Анонсы

С 1 января текущего года изменился порядок привлечения на работу иностранных граждан. В нововведениях поможет разобраться Яна Метелева . юрист и консультант по вопросам трудового законодательства.

22 августа

1. Требование об обязательном формировании и ведении личных дел на работников трудовое законодательство не содержит. В то же время действующее законодательство содержит ряд норм, в соответствии с которыми формирование и ведение личных дел обязательно в отношении некоторых категорий сотрудников, например государственных и муниципальных служащих (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации"). Поскольку в данном случае сотрудники бюджетного учреждения не относятся к такой категории лиц, ведение их личных дел осуществляется работодателем по его усмотрению, однако с учетом положений действующего законодательства, касающихся порядка хранения и использования персональных данных работников.

2. В соответствии со ст. 62 ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы;выписки из трудовой книжки;справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.

Как видно, законодатель в данной норме не дефиницирует термин "документы, связанные с работой", приводя лишь открытый их перечень. Как было отмечено в справке Липецкого областного суда по результатам обобщения практики рассмотрения мировыми судьями трудовых споров, перечень документов, которые обязан выдать работодатель, не ограничен и главное обстоятельство, которое должно учитываться и проверяться судом при рассмотрении таких дел, - это то, что истребуемые документы связаны с работой данного работника у указанного работодателя.

Так, в судебной практике имеется точка зрения, согласно которой ст. 62 ТК РФ является основанием предоставления работнику служебной характеристики (смотрите, например, кассационное определение Санкт-Петербургского городского суда от 18 января г. N 33-410).

В ряде случаев судебная практика исходит из того, что ст. 62 ТК РФ распространяется лишь на те документы, которые содержат сведения, связанные с работой конкретного работника, и не является основанием для предоставления документов, касающихся работы других работников или деятельности работодателя в целом (смотрите, например, определения Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда от 17.02. N 33-3019/, от 20.06. по делу N 33-18698, постановление президиума Московского областного суда от 08.02. по делу N 44г-24/12, определение Московского городского суда от 25.11. по делу N 4г/8-10206/10).

Вместе с тем существует точка зрения, что работодатель обязан предоставить работнику на основании ст. 62 ТК РФ также копии тех документов, которые хотя и не содержат сведений о работе конкретного работника, однако непосредственно затрагивают его права и обязанности. В частности, к таким документам практика иногда относит коллективный договор (смотрите, например, определение Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда от 24 августа г. N 33-25677, кассационное определение Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда от 21 сентября г. N 33-29697).

Отметим также, что, на наш взгляд, наличие свободного доступа к тому или иному документу не избавляет работодателя от обязанности выдать работнику по его просьбе копию этого документа (смотрите, например, решение Железнодорожного районного суда г. Екатеринбурга от 25 января г. по делу N 2-103/).

Таким образом, из всех указанных в вопросе копий документов работодатель совершенно точно обязан предоставить из личного дела копию приказа о приеме на работу и копии приказов о переводах на другую работу, поскольку это прямо предусмотрено ст. 62 ТК РФ.

С учетом изложенного однозначно ответить на вопрос о том, обязан ли работодатель предоставлять работнику другие указанные в вопросе документы, не представляется возможным, поскольку до настоящего момента судами не выработано какого-либо системного подхода к определению критериев, с учетом которых устанавливается обязанность работодателя выдать работнику копии тех или иных документов. В случае возникновения спора этот вопрос будет разрешен судом с учетом фактических обстоятельств дела.

На наш взгляд, в условиях такой правовой неопределенности работодателю, по возможности, следует удовлетворять просьбы работников о предоставлении тех или иных документов, даже если они имеют лишь косвенное отношение к их работе.

В то же время нельзя забывать, что на основании части первой ст. 88 ТК РФ работодатель не имеет права представлять документы, содержащие персональные данные работника, без его письменного согласия третьей стороне, в том числе другому работнику. Таким образом, если работник запрашивает документы, содержащие в том числе информацию о других работниках (например приказ о премировании работников), то работодатель вправе предоставить лишь выписку из этого документа, содержащую информацию, относящуюся конкретно к этому работнику, или обезличенную информацию, относящуюся ко всем работникам организации в целом или к некоторой группе работников, включающей в себя работника, обратившегося с просьбой о выдаче копий документов.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Наумчик Иван

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Правила внутренного распорядка

1. ОБЩЕЕ ПОЛОЖЕНИЕ

В соответствии с Конституцией РФ, разделом 8 Трудового кодекса РФ (глава 29, статья 189, 190), делом чести каждого гражданина является добросовестный труд в избранной им области деятельности, соблюдение трудовой дисциплины.

