Автоматизация кадрового учета и штатного расписания

Программа позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещения сотрудников, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и получать отчеты по кадровым данным сотрудников.

Программа позволяет вести штатное расписание предприятия, включая список подразделений и должностной состав каждого подразделения.

Использование штатного расписания позволит:

Использование настоящей программы не требует обязательного использования, как понятия штатного расписания, так и понятий подразделение и должность. Для небольшого предприятия, на котором не сложилась практика ведения штатного расписания, вполне достаточно просто вести список сотрудников, не сопоставляя заданные для сотрудников подразделение, должность и оклад со штатным расписанием. Более того, можно не задавать сотруднику подразделение или должность.

1С:Предприятие 7.7

Система программ 1С:ПРЕДПРИЯТИЕ

1С:Зарплата и Кадры. Проф 7.7 Демонстрационный ролик

Система 1С:Зарплата и кадры представляет собой компоненту Расчет системы 1С:Предприятие , настроенную на расчет заработной платы и учет персонала.

Система 1С:Зарплата и Кадры предназначена для расчета заработной платы и кадрового учета, может использоваться как на хозрасчетных предприятиях Российской Федерации, так и в организациях с бюджетным финансированием. Она позволяет не только автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы.

Изменение даты приема на работу в 1с Бухгалтерия 7.7

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как мне правильно поменять дату приема на работу ошибочно записалась дата 03.06 вместо 28.05. и теперь зарплата не идет за май месяц а выходит за июнь 2 дня, То есть как мне перепровести дату приема - через какой документ ?возможно ли и как это сделать в справочниках сотрудники. или в другом? Это в программе 1с Бухгалтерия 7.7 .Пыталась поменять выходит две даты. одна провелась с окладом на 28 число, а в остальные константы -на 3 июня и в отчетах тоже 3 июня. Как удалить старую запись и записать по новой задним числом?

Цитата (Glavbuh Alenka): Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как мне правильно поменять дату приема на работу ошибочно записалась дата 03.06 вместо 28.05. и теперь зарплата не идет за май месяц а выходит за июнь 2 дня, То есть как мне перепровести дату приема - через какой документ ?возможно ли и как это сделать в справочниках сотрудники. или в другом? Это в программе 1с Бухгалтерия 7.7 .Пыталась поменять выходит две даты. одна провелась с окладом на 28 число, а в остальные константы -на 3 июня и в отчетах тоже 3 июня. Как удалить старую запись и записать по новой задним числом?

И еще подскажите, пожалуйста, почему -то не рассичываются налоги - страховые взносы на обязат. страхование с ФОТ, то. есть они должны рассчитаться после проведения документа закрытие месяца- автоматом? или после начисления зарплаты или еще каким- либо документом. что-то я запуталась,

То. есть подскажите,пожалуйста, порядок расчета зарплаты и налогов с ФОТ в 1с Бухгалтерия 7.7 ,что-то не идет у меня. И далее чтобы сделать регламентированную отчетность по взносам в ПФ- РСВ -1. 4-ФСС, подоходный налог - она формируется автоматом ?либо нужно еще провести какой- нибудь документ после проведение ( закрытие месяца) перед тем как уже отчетность выводить за месяц, квартал? Просветите, пожалуйста, меня. Огромное, огромное Огромное спасибо.

Дату приема на работу поменять легко: сделайте непроведенным приказ о приеме на работу, измените дату, проведите. Зайдите в справочник Сотрудники и установите значение периодических реквизитов на дату приема.

Чтобы рассчитывались налоги откройте: /Справочники/ /Сотрудники/ /Налоги и отчисления/ поставьте галочку /Начислять налоги с ФОТ/, рядом значок /История изменения реквизита/ откройте, проверьте с какого периода, должен быть Ваш приказ о приеме.

Перепроведите Закрытие месяца, где проверьте стоит ли галочка Начислять налоги с фонда оплаты труда. В справочнике Виды начислений (выплат) работникам тоже уточните стоят нужные Вам галочки? (ПФР, ФСС).

Чтобы у Вас автоматом начислялись налоги с ФОТ нужно сделать Начисление з/п и Закрытие месяца. Выплату з/п оформляете документом Выплата з/п (думаю знаете), но на налоги с ФОТ он не влияет. так, что разбирайтесь с Начислением, Справочниками и Закрытием месяца, все исправляйте, перепроводите, если что не получится - спрашивайте.

По 4-ФСС в 1С, у меня программа без обновлений, но должно быть в /Отчеты/ /Регламентированные/ /Отчеты в фонды/.

