Дата регистрации: 20.10.

Сообщений: 46,977

Re: Отпуск без сохранения заработной платы

Вопрос: Сотрудник написал заявление на предоставление ему отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 2 часа.

Вправе ли работодатель предоставить отпуск без сохранения заработной платы такой продолжительности? Если вправе, то каков порядок оформления приказа о предоставлении отпуска и табеля учета рабочего времени?

Ответ: В соответствии со ст. 106 и 107 ТК РФ отпуск является одним из видов времени отдыха (а время может выражаться как в днях, так и в часах), в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.

Согласно ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Трудовым законодательством не установлена минимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы. Нет в Трудовом кодексе РФ и указания на то, что отпуск без сохранения заработной платы может предоставляться только на целое число дней. Положения ст. 120 ТК РФ, предусматривающей исчисление продолжительности отпусков в календарных днях, касаются только ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников и, соответственно, на отпуска без сохранения заработной платы не распространяются.

Следовательно, по соглашению между работником и работодателем может быть установлена любая продолжительность отпуска без сохранения заработной платы, даже 2 часа.

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам, применяются унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1). Этим же документом утверждены Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее - Указания).

Прежде всего, издается приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме N Т-6.

Унифицированная форма N Т-6 предусматривает отражение предоставленного отпуска только в календарных днях. Однако Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 (далее - Постановление N 20), установлено, что в унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм остаются без изменения.

Измененная форма приказа должна быть утверждена соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации приказ по форме N Т-6 может быть оформлен следующим образом:

в строке на ___ календарных дней указывается продолжительность отпуска в долях от календарного дня (в данном случае длительность отпуска 2 часа, а это 1/12 календарного дня);

в строке с __ ______ 20__г. по __ ______ 20__г. указывается период отпуска, причем дата его начала и окончания будут совпадать;

приказ дополняется строкой, в которой нужно указать диапазон времени в течение суток, на который предоставлен отпуск.

В соответствии с частью четвертой ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Формы табеля учета рабочего времени (N Т-12 и N Т-13) утверждены Постановлением N 1.

Согласно Указаниям в формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. Право работодателя увеличить количество граф табеля подтверждается и в Постановлении N 20 (смотрите также письмо Роструда от 18.03.2008 N 660-6-0).

Полагаем, что в рассматриваемом случае следует ввести еще одну графу для соответствующего числа месяца. В верхней строке первой графы проставляется буквенный код Я или цифровой код 01 , в нижней - количество отработанных часов и минут;в верхней строке второй графы за это же число проставляется буквенный код ДО или цифровой код 16 , в нижней строке - количество часов отпуска за свой счет.

Обращаем Ваше внимание, что в случае предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы только на часть дня у работодателя неизбежно возникнет ряд сложностей. В частности, неясно, каким образом учитывать такое время отпуска при определении отпускного стажа работника и надо ли исключать его из расчетного периода при расчете среднего заработка.

На наш взгляд, перечисленных трудностей можно избежать, если вместо предоставления отпуска за свой счет на несколько часов установить работнику на этот день режим неполного рабочего времени.

Согласно ст. 93 ТК РФ неполное рабочее время может устанавливаться по соглашению между работником и работодателем как при приеме на работу, так и впоследствии. Установление работнику неполного рабочего времени влечет изменение условия трудового договора о режиме рабочего времени (ст. 57, ст. 100 ТК РФ).

Следовательно, стороны могут подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будут установлены день, в течение которого действует такое соглашение, и необходимая продолжительность рабочего дня (в данном случае - за вычетом двух часов).

В соответствии с частью второй ст. 93 ТК РФ при работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ. Соответственно, в результате применения данного способа достигаются те же цели, что и при предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы на 2 часа.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Журнал регистрации приказов на отпуск  - применяется для регистрации кадровых приказов о предоставлении отпуска.

Важно!  В зависимости от вида и продолжительности отпуска приказы на отпуск могут иметь разный срок хранения, в связи с чем они должны регистрироваться и храниться отдельно.

