Приказ Департамента образования г. Москвы от 21 мая г. № 235 О назначении ответственных за получение, учет и выдачу бланков документов государственного образца о начальном и среднем профессиональном образовании, об уровне квалификации

Назначен ответственный Департамента образования города Москвы за получение, хранение, учет и выдачу бланков документов государственного образца о начальном и среднем профессиональном образовании, об уровне Квалификации.

Управление государственного надзора и контроля в сфере образования Департамента образования города Москвы обеспечивает хранение бланков строгой отчетности в специально выделенных и оборудованных помещениях, исключающих доступ посторонних лиц.

Руководители образовательных учреждений , реализующих образовательные программы начального и среднего профессионального образования:

- назначают ответственных за получение, учет, хранение и выдачу бланков строгой отчетности.

- обеспечивают возврат не использованных в текущем году бланков аттестатов, оставшихся после выдачи выпускникам.

Учет БСО

Вопрос

Ревизия в акте написала нашему учреждению (бюджет, здравоохранение) нарушение по учету бланков строгой отчетности, указав, что они должны учитываться в кассе 5000. Данные бланки - это наркотические рецепты ф. 107/у-НП и форма № 148-1/У-06(Л). Наше учреждение получает их от дирекции округа по извещениям 0504805 с проводками 140120241 / 110536440. Наши проводки при этом 410536340 / 440110180. Затем мы списываем их на забалансовый счет 03, где в дальнейшем ведем их учет. Правомерно ли указание ревизии?

Ответ

Действия ревизоров неправомерны. По общему правилу к бланкам строгой отчетности (БСО) относятся бланки при одновременном соблюдении следующих условий:

бланк содержит учетные серию и номер, степень защиты (например, бланки дипломов, аттестатов);

органами государственной власти установлен особый порядок учета и хранения бланка ( это, в Вашей ситуации Приказ Минздрава России от 01.08. N 54н Об утверждении формы бланков рецептов, содержащих назначение наркотических средств или психотропных веществ, порядка их изготовления, распределения, регистрации, учета и хранения, а также правил оформления).

Все условия выполняются, учет организован верно. Денежные документы - это в первую очередь документы уже оплаченные, а не пустые бланки. Можете оспаривать действия провряющих.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетност и

При оказании платных услуг населению учреждение может вместо применения ККТ оформлять расчеты бланком строгой отчетности (БСО) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. п. 167 Инструкции к Единому плану счетов № 157н ). Используйте БСО, только если форма бланка утверждена именно для того вида деятельности, который осуществляет учреждение. Перечень документов, утверждающих бланки строгой отчетности, приведен в таблице .

Поступлени е

Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 ).

При формировании БСО автоматизированным способом учреждение должно соблюдать следующие требования:

Поступление БСО оформите в тот же день актом приемки. Его можно составить, например, по форме. утвержденной протоколом ГМЭК от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001. Акт, утвержденный руководителем учреждения и подписанный членами комиссии по поступлению и выбытию активов, служит основанием для принятия БСО к бухучету .

При приемке бланков проверьте соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, которые указаны в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т. п.).

Хранени е

Руководитель учреждения должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. С этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Бланки нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются. Такие правила установлены пунктами 14 и 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .

Ситуация: нужно ли при организации учета и хранения бланков строгой отчетности применять указания, утвержденные протоколом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК) от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001 (mod = 112, id = 64611)

Да, нужно.

Бухуче т

Поступление бланков строгой отчетности отразите в разрезе лиц, ответственных за их хранение и (или) выдачу, мест хранения на забалансовом счете 03 Бланки строгой отчетности. БСО за балансом учитывайте в условной оценке (1 руб. за один бланк) либо по стоимости приобретения (если это закреплено в учетной политике для целей бухучета ). Об этом сказано в пункте 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Аналитический учет по забалансовому счету 03 ведите в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045 ):

Списание израсходованных или испорченных бланков строгой отчетности производите на основании акта о списании бланков строгой отчетности по форме № 0504816 (п. 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н ).

Расходы на приобретение бланков строгой отчетности отражайте по подстатье КОСГУ 226 Прочие работы, услуги (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля г. № 65н ).

Порядок отражения в бухучете поступлений и выбытия бланков строгой отчетности зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Приобретение бланков строгой отчетности отразите проводками:

Дебет 0.401.20.226 (0.109.60.226-0.109.90.226) Кредит 0.302.26.730

- отражены расходы по приобретению бланков строгой отчетности;

- оприходованы бланки строгой отчетности в условной оценке (по стоимости приобретения).