Насчет РСВ-1 тоже не знаю есть ли в обновленной 1С. Я делаю в Spu_orb, но есть и другие программы, знаю, что в разных регионах - разные, в ПФР программу дают бесплатно, с интернета тоже можно скачать.

Поступим проще. Учёт заработной платы в программе "1С:Бухгалтерия 7.7"

Наиболее полно учёт и расчёт заработной платы автоматизирован в программе “1С:Зарплата и Кадры”. Именно в ней реализованы различные виды начислений и удержаний из заработной платы. Такая программа подходит организациям со сложной системой оплаты труда.

Однако есть и другой вариант. Часто в небольших организациях для ведения бухгалтерского и налогового учёта уже используется программа “1С:Бухгалтерия”. При наличии на фирме небольшого штата и несложной системы оплаты труда учёт заработной платы вполне можно вести в типовой версии программы “1С:Бухгалтерия 7.7”.

Наша задача — помочь читателю сориентироваться, насколько данная программа подходит для целей ведения учёта заработной платы именно в его организации.

ИПеречислим основные возможности при учёте оплаты труда в типовой конфигурации “1С:Бухгалтерия 7.7 редакция 4.5”.

Кадровый учёт с ведением основных документов:

· приказ о приёме на работу;

· приказ о кадровых изменениях;

· приказ об изменении окладов;

· приказ об увольнении.

Начисление заработной платы по видам:

· основная заработная плата;

· дополнительные виды доходов.

Учёт удержаний из заработной платы:

· по исполнительным листам;

· НДФЛ.

Начисления на фонд оплаты труда (учёт ЕСН)

Формирование отчётности:

· налоговая карточка 1-НДФЛ;

· справка о доходах физического лица 2-НДФЛ;

· индивидуальная карточка учёта ЕСН;

· декларация по страховым взносам в ПФР;

· декларация по единому социальному налогу;

· отчёт об использовании сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве;

· расчётная ведомость по средствам ФСС РФ (форма 4-ФСС РФ);

· страховые взносы ФСС по временной нетрудоспособности (форма 4а-ФСС РФ).

Налоговый учёт:

· формирование регистров налогового учёта.

Перед началом ведения учёта оплаты труда необходимо настроить программу через Константы (пункт меню Операции) или через меню Сервис ® Общая настройка.

Необходимо настроить приведённые ниже показатели и значения.

Районный коэффициент (не путать с северной надбавкой!). Формат заполнения следующий: например, при значении 15 % (повышении) заполняется 1.15.

Предел вычетов для расчёта НДФЛ — 20 000 руб. (осуществляется только через Константы).

Учёт заработной платы ведётся во внешней программе — “нет” (т. е. галочку не ставить) (в Общих настройках).

Использовать регрессивную шкалу ставок ЕСН (“да” или “нет”) — через Константы.

Предоставляется ли организации льгота по уплате ЕСН согласно п. 1.2 ст. 239 НК — через Константы.

Напоминаем, что согласно этому пункту от уплаты налога освобождаются общественные организации инвалидов;учреждения, созданные для достижения образовательных, культурных, лечебно-оздоровительных, физкультурно-спортивных, научных, информационных и иных социальных целей (подробнее см. Налоговый кодекс РФ).

Использовать регрессивные тарифы страховых взносов в ПФР — значения “да” или “нет” — через Константы.

Рассмотрим основные положения по учёту оплаты труда в конфигурации в соответствии с перечисленными возможностями.

Кадровый учёт

Кадровые данные подробно заполняются по каждому сотруднику в справочнике “Сотрудники” или в документе “Приказ о приёме на работу”. При приёме нового сотрудника достаточно ввести данные только в документ “Приказ о приёме на работу”, и они автоматически скопируются в справочник “Сотрудники”.

Флажок “Сотрудник является налоговым резидентом” определяет ставку и порядок расчёта НДФЛ. Доходы резидентов облагаются по ставке 13 %, нерезидентов — по ставке 30 %. К физическим лицам — налоговым резидентам Российской Федерации относятся физические лица, фактически находящиеся на её территории не менее 183 дней в календарном году.

Реквизит “Вычет на одного ребёнка” указывает сумму стандартного налогового вычета на одного ребёнка, предоставляемого при начислении НДФЛ (300 руб. если ребёнка воспитывают двое родителей, и 600 руб. если ребёнка воспитывает один родитель и годовой доход работника нарастающим итогом не достиг 20 000 руб.).

