| Главная » Статьи » Как вести журнал приказов |
Каков перечень номенклатуры дел кадрового отдела?ВопросДобрый день! Прошу о помощи, как начинающий кадровик. Уважаемые коллеги прошу Вас дать мне перечень номенклатуры дел кадрового отдела для Общества с ограниченной ответственностью, численностью 44 человека;бланки журналов регистрации документов (журналы буду формировать сама);основные обязанности кадровика на производстве (этапы работы от приема до увольнения сотрудника и т.п.), а так же основные рекомендации кадровику для подготовки к внутреннему аудиту и проверки трудовой инспекции. С уважением и благодарностью, Светлана. ОтветРассмотрим ваши вопросы: Уважаемые коллеги прошу Вас дать мне перечень номенклатуры дел кадрового отдела для Общества с ограниченной ответственностью, численностью 44 человека; Номенклатура дел - один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться. Порядок заполнения граф номенклатуры дел указан ниже по тексту. Также, порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3.2.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Образец оформления номенклатуры дел отдела кадров, приведен ниже. Таким образом, можно сделать вывод, что в номенклатуру включаются наименования тех дел, которые ведутся в организации. Также отметим, что Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты). Следовательно, к обязательным документам отдела кадров относятся: 1. Трудовой договор. На основании ст. 56 ТК РФ трудовым договором считается соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. 2. Трудовые книжки. В силу ст. 66 ТК РФ они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Все работодатели (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них свыше пяти дней, в случае если данная работа является для работника основной. Напомним, что порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 О трудовых книжках . При этом, правильность внесения записей в книжки, определена Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. 3. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). 4. Штатное расписание и график отпусков. Обязательность составления графика отпусков не вызывает сомнений, об этом прямо говорится в ст. 123 ТК РФ. А вот обязательность ведения штатного расписания Трудовым кодексом не предусмотрена, хотя его форма №Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. С 01.01. вступил в силу новый федеральный закон 06.12. № 402-ФЗ О бухгалтерском учете и каждая организация вправе разрабатывать свои формы первичных учетных документов. Обязательность унифицированных форм останется только для бюджетных организаций. Однако контролирующие органы, да и суды при рассмотрении трудовых споров практически всегда запрашивают данный документ. Наличие штатного расписания и изменения в нем дает нам обоснование для увольнения работников по сокращению численности или штата работающих. Штатное расписание позволят работодателю бюджетировать его затраты на оплату труда персонала. 5. Табель учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени необходимо вести в каждой организации на основании ст. 91 ТК РФ, обязывающей работодателя производить точный учет рабочего времени, отработанного каждым работником. 6. Личные карточки и приказы по личному составу. Формы этих документов установлены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Личная карточка (ф. Т-2) обязательна в силу требований Правил ведения и хранения трудовых книжек, так как работодатель дублирует записи в трудовой книжке в ней и обязан ознакомить работника с каждой такой записью (п. 12). Кроме этого, в данном документе содержатся персональные данные работника, поэтому она должна храниться в сейфе, чтобы посторонние лица не имели доступа к ним. Приказы (о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а), о переводе (формы Т-5, Т-5а), о поощрении (формы Т-11, Т-11а) и пр.) также обязательны, ведь на их основании работнику предоставляется отпуск, он направляется в командировку, бухгалтерия начисляет и производит выплаты и пр. 7. Приказы по основной деятельности. Во-первых, такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу, во-вторых, у них обязательно должны быть подпись руководителя и в некоторых случаях визы согласования. 8. Должностные инструкции работников. Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя она является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Роструд в Письме от 09.08.2007 № 3042-6-0 отметил, что это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Более того, данное ведомство рекомендовало разрабатывать их по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании, заметив, что должностная инструкция может являться как приложением к трудовому договору, так и отдельным документом. 