Движение бланков строгой отчетности отразите проводками:

Дебет 03 субсчет БСО в подразделении Кредит 03 субсчет БСО в бухгалтерии

- переданы бланки строгой отчетности под отчет сотруднику подразделения;

Кредит 03 субсчет БСО в подразделении

- списаны бланки строгой отчетности в забалансовом учете.

Такой порядок установлен пунктом 128 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (забалансовый счет 03 ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении поступления и использования бланков строгой отчетности

Бюджетное учреждение Альфа в рамках деятельности, приносящей доход, проводит курсы повышения квалификации (не облагается НДС) и использует бланки строгой отчетности.

23 августа Альфа приобрела 10 бланков строгой отчетности (свидетельства о повышении квалификации), общая стоимость которых составила 236 руб. в том числе НДС - 36 руб. 24 августа было выдано восемь бланков. На забалансовом счете бланки строгой отчетности учитываются в условной оценке 1 руб. за один бланк.

Доходы и расходы Альфа определяет методом начисления. В связи с тем, что порядок учета расходов на бланки строгой отчетности в главе 25 Налогового кодекса РФ не установлен, в учетной политике для целей налогообложения Альфы было закреплено, что эти затраты учитываются в составе канцелярских, а расходы включаются в состав прочих расходов.

Приобретение бланков бухгалтер отразил в учете следующими проводками:

Дебет 2.109.60.226 Кредит 2.302.26.730

- 236 руб. - отражены расходы на приобретение бланков строгой отчетности;

Дебет 03 субсчет БСО в бухгалтерии

- 10 руб. - оприходованы бланки строгой отчетности;

Дебет 03 субсчет БСО в подразделении Кредит 03 субсчет БСО в бухгалтерии

- 8 руб. - переданы бланки строгой отчетности в подразделения;

Кредит 03 субсчет БСО в подразделении

- 8 руб. - списаны бланки строгой отчетности, выданные участникам курсов повышения квалификации.

В налоговом учете стоимость восьми выданных бланков (236 руб./шт. 10 шт. 8 шт. = 188,80 руб.) была учтена в расходах в III квартале.

В учете автономных учреждений:

Помимо бланков, выдаваемых покупателям вместо чека ККТ, на забалансовом счете 03 учитывайте:

Об этом сказано в пунктах 118. 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Ситуация: нужно ли включать в состав бланков строгой отчетности (БСО) студенческие билеты и зачетные книжки

Нет, не нужно.

По общему правилу к бланкам строгой отчетности (БСО) относятся бланки при одновременном соблюдении следующих условий:

Об этом сказано в пункте 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Студенческие билеты и зачетные книжки (установленного образца) выдаются студентам высших и средних профессиональных учебных заведений (ч. 3 ст. 33 Закона от 29 декабря г. № 273-ФЗ ). Формы зачетной книжки и студенческого билета утверждены приказами Минобрнауки России:

Однако такие бланки не содержат учетные серию и номер. Кроме того, для них не установлен особый порядок учета и хранения. Поэтому студенческие билеты и зачетные книжки включать в состав бланков строгой отчетности не нужно. Учитывайте их как обычную бланочную продукцию .

<…>

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Елена Попова

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2. Статья: Денежные документы

Денежные документы учитывают на счете 201 35 Денежные документы и хранят в кассе учреждения. К ним относятся оплаченные талоны на бензин, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины и т. п.

Прием в кассу и выдачу из кассы таких документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами, делая на них запись Фондовый. Их регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003 ). Причем отдельно от операций по денежным средствам.

Операции с денежными документами фиксируются на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514 ) учреждения (на них ставят отметку Фондовый).

Для отражения операций по приему в кассу и выдаче из кассы денежных документов предусмотрены такие бухгалтерские проводки:

Содержание операции

Организуем учет БСО: инструкция к применению

ВНИМАНИЕ.  Образцы организационных документов, упоминаемых в настоящей статье можно скачать здесь

Успех любого мероприятия зависит от качества подготовки к нему. Так и учет бланков строгой отчетности следует организовать до того, как вы купите их первые экземпляры.  Сперва краткое пояснение: если мы говорим об учете БСО, то мы имеем в виду выполнение требований, предусмотренных Положением «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», утвержденным Правительством РФ 06.05.08 Постановлением № 359 (далее по тексту – Положение № 359). Нюансы и особенности бухгалтерского учета БСО в данном случае мы рассматривать не будем.

Схема учета возможна в два варианта и зависит от способа формирования бланков БСО. Согласно п. 4 Положения № 359 бланки БСО могут быть:

Как это влияет на процесс учета – разберем детальнее.

