Главная » Статьи » Ответственный работник

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки образец украина

Трудовые книжки: ведение, оформление, учет Срок действия приказа об ответственном за трудовые книжки

Рассылку ведет Редакция электронной библиотеки Пакет кадровика .

См. Электронная библиотека Пакет кадровика - http://kadrovik.volgograd.ru

Каков срок действия приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками?

Приказ, которым назначается лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, действует до тех пор, пока назначенное лицо работает у данного работодателя.

Приказ издают заново при передаче обязанностей по работе с трудовыми книжками другому лицу.

Не следует забывать, что после назначения лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, необходимо этому лицу передать трудовые книжки по соответствующему акту.

В Пакете кадровика имеются: форма приказа о назначении ответственных лиц за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, образец заполнения приказа о назначении ответственных лиц за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, форма приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности и полномочий по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, образец заполнения приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности и полномочий по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

Вы можете почитать консультации из предыдущих выпусков нашей рассылки:

1) Перейдя по этой ссылке http://subscribe.ru/archive/tax.trkn/200806/17115810.html. Вы прочитаете ответ на вопрос: Я устроилась на работу бухгалтером в организацию, в которой нет инспектора по кадрам. Трудовые книжки здесь всегда вели бухгалтера. А я никогда этим не занималась. Подскажите, пожалуйста, какие нормативные акты мне почитать на тему ведения трудовых книжек и какие есть хорошие книги по ведению трудовых книжек?

2) Перейдя по этой ссылке http://subscribe.ru/archive/tax.trkn/200806/18200433.html. Вы прочитаете ответ на вопрос: Принимаем на работу сотрудников, у которых старые трудовые книжки (образца 1973 года). Мы продолжаем заполнять эти трудовые книжки, но сомневаемся, правильно ли поступаем. Может быть, нужно поменять таким работникам трудовые книжки на новые (нового образца 2003 года)?

3) Перейдя по этой ссылке http://subscribe.ru/archive/tax.trkn/200806/23001407.html. Вы прочитаете ответ на вопрос: Иногда мы принимаем на работу гражданин ближнего зарубежья (Украина, Беларусь). Они предоставляют трудовые книжки образца своего государства, заполненные на их национальном языке. В этом случае нужно принять и продолжить вести представленную работником трудовую книжку или нужно заводить новую трудовую книжку по утвержденной в России форме?

4) Перейдя по этой ссылке http://subscribe.ru/archive/tax.trkn/200806/25114828.html. Вы прочитаете ответ на вопрос: До вступления в силу поправок к Трудовому кодексу РФ (06.10.2006г.) работодатели - индивидуальные предприниматели не должны были вести трудовые книжки своих работников. После вступления в силу поправок к Трудовому кодексу РФ (06.10.2006г.) работодатели - индивидуальные предприниматели должны заводить трудовые книжки для своих работников. Касается ли это уже работающих сотрудников? Как же делать записи о приеме работникам, принятым до 6 октября 2006г.?

5) Перейдя по этой ссылке http://subscribe.ru/archive/tax.trkn/200806/30152246.html. Вы прочитаете ответ на вопрос: В случае, когда у индивидуального предпринимателя нет наемных работников, следует ли ему вести трудовую книжку на себя самого? Если человек прекратил деятельность в качестве индивидуального предпринимателя и поступает на работу к другому работодателю, нужно ли новому работодателю делать запись в трудовой книжке о его прошлой работе в качестве индивидуального предпринимателя?

6) Перейдя по ссылке http://subscribe.ru/archive/tax.trkn/200807/02113627.html. Вы прочитаете ответ на вопрос: Может ли работник, работающий по основному месту работы, истребовать и получить на время на руки трудовую книжку?

7) Перейдя по этой ссылке http://subscribe.ru/archive/tax.trkn/200807/07113945.html. Вы прочитаете ответы на вопросы: Приняли на работу нового сотрудника. Он представил трудовую книжку, а в ней записи с последнего места его работы не заверены печатью работодателя. Является ли такая трудовая книжка действительной? Приняли на работу нового сотрудника. Пролистывая предоставленную работником трудовую книжку, мы обнаружили, что в ней вырваны страницы. Является ли такая трудовая книжка действительной?