9. Журнал учета проверок. Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля . В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141. Помните, что журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя. 10. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение № 2). Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (приложение №3). Обязанность ведения этих журналов установлена Порядком учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н. 11. Локальные нормативные акты. Это достаточно большой блок документов, ведь именно такими актами работодатель регламентирует свою деятельность и определенные процессы внутри компании. Однако, локальные нормативные акты могут быть, а могут и не быть в организации. Однако есть такие акты, которые работодатель обязан разработать и ввести в действие в любой организации: - Правила внутреннего трудового распорядка - первый и самый важный локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Его запрашивают практически при любом виде трудового спора. - Положение об оплате труда (дополнительно возможно оформление отдельного положения о премировании, если раздела о премиях, надбавках и доплатах нет в положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка). Оно необходимо в силу ст. 135 ТК РФ, в соответствии с которой системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами. - Положение о хранении и защите персональных данных. В силу ст. 87 ТК РФ у работодателя должен быть локальный акт, устанавливающий порядок хранения и использования персональных данных работников. Таким образом, выше мы перечислили все документы, которые должны быть в любом отделе кадров. Однако есть и такие, которые разрабатываются и утверждаются только в конкретной организации в зависимости от специфики деятельности. Так, дополнительно к локальным нормативным актам могут быть разработаны положения о коммерческой тайне, служебном расследовании, проведении аттестации, о прохождении испытательного срока и пр. Кроме этого, в зависимости от условий работы могут появиться график сменности, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, договоры о коллективной или индивидуальной материальной ответственности и пр. бланки журналов регистрации документов (журналы буду формировать сама); В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе. Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа. Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая служба, можно разделить: на обязательные для ведения; Подробнее о журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см. таблицу ниже по тексту. Образцы оформления журналов можете посмотреть пройдя по ссылкам: Аутсорсинг кадрового делопроизводства (внешний отдел кадров)Полная или частичная передача кадрового документооборота на внешнее управление.
В рамках аутсорсинга кадрового делопроизводства мы предлагаем: Перед заключением договора на аутсорсинг кадрового делопроизводства, вам необходимо пройти полный аудит кадровой документации компании на льготных условиях. Специалисты нашей компании возьмут на себя полный объем работ в соответствии с договором. Сохранение персональных данных и конфиденциальной информации гарантируется заключенным с заказчиком договором. Полная материальная ответственность за ошибки и санкции государственных служб возлагаются на исполнителя согласно заключенному договору. Стоимость услуг определяется численностью сотрудников компании, объемом выполняемых работ, уровнем текучести кадров. Средняя стоимость для компании со штатом в 100 человек составит 25000 рублей (НДС не облагается ст.346.11 п.2 НК РФ) при минимальном сроке договора 6 месяцев. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">УО «Белорусский государственный " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">экономический университет» " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Кафедра технологии производства " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">по курсу «Делопроизводство» " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Студентка ФЭУТ, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">3-й курс, РГС-4 Е.Л. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Проверила С.В. Некраха " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Минск 2009 " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Содержание " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Вариант 15
" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">5.1.Оформить приказ о совершенствовании пропускного режима и контроля за сохранностью материальных ценностей. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">5.2.Составить сводный приказ по ОАО «Пинсклен» и выполнить формулировку записи в трудовую книжку.
" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Первое задание. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> 15 вопрос. Регистрация входящих и исходящих документов. Регистрация внутренних документов (организационных, информационно-справочных, распорядительных). Регистрационные формы (журналы регистрации и регистрационно-контрольные карточки). " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Ответ. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">План:
" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">1) Регистрация входящих документов. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного управления: канцелярией, общим отделом и др. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления;в первую очередь обработке подлежат телеграммы. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность её доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено». В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией отсылается отправителю, второй остается в канцелярии. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций и с пометкой «Лично». " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев: " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">дата документа существенно отличается от даты его получения;" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">в полученном документе нет обратного адреса отправителя." xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после его использования подшивается вместе с ним в дело. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">При отсутствии в конверте приложений, листов отправителю сообщают об этом по телефону или посылают запрос, а на документе ставят отметку «Приложения затребованы» с указанием даты запроса. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Регистрация документов фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами организационной техники. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа (реквизит 31 «Отметка о поступлении»). Если корреспонденция не вскрывается, штамп размещают на конвертах (пакетах). " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов. Такие документы направляются по назначению в структурные подразделения, на них предварительно проставляется регистрационный штамп без заполнения. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Регистрация поступающих в организацию документов осуществляется централизованно, в канцелярии. Децентрализованная регистрация документов допускается только при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">После регистрации документы из канцелярии должны передаваться руководству на рассмотрении или непосредственному исполнителю в день их поступления с двумя экземплярами регистрационно-контрольной карточки. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Руководитель рассматривает документы в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы следует передавать руководителю по мере их поступления. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких подразделений (должностных лиц) документ возвращается в канцелярию для снятия необходимого количества (по числу исполнителей) копий, которые одновременно направляются на исполнение (подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о том, кому разосланы копии). " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Если размножение документа не разрешается особыми правилами, его передают исполнителям поочередно, Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) в обязательном порядке фиксируется в справочном экземпляре регистрационно-контрольной карточки канцелярии. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство и назначаемым приказом руководителя. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Документы передаются на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, направляются непосредственно исполнителям согласно их компетенции. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">От момента поступления к исполнителю до завершения исполнения документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Документы, подлежащие хранению в канцелярии, направляются по назначению;такие документы должны иметь отметку или штамп «Вернуть в канцелярию». " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Передача документов для автоматизированной обработки и получение документов осуществляются через канцелярию или лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">2) Регистрация исходящих документов " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: составление проекта;проверка правильности его оформления секретарем;согласование проекта;подписание руководителем;регистрация, включающая простановку индекса;отправка документа адресату;подшивка второго экземпляра (копии) в дело. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Проект исходящего документа разрабатывается исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в оном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами и завизирован. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Подготовленный проект передаётся на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть представлены другие документы, на основании которых разрабатывается проект. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Руководитель организации вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">После подписания двух экземпляров исходящий документ передается секретарю для регистрации. Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения (ответа). " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Документы регистрируются в канцелярии на регистрационно-контрольных карточках или в журнале после их подписания руководителем организации или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями. После этого документы подлежат отправке через канцелярию или экспедицию. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, два экземпляра регистрационно-контрольной карточки: один экземпляр помещается в справочную, второй в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа). При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется письмо-напоминание. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Инициативному исходящему документу присваивается регистрационный индекс, который содержит индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, составившем документ), и через дробь порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа), например 05-10/53. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Регистрация документов, их последующая обработка и отправка проводятся, как правило, в день подписания документов;исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Отправка документов, в том числе созданных с помощью средств вычислительной техники, осуществляется канцелярией или экспедицией в соответствии с действующими Почтовыми правилами. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Отправляемые документы передаются в канцелярию или экспедицию организации в незаконвертованном виде, полностью оформленные, при необходимости с отметкой составителя о виде почтового отправления (заказное, бандероль). " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В канцелярии или экспедиции проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствующие даты отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">На указанную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель указывает свою фамилию и проставляет дату отправки. Опись с штемпелем отделения связи подшивается в дело канцелярии. Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям по сохранности носителей и записанной на них информации. При этом прилагается копия сопроводительного письма, подшиваемого в дело на общих основаниях. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">3) Регистрация внутренних документов (организационных, информационно-справочных, распорядительных). " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Внутренними называют документы, которые создаются организацией и остаются в ней. На стадии подготовки они проходят путь исходящих документов, а на стадии исполнения (использования) входящих. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Работа с внутренними документами, так же как и с исходящими, начинается с составления и оформления проекта документа, т.е. с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления проекта документа. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его согласование (визирование) исполнителем, руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юрисконсультом. Затем документ направляется руководителю на подпись и на регистрацию. Дальнейшая работа с внутренними документами с этого момента проходит те же этапы, что и с входящими. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Внутренние документы регистрируются после их подписания. Документы, подписываемые руководством организации, подлежат обязательной регистрации в канцелярии на регистрационно-контрольных карточках или в журнале. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения), протокола, акта является его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Организационные и справочно-информационные документы организации регистрируются в том же порядке, что и исходящие. Это означает, что документ должен быть надлежащим образом оформлен, согласован (при необходимости) и подписан, и только после этого он подлежит регистрации. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Регистрационный индекс докладной записки, справки и других аналогичных документов формируется так же, как и индекс исходящего документа. Это означает, что регистрационный индекс указанных документов имеет сложную структуру и состоит из индекса по номенклатуре (он включает индекс структурного подразделения и номер дела данного подразделения) и порядкового номера документа в пределах делопроизводственного года. Например регистрационный индекс докладной записки по основной деятельности может быть следующим: 02-08/33, где 02 индекс структурного подразделения, 08 номер дела по номенклатуре, в котором будет хранится докладная записка после исполнения, 33 порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В отличие от организационных и справочно-информационных документов распорядительные документы и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам. В частности, Примерной инструкцией по делопроизводству установлено, что приказы, издаваемые в организации, регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу и т.д. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Для того, чтобы избежать путаницы, к распорядительным номерам приказов по личному составу через дефис добавляются литеры «к» или «л», в зависимости от разновидности приказа. Приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании работников, о длительных и зарубежных командировках будут иметь в индексе литеру «к». В индексе приказов о предоставлении отпусков, наложений дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, командировках следует включать литеру «л». Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по личному составу закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности их порядковые номера должны содержать соответствующие обозначения, например «ад» или «ахд». " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В регистрационные номера приказов по основной деятельности, в отличие от номеров приказов приказов по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности, дополнительные поисковые признаки (литеры, цифры), как правило, не включаются. Добавление к порядковым номерам приказов данной группы сокращений типа «од» (основная деятельность) является излишним. Лишь в организациях, имеющих сложную структуру и издающих большое количество приказов по основной деятельности, может осуществляться регистрация этих приказов по разновидностям. Например, могут отдельно регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы об организации проверок и другие;соответственно, к их порядковым регистрационным номерам будут добавляться дополнительные обозначения. Сравним индексы приказов разных групп: №3 приказ по основной деятельности;№ 3-к приказ по личному составу 3-летнего срока хранения;3-ад приказ по административно- хозяйственной деятельности. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Для регистрации приказов разных групп в организации должны вестись отдельные журналы регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.), по личному составу (отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных), по административно-хозяйственной деятельности. