Как избежать трудового спора по поводу отпуска?

21.03.

Как это ни печально, трудовые споры были, есть и будут всегда Трудовой кодекс стоит на страже прав работников в большей степени, чем работодателей. Тем не менее существует много законных способов не допустить возникновения конфликта, а если спора избежать не удалось - обеспечить работодателю победу. Речь пойдет о ситуациях, которые возникают в преддверии поры массовых отпусков.

Казалось бы, отправить работника в отпуск очень просто. Однако на практике даже у самых законопослушных работодателей могут возникнуть трения с работником по поводу времени начала отпуска, его продолжительности, разделения на части, переноса, подсчета стажа, дающего право на отпуск. Рассмотрим эти ситуации подробнее.

Время начала отпуска

Согласно части 1 статьи 123 Трудового кодекса руководитель предприятия утверждает график отпусков не менее чем за две недели до начала календарного года. Согласно требованиям части 2 статьи 123 Трудового кодекса график отпусков обязателен для обеих сторон трудовых отношений. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Ознакомить работника под роспись с датой начала отпуска необходимо не менее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

В отпуск из-под палки

В каждой организации есть так называемые трудоголики: Я в отпуск сейчас не хочу у меня важный проект отгуляю как-нибудь потом . И накапливается у таких сотрудников несколько неиспользованных отпусков.

Ответственность работодателя за непредоставление отпуска. С точки зрения трудового законодательства добровольный отказ работника использовать свое право на ежегодный отпуск не является оправданием для работодателя. Независимо от причин непредоставление работнику отпуска является серьезным нарушением и трудового законодательства, и законодательства об охране труда. Причем ответственность за такое нарушение лежит именно на работодателе. Он может быть подвергнут административному штрафу в размере от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда, или деятельность компании может быть приостановлена на срок до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Часть 4 статьи 124 Трудового кодекса запрещает непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. Таким образом, максимальная продолжительность неиспользованных отпусков не может превышать 56 календарных дней.

Как выгнать работника в отпуск? Трудовой кодекс не требует, чтобы работник писал заявление на отпуск. Основанием для предоставления очередного отпуска является график отпусков. Что делать, если работник не ушел в отпуск по графику? Предлагаем следующий алгоритм:

- во-первых, издать приказ о внесении изменений в график отпусков;

- во-вторых, уведомить сотрудника под роспись о начале отпуска не менее чем за две недели;

- в-третьих, издать приказ об отпуске и также ознакомить с ним работника под роспись. Если работник отказывается расписываться, составить соответствующий акт об отказе от ознакомления.

И в заключении - выплатить работнику отпускные не менее чем за три дня до начала отпуска.

Ушел в отпуск или прогулял?

Рассмотрим другую типичную ситуацию: сотрудник, нарушив нормы Трудового законодательства пишет заявление на отпуск за день до его начала. Не дожидаясь согласия руководства, он не выходит на работу. Данный случай является классическим прогулом, грубым нарушением трудовой дисциплины, что может повлечь за собой увольнение. Необходимо иметь в виду, что такой позиции придерживается и Пленум Верховного суда РФ. Уволить за прогул (подп. а п. 6 ст. 81 ТК РФ) можно в связи с самовольным использованием дней отгулов, а также за самовольный уход в отпуск (подп. д п. 39 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 N 2 О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации ).

Работник имеет право выбрать удобное время для начала отпуска

С некоторыми работниками не стоит спорить по поводу времени начала ежегодного отпуска. Речь идет о льготных и особых категориях, которым полагается предоставлять ежегодный отпуск в удобное для них время. К ним относятся:

- несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ);

- почетные доноры (ст. 11 Федерального закона от 09.06.93 N 5142-1 О донорстве крови и ее компонентов );

- чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Федерального закона от 15.05.91 N 1244-1 О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС );

- совместители - им отпуск предоставляется одновременно с отпуском на основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ);

- мужья в период нахождения жен в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);

- женщины непосредственно перед отпуском или после отпуска по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);

- супруги военнослужащих - отпуск предоставляется одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.98 N 76-ФЗ О статусе военнослужащих ).

И это далеко не полный перечень работников, которые могут выбрать удобное время начала отпуска. Как быть работодателю? Ведь даже согласованная дата начала отпуска, указанная в графике отпусков, не является для этой категории работников обязательной. Они имеют право в любой момент изменить свое решение. Включать в график отпусков работников этой категории не имеет смысла.

