту работы, а с момента начала работы после перевода - по новому месту.

Этап 8 Внесение в трудовую книжку работника записи о переводе на другую постоянную работу

Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку работника (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).

Запись о таком переводе вносится следующим образом:

• в графе 1 трудовой книжки ставится порядковый номер записи;

• в графе 2 указывается дата осуществления перевода;

• в графу 3 вносится запись о переводе на другую работу (новая должность, новое структурное подразделение);

• в графе 4 делается ссылка на приказ о переводе работника на другую работу.

Этап 9 Оформление личной карточки работника

Пункт 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», предусматривает: с каждой вносимой в трудовую книжку записью о переводе на другую постоянную работу работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, где повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

На всех работников, с которыми заключен трудовой договор, при приеме на работу заводится личная карточка. Ее унифицированная форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Личная карточка - учетный документ, в который вносятся сведения о работнике, в частности сведения о постоянном переводе на другую работу.

Шаг 1 Вносим запись о переводе в раздел III

Сведения о постоянном переводе работника на другую работу вносятся в раздел III формы № Т-2.

Шаг 2 Знакомим работника с записью о переводе

В разделе III «Прием на работу, переводы на другую работу» личной карточки с каждой записью, вносимой на основании приказа о переводе на другую работу (форма № Т-5), работодатель обязан ознакомить работника под расписку в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки» формы.

Случаи, в которых работодатель обязан предложить работнику перевод на другую постоянную работу

Постановка кадрового учета. Профессиональная разработка кадровых документов и их внедрение.

Эффективный Кадровый Учет - это просто! Мы покажем Вам это на практике.

Закажите услугу Постановка кадрового учета в Компании Кадровик Москва и Вы сможете быть уверены - Ваш кадровый учет в полном порядке и Вы готовы к возможным проверкам!

У Вас будет полный комплект кадровой документации на бумажных носителях и в электронном формате, индивидуально разработанный для Вашего бизнеса .

Что вы получаете

В услугу Постановки кадрового учета входит :

Бонус - экспресс-аудит кадровых документов: через 3 месяца наши эксперты БЕСПЛАТНО проверят, насколько корректно Вы ведете кадровый учет

Звоните прямо сейчас: +7 (495) 969 09 42;+ 7 (495) 917 98 56

Список кадровых документов, обязательных для всех организаций

Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных:

Документы рекомендательного характера

Обязательные журналы и книги учета

Рекомендованные журналы и книги учета

Комплексный аудит

Комплексный аудит включает в себя проверку следующих документов:

1. Приказы (распоряжения) по личному составу:
2. о приеме работника (работников) (форма № Т-1) 
3. о переводе работника (работников) (форма № Т-1а) 
4. о предоставлении отпуска (отпусков) (форма № Т-5)
5. о прекращении трудового договора с работником (трудовых договоров с работниками) (форма № Т-8);
6. приказы о направлении работников в командировку и другие.
7. Основания к приказам:
8. докладные записки;
9. заявления;
10. акты;
11. представления;
12. объяснительные записки;
13. иные документы.
14. Трудовые договоры, дополнения и изменения к ним
15. Положения и Правила:
16. правила внутреннего трудового распорядка;
17. коллективный договор;
18. положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании;
19. положение об аттестации рабочих мест и сопутствующие аттестации документы;
20. положение о коммерческой тайне;
21. положение о системе обучения;
22. положение об аттестации работников;
23. положение о защите персональных данных работников;
24. иные документы.
25. Трудовые книжки и правильность их заполнения
26. Штатное расписание (форма № Т-3) и изменения к нему:
27. приказы об утверждении штатного расписания;
28. приказы о внесении изменений и дополнений в штатное расписание.
29. Графики отпусков (форма № Т-7)
30. Личные карточки работников (форма № Т-2)
31. Командировочные удостоверения и отчеты о командировках
32. Договоры о коллективной материальной ответственности, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности
33. Должностные инструкции
34. Журналы и книги регистраций:
35. журнал учета движений трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
36. журнал учета проверок инспектирующих органов;
37. книгу учета выдачи бланков трудовых книжек;
38. журналы регистрации приказов;
39. журналы регистрации выданных справок работникам;
40. журнал регистрации командировочных удостоверений;
41. книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности;
42. книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу;
43. книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении;
44. книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков;
45. иные предусмотренные действующим законодательством журналы и книги.
46. Табеля учета и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций:
47. табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13) или табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
48. ведомости;
49. записки-расчеты и иные документы.
50. Иные документы, которые при наступлении некоторых условий и/или с учетом специфики деятельности компании, становятся обязательными:
51. правила (инструкция) по охране труда работников, Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) / Журнал учета прохождения мероприятий по охране труда;
52. график сменности;
53. табели и наряды работников вредных профессий;
54. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;
55. списки работников, уходящих на льготную пенсию;
56. журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования;
57. акты о несчастных случаях;
58. акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний;
59. списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей;лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
60. инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности;
61. перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;
62. иные документы.

