Кадровое делопроизводство

Для качественного оформления хозяйственной деятельности организации современному предпринимателю необходимо не только знать, какие существуют кадровые документы, но и уметь правильно их составлять, хранить, систематизировать, то есть владеть всей техникой кадрового делопроизводства.

Основным способом придания решениям руководителя организации юридически значимой силы является издание распоряжения или приказа.

Обязательность использования приказов закреплена в статьях ТК РФ и органически вытекает из функций, выполнение которых возлагается на директора.

Госкомстат в 2004 году в постановлении № 1 привел унифицированные формы приказов в сфере труда и его оплаты. При этом, работодатель имеет право видоизменить данные образцы путем внесения соответствующих реквизитов.

Для идентификации определенного документа, в нем указывается номер и дата его вынесения. Дата проставляется в день его подписания, а в некоторых случаях составления. Номер акта означает, что он был зарегистрирован в установленном для этого порядке.

По своей природе приказ является правовым документом, поэтому его составление должно производиться по правилам, установленным ГОСТ-ом о делопроизводстве и архивном деле (Р 51141-98).

Данным ГОСТ-ом приведены основные требования, предъявляемые к кадровому делопроизводству, как к процессу записи информации на различные носители.

Законодательного регламента по юридическому оформлению властных распоряжений работодателя на данный момент не существует, поэтому предприниматель может самостоятельно разработать и утвердить такого рода правила.

В регламенте кадрового делопроизводства следует отразить необходимость обязательного указания в распоряжениях, приказах следующих реквизитов:

- наименование организации;

- вид документа;

- место вынесения приказа (распоряжения);

- удостоверение подлинности документа (подпись, печать);

- дата составления или подписания документа;

- регистрационный номер.

При этом в предлагаемом положении следует провести грань между электронными и обычными, бумажными документами.

Говоря о кадровом делопроизводстве, хотелось бы указать, что оно включает работу не только с общеобязательными кадровыми документами, но и с не менее важными рекомендательными, вспомогательными локальными актами, про ведение которых работодатели часто забывают.

Принятие такого рода документов позволяет систематизировать учет принятых в организации правовых актов, к ним относят:

- Книгу учета движения трудовых книжек и их вкладышей и приходно-расходная книга по учету бланков данных документов. ИП имеет право не использовать данный кадровый документ.

- Журнал учета работников, направляемых в служебные командировки.

- Журнал учета работников, принятых в фирму для прохождения командировки.

- Журнал учета проверок.

- Журнал регистрации несчастных случаев, произошедших на производстве.

- Журнал ознакомления работников с принятыми в фирме локальными актами.

- Журнал регистрации прохождения работниками мед. осмотра.

- Журнал учета заключенных работодателем срочных трудовых договоров.

- Журнал учета приказов по личному составу.

- Журнал учета личных дел. Этот кадровый документ используется в рамках государственных и муниципальных учреждений.

- Журнал учета листков временной нетрудоспособности.

- Журнал учета выдачи справок.

- Журнал учета работников.

Принятие кадрового документа является основой делопроизводства, однако их правильное хранение обеспечивает гарантии долгосрочной защиты прав как работодателя, так и его работников.

Так, большинство локальных актов и документов должны сохраняться в течение 75 лет, например:

- трудовые договоры, личные дела работников – хранятся 75 лет;

- трудовая книжка – храниться до прекращения с гражданином трудовых отношений. Невостребованные книжки также сохраняются в течение 75 лет;

- табели, графики учета трудового времени хранятся 5 лет. Если работа, связана с тяжелыми, вредными условиями – 75 лет;

- переписка по воинскому учету работников держится работодателем 3 года.

Законодательством России не предусмотрено какого-либо четкого, общего перечня документов, которые должны быть приняты организацией. Поэтому в конечном счете каждый предприниматель в индивидуальном порядке определяет порядок кадрового делопроизводства.

Наша юридическая фирма готова оказать Вам помощь в составлении, оформлении, правовом анализе правовых документов. Получить консультацию наших юристов, можно обратившись по телефонам, указанным на нашем сайте.

Услуга «Ваш кадровик»

Кадровое производство с нуля.