Кому положен удлиненный отпуск

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Для некоторых категорий работников устанавливаются удлиненные отпуска:

- инвалидам - не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 N 181-ФЗ О социальной защите инвалидов в Российской Федерации );

- несовершеннолетним - 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);

- педагогическим работникам - 42 или 56 календарных дней (постановление Правительства Российской Федерации от 01.10.2002 N 724 О продолжительности ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам образовательных учреждений ).

Кроме основного отпуска законодательство устанавливает дополнительный отпуск следующим работникам:

- занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 1 ст. 117 ТК РФ);

- имеющим особый характер работы (ч. 1 ст. 118 ТК РФ);

- с ненормированным рабочим днем - продолжительностью не менее трех календарных дней (ч. 1 ст. 119 ТК РФ).

Разделение отпуска на части

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части только по соглашению между работником и работодателем. Продолжительность хотя бы одной из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Как правило, это требование законодательства выполняется исправно. А вот разделение на части второй половины отпуска нередко сопровождается конфликтами.

Многие работники просят предоставить отпуск на 5 календарных дней - с понедельника по пятницу, таким образом фактически удлиняя его. Если работодатель может позволить сотруднику отсутствовать на работе дополнительно как минимум четыре рабочих дня, конечно, он имеет право удовлетворить такую просьбу работника. Но он имеет право и отказать работнику. Еще раз повторимся: разделение отпуска на части возможно только по соглашению сторон. Как оформить такое соглашение?

Допустим, что график отпусков в организации составляется с учетом пожеланий работников (конечно, оформленных в письменном виде). Работник заранее сообщает о своем желании разделить отпуск на части, а руководство не возражает. В графике отпусков необходимо указать периоды всех частей отпуска.

Если работодатель не имеет возможности учесть все пожелания работников, то в графике отпусков отражается стандартный отпуск - 28 календарных дней. Далее в течение года работник, которому необходимо разделить отпуск, подает заявление об этом. Если производственная ситуация позволяет, работодатель может предоставить работнику возможность отгулять отпуск по частям. При этом в графике отпусков делают отметки в графах 7-9. Там указывают вновь согласованные даты начала и окончания частей отпуска со ссылкой на заявление работника.

Перенос отпуска

Трудовое законодательство предусматривает несколько причин для перенесения ежегодного основного отпуска. Среди них есть и конфликтные пункты: организация не в состоянии своевременно выплатить отпускные или пропущен срок предупреждения о начале отпуска (2 недели). Прежде чем остановиться на каждом их них подробнее, напомним еще раз, что все переносы отпусков фиксируются в графике отпусков в графах 7-9.

Работодатель не может своевременно выплатить отпускные

Согласно части 9 статьи 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Если организация не может выплатить отпускные в положенный срок, возможен перенос отпуска (ч. 2 ст. 124 ТК РФ). Образцы уведомления работника о желательном переносе отпуска и заявления работника о переносе отпуска смотрите на с. 132.

Обратите внимание: гораздо правильнее и грамотнее перенести отпуск работника, чем оставить его без отпускных и отвечать потом за свои действия по статье 236 Материальная ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику Трудового кодекса.

Образец уведомления работника о желательном переносе отпуска

ООО Конфетка 125438, г. Москва, ул. Онежская, д. 2

Исх. N 34/05

Уважаемый Иван Васильевич!

Информируем Вас о том, что в связи со сложным финансовым положением организации мы не можем оплатить Вам отпуск, который должен был начаться 21 мая 2007 года. Просим Вас перенести отпуск на 28 мая 2007 года.

Генеральный директор Полынин Н.Г. Полынин

от мастера цеха N 7

Чопорова И.В.

Заявление

Прошу перенести начало ежегодного основного отпуска с 21 на 28 мая 2007 года.

Работник предупрежден об отпуске позднее чем за две недели

Задержка срока предупреждения об отпуске является нарушением части 3 статьи 123 Трудового кодекса. Работник, права которого нарушены подобным образом, вправе отказаться от ухода в такой досрочный для него отпуск и перенести его начало на более поздний срок. Оформляется такой перенос следующим образом.

Генеральному директору ООО Чистюля

Прошину С.Д.

от юрисконсульта

Матвеева А.А.