Как правильно вести журналы регистрации

Эти несложные правила помогут Вам получать удовольствие от общения на нашем сайте!

Мы рады, что Вы решили оставить свой комментарий на нашем сайте!

Для того, чтобы посещение нашего сайта и впредь оставалось для Вас приятным, просим неукоснительно соблюдать правила для комментариев:

Давайте будем уважать друг друга и сайт, на который Вы и другие читатели приходят пообщаться и высказать свои мысли. Администрация сайта оставляет за собой право удалять комментарии или часть комментариев, если они не соответствуют данным требованиям.

3. Регистрационные формы

Ведение регистрационных форм в кадровой работе определяется на усмотрение руководителя предприятия (кроме «Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», которая должна вестись обязательно). Если предприятие крупное, и кадровой службе приходится иметь дело с большим объемом бумаг и документов, то ведение регистрационных форм может существенно помочь в работе. Для этого существуют журналы или учетные книги.

Какие именно это будут журналы (учетные книги), зависит от особенностей предприятия и его потребностей. Если на предприятии не ведутся личные дела сотрудников, то незачем заводить журнал регистрации личных дел.

Сотрудник кадровой службы может самостоятельно определить наиболее удобное оформление регистрационной формы. Это может быть как вертикальное (книжное) расположение страниц, так и горизонтальное (альбомное). Например, в журнале учета больничных листов требуется отразить номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения, поэтому он может иметь вертикальное расположение. А журнал регистрации договоров удобнее оформить в альбомном формате, т. к. в нем на одной странице необходимо отразить большой объем информации, который может не поместиться на вертикально расположенной странице.

Обязательные реквизиты – название регистрационной формы, название предприятия, даты начала и окончания ведения формы, срок ее хранения. На лицевой или оборотной стороне обложки обязательна подпись лица, ответственного за ведение данного журнала (учетной книги). Это лицо назначается специальным приказом руководителя предприятия. Кроме того, проставление подписи ответственного лица может быть предусмотрено на каждой странице журнала (в виде колонтитула) или на последней его странице. Если ответственный за ведений регистрационной формы увольняется или переводится на другую работу, приводятся сведения о новом работнике.

Все страницы журнала или учетной книги делятся на необходимые графы, нумеруются, регистрационная форма сшивается (прошнуровывается), заверяется подписью (начальника отдела кадров, заместителя руководителя предприятия по персоналу, руководителя предприятия) и скрепляется печатью. Книга учета движения трудовых книжек заверяется только подписью руководителя предприятия.