Напомним, что при вводе данных необходимо заполнять все поля для правильности дальнейших расчётов и заполнения отчётности. Особое внимание необходимо обращать на периодические реквизиты, ставя нужную дату при вводе новых реквизитов или изменении имеющихся. Надо отметить, что документ “Приказ о кадровых изменениях” даёт возможность бухгалтеру нагляднее видеть и своевременно отражать в соответствующих операциях изменения по личному составу. Ранее такие изменения по сотруднику можно было производить только вручную и видеть их через историю реквизитов. Документ “Приказ об увольнении” имеет достаточно упрощённый вид: программа предлагает выбрать сотрудника и дату, когда он был уволен. В окне формы документа есть строка “Комментарий” — это комментарий для бухгалтера, в приказ такие данные не попадают. Основание увольнения придётся вводить вручную на экране непосредственно в форме документа перед его распечаткой (но данные не сохранятся в памяти) либо прямо в распечатанном документе.

Печатные формы приказов Т-1, Т-5, Т-8, начиная с релиза программы 459, приведены в соответствии с новыми унифицированными формами, утверждёнными постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.

Начисление

заработной платы

Редакция 4.5 даёт возможность начисления оплаты труда по видам начислений, что существенно увеличивает аналитичность расчётов. Справочник “Виды начислений” позволяет самостоятельно заносить используемые виды начислений, указывая код дохода в соответствии со списком, утверждённым приказом МНС России от 01.11.2000 № БГ-3-08/379, а также определить с каждого вида начислений взимаемые налоги.

Для того чтобы отразить доход, не облагаемый НДФЛ, следует указать вид начисления, соответствующий доходу с кодом 0000 “Доходы, освобождаемые от налогообложения в соответствии со ст. 217 НК РФ”.

Для правильного расчёта НДФЛ важна хронологическая последовательность ввода регламентных документов в информационную базу. В частности, документ “Начисление зарплаты” следует вводить перед документом “Закрытие месяца”.

Подробнее последовательность ввода регламентных документов описана в Путеводителе по конфигурации, в разделе “Формирование финансовых результатов” (меню Сервис ® Путеводитель).

Для каждого вида начислений должен формироваться отдельный документ “Начисление заработной платы”. Бухгалтерские проводки формируются в соответствии с указанными в справочнике “Сотрудники” данными (для основной заработной платы) или вводятся самостоятельно в ведомости.

Таким образом, бухгалтер может вводить больничные, премии, отпускные и прочие виды начислений с соответствующими бухгалтерскими корреспонденциями. Расчёт, однако, по этим и другим видам начислений придётся производить вручную.

Выплата заработной платы производится отдельным документом “Выплата заработной платы” с формированием платёжной ведомости. Кроме того, выплату можно производить и через кассу по расходным кассовым ордерам.

Учёт удержаний

из заработной платы

Основным видом удержаний является налог на доходы физических лиц. Расчёт данного налога в программе реализован достаточно полно. НДФЛ рассчитывается по ставкам 13 %, а также 6 % (дивиденды) и 35 % (материальная выгода).

При вводе данных на нового сотрудника или с момента начала ведения учёта в программе пользователю необходимо правильно выставить в ней дату начала исчисления налогов — это дата приёма на работу.

Пример

Сотрудник Петренко принят на работу 09.08.04. Он пользуется льготой при исчислении НДФЛ как физическое лицо — 400 руб. а также имеет одного ребёнка (300 руб). Оклад сотрудника — 4000 руб. Доход с начала года (с предыдущего места работы) составил 15 000 руб.

При вводе данных в справочник “Сотрудники” на закладке Начальные данные необходимо поставить дату начала учёта налогов в программе — 09.08.04.

Дата 31.07.04 приведёт ко льготам в сумме 1400 руб (400 + + 300) 5 2, т. е. двойным льготам), и соответственно сумма НДФЛ будет рассчитана неверно. Доход с начала года также проставляется для учёта возможности применения льгот по НДФЛ.

Для учёта доходов сотрудников предназначен программный счёт ДФЛ (“Доходы физических лиц”), который имеет субсчета: ДФЛ.1 “Доходы, относящиеся к деятельности, не облагаемой ЕНВД” и ДФЛ.2 “Доходы, относящиеся к деятельности, облагаемой ЕНВД”.

По счёту можно стандартным способом сформировать отчёт. Обороты по счёту ДФЛ определяют базу для расчёта НДФЛ и налогов с ФОТ. Движение по счёту автоматически происходит при проведении документа “Закрытие месяца”.

Прочие удержания (например, удержания по исполнительным листам) производятся через ручные операции или через созданные типовые операции. Расчёт производится вручную.