Дисциплина труда - обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с Кодексом законов о труде, иными законами и нормативными актами.

Учредитель учреждения и работодатель обязаны создать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда. Трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР).

ПВТР имеют целью обеспечить укрепление дисциплины труда, правильную организацию работы, полное и рациональное использование рабочего времени, достижение наилучших, качественных показателей в учебной и воспитательной работе.

Настоящие правила составлены в соответствии с новым Трудовым Кодексом РФ, утверждены директором ДМШ и согласованы с учредителями учреждения отделом культуры администрации г. Мурманска.

Настоящие правила являются обязательными для всех работников школы.

2. ПОРЯДОК ПРИЕМА И УВОЛЬНЕНИЯ ПЕДАГОГИЧЕСКИХ

РАБОТНИКОВ И СЛУЖАЩИХ ДМШ №6.

2.1. Порядок приёма на работу и увольнения преподавателей осуществляется согласно ТК РФ. Отношения работника и администрации школы регулируются путем заключения трудового договора о работе в ДМШ № 6.

2.2. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет директору:

документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих

призыву на военную службу;

2.3. При заключении трудового договора впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется администрацией.

2.4. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, хранится у администрации школы.

2.5. Администрация обязана вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в школе свыше пяти дней, за исключением совместителей.

2.6. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, наименование должности согласно штатному расписанию, сведения о переводах на другие должности, с условием постоянной работы, и об увольнении. А также сведения о награждениях, об успехах в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

2.7. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего эту работу.

2.8. В день увольнения администрация обязана выдать работнику школы его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении и произвести с ним окончательный расчет. Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового Кодекса или иного Федерального закона со ссылкой на соответствующую статью, пункт этих законодательных актов. Днем увольнения считается последний день работы.

2.9. Прием на работу оформляется приказом директора, изданным на основании заключенного трудового договора. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр передается работнику, второй хранится в личном деле работника.

2.10. Приказ директора о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок.

2.11. При поступлении педагогического работника, рабочего или служащего на работу или переводе его в установленном порядке на другую работу, администрация обязана:

1. ознакомить с порученной работой, условиями и оплатой труда, разъяснить его права и обязанности;

2. ознакомить с правилами трудового распорядка;

3. проинструктировать по вопросам охраны труда, технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, пожарной безопасности;

4. ознакомить с действующими инструкциями и распоряжениями по школе.

2.12. При заключении трудового договора соглашением сторон может быть обусловлено испытание работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе. Испытание при приеме на работу производится в соответствии со статьями 70, 71 Кодекса о Труде РФ.

2.13. Прекращение трудового договора производится в соответствии со статьей 77 ТК РФ.

2.14. Расторжение трудового договора в соответствии со статьей 81 ТК РФ может произойти и по инициативе администрации школы.

Документированная процедура о порядке установления трудовых отношений, их прекращения и движения кадрового состава

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА

о порядке установления трудовых отношений, их прекращения и движения кадрового состава Государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования Тихоокеанский государственный медицинский университет Министерства здравоохранения Российской Федерации

Общие положения

Документированная процедура о порядке установления трудовых отношений , их прекращения и движения кадрового состава Государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования Тихоокеанский государственный медицинский университет Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее - ГБОУ ВПО ТГМУ Минздрава России) разработаны в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации и регламентирует последовательность действий, совершение которых необходимо для приема, перевода, увольнения, учета невыходов работников ГБОУ ВПО ТГМУ Минздрава России, а также утверждает формы учетных документов.

1.1.Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации;конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации.

В случаях и порядке, которые установлены трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, Уставом ГБОУ ВПО ТГМУ Минздрава России, трудовые отношения возникают на основании трудового договора в результате:

избрания на должность;

избрания по конкурсу на замещение соответствующей должности;

назначения на должность или утверждения в должности;

направления на работу уполномоченными в соответствии с федеральным законом органами в счет установленной квоты;

судебного решения о заключении трудового договора.

1.3.Трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен.

Процедура заключения трудового договора

Заявление о приеме на работу подается в службу управления персоналом ГБОУ ВПО ТГМУ Минздрава России. Дата подачи заявления должна предшествовать дате приема на работу и составлять не менее одного рабочего дня.

Заявление составляется по форме (Приложение №1а. Приложение №1б - для научно - педагогических работников). Работник обязательно указывает наименование должности, структурное подразделение, количество штатных единиц, условия совместительства (в случае внешнего или внутреннего совместительства), дату приема на работу, а также дату окончания трудового договора (в случае приема по срочному трудовому договору).