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Специальной формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами Республики Беларусь не закреплено. Поскольку приказы являются внутренними документами организации, для их регистрации может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов, установленная Примерной инструкцией по делопроизводству. Допускаются и другие варианты, исходя из соображений удобства и полноты отражения в учетной форме информации о документе. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Другие распорядительные документы (распоряжения, указания, решения, постановления), а также протоколы регистрируются по тем же правилам, что и приказы, на карточках или в журналах. Регистрационными индексами этих документов являются регистрационные порядковые номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года. При журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируется в отдельном журнале. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">4)Регистрационные формы (журналы регистрации и регистрационно-контрольные карточки). " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Для регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов заполняется единая регистрационно-контрольная карточка (рис. 1), пригодная для обработки средствами организационной техники. Карточка используется для учета, контроля, исполнения и поиска документов. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="-none-" lang="-none-">Лицевая сторона " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">12345678910111213141516171819202122232425262728293031 Кадровое делопроизводство с нуляКадровое делопроизводство является неотъемлемой частью общего документооборота в любой компании. Назначение документооборота – фиксировать и вести упорядоченный учет деятельности, как хозяйственной, так и всех остальных. Таким образом, правильное и грамотное ведение документооборота позволяет не только Ревизиями кадрового делопроизводства занимается ГИТ (Государственная инспекция труда), в полномочия которой входит контроль правильности исполнения статей Трудового Кодекса РФ. Каждый сотрудник, недовольный какими-либо действиями администрации, в праве обратиться с жалобой в ГИТ На основании этого, создается комиссия, которая приходит на предприятие с проверкой факта недовольства. В первую очередь, проверке комиссии будет подвергнута вся кадровая документация и, если обнаружатся недочеты в ее ведении, у предприятия могут возникнуть сложности, вплоть до судебного разбирательства. Чтобы максимально обезопасить себя в части ошибок, нужно очень внимательно отнестись к составлению пакета документов кадрового делопроизводства еще на нулевом цикле. Документы, которые разрабатываются одновременно с открытием компании
Существует перечень документов, которые необходимо разработать и ввести в действие с первого дня работы. Приказом директора назначается лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства, на которое и возлагается обязанность по созданию начального пакета документации. Как правило, на это же лицо возлагается ответственность за ведение и хранение бланков строгой отчетности и трудовых книжек сотрудников предприятия. Важно определиться с этой миссией как можно раньше, ведь чтобы компания могла начать деятельность, нужно нанимать сотрудников и с самого начала, делать это необходимо правильно. Чтобы подстраховать себя от неприятностей, всегда есть возможность посетить курсы кадрового делопроизводства с нуля, где профессиональные преподаватели введут в курс дела последних изменений в законодательстве по кадровой политике. Одним из первых документов, которые разрабатывает кадровик, чтобы упорядочить кадровое делопроизводство, является инструкция по кадровому делопроизводству. Этот документ призван регламентировать всю деятельность кадровой службы от постановки задач, до сдачи дел в архив, с подробным описанием прав, полномочий и ответственности всех сотрудников данной структуры. Как определить признаки банкротства у предприятия? В связи с необходимостью найма людей, появляются первые документы:
Разработка этих документов ведется совместно с лицами, управляющими развитием компании и финансистами, способными проанализировать необходимое количество сотрудников и предполагаемую заработную плату. Внутренний трудовой распорядок – это локальный нормативный акт, отражающий схему работы предприятия в целом и отдельных структурных подразделений, в частности. При приеме на работу, первый документ, с которым знакомится сотрудник – это внутренний трудовой распорядок На него возможна ссылка в трудовом договоре, чтобы не дублировать основные положения организации трудового процесса. Это своеобразная «Конституция», по которой живут все сотрудники. Специалист по кадровому делопроизводству, под роспись, знакомит всех принятых на работу людей с внутренним трудовым распорядком, еще до подписания всех остальных кадровых бумаг. Структура предприятия составляется в свободной форме и отражает Штатное расписание – это унифицированная форма № Т-3 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В нем отражается На основании вышеперечисленных документов создается Положение об оплате труда, которое разъясняет Для сотрудников бухгалтерии и кадровой службы, которые будут иметь отношение к персональным данным служащих, разрабатывается Положение о защите персональных данных работников. Положение о защите персональных данных работников - призвано застраховать людей от разглашения личной информации При разветвленной структуре, неизбежно создание филиалов и обособленных подразделений. Для них создаются отдельные документы: положение о филиале и положение об обособленном подразделении. Для остальных подразделений, сформированных на территории предприятия, создаются свои положения. Пример: Положение о бухгалтерии. Эти документы отражают задачи, функции, права, ответственность и взаимоотношения с другими структурными подразделениями и призваны внести ясность в вопрос трудовых обязанностей того, или иного отдела. График документооборота отражает взаимодействия подразделений в области перемещения документов. Пример: в графике отражается полный путь документа, с копиями и ответственными лицами, от заявления до приказа. Номенклатура дел – это перечень всей документации предприятия. Она представляется В соответствии с этим документом, происходит перемещение дел с длительными сроками хранения в архивы.