В  журнале регистрации приказов на отпуск  регистрируются приказы на отпуск со сроком хранения  5 лет . например:

Приказы на отпуск, имеющие срок хранения 75 лет . регистрируются отдельно (например, в  Журнале регистрации приказов по личному составу ). К таким приказам относятся:

Оформление приказов на отпуск производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 закреплена форма приказа на отпуск (Форма Т-6, Т-6а).

С 01.01. организация может вносить изменения в формы первичной учетной документации, при этом образцы используемых форм (с изменениями или унифицированных) должны быть утверждены приказом руководителя.

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация - подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу . т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года;приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. д ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации отпусков установлен срок хранения 3 года . Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

КонсультантПлюс, 31.12.

ПУТЕВОДИТЕЛЬ ПО КАДРОВЫМ ВОПРОСАМ

ОТПУСК БЕЗ СОХРАНЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ (ЗА СВОЙ СЧЕТ)

1. В каких случаях работодатель обязан предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет)? >>>

2. На какой срок можно предоставить отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет)? >>>

2.1. Как учитывается продолжительность отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет) при определении стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск? >>>

3. Как оформить отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет)? >>>

По семейным и другим уважительным причинам работнику, подавшему письменное заявление, может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). В некоторых случаях работодатель обязан предоставить такой отпуск (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

Для соблюдения порядка предоставления отпуска за свой счет рекомендуем работодателю действовать следующим образом.

1. Удостоверьтесь, не относится ли работник к числу лиц, которым такой отпуск предоставляется в обязательном порядке. Подробнее об этом см. п. 1 настоящего материала.

2. Если работник не относится к вышеназванной категории лиц, оцените уважительность причин, по которым ему требуется отпуск.

3. Согласуйте с работником продолжительность отпуска. Подробнее об этом см. п. 2 настоящего материала.

4. Документально оформите предоставление отпуска. Подробнее об этом см. п. 3 настоящего материала.

1. В каких случаях работодатель обязан предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет)?

Как правильно предоставить отпуск без сохранения з/п на длительный срок?

автор: служба Правового консалтинга ГАРАНТ

Бухгалтер, мама двоих детей, вышла из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет 21.07.. Ввиду того, что младший ребенок часто болеет, она хотела бы уйти в отпуск без сохранения заработной платы до достижения ребенком возраста 6 лет.

Как правильно предоставить этот отпуск?

Предоставление работникам отпуска без сохранения заработной платы регулируется ст. 128 Трудового кодекса РФ далее ТК РФ .

Частью второй этой статьи установлена обязанность работодателя на основании письменного заявления работника предоставлять такой отпуск определенным категориям работников или любым другим работникам при наступлении указанных в статье жизненных обстоятельств. Ежегодная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы в этих случаях ограничена.

В соответствии с частью первой ст. 128 ТК РФ на основании письменного заявления работника работодатель вправе но не обязан предоставить любому работнику отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.

Отметим, что предоставление отпуска без сохранения заработной платы регулируется не только Трудовым кодексом РФ специальные законы могут устанавливать дополнительные ограничения в данной сфере. Так, например, отпуск без сохранения денежного содержания для государственного и муниципального служащего не может превышать одного года ч. 15 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ О государственной гражданской службе Российской Федерации , ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ О муниципальной службе в Российской Федерации .

Для работников не государственных и муниципальных служащих максимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы законодательством не ограничена.

Таким образом, при наличии просьбы работника о предоставлении ему отпуска без сохранения заработной платы на длительный срок например несколько лет работодатель вправе предоставить ему такой отпуск.

Отпуск предоставляется на основании письменного заявления работника. В заявлении работника должны быть указаны уважительные причины для предоставления такого отпуска. Перечень причин, признаваемых уважительными для целей предоставления отпуска без сохранения заработной платы, трудовое законодательство не устанавливает. Уважительность причины предоставления отпуска, заявленной работником, оценивается работодателем с учетом конкретной ситуации. Полагаем, что в качестве уважительной причины можно рассматривать и необходимость ухода за ребенком до достижения им определенного возраста 6 лет в связи с его подверженностью частым заболеваниям.

