Приказ о назначении ответственного за ведение журнала командировок и проставление отметок в командировочных удостоверениях (образец заполнения) (Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, )

Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 21.01..

Форма разработана для Путеводителя по кадровым вопросам. "Командировки".

и проставление отметок в

командировочных удостоверениях

(образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью "Полигон-2"

(ООО "Полигон-2")

ПРИКАЗ

26.01. N 2-лс

Санкт-Петербург

О назначении ответственного лица за ведение журналов выбытия работников в командировки, прибытия и осуществления отметок в командировочных удостоверениях

В соответствии с п. 5 Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственным за ведение журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, а также за оформление командировочных удостоверений специалиста по кадрам отдела кадров Литвинову И.А.

2. В случае отсутствия специалиста по кадрам Литвиновой И.А. (отпуск, болезни, командировка и т.д.) ведение названных в п. 1 журналов и оформление командировочных удостоверений возлагается на начальника отдела кадров Петрову А.А.

3. Контроль исполнения приказа возлагаю на Зам. Генерального директора по персоналу Ефимова С.Л.

Генеральный директор Антонов С.Н. Антонов

Зам. Генерального директора

по персоналу Ефимов С.Л. Ефимов

25.01.

С приказом ознакомлены:

начальник отдела кадров Петрова А.А. Петрова

Идеальный документ. Особый приказ, который наладит кадровый учет командировок

В каждой компании должен быть сотрудник, ответственный за ведение унифицированных журналов учета работников, направленных в служебные поездки и прибывших в командировки из других компаний. Назначить такого ответственного необходимо приказом – так требует Порядок, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н*. Но как составить этот документ и какие сведения он должен содержать, нигде не сказано.

В Роструде нам сообщили, что приказ о назначении ответственного за ведение журналов сотрудника можно составить в произвольной форме. Главное – предусмотреть в нем фамилию, имя, отчество и должность ответственного работника, а также дату, с которой на него возлагается такая обязанность. Поскольку за оформление кадровых документов обычно отвечают сотрудники либо бухгалтерии, либо кадрового отдела, выбрать ответственного удобнее именно из их числа. Если вдруг потребуется назначить другого человека (например, ответственный сотрудник увольняется), необходимо издать новый приказ.

Чиновники утверждают, что составлять приказ потребуется не во всех случаях. Без него вполне можно обойтись, если обязанность по ведению журналов учета командированных и выбывших в командировку сотрудников установлена в трудовом договоре, заключенном с работником, или в приложении к нему – должностной инструкции. В этом случае за отсутствие документа никаких штрафов быть не должно.

Хранить журналы следует в течение пяти лет со дня их оформления (п. 6 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н). Этот срок начинается со дня оформления журнала. За невыполнение обязанности по ведению журналов не исключен штраф: для компании – от 30 000 до 50 000 рублей, а для ответственного за ведение журналов работника – от 1000 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Правда, по словам инспекторов, отсутствие журнала может стать поводом для штрафа только вкупе с другими нарушениями трудовых прав работников.

Образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»

ООО «Компания»

ПРИКАЗ № 13

О назначении ответственного за ведение журналов выбытия

и прибытия командированных работников

г. Москва 16 ноября 2009 года

На основании пункта 5 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С 16 ноября 2009 года назначить инспектора отдела кадров ООО «Компания» Соломатину А. Н. ответственной за ведение журналов выбытия и прибытия командированных работников.

2. Специалисту отдела кадров Петровой А. П. ознакомить с настоящим приказом Соломатину А. Н. под роспись.

Директор ООО «Компания» Иванов Иванов И. И.

С приказом ознакомлена Петрова Петрова А. П.

С приказом ознакомлена Соломатина Соломатина А. Н.

Направление работника в командировку: новые правила

По новым правилам работодатели при направлении работника в командировку освобождены от обязанности оформления командировочного удостоверения и служебного задания. В статье мы расскажем о том, какими документами теперь оформляется служебная командировка, а также – как подтвердить срок нахождения в командировке, если расходы оплачивает принимающая сторона.