Перечень необходимых документов:

Учредительные документы

Трудовые договоры

Штатное расписание (форма Т-3)

Табель учета рабочего времени (форма Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)

Правила внутреннего трудового распорядка

Документ о защите персональных данных работников (положение)

График отпусков (форма Т-7)

Личные карточки (форма Т-2)

Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1), о приеме работников (форма Т-1а), о предоставлении отпуска (форма Т-6), о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11), о поощрении работников (форма Т-11а), о командировке работника (форма Т-9), о командировке работников (форма Т-9а), о переводе работника (форма Т-5), о переводе работников (форма Т-5а), о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8), о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др. Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки) Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно - приказов, трудовых договоров. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Трудовые книжки

Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, расчетных при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах: Коллективный договор обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить. Положение об оплате труда и премировании обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании. Должностные инструкции Обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах. Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы обязательно, если работодателем проводится аттестация работников. График сменности Обязателен при наличии сменной работы. Положение о коммерческой тайне обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять. Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей;лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

2.Восстановление кадрового делопроизводства.

Восстановление кадрового делопроизводства.

В небольших организациях зачастую кадровое делопроизводство не ведется надлежащим образом. Это может быть по причине отсутствия в штате специалиста по кадрам или по другим причинам. Имеющиеся кадровые документы надо проверять и приводить их в соответствие с законом, новые документы также нужно будет составлять в строгом соответствии с законом:

Определить список обязательных документов, которых в компании нет, и которые Вам нужно разработать.

Изучить фактическую картину дел в компании. Определяем заданные условия, которым должны будут соответствовать кадровые документы.

Изучить учредительные документы организации.

Выяснить, кто отвечает за ведение, хранение, учёт трудовых книжек. В организации должен быть приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Итак, штатное расписание.

Штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вовсе отсутствует, то разрабатываем новое. Штатное расписание должно быть согласовано и утверждено.

Правила внутреннего трудового распорядка и локальные нормативные акты должны соответствовать:

- действующему законодательству,

- учредительным документам,

- штатному расписанию,

- действительности.

В случае несоответствия, нужно внести изменения, в установленном законом порядке, так же ознакомить работников с внесенными изменениями надлежащим образом.

Далее, проверяем, правильно ли оформлены на работу работники:

Директор (генеральный директор) должен быть оформлен надлежащим образом.

До заключения трудовых договоров все работники должны быть под подпись ознакомлены с локальными нормативными актами. В случае если, по сей день работники не ознакомлены с Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами, то незамедлительно под подпись требуется ознакомление работников.

Основные правила при проверке договоров:

трудовые договоры должны быть заключены обязательно с каждым работником;

условия трудовых договоров не должны противоречить законодательству;

условия трудовых договоров должны соответствовать реальности, тому, что на самом деле.

Заключить трудовые договоры с работниками, с которыми они не заключены. При этом дату заключения можно указывать реальную. Т.е. оформить трудовым договором уже существующие отношения. Если были обнаружены ошибки и несоответствия в трудовых договорах, то это нарушение, которое нужно исправить. Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. 72 ТК РФ. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике еще называют доп.соглашениями к трудовым договорам.

Обязательно вручить каждому работнику один экземпляр его трудового договора. Согласно ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Трудовые отношения должны оформляться только трудовым договором. Если с отдельными работниками трудовые отношения оформлены гражданско-правовыми договорами, это необходимо незамедлительно исправить.

Приказы о приеме работников на работу

Приказы о приеме на работу составляются не в произвольной форме, а по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. (формы Т-1 и Т-1а).

Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора.

Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Работник должен быть под подпись ознакомлен с приказом о приеме на работу.

Трудовые книжки

На всех ли работников, работающих по основной работе, заведены трудовые книжки.

Заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые.

Правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки.

Заполнены ли соответствующие графы в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если обнаружены нарушения, то нужно их устранить.

Правильно ли оформлены поручения работникам дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы), выявить типичные и редкие нарушения и исправить их.

Правильно ли оформлены различные виды переводов.

Правильно ли оформлены перемещения.

Правильно ли оформлены отстранения, выявить типичные и редкие нарушения и исправить их.

Правильно ли оформлены прошлые и текущие увольнения.