8) Перейдя по этой ссылке http://subscribe.ru/archive/tax.trkn/200807/16162436.html. Вы прочитаете ответы на вопросы: Как правильно ставить записи дат в трудовой книжке? Ручкой какого цвета можно заполнять трудовую книжку? Можно ли при заполнении трудовой книжки делать сокращения, например: - писать пр. вместо приказ, - писать ст. вместо статья, - писать ч. вместо часть, - писать п. вместо пункт, - писать ТК РФ вместо Трудового кодекса Российской Федерации? Какие сведения указываются в трудовой книжке? На каком языке ведутся трудовые книжки? Должна ли запись в трудовой книжке соответствовать приказу или Трудовому кодексу РФ? В какие сроки должны вноситься записи в трудовую книжку? Как нумеруются записи в трудовых книжках? Всегда ли указывается порядковый номер записи в трудовой книжке?

9) Перейдя по этой ссылке http://subscribe.ru/archive/tax.trkn/200807/16163053.html. Вы прочитаете ответы на вопросы: Кто именно должен заполнять трудовые книжки? Если организация маленькая, может директор вести трудовые книжки?

Рассылку ведет Редакция электронной библиотеки Пакет кадровика

См. Электронная библиотека Пакет кадровика - http://kadrovik.volgograd.ru

Нужно ли ежегодно возобновлять приказ об ответственности за ведение трудовых книжек, если ответственное лицо и его заместитель остались прежними?

По состоянию на: 21.10.2005

Журнал: Справочник кадровика

Год: 2005

Автор: Санкина Лариса Владимировна

Тема: Документы кадровой службы

Рубрика: Кадровое делопроизводство

Нужно ли ежегодно возобновлять приказ об ответственности за ведение трудовых книжек, если ответственное лицо и его заместитель остались прежними?

С. И. Елисеева, ЗАО “Петербургремонтгаз”

Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек нужно издавать каждый год или достаточно одного приказа (к примеру, за июль 2003 г.) на несколько лет?

Динара Баталова,

ЗАО "Изобретатель", г. Нижневартовск

Приказ о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками действует столько времени, сколько продолжается работа этого работника в организации. Издавать приказ заново следует при передаче обязанностей по работе с трудовыми книжками другому должностному лицу.

Можно ли наказать работника за утерю трудовой книжки?

Пару месяцев назад ко мне подошел один из наших сотрудников и попросил дать ему на время трудовую книжку. Я где-то читала, что этого делать нельзя, но он так слезно умолял, что я не могла отказать. Выдала на один день. Под расписку. А недавно при встрече спрашиваю его: когда трудовую вернешь? Покраснел, замялся, потом признался, что потерял.

Что теперь делать? Лица, назначенного приказом в качестве ответственного за хранение трудовых книжек, у нас нет. Да и не в этом дело. Меня больше волнует, кто будет крайним в данной ситуации: сотрудник, который потерял трудовую книжку, или я как работник кадровой службы? Я вообще считаю, что этого сотрудника надо привлекать к дисциплинарной ответственности

И еще. Каким образом теперь вести записи о работе: оформить новую трудовую книжку или сделать дубликат? Единственное, что у меня осталось, - это незаверенная копия потерянной трудовой книжки, вшитая в личное дело работника.

Скажем сразу: в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей ( утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 О трудовых книжках, далее - Правила ) ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность же собственно за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Поскольку в силу каких-то обстоятельств такого лица в вашей компании нет, это означает только одно: работодатель не организовал должным образом работу по хранению трудовых книжек. А значит, он и будет нести ответственность за утерю трудовой книжки.

Итак, в целях недопущения подобных ситуаций работодатель должен был приказом назначить специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы;выписки из трудовой книжки;справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно ( ст. 62 ТК РФ )

Давайте разбираться дальше. Вправе ли вы были выдавать оригинал трудовой книжки? Если вы внимательно прочитаете п. 7 Правил, то увидите, что работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Аналогичная норма содержится в ст. 62 Трудового кодекса РФ ( далее - ТК РФ ). Внимание Копию трудовой книжки или выписку из нее -а не саму трудовую книжку Единственный случай, когда работодатель обязан выдать работнику оригинал трудовой книжки, - это увольнение ( п. 35 Правил, ст. 84.1 ТК РФ ).