Подготовительные процедуры учета БСО

Прежде всего, руководителю следует позаботиться о том, кто будет ответственным за ведение учета этих особенных и важных документов. Приняв решение, следует оформить приказ о назначении ответственного за бланки строгой отчетности. С этим человеком заключается договор о материальной ответственности.  Далее необходимо организовать комиссию, ответственную за прием бланков. Состав ее можно утвердить на постоянной основе через приказ о назначении комиссии приемки БСО. Цель этой комиссии принять бланки в учет при их поступлении от поставщика и передать их ответственному сотруднику. При этом комиссия обязана вместе с ответственным работником выполнить такие действия:

Результаты работы комиссии должны быть отражены в акте приема-передачи БСО, заверенном подписямитех, кто входит в ее состав. Прием происходит от поставщика, передача –  к ответственному сотруднику. На этом функция комиссии выполнена.

Обратите внимание, если БСО будет использоваться индивидуальным предпринимателем, у которого нет наемных сотрудников, или он сам будет вести расчеты, то вышеуказанные действия выполнить тоже необходимо. Однако делать это придется приказами на самого себя. Акт тоже нужно будет обязательно составлять. Такие выводы исходят из требований Положения № 359, обозначенных в пунктах14 и 15.

Еще одним важным моментом является создание условий для хранения этих бланков. Это может быть сейф, несгораемый шкаф или даже специально оборудованное помещение. Все зависит от возможного количества бланков, которые придется хранить.

Учет типографских БСО

Об особой процедуре учета этого вида БСО в  Положении № 359 идет речь в п. 13. Там сказано, что ответственный сотрудник, должен фиксировать информацию в Книге учета бланков документов. Эта книга должна быть должным образом подготовлена, а информация в нее должна заноситься по наименованиям БСО, их сериям и номерам. Словом "учет" законодатель обозначил отражение движения: поступление, использование и остаток. О том, какой книга учета должна быть формы и как детально ее нужно заполнять, информации нет. Но об этом мы для вас подготовили отдельную статью.

Учет БСО, сформированных автоматизированными системами

О том, как учитывать "строгие" бланки автоматизированными системами выводы стоит делать исходя из информации, изложенной в  п. 11 и 12 Положения № 359.

Сделаем некоторое важное отступление, чтобы вы понимали, о чем идет речь. Автоматизированные системы – это комплекс из трех составляющих: программное обеспечение, компьютер и принтер. Такой вывод сделан из определения согласно ГОСТ 34.003-90. Ничего иного в Положении № 359 об этом не сказано. Однако к самому программному обеспечению установлено ряд критериев, которые должны быть выполнены. Перечислять их не будем, ознакомитесь сами. Скажем только, что основная цель законодателя ограничить возможность вмешательства налогоплательщика и третьих лиц в формирование информации об использовании БСО. Выписав документ, вы не имеете возможность что-то подчистить, исправить или удалить задним числом.

Важная информация по поводу учета БСО, изготовленных этим способом: программа сама ведет учет, то есть регистрирует информацию о том, какие операции вы совершаете.  Вам остается, при необходимости, только сформировать отчет за требуемый период. Однозначно это удобно. Минус этого способа – дороговизна разработки и сопровождения программного обеспечения, а также наличие технического оборудования, способного уберечь вас от потери информации.  Для многих эти затраты могут оказаться экономически нецелесообразны. Однако есть способ решения такой проблемы путем использования услуг онлайн-сервисов. Мы рекомендуем вам обратить внимание на сервис BLANKSOMAT из-за большого набора предоставляемых функциональных возможностей и за малую стоимость.

Общие моменты использования и учета БСО

БСО выписываются в двух экземплярах или на корешке дублируется информация. Обязательно ознакомьтесьс процедурой заполнения БСО и порядком проведения расчета с клиентом, описанными в п. 20 Положения № 359. Важно, что в бланках БСО исправления не допускаются. Испорченные бланки не выбрасываются, а хранятся вместе с копиями/корешками.

Если в силу организационных моментов вашего бизнеса вам необходимо доверить использование БСО нескольким сотрудникам, делаете это по такой схеме:

Отчет будет принимать ответственный сотрудник. Он же фиксирует информацию в Книге учета БСО. Если учет ведется с использованием автоматизированных систем, то этот сотрудник проверяет отчет МОЛ. Далее он систематизирует копии БСО, испорченные экземпляры и передает все на хранение, срок которому 5 лет.

Инструментом контроля над использованием бланков сотрудниками и для сравнения данных учета с фактическим их наличием является инвентаризация. Ее стоит проводить регулярно, а так же внепланово по мере необходимости. Например, если нужно исправить ошибки в учете или при смене МОЛ, а так же при чрезвычайных происшествиях (пожар, потоп, обрушение и т.д.). По итогам инвентаризации составляется соответсвующая форма.