Учёт единого

социального налога

Ставки налогов по ЕСН и ФСС можно просмотреть и заполнить в справочнике “Налоги и отчисления” (меню Справочники ® Налоги). В этом же справочнике можно заполнить реквизиты налогов для заполнения платёжных поручений по перечислению налогов.

Расчёт ЕСН и формирование бухгалтерских проводок производится через документ “Закрытие месяца”. Бухгалтерские проводки формируются по каждому сотруднику и виду налога.

Ещё раз отметим, что если в справочнике “Виды начислений (выплат)” бухгалтер не отметил какое-то начисление (например, больничный лист) как базу для расчёта ЕСН, то налог с этого начисления не будет рассчитываться.

В бухгалтерском учёте ЕСН и взносы в ПФР отражаются проводками с кредита счетов 69-2-1, 69-2-2 или 69-2-3 в дебет счетов учёта соответствующих затрат.

Чтобы при проведении документа “Закрытие месяца” исчисление ЕСН и взносов в ПФР производилось в соответствии с описанной методикой, в константе “Порядок исчисления ЕСН” укажите “2” (меню Операции ® Константы). Надо отметить, что приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 01.02.02 № БГ-3-05/49 “Об утверждении формы расчёта по авансовым платежам по единому социальному налогу и Порядка её заполнения” (утв. приказом МНС России от 26.03.03 № БГ-3-05/ 134), на который ссылается программа “1С:Бухгалтерия”, не действует.

Формирование

отчётности

Новые формы отчётности по налогу на доходы физических лиц, утверждённые приказом МНС России от 31.10.03 № БГ-3-04/ 583, реализованы в программе начиная с релиза 454. Формы отчётности по НДФЛ можно просмотреть через справочник “Сотрудники”. Поля, выделенные жёлтым цветом, редактируются вручную. Поля, выделенные зелёным цветом, не подлежат редактированию. Там же можно просмотреть индивидуальную карточку по учёту ЕСН.

Отчётность для сдачи в МНС и фонды формируется через меню Отчёты ® Регламентированные.

Налоговый учёт

Для реализации налогового учёта по оплате труда и отчислениям реализовано два документа:

· расходы на оплату труда;

· начисление налогов.

Документы формируются автоматически по данным бухгалтерского учёта после закрытия месяца через меню Налоговый учёт ® Регламентные операции.

Кнопка Заполнить автоматически заполняет поля в данных документа. Документ “Начисление налогов” автоматически заполняет налоги по ЕСН, ФСС и ПФР. Остальные налоги (на имущество, на прибыль и пр.) заполняются вручную.

Сами регистры налогового учёта формируются через меню Налоговый учёт ® Регистр учёта хозяйственных операций. Это регистр учёта расходов на оплату труда и регистр учёта налогов, включаемых в состав расходов. Расходы по оплате труда могут включаться и в некоторые другие регистры, например регистр учёта прямых расходов на производство.

В заключение хотелось бы отметить, какие возможности по учёту оплаты труда не предусмотрены в программе “1С:Бухгалтерия”.

Нельзя вести штатное расписание. Расчёт отпускных, больничных, сверхурочных, алиментов необходимо производить вручную. Наконец, типовые операции не настроены на расчёт начислений и удержаний из заработной платы.

Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.

Учебный центр

Курс 1С:Зарплата и Кадры 7.7

Записаться

Курс "1С: Зарплата и кадры" предназначен для специалистов в сфере бухгалтерского учета . стремящихся освоить принципы работы с программой 1С: Зарплата и кадры. Основу программы курса составляет изучение общих схем функционирования программы "1С: Зарплата и Кадры" - алгоритмов приема сотрудников на работу, расчета заработной платы, оформления отчетов.

Стоимость курса:

Учебная программа курса:

1. Общая характеристика системы “1С: Предприятие”. Программа “1С: Зарплата и Кадры”, ее назначение и возможности.
2. Режимы запуска системы “1С: Предприятие”.
3. Общие схемы функционирования программы “1С: Зарплата и Кадры”.
4. Назначение и корректировка констант.

Как записаться на обучение на курсы:

Для того, чтобы стать нашим слушателем, Вам необходимо подойти в учебный отдел нашего Центра, заключить договор на обучение и оплатить стоимость курса с учетом скидки, которая предоставляется всем посетителям, получившим информацию на этом сайте. По условию договора абитуриент может внести предоплату (50% от стоимости обучения). Вторая часть оплаты вносится до второго занятия обучения.

Источники: www.1c.ru, www.1c.ru, www.buhonline.ru, www.klerk.ru, www.kursy-kaluga.ru