Заявление

В связи с тем, что меня предупредили о начале моего основного ежегодного отпуска позднее чем за две недели, прошу перенести начало ежегодного основного отпуска на 30 мая 2007 года.

15 мая 2007 года Матвеев А.А. Матвеев

Перенос отпуска незаменимого работника

В исключительных случаях, если отпуск работника в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника отпуск может быть перенесен на следующий рабочий год. Его необходимо использовать не позднее чем через 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Образец обращения к работнику смотрите на с. 134.

Работник просит о переносе отпуска

В трудовом законодательстве прямо не предусмотрена возможность перенесения основного ежегодного отпуска по просьбе работника. Тем не менее такой перенос является законным, так как не ухудшает условий труда работников. Право работника переносить отпуск можно прописать в коллективном договоре или в положении об отпусках (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Образец обращения к работнику с просьбой о переносе отпуска

ООО Камыш 125438, г. Москва, 2-й Лихачевский проезд, д. 2а

Исх. N 18/05

От 15 мая 2007 года

Уважаемая Татьяна Евгеньевна!

В связи с тем, что в компании начинается разработка и внедрение новой версии бухгалтерской программы и Ваше непосредственное участие в этом проекте необходимо, предлагаю вам перенести основной ежегодный отпуск на следующий, 2008 год.

Генеральный директор Прошин С.Д. Прошин

-----

С переносом отпуска согласна

15 мая 2007 года Мамонова Т.Е. Мамонова

Отпуск новеньким

Учитывая, что график отпусков составляется в конце календарного года на весь следующий год, сотрудники, принятые на работу уже в новом году, в него не попадают. Что делать в этой ситуации?

Например, издать приказ о внесении изменений в график отпусков. Но это достаточно трудоемко при большом штате сотрудников или высоком уровне текучести кадров. Можно просто предоставить отпуск на основании заявления. В соответствии с частью 2 статьи 122 Трудового кодекса право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя . Обратите внимание: речь идет о праве на полный отпуск, а не о предоставлении его части, например, пропорционально отработанному в компании времени. Более того, по соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до указанного срока. Некоторым категориям работников по их заявлению организация обязана предоставить отпуск.

К ним относятся:

- женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работники в возрасте до 18 лет;

- работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев и в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй год работы

В соответствии с нормой части 4 статьи 122 Трудового кодекса отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя . То есть отпуск положен работнику один раз в течение рабочего года.

Год рабочий или календарный? Зачастую работники подменяют понятие рабочий год на календарный год , требуя отпуск в том периоде, который еще не начался. Рассмотрим пример.

Пример 1. Инженер И.К. Перепелкин поступил на работу 15 июня 2006 года. Отпуск продолжительностью 28 календарных дней за первый рабочий год ему был предоставлен с согласия работодателя в октябре 2006 года. В 2007 году он обратился с просьбой предоставить ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 2 по 29 мая 2007 года. Обязан ли работодатель удовлетворить его просьбу?

Решение. Первый рабочий год И.К. Перепелкина начинается 15 июня 2006 года и заканчивается 14 июня 2007 года. Следовательно, право на отпуск за второй рабочий год возникнет у И.К. Перепелкина не ранее 15 июня 2007 года.

Работодателю необходимо четко отслеживать стаж работы, дающий право на отпуск. Учет начала и окончания рабочего года производится в личной карточке (унифицированная форма N Т-2, утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) в графах 2 и 3 раздела VIII Отпуск . Образец заполнения смотрите на с. 136.

В соответствии с частью 1 статьи 121 Трудового кодекса в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются следующие периоды:

Фрагмент личной карточки. Раздел VIII. Отпуск

-------T--------T-----T--------T-----¬

¦Вид отпуска (ежегод-¦ Период работы ¦Количество ка-¦ Дата ¦ Основание ¦

¦ный, учебный, без+----T----+лендарных дней+----T----+ ¦

¦сохранения заработ-¦ с ¦ по ¦отпуска ¦ начала ¦ окончания¦ ¦

¦ной платы и др.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+-------+----+----+-----+----+----+-----+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦

+-------+----+----+-----+----+----+-----+

¦Ежегодный ¦15.06.2006 ¦ 14.06.2007¦ 28 ¦02.10.2006¦29.10.2006 ¦Приказ N 123/к¦

+-------+----+----+-----+----+----+-----+

¦Без сохранения зара-¦15.06.2006 ¦ 14.06.2007¦ 18 ¦02.05.2006¦19.05.2007 ¦Приказ N 103/к¦