ИТОГ

      Учет БСО не доставит хлопот, если сразу организовать все правильно. Использование автоматизированных систем гораздо упрощает его ведение, а так же уменьшает вероятность допустить ошибку. Вы сможете, не отвлекаясь на мелкие детали, сосредоточить свое внимание на развитии вашего бизнеса.

ООО турагентство. Подскажите пожалуйста, каким образом оформить в организацию прием БСО, если в организации один сотрудник (генеральный директор). Нужен ли приказ и акт приема-передачи БСО, если его придется формировать и подписывать самому ген.директору?

Заборно - контрольные листы оформлять не нужно. Однако движение (использование) БСО нужно отражать в книге учета БСО. Форму книги можно разработать самостоятельно.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности

Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:*

Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.

Учет бланков, изготовленных с использованием автоматизированных систем, ведется в автоматическом режиме посредством программного обеспечения, которое позволяет получить информацию о выпущенных бланках строгой отчетности. В связи с этим при формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:

Поступление БСО оформите в тот же день актом приемки. Его можно составить, например, по форме. утвержденной протоколом ГМЭК от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001. Акт должен быть утвержден руководителем организации и подписан членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Состав комиссии по приемке БСО закрепите приказом руководителя организации. Такие правила предусмотрены в пункте 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .*

Хранение

Руководитель организации должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. C этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Бланки строгой отчетности нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются. Такие правила установлены пунктами 14 и 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .*

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2. Рекомендация: Что «упрощенцам» нужно знать о бланках строгой отчетности

Поступление БСО. Поступившие из типографии бланки оформите в тот же день актом приемки документов строгой отчетности. Акт вы можете составить, например, по форме, приведенной в приложении № 4 к Указаниям, утвержденным Протоколом заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001 (далее - Указания № 4/632001 ).

Принимать БСО будет работник, ответственный за хранение и выдачу таких документов. Чтобы назначить данного сотрудника, руководителю нужно издать об этом соответствующий приказ. И заключить с таким лицом договор о полной материальной ответственности (п. 14 Положения № 359 ).

Еще один приказ потребуется издать, чтобы утвердить состав комиссии по приемке бланков. В день получения документов из типографии в акте распишутся все члены комиссии, а также ответственный за хранение БСО и руководитель предприятия*.

Использование БСО. Ведите учет поступления и расходования БСО по их наименованию, серии и номерам в книге учета бланков строгой отчетности (п. 13 Положения № 359 ).*

На заметку

Чтобы вести учет поступления и движения БСО, вам нужно самостоятельно разработать форму книги учета бланков строгой отчетности. Такую книгу нужно пронумеровать, прошить и подписать у руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена, поэтому вам нужно самостоятельно ее разработать. В качестве шаблона вы можете воспользоваться формой документа, которую должны применять государственные учреждения, - ОКУД 0504045 .

Листы книги учета бланков нужно пронумеровать, прошнуровать, подписать у руководителя и главного бухгалтера фирмы (предпринимателя), после чего скрепить печатью. Заверять этот документ в налоговой не нужно. Книгу нужно предъявить только по требованию инспекторов, если они придут с проверкой.

Работнику, ответственному за хранение и учет БСО, ежедневно нужно заполнять книгу учета бланков. А также упаковывать все копии использованных документов (корешки, отрывные части) и испорченные бланки в опечатываемые мешки, в которых их нужно хранить не менее пяти лет со дня использования. По истечении пяти лет составьте акт о списании БСО и порвите (измельчите, сожгите и т. п.) документы в присутствии комиссии, назначенной приказом руководителя (п. 19 Положения № 359 ).*

В.В. Журавлева, эксперт журнала «Упрощенка»

Журнал «Упрощенка», № 8, август 

Алгоритм применения бланков строгой отчетности

Добрый день, прошу помощи, правильно ли я поняла алгоритм применения Бланков строгой отчетности и правильность составления всех приказов у ИП (стоянка):

1. Акт приема БСО ИП

2. Приказ об установлении лимита остатка кассы

Затем на работу приняли Администратора на стоянку, который непосредственно будет выдавать и подписывать бланка

6. Приказ об учете, инвентаризации БСО и назначении ответственных лиц (администратора)

Нужены ди еще какие нибудь приказы, если Администратор будет выдавать эти бланки, потом передавать их ИП, который будет формировать кассовую книгу.

Заранее огромное спасибо!

Источники: dogm.mos.ru, www.budgetnik.ru, mirbso24.ru, www.glavbukh.ru, www.buhonline.ru