В целях проверки соответствия поручаемой работе в заявлении принимающегося руководитель структурного подразделения указывает срок испытания, не превышающий трех месяцев. Отсутствие в заявлении условия об испытании означает, что работник принимается на работу без испытания. Ректором ГБОУ ВПО ТГМУ Минздрава России по представлению руководителя службы управления персоналом может быть принято решение об установлении иного срока испытания. Для лиц, принимающихся на должности научно-педагогических работников и других лиц, предусмотренных законодательством РФ, испытание при приеме на работу не устанавливается.

При приеме на должность преподавателя факультета довузовской подготовки, предусматривающей выполнение классной работы, данные сведения отражаются в заявлении (Прошу установить надбавку за ведение классной работы). На заявлении ставится виза руководителя структурного подразделения и дата согласования заявления, в случае недостающей информации об условиях приема - с уточнением необходимой информации. Заявление о приеме на работу подается лицом, принимающимся на работу.

До подписания трудового договора работник знакомиться под роспись с должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Обязательными документами для заключения трудового договора являются:

заявление о приеме на работу, согласованное с руководителем структурного подразделения, с визой ректора ГБОУ ВПО ТГМУ Минздрава России;

2.4.4. Документы по трудовым отношениям

Распорядительная деятельность органов управления заключается и в том, что они занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют граждан и издают ряд документов, необходимых гражданам при осуществлении ими права на труд.

Трудовые отношения в организации, независимо от форм собственности, регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (далее – ТК РФ) (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г. 30 июня 2003 г. 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г. 9 мая 2005 г.), определяющим порядок оформления соответствующей документации по трудовым отношениям.

К документам по трудовым отношениям относятся . трудовые договора (соглашения), приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки и другие документы, составляющие личное дело работника.

Документы по трудовым отношениям ведутся с момента поступления работника в организацию и хранятся после их увольнения 75 лет. Поэтому они выделяются в самостоятельную группу документов.

Последовательность оформления и состав документов по приему на работу приведены в приложении 33.

Основными документами по трудовым отношениям являются: резюме, трудовой договор, заявление, приказ по личному составу, личная карточка формы Т-2, характеристика работника, анкета, автобиография и другие документы личного характера.

Резюме – это сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями на вакантную должность с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

Образец оформления резюме приведен в приложении 34.

Трудовой договор – документ, который отражает основные аспекты взаимоотношений работодателя и наемного работника, определяет условия работы, выполнения основных обязанностей и требования сторон. Трудовой договор всегда заключается в письменной форме и является юридическим подтверждением того, что стороны состоят в трудовых отношениях, и при возникновении трудовых споров является основным документом для судебного разбирательства. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, подписывается работником и работодателем и заверяется печатью организации. Один экземпляр трудового договора хранится в личном деле работника, а второй выдается ему на руки.

Для оформления трудового договора используются реквизиты: наименование документа;дата;индекс;место составления;заголовок к тексту;текст;юридические адреса сторон;подписи сторон;печать организации.

В тексте трудового договора указываются наименования сторон, заключивших договор, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, предмет договора, порядок выполнения обязательств, режим работы и другие вопросы, регулирующие трудовые отношения.

Рекомендации по заключении трудового договора и его примерная форма утверждены Постановлением Минтруда РФ от 14 июля 1993 г. N 135 и приведены в приложении 35, 36.

Заявление – это документ личного характера, оформляемый работником для решения проблем личного и служебного характера.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении в организацию на конкретную должность. При оформлении заявления используется стандартный лист бумаги формата А4 и следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление);справочные данные об авторе;наименование вида документа;текст;дата;подпись составителя заявления.

Заявление, с визами руководителей структурных подразделений (в случае необходимости) и руководителя организации является основанием для издания приказа о приеме на работу (приказа по личному составу).

Образец оформления заявления о приеме на работу приведен в приложении 37.

Приказ по личному составу.

Прием гражданина на работу (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, поощрения, наказания и т. д.) оформляется приказом по личному составу.

Приказ о зачислении на должность (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, поощрения, наказания и т. д.) доводится работнику под расписку.

Приказы по личному составу оформляются на общем бланке организации и содержат реквизиты: наименование организации;наименование документа;дату, регистрационный номер, заголовок к тексту;текст;подпись руководителя организации.