Популярное по теме

Из этой статьи вы узнаете:

Мы уже не раз писали о том, что с 8 января года работодателям нет необходимости при направлении работника в командировку оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, а по завершении командировки требовать от работника заполнения отчета о командировке.

Документы, которые оформляются при направлении работника в командировку

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ). Таким образом, для направления работника в командировку необходимо распоряжение работодателя на командировку. Такое распоряжение оформляется в виде приказа о направлении работника в командировку. Приказ можно составить по унифицированной форме № Т-9, если в организации не утверждены самостоятельно разработанные формы. Если в командировку направляется несколько работников, для оформления приказа можно использовать унифицированную форму приказа № Т-9а.

Итак, направление работника в служебную командировку производится сейчас по следующим правилам. Нужно:

1. Издать приказ о направлении работника в командировку.

2. Выдать работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

3. Сделать запись в журнале учета работников, выбывающих в командировку. Журнал ведется в порядке, утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

В данное время форма журнала содержит графу, в которой необходимо указать номер и дату командировочного удостоверения. Но поскольку в России произошла отмена командировочного удостоверения, а изменения в самой форме журнала внесены не были, в этой графе, по нашему мнению, следует указывать номер и дату приказа о направлении в командировку.

4. В табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13) проставить отметки о нахождении работника в командировке. Дни нахождения в командировке обозначаются буквенным кодом К или цифровым кодом 06. Количество отработанных часов не проставляется.

5. После возвращения сотрудника из командировки, нужно получить от него документы, подтверждающие расходы. Вернувшись из командировки, работник обязан в течение трех рабочих дней представить работодателю авансовый отчет (форма № АО-1). К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

6. По возвращении из командировки, работник должен составить служебную записку. Этот документ надо оформить в том случае, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку

Поскольку по новым правилам служебное задание работодатель может не составлять, необходимо уделить особое внимание составлению приказа о направлении работника в служебную командировку.

Распоряжение о направлении работника в командировку должно отражать информацию, с какой целью работник направлен в командировку, а также основание командировки.

Ранее в качестве основания направления работника в командировку в приказе делалась ссылка на служебное задание с указанием даты и номера. Сейчас в приказе следует указать название и реквизиты документов, которые послужили основанием для направления работника в командировку. По нашему мнению, в приказе стоит указывать те документы, которые ранее выступали в качестве основания для составления служебного задания.

Расходы оплачивает принимающая сторона

Как мы видим, формально направление работника в служебную командировку стало проще. Однако на практике у работодателей возникают вопросы, связанные с подтверждением времени нахождения работника в командировке. Например, в ситуации, когда расходы по проезду и проживанию работника оплачивает принимающая сторона.

Отметим, что нет никаких препятствий для оплаты командировочных расходов принимающей стороной. Более того, форма приказа о направлении работника в командировку № Т-9 предусматривает необходимость внесения информации о том, за чей счет будет оплачена командировка.

Между тем, согласно п.7 Положения о служебных командировках 1 фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. При оплате же расходов принимающей стороной проездные документы у работника отсутствуют.

В такой ситуации подтвердить срок командировки работника может приказ работодателя о направлении работника в командировку. Также для подтверждения срока нахождения в командировке работника можно попросить составить служебную записку, в которой следует указать фактический период нахождения в командировке. Кроме того, в зависимости от цели командировки ее срок может быть подтвержден, например, программой мероприятия (выставки), программой переговоров и т. п. Помимо этого у работодателя должны иметься документы, подтверждающие оплату расходов принимающей стороной (например, договор между работодателем и принимающей стороной).

Не забудьте, что в том случае, если расходы по проезду и проживанию работника оплачивает принимающая сторона, в обязанности работодателя входит оплата работнику:

Образец приказа (распоряжения) о командировке, когда расходы оплачивает принимающая сторона

Унифицированная форма № Т-9

Утверждена Постановлением Госкомстата России

Приказ о направлении работника в командировку (скачать образец)

8 января , просмотров: 13353, Раздел: Документы

Приказ о направлении работника в командировку оформляется отделом кадров в том случае, если необходимо отправить сотрудника в командировку. Унифицированная форма приказа на командировку имеет форму № Т-9. Данный приказ оформляется по служебному заданию, которое подготавливается руководителем заранее. Распоряжение о направлении в командировку подписывается как работником, так и руководителем организации. Скачать образец заполнения приказа можно ниже.

