Главная » Статьи » Как вести журнал приказов

Журнал регистрации приказов в excel

Программа (MS Excel) «Определение периода, за который предоставляется отпуск»

ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! Уважаемые форумчане, перед созданием тем, пользуйтесь, пожалуйста, поиском. На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. Давайте жить дружно! (с).

Пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Зачем нужен журнал регистрации входящих документов и как его вести

Журнал регистрации приказов в excel

Входящая корреспонденция любой организации подлежит обработке и учету. Все поступающие документы принимаются секретарем или делопроизводителем, сортируются и передаются адресатам после присвоения регистрационного номера. Большинство крупных организаций уже перешли на системы электронного документооборота. Там же, где такие программы еще не внедрены или объем принимаемой почты невелик, факт ее поступления фиксируется в журнале регистрации входящих документов. Журнал ведется в электронном или бумажном виде и содержит записи о принятой корреспонденции, независимо от способа ее доставки.

Немного о правилах регистрации корреспонденции

Регистрация писем проводится в день их поступления в канцелярию. Ежедневно в офисы приходят десятки, а бывает, сотни всевозможных конвертов, пакетов, электронных сообщений, включая и «спам»: газеты, буклеты и прочие бесполезные бумаги. Конечно же, все это регистрировать не нужно. Почту, не имеющую отношения к деятельности фирмы, необходимо отфильтровывать, а документы, поступившие «по делу» - сортировать на подлежащие и не подлежащие регистрации.

Перечень документов, которые сразу передаются в подразделения, минуя регистрационную книгу, обычно прописывается в инструкции по делопроизводству.

По общим же правилам не регистрируются поступившие в адрес фирмы:

  • коммерческие предложения и рекламные материалы;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения для участия в форумах, выставках и программы проведения мероприятий;
  • печатные издания;
  • личная корреспонденция;
  • анонимки и письма от юридических лиц, не имеющие подписи, печати или какого-нибудь другого идентифицирующего отправителя реквизита;
  • административно-хозяйственная, бухгалтерская документация.
  • Исключения - официальные приглашения на совещания и документы из последнего пункта списка, поступившие вместе с сопроводительным письмом. Все остальные бумаги, касающиеся непосредственно работы организации, требующие рассмотрения и ответа, обязательно заносятся в журнал регистрации. Отсюда первое правило: каждый важный документ должен быть зарегистрирован.

    Так как некоторые документы поступают в офис неоднократно, разными способами (например, в скане по e-mail с дальнейшей доставкой оригинала), нужно следить, чтобы информация об одном и том же письме не дублировалась. Если копия письма уже зарегистрирована, то пришедшему следом оригиналу присваивается тот же номер. Это второе правило: каждое письмо регистрируется только один раз. Выполнение этого правила помогает избежать путаницы в бумагах и не плодить лишние запросы.

    Правило третье: регистрационный номер документа должен быть уникальным. Недопустимо регистрировать под одним и тем же входящим номером разные писем. Именно по уникальному коду идентифицируется конкретный документ и в дальнейшем отслеживается его судьба.

    Содержание журнала

    Перейдем непосредственно к вопросу заполнения регистрационной книги. Журнал регистрации входящих документов бланка, установленного нормативными актами и единого для всех организаций, не имеет. В этом вопросе предприятие вольно устанавливать свою форму и включать в журнал столько полей, сколько ему необходимо.

    Конечно же, главные требования к журналу нужно соблюдать:

  • заводится единый журнал для всей подлежащей регистрированию корреспонденции, поступающей на предприятие;
  • нумерация документов в книге сквозная, начинается заново каждый год (при этом новый журнал заводить не обязательно, можно продолжать в той же книге).
  • Что касается количества и наименования столбцов, все зависит от специфики организации, порядка делопроизводства, наличия системы контроля за исполнением документов.

    Обязательно в книге должны быть графы, позволяющие вести минимальный учет поступившей корреспонденции:

  • регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой код, присваиваемый письму при приеме в порядке поступления;присвоенный номер дублируется на самом документе, в правом нижнем углу на штампе-отметке о поступлении;
  • входящая дата, которая также проставляется на штампе о приеме документа;
  • корреспондент – информация об отправителе письма;
  • название или содержание документа – из записи должно быть понятно, о чем идет речь;
  • адресат – подразделение или лицо, которому адресовано письмо, с отметкой о передаче.
  • Если входящих документов много, чтобы не терять важные бумаги предусматриваются графы для внесения исходящих реквизитов письма (дата, номер, которые ему присвоил отправитель). Это помогает не «задваивать» идентичные документы (вспоминаем второе правило).

    При строгом учете делается отдельный столбец для указания количества страниц документа и перечня имеющихся приложений. Если в организации принято отслеживать исполнение переданных в работу писем, не помешает информация об исполнителе, сроке исполнения и отметка об окончании работы с документом. Еще можно выделить поле для примечаний.