¦ботной платы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦от 25.04.2007 ¦

+-------+----+----+-----+----+----+-----+

¦Ежегодный ¦03.07.2007 ¦ 02.07.2008¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L-------+----+----+-----+----+----+-----

- время фактической работы;

- время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (оплачиваемый отпуск, командировка, период временной нетрудоспособности, в том числе отпуск по беременности и родам, повышение квалификации с отрывом от производства (при направлении работодателем), время приостановлении деятельности в связи с нарушением охраны труда (не по вине работника), забастовка и др.);

- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине.

Смещение рабочего года. В соответствии с частью 2 статьи 121 Трудового кодекса в стаж работы, дающий право на отпуск, не входят следующие периоды:

- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 Трудового кодекса;

- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;

- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.

Пример 2. Воспользуемся данными примера 1 и допустим, что, получив отказ в предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска, инженер И.К. Перепелкин взял отпуск за свой счет продолжительностью 18 календарных дней с 2 по 19 мая. С какого момента у него возникнет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск за второй рабочий год?

Решение. Конец первого рабочего года у инженера И.К. Перепелкина сместился на 18 дней с 14 июня на 2 июля 2007 года. Сместилось и начало второго рабочего года на 3 июля 2007 года. Следовательно, право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск за второй рабочий год у И.К. Перепелкина возникнет с 3 июля 2007 года. Оснований предоставлять отпуск ранее указанной даты нет.

О.Н. Русакова

Зарплата , N 6, июнь 2007 г.

Отпуска: учитываем в графике

График отпусков на текущий календарный год составлен и утвержден еще в прошлом декабре. Казалось бы, до конца года можно смело забыть об этом документе, все равно работники ходят в отпуск по заявлениям. Но не тут-то было! График отпусков, кстати, обязательный для работника и для работодателя, требуется вести на протяжении всего календарного года. И не просто отмечать в нем фактические даты отпусков, но и объяснять причины, по которым эти даты не совпадают с запланированными. Не забывайте, пожалуйста, о своих обязанностях вести «календарь» отпусков, а мы подскажем, как это делать, и поможем избежать ошибок. Тем более, что «горячая» пора отпусков не за горами.

С началом нового календарного года очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется по утвержденному графику (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Утверждению графика отпусков предшествует довольно длительная процедура его составления. Так, должны быть учтены все категории работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время, предусмотрены ранее не использованные отпуска.

Обратите внимание! График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов

В идеальном случае отпуска должны предоставляться в соответствии с утвержденным графиком.

Между тем это правило соблюдается далеко не всегда. Причины тому могут быть самые разные - от болезни работников до непредвиденных производственных обстоятельств, потребовавших отзыва отдельных сотрудников из отпуска. Нередко возникают ситуации, когда работник по различным причинам не может или не желает уходить в отпуск по графику, либо работодателю необходимо присутствие работника на рабочем месте во время его отпуска. График отпусков формируется на год вперед в конце уходящего календарного года. А потому не удивительно, что планы как работников, так и работодателя могут измениться.

Но независимо от того, каким образом предоставлялся отпуск работникам (по графику или нет), график отпусков должен заполняться в течение всего календарного года. Сотрудник, ответственный за ведение этого документа, фиксирует фактические даты предоставления отпуска работникам, при необходимости вносит сведения о перенесении отпуска и причинах такого перенесения, а также может оформлять примечания, поясняя, почему отпуск не был использован работником в запланированные даты.

Обратите внимание: в график ни при каких обстоятельствах не нужно вносить изменения. То есть не нужно издавать приказы о внесении изменений в график или «переиздавать», «переутверждать» его. Все «отступления от плана» в каждом случае фиксируются и объясняются в самом графике, и для этого в нем предусмотрены соответствующие графы. В этом смысле график - уникальный документ, и мы посмотрим, каким образом он должен заполняться в разных ситуациях.

ОТПУСК ПРЕДОСТАВЛЕН ПО ГРАФИКУ

Итак, по общему правилу отпуск предоставляется в соответствии с утвержденным графиком.