Различные виды увольнений оформляются по-разному. По прошлым увольнениям восстановить все необходимые документы вряд ли уже удастся. Поэтому о выявленных нарушениях просто необходимо сообщить руководству.

Что касается прошлых увольнений: выданы ли трудовые книжки всем уволенным работникам, со всеми ли ими произведен полный расчет.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Рабочее время

Изучить все документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время работников компании: коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, графики работы, графики сменности, трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.

Проверить правильно ли установлены в них режимы рабочего времени различных категорий работников. Наиболее типичные ошибки, которые можно встретить при проверках:

- документы противоречат друг другу (в одних для определенной группы работников установлен один режим рабочего времени, а в других для той же группы установлен другой режим),

- режимы рабочего времени для работников ни в каких документах не определены,

- документы, устанавливающие режимы рабочего времени, составлены или утверждены неправильно.

Если выявлены такие нарушения, то необходимо составить отсутствующие документы, внести изменения в документы, в которых обнаружены несоответствия.

Горячие вопросы:

1. Процедура приема на работу.

Важные моменты, предшествующие оформлению приёма работника на работу. Оформлению приема на работу могут предшествовать некоторые этапы, предусмотренные законом: избрание на должность, избрание по конкурсу, медицинское обследование или др.

Медицинское обследование работника в предусмотренных законом случаях. Согласно ст. 69 Трудового кодекса РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат:

лица, не достигшие возраста восемнадцати лет

иные лица в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ

иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами

Сообщение работодателю обязательных сведений.

Согласно ст. 64.1 Трудового кодекса РФ граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, после увольнения с государственной или муниципальной службы в течение двух лет обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.

Предъявление работником документов. Принятие работодателем документов от будущего работника.

Документы, предъявляемые работником при заключении трудового договора Рассмотрение работодателем предъявленных документов и принятие решения о приёме работника на работу. Этапы по оформлению работника на работу.

Получение от работника заявления о приеме на работу. Данный этап не является обязательным для большинства организаций, потому что Трудовой кодекс не предусматривает подачи работником такого заявления. Подача заявления обязательна при поступлении на государственную и муниципальную службу (Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ О государственной гражданской службе Российской Федерации , ст. 26, Федеральный закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ О муниципальной службе в Российской Федерации , ст. 16). Если заявление о приёме на работу работником всё же подано и принято работодателем, то его регистрируют в установленном у работодателя порядке, например, в Журнале регистрации заявлений работников.

Ознакомление работника с локальными нормативными актами. Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Заключение с работником трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности. Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров. В трудовой договор должны быть включены определенные сведения и обязательные условия (ч.1 и ч.2 ст. 57 ТК РФ), могут быть включены дополнительные условия (ч. 4 ст. 57 ТК РФ). Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности - это не обязательный шаг. Однако, он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности. А после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в эту ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности не много после, а до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. При этом не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников.

Регистрация трудового договора и договора о полной материальной ответственности в установленном у работодателя порядке. Например, трудовой договор может регистрироваться в Книге (журнале) регистрации трудовых договоров.

Вручение работнику его экземпляра трудового договора. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Рекомендуем перед подписью ставить фразу экземпляр трудового договора мною получен. Если с работником подписан договор о полной материальной ответственности, то один его экземпляр также передается работнику.

Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу. Приказ (распоряжение) о приеме на работу имеет унифицированную форму - № Т-1 (о приеме работника) или № Т-1а (о приеме работников), утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. Приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Регистрация приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в установленном у работодателя порядке, например, в Журнале регистрации приказов (распоряжений).

Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись. Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку. Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Если у работника трудовой книжки нет, то работодатель ее оформляет. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Внесение сведений в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Формы этих книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69.

Оформление личной карточки на работника, ознакомление его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Личная карточка имеет унифицированную форму - № Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. Для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы тем же постановлением утверждена форма № Т-2ГС(МС) Личная карточка государственного (муниципального) служащего. На научного и научно-педагогического работника ведется форма № Т-4 Учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Регистрация личной карточки в установленном у работодателя порядке, например, в Журнале учёта личных карточек.