    Электронный или бумажный?

    Как видите, содержание журнала можно варьировать с учетом особенностей делопроизводства организации. Остается еще один вопрос: в каком виде вести регистрационную книгу, в ПК или на бумаге?

    Многие до сих пор ведут журналы по старинке, в тетрадках. При малом объеме входящих этот способ вполне жизнеспособен. Но отследить судьбу какой-либо бумаги затруднительно: чтобы найти документ, порой нужно пролистать полкниги. Поэтому в крупных организациях от бумажных журналов давно отказались, и ведут учет в компьютерных файлах. Можно электронный журнал регистрации входящих документов скачать или создать самостоятельно в Excel или Word. Эти программы позволяют проводить поиск, сортировку, устанавливать необходимые фильтры. В таблице удобно разместить гиперссылку на сканированную копию документа. Доступ на редактирование таких журналов, если они хранятся на внутрисетевом сервере организации, предоставляется одному-двум сотрудникам, ответственным за прием и обработку корреспонденции.

    Однако в некоторых случаях необходим и бумажный журнал - регистрировать особо важные документы с длительными сроками хранения. Физический вариант журнала в этом случае оправдан, так как обеспечивает более надежную сохранность данных, чем электронные носители информации.

    Обратите внимание:

    Журнал регистрации приказов по личному составу: требования к качеству бланка, правила оформления и ведения. Производственная необходимость регистрации приказов по личному составу. Отдельные журналы для отпусков и больничных.

    Журнал регистрации приказов

    Ну вот смотрите. Согласно нового Перечня типовых управленческих документов в течение 75 лет слндует хранить следующие приказы: приему, переводу, совмещению, увольнению;

    Вот выдержка из материалов 1С:ИТС/январь (из раздела Проверка ГИТ - обязательные регистрационные журналы )

    Свиток: Что ГИТ смотрит обязательно

    Регистрационные журналы (журналы учета и контроля)

    Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации (или индивидуальным предпринимателем) для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел и пр.). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

    Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета больничных листов или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

    Сотрудник кадровой службы может самостоятельно определить наиболее удобное оформление регистрационной формы. Это может быть как вертикальное (книжное) расположение страниц, так и горизонтальное (альбомное), в зависимости от количества информации, которую необходимо отразить на одной странице.

    Обязательные реквизиты - название регистрационной формы, название организации, даты начала и окончания ведения формы, срок ее хранения. На лицевой или оборотной стороне обложки обязательна подпись лица, ответственного за ведение данного журнала (учетной книги). Это лицо назначается специальным приказом руководителя организации. Кроме того, проставление подписи ответственного лица может быть предусмотрено на каждой странице журнала (в виде колонтитула) или на последней его странице. Если ответственный за ведение регистрационной формы увольняется или переводится на другую работу, приводятся сведения о новом работнике.

    Регистрационные формы заполняются чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего (черного, фиолетового) цвета без подчисток и исправлений корректором, четким, понятным почерком. Случайно допущенные ошибки могут исправляться специально оговоренным способом. Например, при наличии в журнале (учетной книге) графы Примечания неверная запись зачеркивается одной чертой, затем в той же графе заносится правильная запись. В графе Примечания указывается: Исправлено в графе такой-то , ниже ставится подпись лица, ответственного за ведение регистрационной формы, расшифровка и дата. Если в регистрационной форме нет графы Примечания , то неверная запись не зачеркивается, а в той же графе, где была допущена ошибка, ниже констатируется: Запись за номером таким-то недействительна и вносится правильная запись.

    После заполнения последней страницы регистрационной формы документ сдается в архив организации. Для основных журналов установлены следующие сроки хранения (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой РФ (Росархив) 6 октября 2000 г.):

    • журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников - 75 лет;

    • журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров - 75 лет;

    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - 50 лет;

    • журналы (книги) учета командировок и выдачи командировочных удостоверений - 5 лет;

    • журналы (книги) учета отпусков - 3 года;

    • журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы - 3 года.

    Сколько времени хранить другие регистрационные формы, решает руководитель организации.