Часть 3 ст. 123 ТК РФ предусматривает, что о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

В бухгалтерию нашей организации недавно устроилась на работу бухгалтер. В обязанности нового сотрудника входит расчет зарплаты и отпускных. Так вот, она утверждает, что даже если работник использует отпуск в соответствии с графиком, все равно необходимо, чтобы он написал заявление. Мы же такое не практикуем, но сейчас начали сомневаться, может, заявления действительно нужны и в таких случаях?

Ответ на этот вопрос зависит от того, как составлен график отпусков. Дело в том, что при заполнении унифицированной формы № Т-7 графика отпусков, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1) нередко возникает вопрос: как отразить в нем период предоставления отпуска - точной датой отпуска или указанием только месяца? В Постановлении № 1 отсутствуют разъяснения по этому поводу.

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации сказано, что унифицированная форма № Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков на календарный год по месяцам. То есть прямо говорится о планировании отпуска именно по месяцам. Но при этом в самой унифицированной форме № Т-7, в графах 6 и 7, требуется указывать запланированную и фактическую даты. Напомним, что реквизит «Дата», как правило, содержит три элемента, проставляемых в определенной последовательности: день, месяц, год. Таким образом, из содержания Указаний и наименования граф таблицы графика отпусков нельзя сделать однозначный вывод о том, можно ли при планировании отпуска указывать только календарный месяц. Поэтому на практике используются оба варианта.

Не забудьте, что работодатель должен соблюдать порядок предоставления отпуска, предусмотренный законом. Как мы уже отметили, необходимо под роспись извещать работников о времени начала их отпусков. И если в графике не будут предусмотрены календарные даты, вам будет сложно исполнить эту обязанность.

Мы рекомендуем указывать в графе 6 таблицы точную дату отпуска еще и для того, чтобы облегчить оформление предоставления отпуска работнику. Если в графике отпусков не указана конкретная календарная дата начала отпуска, то для того, чтобы оформить необходимые документы (приказ о предоставлении отпуска, записку-расчет), работнику придется каждый раз писать заявление на отпуск. Помните и о том, что на практике довольно часто имеет место ситуация, когда работники отказываются использовать отпуск в течение нескольких рабочих лет подряд. Между тем ответственность за непредоставление отпуска в любом случае несет работодатель. В подобных ситуациях, запланировав точные даты начала отпуска в графике отпусков, вы имеете возможность «принудительно» отправить работника в отпуск, выполнив требования ч. 3 ст. 123 ТК РФ и известив работника о времени начала отпуска, а затем издав приказ о предоставлении ему отпуска.

Таким образом, при указании в графике отпусков точной даты в дальнейшем не требуется заявления работника на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска, т. к. отпуск предоставляется строго по графику.

Cовет При составлении графика указывайте календарные даты планируемых отпусков

Постановлением № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в т. ч. приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а).

Далее оформляется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-60), вносятся сведения об отпуске в личную карточку работника (унифицированная форма № Т-2), заполняется табель учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-12 или № Т-13), а сведения о фактических датах отпуска вносятся в график отпусков.

Посмотрим, как оформляются такие записи в графике отпусков в зависимости от того, когда был запланирован отпуск.

Если в графике был указан только календарный месяц, в котором планируется отпуск, это оформляется так.

Отражение в графике отпусков использования отпуска, время которого определено календарным месяцем

Если же были запланированы календарные даты отпуска, то график выглядит следующим образом.

Отражение в графике отпусков использования отпуска, время которого определено календарной датой

ОТПУСК ПРЕДОСТАВЛЕН НЕ ПО ГРАФИКУ

По общему правилу отпуск предоставляется работникам в соответствии с графиком. Однако из этого правила есть исключения.

Исключение 1. Свои особенности имеет предоставление отпуска за первый год работы (ст. 122 ТК РФ). Право на его использование возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и ранее.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

Исключение 2. Отдельные категории работников имеют право использовать отпуск в удобное для них время (табл. 1) .

Таблица 1

Работники, которым отпуск предоставляется в удобное для них время

Отпуск всех указанных сотрудников, конечно же, планируется в графике. Однако если такой работник обратится к работодателю с просьбой о предоставлении ему отпуска в незапланированные даты, ему нельзя будет отказать.

Исключение 3. Время отпуска некоторых работников зависит от определенных факторов (табл. 2.) .

Таблица 2

Работники, отпуск которых зависит от определенных факторов

Даты отпусков для работников этих категорий также будут обязательно запланированы в графике. Но если в связи с наступлением определенных законом обстоятельств такой работник обратится с просьбой об отпуске в другое время, работодатель обязан будет выполнить просьбу и предоставить отпуск не по графику, а в те даты, о которых попросит работник.