Оформление личного дела работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела. Для большинства работодателей ведение личных дел не является обязанностью. Ведение личных дел обязательно только в тех случаях, когда это предписано законом, например, для государственных служащих, муниципальных служащих, работников таможни, прокуратуры. Обычная коммерческая компания, для которой законом не установлена обязанность ведения личных дел, вправе их не вести. Но вправе и вести, если руководство считает это нужным. В таком случае порядок ведения личных дел определяется локальным нормативным актом работодателя, регулирующим отношения, связанные с персональными данными работника (например, Положение о персональных данных и ведении личных дел). Личные дела регистрируются в Журнале учёта личных дел.

Сообщение бывшему работодателю о заключении трудового договора с работником, если принятый работник является бывшим государственным служащим или бывшим муниципальным служащим. Согласно ст. 64.1 Трудового кодекса РФ работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.Состав документов для оформления различных видов увольнений .

Увольнение по соглашению сторон (по п.1 части первой ст. 77 ТК РФ)

соглашение сторон о расторжении трудового договора (ст. 78 ТК РФ),

приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ)

Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (по п.2 части первой ст. 77 ТК РФ)

уведомление работника о расторжении трудового договора в связи с истечением срока его действия (ст. 79 ТК РФ)

приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ)

Увольнение по собственному желанию (по п.3 части первой ст. 77 ТК РФ)

заявление об увольнении (ст. 80 ТК РФ)

приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ)

Увольнение в связи с сокращением численности или штата (по п.2 части первой ст. 81 ТК РФ)

приказ о сокращении численности и/или штата

утвержденное приказом новое штатное расписание

письменное уведомление, сделанное за 2 месяца до увольнения работнику, о планируемом сокращении численности или штата (или письменное согласие работника на увольнение без предупреждения за 2 месяца)

сличительная таблица (о преимущественном праве на оставление на работе при сокращении)

письменное предложение имеющихся у работодателя вакансий работнику (под роспись)

заявление работника об отказе работника от предложенных вакансий

документы, подтверждающие принятие определенных законом мер при угрозе массовых увольнений

документы, подтверждающие участие выборного органа первичной профсоюзной организации при рассмотрении вопросов, связанных с расторжением трудовых договоров в связи с сокращением численности и штата (ст. 82 ТК РФ)

приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ)

Увольнение работника в связи с несоответствием занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (по п.3 части первой ст. 81 ТК РФ)

утвержденное Положение об аттестации, с которым работник ознакомлен по расписку

уведомление о сроке аттестации, перечне вопросов и заданий (под расписку)

протокол аттестационной комиссии

аттестационный лист

документ, подтверждающий письменное ознакомление работника с результатами аттестации

письменное предложение увольняемому работнику других вакансий, его письменный отказ

приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ)

Увольнение в связи с неоднократным неисполнением трудовых обязанностей без уважительных причин, когда работник имеет дисциплинарное взыскание (по п.5 части первой ст. 81 ТК РФ). по первому дисциплинарному проступку

докладная сотрудника, обнаружившего нарушение

документы, содержащие информацию о трудовых обязанностях, которые нарушены (должностная инструкция или трудовой договор или правила внутреннего трудового договора, пункт которых нарушен), документы, подтверждающие нарушения (акты ревизии, уведомления контрольно-надзорных органов и др.)

объяснительная записка работника, допустившего нарушение, или если в течение двух рабочих дней объяснение не представлено, то - акт об отказе дать объяснения (ст. 193 ТК РФ)

приказ о применении дисциплинарного взыскания (и объявлении замечания или выговора), с которым работник ознакомлен под роспись, или акт об отказе ознакомиться с приказом в случаях, когда работник отказывается ознакомиться с приказом под роспись (ст. 193 ТК РФ)

по второму дисциплинарному проступку -

докладная сотрудника, обнаружившего нарушение

документы, содержащие информацию о трудовых обязанностях, которые нарушены (должностная инструкция или трудовой договор или правила внутреннего трудового договора, пункт которых нарушен), документы, подтверждающие нарушения (акты ревизии, уведомления контрольно-надзорных органов и др.)