Так что в вашей ситуации формально виноват не работник, а работодатель, на которого законодателем возложена обязанность по организации хранения трудовых книжек. Из чего делаем вывод - привлечь работника к дисциплинарной ответственности за утерю своей трудовой книжки нельзя.

Другой вопрос, можно ли привлечь к дисциплинарной ответственности вас как сотрудника кадровой службы, который выдал оригинал трудовой книжки ее владельцу. Только давайте уточним: привлечь к ответственности за что? За то, что работник трудовую книжку потерял? Однозначно - нельзя: нет причинной связи между выдачей вами оригинала трудовой книжки и ее потерей работником. Без этого нет состава дисциплинарного проступка, а значит, не может быть и ответственности.

НЕ ЗАБЫТЬ

Оформить приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек

А вот за то, что вы выдали работнику оригинал трудовой книжки, к ответственности привлечь могут. При условии, что на вас надлежащим образом возложена обязанность по ведению и хранению трудовых книжек. В соответствии со ст. 192 ТК РФ работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание только за совершение дисциплинарного проступка, под которым понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Но, насколько мы поняли, формально в ваши обязанности обеспечение сохранности трудовых книжек не входит. Получается, что, выдав работнику оригинал трудовой книжки, вы никаких своих обязанностей не нарушили. Значит, не может быть и ответственности за это.

И последний вопрос: что же делать теперь, когда трудовая книжка утеряна?

НЕЛЬЗЯ

Использовать в качестве документа, устанавливающего трудовой стаж работника, копию трудовой книжки, сохранившуюся в личном деле работника

В соответствии с п. 31 Правил работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки, причем сделать это нужно не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Когда работник будет писать такое заявление, советуем потребовать от него указать причины и обстоятельства утери трудовой книжки. В этом случае есть шанс, что впоследствии данное заявление может быть учтено при проведении проверки и привлечении работодателя к ответственности за нарушение трудового законодательства РФ.

Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется в соответствии с п. 9 Правил:

•фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

•образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки образец украина

В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись Дубликат ( абз. 4 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 Об утверждении Инструкции по нарушение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек работодатель несет ответственность, установленную законодательством РФ (ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях ): заполнению трудовых книжек;далее - Инструкция).

При оформлении дубликата трудовой книжки, в соответствии с п. 32 Правил, в него вносятся:

•сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

•сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

В разделе 7 Инструкции процедура выдачи дубликата трудовой книжки расписана более подробно.

В соответствии с п. 7.2, если работник до поступления к вам в организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе Сведения о работе в графу 3 прежде всего вносится запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы до поступления в вашу организацию, подтвержденном соответствующими документами.

НАШ СОВЕТ

В заявлении работника об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой потребуйте указать причины и обстоятельства, при которых произошла утрата

Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и (или) непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу;в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки образец украина

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю (пример ).

Получается, что именно работник теперь должен собирать соответствующие документы для подтверждения трудового стажа до работы в вашей организации (при наличии такового), а вы должны ему оказать в этом содействие. Вот только в чем конкретно это содействие работодателя должно выражаться, в Инструкции не установлено. На наш взгляд, это может быть написание писем-запросов в организации по предыдущим местам работы работника, утерявшего трудовую книжку, в целях более оперативного получения информации, т. к. в силу положений ст. 62 ТК РФ у работника могут возникнуть определенные трудности при запросе таких документов у предыдущих работодателей.

Привлечь к дисциплинарной ответственности работника, потерявшего оригинал трудовой книжки, нельзя. Так же, как и работника кадровой службы, выдавшего работнику его трудовую книжку, если на него в установленном порядке не была возложена ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в организации. Взамен утерянной трудовой книжки необходимо оформить дубликат на основании документов о трудовом стаже работника.