    Итак, наиболее распространенными регистрационными журналами в организациях являются:

    Журнал регистрации локальных нормативных актов - можно вести в электронном виде, рекомендуется распечатать журнал после внесения в него изменений. Примерная форма:

    № п/п Дата Документ Утверждено Дата введения в действие Примечание

    Журнал регистрации трудовых договоров - ведется в бумажном виде, листы нумеруются, прошиваются, заверяются подписью руководителя и печатью организации. Примерная форма:

    № т/д Дата ФИО Долж-ность Подраз-деление Роспись сотрудника в получении т/д Изменение к т/д Дата расторжения т/д Примечание

    Журнал регистрации приказов по предприятию - можно вести в электронном виде, рекомендуется распечатать журнал после внесения в него изменений. Ежегодно заводится новый журнал и начинается новая нумерация приказов. Примерная форма:

    № Дата О чем Содержание Примечание

    Журнал регистрации приказов по кадрам (о приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска) - можно вести в электронном виде, рекомендуется распечатать журнал после внесения в него изменений. Ежегодно заводится новый журнал и начинается новая нумерация приказов. Примерная форма:

    № Дата О чем Содержание Примечание

    Журнал выдачи справок по личному составу - ведется в бумажном виде. Примерная форма:

    № Дата ФИО Должность Подразделение Куда выдана справка Подпись в получении Примечание

    Журнал учета больничных листов - ведется в бумажном виде. Примерная форма:

    № Дата ФИО № больничного листа Название лечебного учреждения Дата начала Дата окончания Приступить к работе с Примечание

    Журнал регистрации вводного инструктажа - проведение вводного инструктажа по охране труда включает ознакомление работников с имеющимися опасными или вредными производственными факторами, изучение требований охраны труда, содержащихся в локальных нормативных актах организации, инструкциях по охране труда, технической, эксплуатационной документации, а также применение безопасных методов и приемов выполнения работ. Инструктаж по охране труда должен завершаться устной проверкой приобретенных работником знаний и навыков безопасных приемов работы лицом, проводившим инструктаж. Журнал ведется в бумажном виде. Примерная форма:

    № Дата ФИО инструктируемого Год рождения Профессия, должность инструктируемого Подразделение, в которое направляется инструктируемый ФИО, должность инструктирующего Подпись инструктирующего инструктируемого

    Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте - проводится до начала самостоятельной работы со всеми вновь принятыми работниками организации, связанными с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов - Журнал ведется в бумажном виде. Примерная форма:

    № Дата ФИО инструктируемого Год рождения Профессия, должность инструкти-руемого Вид инструктажа (на рабочем месте, повторный, внеплановый) Причина проведения внепланового инструктажа

    1 2 3 4 5 6 7

    ФИО, должность инструктирующего Подпись Стажировка на рабочем месте

    инструкти-рующего инструкти-руемого количество (с__ по___) стажировку прошел (подпись) знания проверил, допуск к работе произвел (дата, подпись)

    8 9 10 11 12 13

    Журнал учета прохождения медосмотров - для определенных категорий работников трудовым законодательством (ст.213 ТК РФ) установлена необходимость проведения обязательных медицинских осмотров - Журнал ведется в бумажном виде. Примерная форма:

    № Дата медосмотра ФИО Должность Подразделение Наименование лечебно-профилактического учреждения Результат Примечание

    По своему усмотрению организация вправе утвердить и другие регистрационные формы, исходя из специфики деятельности организации.

    zhurnal-registraciya-ishodyaschey-korrespondencii.zip (12.2 МБ)

    Описание

    Журнал регистрации приказов в excel Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Много полезной информации вы также сможете найти в опубликованных ранее материалах о регистрации входящих документов, о согласовании и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов).

    Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

    Важно соблюдать следующее требование – регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.

    Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

  • исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например, переписка с подведомственными организациями, по территориальному признаку и т.д.);
  • приказы по основной деятельности;
  • распоряжения по основной деятельности;
  • приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения еще подразделяют – о приеме, переводе, увольнении (75 лет), очередные отпуска (5 лет) и т.д.);
  • докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается совместно регистрировать с внешними деловыми письмами);
  • иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т.д.).
  • На бланке письма, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).

    Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту и др.

    Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа.

    Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов).

    В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»). Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.

    Форма журнала регистрации исходящих документов

    Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях.

    Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет).

    Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).

    Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: образец и разбор граф

    Журнал регистрации приказов в excel

    Движение любого документа на предприятии должно подлежать регистрации. Регистрация представляет собой внесение учетных данных определенной формы в специально предназначенную книгу, которая называется журналом регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Учитываются создание, отправка и принятие документа.

    Состав и расположение реквизитов в журнале не нормированы официальной документацией – эти данные вносятся работодателем самостоятельно. Внутренние документы здесь также можно классифицировать по группам, чтобы в дальнейшем запись было удобнее найти.

    Содержание статьи:

    Обязательно ли вести и для чего нужен?

    Журнал регистрации приказов в excelУчету в обязательном порядке подлежат лишь трудовые книжки, дополнительные соглашения регистрируются на усмотрение работодателя. Однако есть несколько причин относиться к журналу регистрации трудовых договоров внимательно:

    1. Служба ГИТ (труда и занятости), производя проверку, обязательно интересуется наличием этого журнала.
    2. Существуют общие правила ведения документооборота, которые гласят, что регистрации должен подлежать любой документ.
    3. Журнал учета трудовых договоров включен в Перечень типовых управленческих документов.
    4. Небрежное отношение к регистрации договоров со стороны кадрового специалиста грозит возникновением неприятностей и разногласий с контролирующими органами.