Журналы по кадровому делопроизводствуЗа последние годы, повсеместно вводится электронный документооборот, но журналы остаются неизменными составляющими документов по кадровому делопроизводству. Большинство форм журналов являются унифицированными и их можно приобрести в специализированных магазинах Как обязательные, нужно отметить:
Прием на работу сотрудника
Перед тем, как объявлять о вакантных должностях, нужно определиться с обязанностями, которые будут возложены на принимаемых сотрудников. Название должности, количество штатных единиц и должностной оклад уже определены в вышеперечисленных документах. Остается подробно прописать функции, обязанности и права по каждой конкретной единице. Эта информация отражается в должностной инструкции, которую сотрудник подписывает при приеме на работу. Для выполнения требований, обозначенных в этом документе, работодатель и будет искать специалиста. Причина конфликтных ситуаций между работодателем и сотрудником, зачастую, кроется в несоответствии взаимных требований. Должностная инструкция регламентирует спектр деятельности и меру ответственности и позволяет четко проставить рамки предлагаемой должности. Только грамотный в бухгалтерской сфере специалист в состоянии отследить все подводные камни такого документа. Сейчас существует масса обучающих центров, где за предельно короткие сроки профессиональные преподаватели донесут тонкости профессии до любого заинтересованного слушателя. Кадровое делопроизводство предполагает дополнительное обучение сотрудников, в целях повышения квалификации Такие статьи тоже могут быть учтены и в должностной инструкции и, непосредственно, в трудовом договоре. Трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения сотрудника и администрации, он имеет юридическую силу и должен быть подготовлен максимально грамотно и в полном соответствии с Трудовым Кодексом РФ. В этом документе прописываются такие основные положения, как: Посмотреть образец заполнения штатного расписания . Как заполнить трудовую книжку: правила и инструкции . При необходимости, как приложение, может быть график сменности поквартально, или на год. Заполняется Личная карточка формы Унифицированная форма № Т-2, в которую вносятся основные данные о принимаемом лице. Пишется собственноручное заявление о приеме на работу и подписывается Приказ о приеме - Унифицированная форма № Т-1. Иные документы
С такой же тщательностью создаются документы, отражающие процессы трудовой деятельности:
Особенно внимательно нужно относиться к процессу увольнения. Не всегда сотрудник и администрация расстаются по взаимному согласию. Если не провести всю процедуру увольнения с максимально точностью в рамках законности, могут возникнуть проблемы. Судебная практика последних лет доказывает, что судами чаще принимается сторона сотрудника, нежели администрации предприятия. Курсы кадрового делопроизводства в Москве помогут проработать пошаговую инструкцию действий сотрудников бухгалтерии, или кадровых служб в сложных ситуациях, связанных с сокращением штатов, или увольнением отдельного сотрудника в непростых условиях. Квалифицированный бухгалтер – это тот сотрудник, в котором нуждается каждый работодатель, ведь он способен не только предвидеть, но и, в сложной ситуации, спасти репутацию компании. Должностная инструкция специалиста по кадрам (образец заполнения)Москва специалист по кадрам 1. Общие положения1.1. Специалист по кадрам относится к категории специалистов. 1.2. Специалист по кадрам назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора (уполномоченного лица) на основании заключенного трудового договора. 1.3. На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности "Управление персоналом" или "Юриспруденция" и дополнительную подготовку в области управления персоналом и делопроизводства без предъявления требований к стажу работы либо имеющее высшее профессиональное образование по иным специальностям и опыт работы в области управления персоналом (в кадровой службе/службе персонала) не менее 3-х лет. 1.4. Специалист по кадрам должен знать: - Трудовой кодекс РФ, иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права и социального права (социальной защиты); - основы делопроизводства, законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по кадровому делопроизводству, правила ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением, основные положения Государственной системы документационного обеспечения; - основы психологии и организации труда;основы профессиографии и профориентационной работы; - правила подсчета страхового стажа работников; - структуру и штаты организации, ее профиль, специализацию и перспективы развития; - источники укомплектования организации кадрами, системы и методы подбора персонала; - основы трудовой мотивации и системы оценки персонала, формы и методы обучения и повышения квалификации кадров; - порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;организацию табельного учета; - правила техники безопасности, производственной санитарии, охраны труда и противопожарной безопасности; - Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации. 1.5. Специалист по кадрам должен уметь: - работать на персональном компьютере с использованием программ Word, Excel, 1С: Управление персоналом/Зарплата и кадры; - пользоваться офисной оргтехникой: факсом, сканером, принтером, ксероксом и всеми средствами связи, установленными на рабочем месте. 