В заголовке к тексту приказов по личному составу пишут слова: о приеме на работу;о переводе на другую работу;об увольнении;о поощрении;о наложении административного взыскания или по личному составу.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» и состоит из пунктов. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: назначить, перевести, предоставить, объявить, освободить и т. д.

Фамилия работника, указываемого в приказе, пишут полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными. Затем указывают должность, структурное подразделение и содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в приказе о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким должностным окладом принимается работник.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

В приказе об увольнении (освобождении от должности) обязательно указывают статью ТК РФ, на основании которой происходит увольнение.

После каждого пункта приказа по личному составу располагается реквизит «Основание» (личное заявление работника, представление, докладная записка, трудовой договор и т. д.), причем статья кодекса не входит в реквизит «Основание», а является частью текста приказа.

Образец оформления приказа по личному составу приведен в приложении 20, 21.

Личная карточка формы Т-2.

Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом, заполняется на всех работников организации (постоянных, временных, совместителей и т. д.) и составляет картотеку персонала организации.

Карточка заполняется работниками кадровых служб организации на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов об образовании или квалификации, решения аттестационной комиссии и т. д.) и хранится в отделе кадров организации.

Личная карточка формы Т-2 является учетным документом качественного и количественного учета персонала и постоянно отслеживается работниками кадровых служб организации и имеет трафаретную форму.

Характеристика работника – это официальный документ, выдаваемый руководством организации работнику по его личной просьбе.

В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности работника, оценка его деятельности и моральных качеств и другие сведения по просьбе работника.

Характеристика оформляется на общем бланке организации и имеет реквизиты: наименование организации;наименование вида документа;указание должности лица, которому выдается характеристика;имя, отчество и фамилия сотрудника;текст;подписи должностных лиц и печать организации.

В тексте характеристики выделяют логически связанные между собой составные части: анкетные данные работника;данные о трудовой деятельности в организации;оценку моральных и деловых качеств, отношение к работе, взаимоотношения в коллективе, поощрения и взыскания работника;вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Анкета – это документ, содержащий основные автобиографические данные работника, заполняемый собственноручно по трафаретной форме на основании подлинных документов в присутствии работников кадровой службы организации и заверяемый печатью организации.

Автобиография – это документ, заполняемый работником собственноручно, и содержащий основные сведения о его биографии.

Автобиография типового формуляра оформления не имеет и составляется в произвольной форме на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу. Все сведения в автобиографии даются в хронологическом порядке и должны отражать жизненный путь работника, его квалификацию и общественную деятельность.

В автобиографии обычно указывают;название документа;справочные данные о рождении и проживании работника;сведения о родителях и семье работника;образование и специальность по образованию;вид трудовой деятельности;последнее место работы и занимаемую должность;награды и поощрения;участие в общественной работе и другие сведения;дату составления. Автобиография подписывается ее автором.

Личное дело работника. В личное дело, заводимое на работника при приеме его на работу, представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике. В личное дело помещают следующие документы: заявление;личную карточку по форме Т-2;приказ о приеме на работу;автобиографию;анкету;трудовой договор;копии документов об образовании и другие документы, по решению организации, относящиеся к работнику.

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина и служащий для установления его общего, непрерывного и специального стажа работы.

Порядок заполнения трудовой книжки регламентируется ТК РФ и другими нормативными актами.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников организаций, независимо от их формы собственности, проработавших в организации свыше пяти дней, (в том числе на сезонных и временных работников, работающих по договору, нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию).

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других организациях, трудовые книжки не заводятся.

Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица и печатью организации.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Трудовая книжка является документом, требующим точного оформления. Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякие рода сокращения при внесении записей в трудовую книжку не допускаются.

При оформлении в трудовую книжку вносятся:

1) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

2) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение с работы;

3) сведения о награждениях и поощрениях, присвоениях почетных и специальных званий, предусмотренных действующим законодательством;

4) сведения об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях, подтвержденных соответствующими документами и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по другим основаниям) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причин увольнения.

Работник имеет право периодически контролировать правильность ведения его трудовой книжки.

Оформленная трудовая книжка выдается работнику под расписку в день его увольнения. В других случаях, по просьбе работника, ему выдается заверенная выписка сведений о работе из трудовой книжки.

Руководство организации не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки уволенному работнику.

Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров организации, а затем сдаются на хранение в архив. На сданные в архив трудовые книжки составляются опись и акт, копии которых хранятся в кадровой службе организации.

По истечении установленного срока хранения трудовые книжки уничтожаются установленным порядком.

Источники: www.garant.ru, dmsh6.murm.muzkult.ru, vgmu.ru, www.e-reading.club