Отметим, что о достижении соглашения между работником и работодателем, определяющего продолжительность отпуска без сохранения заработной платы, в контексте норм части первой ст. 128 ТК РФ, может свидетельствовать заявление работника о предоставлении отпуска определенной продолжительности и приказ работодателя о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, продолжительность которого соответствует указанной в заявлении работника. Иными словами, оформлять отдельный документ, подписываемый обеими сторонами, в

котором определяется продолжительность такого отпуска, не обязательно.

Предоставление работодателем отпуска без сохранения заработной платы оформляется приказом, унифицированная форма которого форма N Т-6 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В разделе Б унифицированной формы N Т-6 указывается продолжительность отпуска в календарных днях, а также даты начала и окончания отпуска* 1 .

Причину предоставления отпуска без сохранения заработной платы необходимость ухода за ребенком до достижения им возраста 6 лет в связи с частыми заболеваниями и т.п. в приказе указывать не требуется.

Следует обратить внимание на то, что в соответствии с частью первой ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается период отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью не свыше 14 календарных дней в течение рабочего года.

* 1 С 01.01. работодатели, за исключением организаций государственного сектора, вправе использовать формы первичных документов, в том числе по учету кадров, разработанные ими самостоятельно письмо Роструда от 23.01. N ПГ/409-6-1 .

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ерин Павел

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ http://www.garant.ru

Как правильно оформить и учесть неоплачиваемый отпуск

Почти во всех фирмах рано или поздно кто-то из сотрудников уходит в неоплачиваемый отпуск. Какие последствия с этим связаны? Как правильно оформить отпуск и как его учитывать? На эти некоторые другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.

Наряду с основным ежегодным оплачиваемым отпуском действующим законодательством предусмотрено предоставление работодателями своим сотрудникам отпусков без сохранения заработной платы. Такое право закреплено в статье 128 ТК РФ, согласно которой по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется между работником и работодателем.

Из самого названия такой категории отпусков следует, что данный вид отдыха предполагает потери в заработной плате, однако сохраняет за сотрудником рабочее место. Большинство работников не имеют заинтересованности в таком отдыхе, это вполне понятно. Однако, руководители многих фирм из-за финансовых или иных трудностей не редко предлагают рабочим отдохнуть за свой счет. Такое поведение работодателей считается нарушением трудовой дисциплины. В неоплачиваемый отпуск подчиненные могут пойти только по собственной инициативе и никто их к этому не должен принуждать.

Опасный момент

Отправка сотрудников в неоплачиваемый отпуск из-за производственной необходимости может быть расценена как прикрытие простоя, несмотря на согласие работников уйти в такой отпуск.

Необходимость представления работнику отпуска без содержания обычно связана с тем, что основной уже использован или до него слишком долго ждать, а возникшие обстоятельства требуют отсутствия на рабочем месте. Конечно же причины у каждого подчиненного могут быть разными, главное чтобы они были уважительными.

Поскольку законодательством не определены причины, которые можно считать уважительными, то работодатели самостоятельно решают отпускать того или иного сотрудника в неоплачиваемый отпуск или нет.

Трудовым кодексом РФ определены круг лиц и ряд оснований, по которым нельзя не предоставить отпуск без содержания.

Так в статье 128 ТК РФ говорится, что работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы следующим лицам:

Важно

Трудовое законодательство не содержит расшифровку понятия близкие родственники . В соответствии с Семейным кодексом РФ близкими являются родственники по прямой восходящей и нисходящей линии, а именно родители и дети, дедушка, бабушка и внуки, полнородные и неполнородные (т.е. имеющие общих отца или мать) братья и сестры, усыновленные и усыновители.

Кроме того неоплачиваемый отпуск работодатели обязаны предоставлять в иных случаях, предусмотренных ТК РФ и федеральными законами. Для удобства их отражения представим данные в виде таблицы.

Категории лиц и основания предоставления отпусков

Источники: forum.garant.ru, www.hr-ok.ru, alt-x-narod.ru, www.bashinform.ru, www.buhgalteria.ru