объяснительная записка работника, допустившего нарушение, или если в течение двух рабочих дней объяснение не представлено, то - акт об отказе дать объяснения (ст. 193 ТК РФ)

приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ)

Увольнение за прогул (по подп. а п.6 части первой ст. 81 ТК РФ)

докладная сотрудника, обнаружившего прогул

акт об отсутствии работника на рабочем месте (акт о прогуле)

объяснительная прогульщика или если в течение двух рабочих дней объяснение не представлено, то - акт об отказе дать объяснения (ст. 193 ТК РФ)

приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ)

3. Этапы сокращения численности и штата работников организации.

Увольнение по п. 2 ст. 81 ТК РФ по праву считается одним из самых сложных и трудоемких. Чтобы законно и грамотно произвести увольнение по сокращению, необходимо безукоризненно пройти все шаги этой процедуры в течение нескольких месяцев.

Рассмотрим ее сначала применительно к организациям, работающим без профсоюза (их большинство).

Не менее, чем за 2 месяца до предполагаемого начала увольнений по сокращению, а в случае, если предполагаемое увольнение будет иметь массовый характер, не менее чем за 3 месяца, работодатель издает Приказ о сокращении численности или штата на предприятии. В приказе обязательно указывается причина проводимого сокращения. Обязательно готовится и утверждается новое штатное расписание (унифицированная форма Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г.). Помните, что увольнение работника может быть произведено только после исключения его должности из штатного расписания, а ни в коем случае не в связи с планированием такого исключения в будущем. Помните, что увольнение работника может быть произведено только после исключения его должности или после сокращения численности по его должности из штатного расписания, а ни в коем случае не в связи с планированием такого исключения в будущем. Приказ регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов (распоряжений)

Письменное уведомление органов службы занятости о предстоящем высвобождении работников Согласно ч.2 ст.25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. N 1032-1 О занятости населения в Российской Федерации при принятии решения о сокращении численности или штата работников организации и возможном расторжении трудовых договоров с работниками работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом в органы службы занятости не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий и указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к ним, условия оплаты труда каждого конкретного работника, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников организации может привести к массовому увольнению работников, - не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий.

Соблюдение права на преимущественное оставление на работе. Есть работники, которых уволить нельзя по закону, и работники, имеющие преимущественное право на оставление на работе. Согласно ст. 261 ТК РФ, в связи с сокращением численности и штата не могут быть уволены беременные женщины, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка инвалида - до 18 лет), а также другие лица, воспитывающие указанных детей без матери. Согласно ст. 179 ТК при сокращении численности или штата работников организации преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией. Более высокая производительность и квалификации должны подтверждаться документально (данными о выполнении норм выработки, о качестве выполняемой работы, отсутствии брака и т.д. или документами об образовании, об итогах аттестации). Есть работники, которых уволить нельзя по закону, и работники, имеющие преимущественное право на оставление на работе. Согласно ст. 261 ТК РФ, в связи с сокращением численности и штата не могут быть уволены беременные женщины, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка инвалида - до 18 лет), а также другие лица, воспитывающие указанных детей без матери. Согласно ст. 179 ТК при сокращении численности или штата работников организации преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией. Более высокая производительность и квалификации должны подтверждаться документально (данными о выполнении норм выработки, о качестве выполняемой работы, отсутствии брака и т.д. или документами об образовании, об итогах аттестации). Ст. 179 ТК РФ также устанавливает перечень категорий работников, которым должно быть отдано предпочтение в оставлении на работе при равной производительности труда и квалификации. Соблюдение права на преимущественное оставление на работе должно быть подтверждено документально. На практике для этого обычно составляется Сличительная таблица.

Письменное предупреждение о предстоящем увольнении. На этом шаге необходимо выбрать один из вариантов для каждого работника: - предупредить работников, которых предполагается уволить, о предстоящем увольнении персонально и под роспись не менее чем за 2 месяца до увольнения;- с письменного согласия таких работников расторгнуть с ними трудовой договор, не дожидаясь окончания срока предупреждения, с одновременной выплатой дополнительной компенсации в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении. В случае, если работник отказывается ознакомиться с письменным уведомлением о сокращении его должности, то такое уведомление можно направить ему по домашнему адресу письмом с уведомлением и описью вложения, и составить акт об отказе ознакомиться с уведомлением о сокращении должности работника, который заверяется подписями составителя и двух работников, присутствовавших при отказе. Одновременно с предупреждением работника об увольнении в связи с сокращением численности и штата работодатель должен принять меры к трудоустройству сокращаемых работников.