Особенности заполнения приказа:

1) Номер документа: номер может состоять как из цифр, так и букв;

2) В строке ФИО: указывается ФИО сотрудника, который отправляется в командировку;

3) Данные о сотруднике берутся из личной карточки работника (табельный номер, должность и т.д.);

4) Место назначения: формат записи следующий – Страна – город – название пункта назначения;

5) В графе с названием «сроком на», необходимо указать число календарных дней (цифрами), начальная дата входит в число дней командировки;

6) В остальных разделах все заполняется согласно подписям под графами и не составит особого труда даже новичку.

Скачать Приказ о направлении работника в командировку (образец):

Учет и оформление командировочных расходов

Главная Учет расчетов с персоналом Учет и оформление командировочных расходов

У многих организаций возникает необходимость отправить своего работника в командировку, это может быть командировка в пределах страны либо за границу, длительная или не очень. Независимо от вида командировки необходимо правильно её оформить, заполнить все командировочные документы, в бухгалтерском учете совершить необходимые проводки, правильно учесть командировочные расходы в целях налогообложения.

Разберемся, как оформить командировку, и какие необходимо заполнить документы.

Командировка — это отъезд работника из организации для выполнения служебного задания за пределы населенного пункта, в котором располагается данная организация. Продолжительность командировки может быть от одного дня и более, это зависит от сложности поручения, его объема и других особенностей. Длительность командировки никакими документами не ограничивается.

Первым днем командировки считается день отъезда из места постоянной работы (до 00.00 по местному времени), последний день — день прибытия в место постоянной работы.

Ст.167 Трудового кодекса РФ гарантирует сотруднику, направленному в командировку:

Командировочные документы:

1. Приказ на командировку — направление сотрудника в командировку оформляется данным приказом, существуют унифицированные бланки: форма Т9 для одного сотрудника, форма Т9а для группы сотрудников. Скачать эти формы можно здесь, там же вы найдете образец заполнения приказа на командировку.
2. Авансовый отчет АО-1 — данный документ сдается работником по приезду из командировки и содержит информацию о потраченных им суммах (командировочных расходов) с подтверждающими факт затраты документами. Предъявить авансовый отчет работник обязан в течении 3-х дней с момента возвращения. Скачать бланк АО-1 можно в статье: Образец заполнения авансового отчета АО-1.
3. Командировочное удостоверение — сдается также при возвращении из командировки вместе с авансовым отчетом, данным документом работник подтверждает факт нахождения по месту назначения, он содержит подписи и печати организаций, в которых работник побывал. Удостоверение имеет унифицированную форму Т-10, скачать его можно здесь.

Также в качестве командировочных документов может выступать отчет о командировке, составленный работником по его возвращении, а также служебное задание, составленное руководителем подразделения (скачать образец служебного задания ).

Изменения г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12. отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье .

Авансовый отчет является обязательным документом при оформлении командировки, к нему прилагаются также документы, подтверждающие произведенные расходы. При неправильном и ненадлежащем оформлении авансового отчета затраты нельзя будет принять к учету в качестве командировочных расходов и, соответственно, впоследствии нельзя учитывать при определении налоговой базы при налогообложении.

Приказ на командировку, служебное задание, отчет о командировке — это внутренние документы, они не обязательны для признания понесенных командировочных затрат.

Учет командировочных расходов:

Порядок оформления командировки регламентируется ТК РФ, НК РФ, также действуют другие подзаконные акты и документы, в частности, Положение об особенностях направления сотрудников в служебные командировки.

Работодатель возмещает работнику расходы, произведенные им в процессе выполнения порученного ему задания, к этим расходам относятся, так называемые, суточные (фиксированная величина денежных средств в сутки, которые выплачиваются в связи с проживанием вне постоянного места жительства и компенсируют дополнительные расходы, связанные с командировкой), а также все прочие расходы, произведенные работником и подтвержденные соответствующими документами (оплата проживания, транспортные расходы и прочие расходы, разрешенные работодателем). Об этом гласит ст.168 ТК РФ.