1.6. В своей работе специалист по кадрам руководствуется: - трудовым законодательством, нормативными правовыми актами, методическими и иными документами, регламентирующими кадровое делопроизводство; - Уставом организации; - Правилами внутреннего трудового распорядка организации; - Положением об отделе кадров; - Положением о персональных данных; - Положением о кадровом делопроизводстве; - Приказами (распоряжениями) генерального директора; - распоряжениями начальника отдела кадров; - настоящей должностной инструкцией. 1.7. Специалист по кадрам является штатной единицей отдела кадров и подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров. 1.8. Специалист по кадрам исполняет обязанности начальника отдела кадров в период временного отсутствия последнего (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.) в порядке, предусмотренном ст. 60.2 ТК РФ. 1.9. Режим работы и отдыха специалиста по кадрам устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка и трудовым договором. 2. Основные функции2.1. Обеспечение укомплектования организации работниками требуемых профессий, специальностей и квалификации. 2.2. Ведение кадрового учета и кадрового делопроизводства в организации. 2.3. Оценка персонала, организация обучения и повышения квалификации кадров, разработка и проведении мотивационных мероприятий. 3. Должностные обязанности3.1. Для выполнения функции по обеспечению укомплектования организации работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации специалист по кадрам: 3.1.1. Осуществляет поиск и подбор персонала путем: - составления и размещения в СМИ и Интернете объявлений о вакансиях; - проведения отбора резюме кандидатов, размещенных в Интернете; - проведения собеседования с кандидатами с целью оценки их деловых качеств. 3.1.2. Оформляет прием новых работников. 3.1.3. Проводит адаптационные мероприятия с новыми работниками. 3.2. Для выполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства в организации специалист по кадрам: - ведет учет личного состава организации в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации; - оформляет прием, перевод, увольнение работников, направление в служебные командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности; - формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью; - заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки; - ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков; - вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением; - выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников; - подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив; - ведет учет, проверяет правильность оформления лицевой стороны листков временной нетрудоспособности и проводит заполнение оборотной стороны в части внесения сведений о страховом страже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности; - оформляет страховые свидетельства государственного пенсионного страхования; - контролирует своевременное составление табелей рабочего времени; - составляет установленную отчетность; - обеспечивает хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договора, приказы по личному составу и их основания, журналы учета и т.д.); - подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения и сдаче их на хранение в архив; - подготавливает сведения для подачи в страховые компании для оформления и выдачи работникам полисов по обязательному и добровольному медицинскому страхованию; - осуществляет документационное оформление аттестации персонала и его обучения; - осуществляет воинский учет. 3.3. Для выполнения функции оценки персонала, организации обучения и повышения квалификации кадров, разработки и проведении мотивационных мероприятий: - участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения; - принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений; - анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка; - участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины. 4. Права работникаСпециалист по кадрам имеет право: 4.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности. 4.2. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение начальника отдела кадров предложения по улучшению деятельности отдела кадров и совершенствованию методов работы, а также варианты устранения имеющихся недостатков. 4.3. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений организации и работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 4.4. Контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также Правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины работниками. Источники: , , , | |
| Просмотров: 1118 | |
| Всего комментариев: 0 | |