Предлагается письменно каждому подпадающему под сокращение работнику перевод на другую работу на данном предприятии. Варианты 5-го шага могут быть следующие: - Если работник согласится, то необходимо произвести процедуру перевода в соответствии с законом. - Если работник откажется от предоставляемой работы, то необходимо оформить письменный отказ (можно, чтобы работник сделал его на письменном Предложении вакансий - экземпляре работодателя). - Если работодатель не может предложить работнику перевод в связи с отсутствием вакансий рекомендуется составить об этом документ (например, уведомление) и довести его до сведения работника под подпись. - Если работнику предложены вакансии, но он отказывается письменно ознакомиться с таким предложением, то составляется акт об отказе ознакомиться с письменным предложением вакансий, который заверяется подписями составителя и двух работников, присутствовавших при отказе. Накануне дня увольнения работнику следует предложить новые появившиеся вакансии

Издать приказ о прекращении трудового договора. По форме Т-8 или Т-8а, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. Приказ регистрируется в Журнале регистрации приказов (распоряжений). С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работника знакомят под подпись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись. При отказе работника ознакомиться с приказом о прекращении трудового договора рекомендуется составить акт об отказе ознакомиться с приказом, который заверяется подписями составителя и двух работников (закон этого не требует, но в суде он пригодится в качестве дополнительного доказательства правоты работодателя).

Работнику выплачивается денежная компенсация за неиспользованный отпуск, заработная плата и остальные причитающиеся выплаты. Согласно ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ. Согласно ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный в настоящей статье срок выплатить не оспариваемую им сумму. Согласно ст. 178 ТК РФ при расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников организации увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен. Согласно ст. 180 ТК РФ работодатель с письменного согласия работника имеет право расторгнуть с ним трудовой договор до истечения двухмесячного срока предупреждения выплатив ему дополнительную компенсацию в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.

Оформляется запись о прекращении трудового договора в трудовой книжке и личной карточке. Данные записи работник заверяет своей подписью. См. методическое пособие Трудовые книжки: оформляем правильно и методическое пособие Личные карточки: вопросы оформления в Пакете Кадровика

Изготавливается копия трудовой книжки увольняемого работника для архива предприятия. Выдается работнику трудовая книжка в день увольнения. Оформляется об этом запись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Уведомления регистрируются в Журнале регистрации уведомлений. В случае отказа работника получить трудовую книжку следует составить акт об отказе работника получить трудовую книжку. Акт подписывается составителем и двумя работниками, присутствовавшими при отказе. Он может пригодиться как доказательство невиновности работодателя, если по увольнению возникнет спор, и дело попадет в суд.

Имейте в виду: Если в организации присутствует профсоюз, то сокращение должно производиться с обязательным его уведомлением и участием. т.е. в приведенной пошаговой процедуре появятся дополнительные шаги.

Дополнительный шаг - уведомление выборного органа первичной профсоюзной организации о принятии решения о сокращении численности или штата Согласно ст. 82 ТК РФ при принятии решения о сокращении численности или штата работников (всех, а не только членов профсоюза) организации, индивидуального предпринимателя и возможном расторжении трудовых договоров с работниками в соответствии с пунктом 2 части первой статьи 81 ТК РФ работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом выборному органу первичной профсоюзной организации не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников может привести к массовому увольнению работников - не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Критерии массового увольнения определяются в отраслевых и (или) территориальных соглашениях.

Дополнительный шаг - учет мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при увольнении работников, являющихся членами профсоюза. Увольнение работников, являющихся членами профсоюза, производится с учетом мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в соответствии со статьей 373 ТК РФ.

Согласно ст. 373 ТК РФ при принятии решения о возможном расторжении трудового договора в соответствии с пунктом 2 части первой статьи 81 ТК РФ с работником, являющимся членом профессионального союза, работодатель направляет в выборный орган соответствующей первичной профсоюзной организации проект приказа, а также копии документов, являющихся основанием для принятия указанного решения.