    Кадровому специалисту нужно понимать, что ведение такой книги учета – вовсе не каприз руководителя и не пустая трата времени. Может быть множество ситуаций, в которых журнал регистрации трудовых договоров будет полезен.

    График отпусков: каковы сроки составления? Что нужно учитывать?

    Например, если конфликт работодателя с уволенным работником выльется в обращение последнего с иском в суд, наличие журнала регистрации заранее настроит судью в пользу компании.

    Другая ситуация – если к кадровому работнику обращается бывший сотрудник фирмы с просьбой выдать справку о предыдущем месте работы. Если книга учета на предприятии присутствует, сделать это не составит труда.

    В любом случае хранить один журнал куда проще, чем огромную стопку документов, которые к тому же часто перемешаны, что делает поиск необходимой бумаги долгой и весьма изнурительной процедурой.

    Графы, трудности с нумерацией

    Журнал регистрации приказов в excelЖурнал регистрации трудовых договоров образец скачать бесплатно можно тут.

    Граф всего может быть одиннадцать или двенадцать:

    1. Порядковый номер записи.
    2. Дата заключения трудового договора
    3. Дата расторжения
    4. ФИО регистрируемого сотрудника.
    5. Должность
    6. Структурное подразделение, где трудится сотрудник.
    7. Дата заключения трудового договора прописью
    8. Дата расторжения трудового договора прописью.
    9. Указывается, основной работой является для сотрудника работа на предприятии или он трудится здесь по совместительству.
    10. Сведения о дополнительных соглашениях.
    11. Примечания.

    Часто с целью экономии места графы могут быть объединены. Чаще всего объединяют графы 2 и 3, а также 7 и 8.

    Практически у всех кадровых специалистов при ведении журнала учета возникают проблемы с нумерацией дополнительных соглашений. Графа 1 предполагает внесение порядкового номера записи, а куда вносить порядковый номер договора непонятно. Отметки об этом можно ставить в графе 10, предусмотренной специально для сведений о дополнительных соглашениях, однако, «бегать» глазами через весь лист очень неудобно.

    Эта проблема решается простым добавлением графы, которая может быть разделена на два столбца, в одном из которых регистрируются дополнительные соглашения, в другом – договора. Стоит напомнить, что книга учета не относится к документации со строгой формой, поэтому нарушением такая разлиновка не станет.

    Как заполнить?

    Журнал регистрации приказов в excelЖурнал регистрации трудовых договоров должен вестись на предприятии в двух видах: электронном и бумажном.

    Документ бумажного вида должен быть прошит, пронумерован и обязательно заверен руководителем организации. При регистрации трудового договора в графы вносятся все сведения, после чего журнал дается на подпись сотруднику. Для регистрации сотрудников, работающих по контракту, лучше завести отдельную графу. Важно уделить внимание заполнению последней страницы: здесь указывается дата закрытия журнала, дата сдачи его в архив. Он может быть закрыт и досрочно - в том случае, если кадровый работник обнаружил ошибки в заполнении, сразу происходит списание его в архив с указанием причины.

    Электронный формат дублирует бумажную форму . Он куда удобнее для поиска необходимой записи и ввода типовой информации. Электронный журнал представляет собой чаще всего лист Excel или Word (что менее распространенно).

    Но у такого формата есть и минус – личную подпись здесь не поставишь, поэтому приходится вести журнал учета трудовых договоров сразу в двух видах.

    Наиболее частая ошибка, которую допускают кадровые специалисты при заполнении – это проставление в графе 1 (порядковый номер записи) номера договора. Кроме того, типичной ошибкой является дублирование даты заключения и расторжения договора цифрами в графах 7 и 8.

    Внесение изменений

    Внести изменения в журнал учета трудовых контрактов невозможно независимо от того, электронного формата он или бумажного. В программе должна быть предусмотрена невозможность изменения номеров, чтобы предупредить махинации со стороны кадрового работника.

    В бумажный документ также изменения вносить нельзя. Если допущена ошибка, необходимо досрочно закрыть журнал, доложить начальству и открыть новый. В таком случае нарушения не будет.

    Ведение журнала регистрации трудовых договоров вовсе не обязательно, но достаточно удобно так, как позволяет быстро найти любую информацию и избавляет от необходимости хранить кипы документов. Наличие такого документа в компании – признак порядка и организации.

    Источники: www.kadrovik-praktik.ru, moyafirma.com, kadrovik-info.ru, izonuzx.formotion.ru, 101million.com

    Категория: Как вести журнал приказов | Добавил: Vladrom (29.01.2016)
    Просмотров: 2875 | Рейтинг: 0.0/0
    Всего комментариев: 0
    avatar