При этом ни в Правилах, ни в Инструкции не определен перечень документов, которыми должны подтверждаться соответствующие периоды трудовой деятельности. К таким документам можно отнести заверенные в установленном порядке приказы (распоряжения) по соответствующим кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении), трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, справки с предыдущих мест работы и т. п.

Таким образом, сохраненная в личном деле работника копия его трудовой книжки не может служить документом, подтверждающим трудовой стаж работника.

ИЗМЕНЕНИЕ И ИСПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЕЙ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2009, N 7

ИЗМЕНЕНИЕ И ИСПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЕЙ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ

Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. До сих пор она является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Однако далеко не все работодатели уделяют должное внимание этому документу, многие не знают о его роли при установлении трудового стажа, считают его необязательным и заполняют крайне небрежно. Кроме того, в небольших организациях зачастую отсутствуют кадровые службы, нет квалифицированных специалистов по ведению кадровой документации. Допустить неточности в оформлении трудовой книжки могут и опытные кадровики. Все ошибки, совершенные при внесении записей, необходимо исправлять в установленном законодательством порядке.

Порядок исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовой книжки, регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

Изменение сведений о работнике

Начнем с того, что все изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника должны производиться работодателем по последнему месту работы (п. 26 Правил). Основанием для этого являются паспорт, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. Указанные изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. При этом согласно п. 2.3 Инструкции следует поступить следующим образом:

- одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения;

- записываются новые данные;

- на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на соответствующие документы со ссылкой на их номер и дату, которые заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации либо печатью кадровой службы <1>.

<1>Обратите внимание: действующая редакция п. 35 Правил не предоставляет возможности при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать кадровой службы предприятия.

В свою очередь, изменение и дополнение на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляют путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) либо заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции). Имейте в виду, что в данном случае Инструкция не предусматривает делать ссылки на соответствующие документы на внутренней стороне обложки трудовой книжки (см. пример 1).

Пример 1.

┌──────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┐

│Фамилия "Пшеничникова" изменена на│ Трудовая книжка│

Заполнение титульного листа

Опубликовано 28.06. | Автор: Ольга

Ведение трудовых книжек требует особой внимательности и аккуратности, поскольку даже незначительные ошибки могут привести к неприятным последствиям при подаче работником документов для назначения пенсии. Более серьезные нарушения, как то невыдача трудовой книжки в день увольнения, влекут за собой материальную ответственность работодателя. В данной статье приведем обзор наиболее распространенных ошибок. которые могут быть допущены при ведении трудовых книжек, и проиллюстрируем их последствия примерами из судебной практики.

Заполнение титульного листа

. "2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

  • Фамилия, имя, отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
  • запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
  • запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);
  • профессия и/или специальность указываются на основании документов  об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
  • 2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки, работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений".

    Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать.

    Ошибки при заполнении титульного листа

    Наиболее часто при заполнении титульного листа трудовой книжки неточно указывается фамилия, имя или отчество работника. Так, вместо "е" пишут "ё", вместо "и" в имени Наталия - "ь", путают числа в дате рождения и т.д. Вместе с тем сведения на титульном листе должны четко соответствовать паспортным данным работника.

    Как же поступить, если ошибка была допущена? Согласно п. п. 26, 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей <1>(далее - Правила) в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Такими документами могут служить паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы.

    <1>Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (в ред. от 19.05.2008).

    В соответствии с п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек <2>(далее - Инструкция) при изменении записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения необходимо указывать ссылку на номер документа и дату. Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

    <2>Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

    Приведем образец исправления подобной ошибки. Допустим, при заполнении трудовой книжки фамилия Парамонова была написана с буквой "о" (Паромонова). Тогда исправление будет выглядеть следующим образом.

    Фамилия Паромонова исправлена на  фамилию Парамонова на основании  паспорта 20 01 N 576833, выданного УВД Ленинского района г. Красноярска 15.08.1999.

    Источники: subscribe.ru, www.hr-portal.ru, www.pro-personal.ru, lcstrongtower.com, alianskadrovic.ru

    Категория: Ответственный работник | Добавил: Vladrom (29.01.2016)
    Просмотров: 1450 | Рейтинг: 0.0/0
    Всего комментариев: 0
    avatar