Порядок и размер возмещения командировочных расходов регулируется либо коллективным договором, либо другим локальным нормативным актом.

При направлении сотрудника в командировку ему выдается авансом определенная сумма денег, при возвращении сотрудник предоставляет авансовый отчет о реально потраченных суммах с подтверждающими документами, остаток аванса сдается в кассу, если же была потрачена сумма свыше выданного аванса, то сотруднику доплачиваются денежные средства, потраченные сверх выданного аванса.

Принять к учету командировочные затраты можно только при наличии подтверждающих документов.

Суточные: в качестве подтверждающего документа выступает командировочное удостоверение. Фактический размер суточных, которые организация будет выплачивать, определяется локальными актами организации или коллективным договором, их минимальная и максимальная величина не ограничена и устанавливается организацией самостоятельно. Суточные НДФЛ не облагаются в пределах допустимых норм. Допустимые нормы - 700 руб. в сутки для командировок по России и 2500 руб. в сутки для командировок за границу. Если организация своим внутренним локальным актом устанавливает суточные свыше указанных предельных величин, то величина свыше 700 и 2500 руб. облагается НДФЛ.

Стоит отметить, что в п.11 Положения об особенностях направления в командировку оговорено, что если сотрудник по какой-либо причине имеет возможность каждый день возвращаться в место своего жительства, то суточные ему не выплачиваются.

Командировочные расходы на транспорт: сюда включаются оплата проезда на общественном транспорте и такси до места посадки для отбытия в командировку, непосредственно сам проезд до назначенного места и обратно, и расходы на общественный транспорт в месте командировки. Также минфином предусмотрена возможность учитывать в качестве затрат на командировку и аренду транспорта для перемещения до места командировки, в месте командировки и обратно. Подтверждающими документами здесь выступают билеты, проездные документы, в случае аренды транспорта — договор аренды и документы, подтверждающие факт оплаты наличными или безналичными.

Командировочные расходы на проживание . если оплата гостиницы происходит безналичными, то в качестве подтверждающих документов выступает акт, счет-фактура, гостиничный чек, если наличными, то гостиничный чек и фискальный чек. В случае, если номер бронируется заранее, и эта услуга платная, то стоимость брони также включается в командировочные расходы. Дополнительные же услуги гостиницы, связанные с обслуживанием номера, питанием в ресторане, оздоровительными процедурами, которыми воспользовался командируемый, в качестве затрат на командировку не учитываются (сауна, спортзал, бассейн, обслуживание номера, услуги носильщика и прочее).

Если же для проживания снимается жилое помещение, квартира, то подтверждающим документом может выступить составленный договор аренды, в котором оговорена стоимость всех услуг по проживанию, а также все документы, подтверждающие оплату.

Проводки по учету командировочных расходов можно посмотреть в этой статье.

Налоговый учет командировочных расходов:

Согласно НК РФ в налоговом учете командировочные расходы отражаются в составе прочих расходов (ст.253 НК РФ). Эти расходы признаются в том отчетном периоде, в котором была командировка. Датой подтверждения командировочных расходов признается дата авансового отчета.

На сумму командировочных расходов может быть уменьшена налоговая база при расчете налога на прибыль.

Расходы, которые могут быть учтены для целей налогообложения (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ):

Дополнительные расходы в гостинице, связанные с обслуживанием номера (уборка, химчистка, услуги носильщика), питанием в ресторане, баре, посещением оздоровительных заведений (бассейн, спортзал, сауна) в качестве командировочных расходов не признаются и не уменьшаются налоговую базу при расчете налога на прибыль.

Командировочные расходы и НДС:

Для того, чтобы направить НДС к вычету. нужно, чтобы этот НДС был выделен отдельной строкой в подтверждающих документах: в счетах-фактурах и документах, подтверждающих уплату, и документах строгой отчетности.

Источники: www.lawmix.ru, www.audit-it.ru, www.kdelo.ru, bbcont.ru, online-buhuchet.ru