Выборный орган первичной профсоюзной организации в течение семи рабочих дней со дня получения проекта приказа и копий документов рассматривает этот вопрос и направляет работодателю свое мотивированное мнение в письменной форме. Мнение, не представленное в семидневный срок, работодателем не учитывается.

В случае, если выборный орган первичной профсоюзной организации выразил несогласие с предполагаемым решением работодателя, он в течение трех рабочих дней проводит с работодателем или его представителем дополнительные консультации, результаты которых оформляются протоколом. При недостижении общего согласия по результатам консультаций работодатель по истечении десяти рабочих дней со дня направления в выборный орган первичной профсоюзной организации проекта приказа и копий документов имеет право принять окончательное решение, которое может быть обжаловано в соответствующую государственную инспекцию труда. Государственная инспекция труда в течение десяти дней со дня получения жалобы (заявления) рассматривает вопрос об увольнении и в случае признания его незаконным выдает работодателю обязательное для исполнения предписание о восстановлении работника на работе с оплатой вынужденного прогула.

Соблюдение вышеуказанной процедуры не лишает работника или представляющий его интересы выборный орган первичной профсоюзной организации права обжаловать увольнение непосредственно в суд, а работодателя - обжаловать в суд предписание государственной инспекции труда.

Обратите внимание, статья устанавливает также сроки увольнения - работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор не позднее одного месяца со дня получения мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. В указанный период не засчитываются периоды временной нетрудоспособности работника, пребывания его в отпуске и другие периоды отсутствия работника, когда за ним сохраняется место работы (должность).

Коллективным договором может быть установлен иной порядок обязательного участия выборного органа первичной профсоюзной организации в рассмотрении вопросов, связанных с расторжением трудового договора по инициативе работодателя.

Статья 374 ТК РФ определяет дополнительные особенности увольнения работников, входящих в состав выборных коллегиальных органов профсоюзных организаций и не освобожденных от основной работы Согласно ст. 374 ТК РФ увольнение по инициативе работодателя в соответствии с пунктом 2 части первой статьи 81 ТКФ руководителей (их заместителей) выборных коллегиальных органов первичных профсоюзных организаций, выборных коллегиальных органов профсоюзных организаций структурных подразделений организаций (не ниже цеховых и приравненных к ним), не освобожденных от основной работы, допускается помимо общего порядка увольнения только с предварительного согласия соответствующего вышестоящего выборного профсоюзного органа. При отсутствии вышестоящего выборного профсоюзного органа увольнение указанных работников производится с соблюдением порядка, установленного статьей 373 ТК РФ.

Кадровое делопроизводство: журналы учета

"Кадровый вопрос" N 1

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: ЖУРНАЛЫ УЧЕТА

Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме. Об этом подробнее читайте в представленном материале.

Журналы учета приема, перевода, увольнения работников

Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала - вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Например, журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома - ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименование его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.

Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме (см. ниже).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ─────────────────────────────────────────────── │

│ (наименование организации) │

Наша компания предлагает Вам следующее:

Кадровое делопроизводство — документирование учета персонала;

1. Составление штатного расписания в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ.

1. Нормативные и регламентирующие деятельность персонала документы:
2. Должностные инструкции (определение статуса позиций, целей, задач и функциональных обязанностей, отчетность и планирование работы, полномочий и ответственности, критериев оценки деятельности в данной должности, квалификационные требования к сотруднику;Формирование и ведение документов кадрового учета

3. Приказы, договора и иные документы, касающиеся персонала предприятия и деятельности предприятия.

   Какие документы проверяет Государственная инспекция труда:

4. Правила и инструкции по охране труда;
5. Комплект всех нормативных правовых актов по охране труде, применимых к предприятию работодателя;

6. Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя;

7. Положение об охране труда;

8. Положение о премировании;

9. Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии;

10. Трудовые договоры со всеми работниками (срочные договоры, с указанием основания (причины) для заключения договора на определенный срок);

11. Приказы о приеме на работу;

12. Документы работников, требуемые законодательством:

1. документы об образовании;

2. документ о квалификации;

3. документ о наличии специальных знаний;

4. документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство и др.);

5. документ о прохождении медицинских осмотров (предварительных и периодических).