Регистрационные формы заполняются чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего (черного, фиолетового) цвета без подчисток и замазываний корректором, четким, понятным почерком. Случайно допущенные ошибки исправляются специально оговоренным способом. При наличии в журнале (учетной книге) графы «Примечания» неверная запись зачеркивается одной чертой, затем в той же графе заносится правильная запись. В графе «Примечания» указывается: «Исправлено в графе такой-то», ниже ставится подпись лица, ответственного за ведение регистрационной формы, расшифровка и дата. Если в регистрационной форме нет графы «Примечания», то неверная запись не зачеркивается, а в той же графе, где была допущена ошибка, ниже констатируется: «Запись за номером таким-то недействительна» и вносится правильная запись.

Журналы учета являются документами внутреннего пользования . они не передаются работникам иных (кроме отдела кадров) подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров (руководителя предприятия). Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Регистрационные формы периодически представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

После заполнения последней страницы регистрационной формы документ сдается в архив предприятия. Для основных журналов установлены следующие срокихранения:

• журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников – 75 лет;

• журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров – 75 лет;

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 50 лет;

• журналы (книги) учета командировок и выдачи командировочных удостоверений – 5 лет;

• журналы (книги) учета отпусков – 3 года;

• журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы – 3 года.

Сколько времени хранить другие регистрационные формы, решает руководитель предприятия.

3.1. Журналы учета и регистрации документов

Журналы учета и регистрации документов необходимы для:

• регистрации документов и присвоения им порядковых номеров (обязательных реквизитов любого документа);

• организации учета кадров и их движения (приемов на работу, переводов, отпусков, увольнений);

• организации учета документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);

• облегчения в дальнейшем поиска необходимых документов.

Записи в журнал или книгу регистрации трудовых договоров вносит работник отдела кадров последовательно по мере подписания договоров. После регистрации договора один экземпляр передается на руки работнику, о чем он расписывается в соответствующей графе регистрационной формы, а другой экземпляр включается в личное дело работника (или, если на предприятии не ведутся личные дела, то в отдельное дело). В отдельной графе книги указываются причины прекращения договора (окончание срока действия, увольнение работника по иным причинам, заключение нового договора и пр.).

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. № 69. При заполнении данной регистрационной формы необходимо учитывать следующий момент. В графе 8 книги учета необходимо указывать наименование места работы – не только структурного подразделения, в которое принят сотрудник, но и наименование самого предприятия. Это позволит отразить изменения наименования организации, если таковые произойдут в будущем.

Также необходимо точно указывать серии и номера трудовых книжек и вкладышей в них. В новых бланках трудовых книжек и вкладышей в них отсутствует серия как таковая, поэтому указывается буквенный код, предшествующий номеру (ТК или *ТК).

К сожалению, форма книги учета трудовых книжек не приспособлена под учет оформления дубликатов трудовой книжки. Тем не менее, данная операция должна быть отражена в регистрационной форме, а пояснение о том, что имело место оформление дубликата, приводится в скобках в графе 6. Если дубликат оформлялся в связи с утратой трудовой книжки, то можно указать номер записи о приеме трудовой книжки из предыдущей книги учета трудовых книжек. Также решается вопрос с отражением операции по заполнению бланка вкладыша в трудовую книжку, хотя знак «*» и серия бланка позволяют идентифицировать вкладыш.

Также данная регистрационная форма не позволяет отразить процесс отправления трудовой книжки по почте с согласия работника. В этом случае в графе 12 может быть указана либо дата направления трудовой книжки по почте, либо дата ее получения по почте работником (согласно уведомлению о вручении). В графе 13 приводится пояснение, что трудовая книжка направлена работнику по почте, и указываются реквизиты заявления сотрудника с просьбой о высылке трудовой книжки по почте. Также возможно составление приложения к книге учета трудовых книжек в виде списка работников, которым трудовые книжки в установленном законом порядке направлены по почте, а в графах 12–13 даются ссылки на этот список.

На время хранения невостребованных трудовых книжек в кадровой службе в этих графа карандашом можно проставить отметки, что трудовые книжки находятся на хранении в кадровой службе предприятия, а при их передаче в архив – отметки, что книжки переданы в архив предприятия, и реквизиты передаточного акта.

В журнале учета командировочных удостоверений отражается: когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке. Регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на предприятие, ведется в журнале учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки.

Учет заявлений работников о предоставлении отпусков осуществляется посредством ведения журнала учета заявлений работников на предоставление очередного отпуска, также ведется учет приказов о предоставлении очередных отпусков журнале регистрации приказов по очередным отпускам.

Совместители, принятые из других предприятий, учреждений, организаций, и работники, выполнявшие работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера, не включаются в среднесписочную численность работников, а учитываются в отдельном журнале учета совместителей. Работники, работающие по внутреннему совместительству, учитываются в общих документах по учету списочного состава работников организации.

Кроме того, кадровая служба предприятия может использовать следующие регистрационные формы:

• журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

• журнал регистрации служебных заданий;

• журнал регистрации локальных нормативных актов;

• журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

• журнал выдачи справок по личному составу;

• журнал учета носителей коммерческой (государственной, служебной) тайны;

• журнал учета больничных листов;

• журнал регистрации увольнения с работы и др.

3.2. Журналы проверок

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» всем работодателям вне зависимости от организационно-правовой формы рекомендовано вести специальный журнал данных учета мероприятий по контролю. Конечно, никакой ответственности за неисполнение указанной нормы законодатель не предусматривает, но опытные кадровики рекомендуют вести данную регистрационную форму. В журнале учета мероприятий по контролю производятся записи о проведении проверок должностными лицами органов контроля, надзора (например, инспектором по труду). Если такая регистрационная форма на предприятии отсутствует, в акте, составляемом по результатам проведенного мероприятия по контролю, инспектор делает соответствующая запись.

Журнал учета мероприятий по контролю должен быть прошит, его страницы – пронумерованы. Журнал заверяется подписью руководителя и печатью предприятия.

Данная регистрационная форма содержит следующую информацию:

• дата, время проведения мероприятия;

• правовые основания;

• цели, задачи и предмет мероприятия по контролю;

• список выявленных нарушений;

• реквизиты составленного протокола;

• выданные предписания;

• фамилия, имя, отчество, должность лица, проводившего мероприятие по контролю.

Проверяющий инспектор должен собственноручно внести в журнал все необходимые записи о проверке и заверить их своей подписью.

Рекомендуется в качестве приложения к журналу учета мероприятий по контролю изготовить Памятку о проведении проверок органами государственного надзора. Содержание данного приложения может быть следующим:

• кто имеет право проводить проверку;

• виды проверок;

• документы, предъявляемые проверяющим должностным лицом;

• документы, которые имеет право потребовать проверяющий;

• порядок проведения проверки;

• оформление результатов мероприятия и д.р.

В кадровой службе предприятия может также вестись журнал контроля соблюдения трудовой дисциплины. Заполняет его инспектор или специалист по кадрам на основании приказов (распоряжений) о наложении дисциплинарных взысканий на работников предприятия.

3.3. Документы по специальному учету

На предприятии могут вестись и другие регистрационные и учетные формы. Например, ведомость по учету наличия, комплектования, движения и использования трудовых ресурсов. Учет наличия, комплектования, движения и использования работников осуществляет отдел организации и оплаты труда или отдел кадров. Формы таких ведомостей разрабатываются на предприятии самостоятельно, за основу могут браться формы первичной учетной документации (начальные и конечные реквизиты). Текст ведомости может быть представлен в виде списков (таблиц), группируемых по различным основаниям.

Ведомость по учету наличия, комплектования, движения и использованияработников составляется с целью учета и анализа:

• расстановки кадров;

• эффективности использования рабочего времени;

• своевременности набора дополнительного персонала;

• замещения вакантных мест;

• карьерного роста работников.

Структура трудовых ресурсов может рассматриваться с помощью следующих позиций:

Источники: www.hr-portal.ru, www.kadrovik.msk.ru, www.acc-systems.ru, 2x2.su, www.libma.ru