Исключение 4. Стороны могут договориться о предоставлении отпуска не в соответствии с графиком отпусков. Это может быть вызвано различными причинами: личные обстоятельства работника, просьба работодателя об использовании им отпуска в другие даты, поскольку этого требуют условия производства и др. Чаще всего отпуск в даты, не запланированные в графике, предоставляется по заявлению работника, а в графике отпусков обязательно указываются фактические даты использования отпуска.

Отражение в графике отпусков использования отпуска в даты, отличные от предусмотренных в графике

Исключение 5. Наконец, может возникнуть такая ситуация, когда работник по каким-то причинам пожелает использовать запланированный в графике отпуск не полностью, а частично. Часть 1 ст. 125 ТК РФ позволяет по соглашению между работником и работодателем разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части.

В этом случае каждая часть отпуска предоставляется отдельно, а в графике отпусков обязательно указываются фактические даты каждой части отпуска, даже если отпуск предоставлялся на один день.

Отражение в графике отпусков использования отпуска по частям

ОТПУСК ПРОДЛЕН ИЛИ ПЕРЕНЕСЕН

Трудовое законодательство предусматривает несколько ситуаций, в которых отпуск, запланированный в графике, продлевается или переносится на другой срок или даже на следующий рабочий год работника.

Ситуация 1. Отпуск продлевается или переносится на другой срок с учетом пожеланий работника в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 124 ТК РФ, а именно:

1) в случае временной нетрудоспособности работника;

2) в случае исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы (например, военные сборы, участие в работе избирательных комиссий, исполнение обязанностей присяжного заседателя и т. д.);

3) в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Ситуация 2. Отпуск переносится на другой срок, согласованный с работником, в случаях, предусмотренных ч. 2 ст. 124 ТК РФ, а именно:

1) если работнику своевременно не была произведена оплата отпуска;

2) если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала.

Ситуация 3. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом запрещается не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд, а также переносить на следующий рабочий год отпуск несовершеннолетним работникам и сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Какие случаи могут быть отнесены к «исключительным» и повлечь перенесение отпуска работника на следующий рабочий год?

Полагаем, что к таким случаям можно отнести по аналогии ситуации, указанные в ст. 99 ТК РФ:

Понятие «исключительный случай», использованное законодателем в ст. 124 ТК РФ, носит оценочный характер. А потому, оценивая исключительность ситуации, работодатель вправе отнести к их числу и случаи хозяйственной, коммерческой деятельности . Это может быть необходимость выполнить срочный или большой заказ крупного клиента работодателя, если его невыполнение грозит значительным уменьшением прибыли организации, либо необходимость по аналогичным причинам выполнить большое количество заказов;проверка налоговых или других контролирующих органов, аудиторская проверка, когда требуется присутствие конкретного работника (например, главного бухгалтера), и т. п.

Но помните, что во всех этих «исключительных» случаях перенесение отпуска работника на следующий рабочий год возможно только с его письменного согласия.

Отпуск продлен

Чаще всего необходимость в продлении отпуска возникает, если работник в период отпуска заболел и не вышел на работу в день окончания отпуска. В этом случае отпуск продлевается на все дни временной нетрудоспособности.

После того как работник представит листок нетрудоспособности, вносятся корректировки в табель учета рабочего времени и появляется необходимость грамотно оформить эту ситуацию в графике.

В графе 7 графика отпуска проставляются фактические даты отпуска. Обратите внимание: дни временной нетрудоспособности «прерывают» отпуск работника, который продолжается сразу по окончании «больничного». Получается, что общий период отсутствия работника на работе - это полный отпуск плюс дни временной нетрудоспособности.

В графе 10 графика можно сделать примечание о том, что отпуск был продлен на период временной нетрудоспособности, и дать ссылку на заявление работника (если работник обращался с письменным заявлением о продлении отпуска), приказ о продлении отпуска (если он издавался).

Отражение в графике отпусков продления отпуска в связи с болезнью работника

Отпуск перенесен на другой срок с учетом пожеланий работника

От предыдущего примера эта ситуация отличается тем, что во время отпуска у работника был период, в течение которого он фактически не отдыхал. В день, когда работник должен выйти на работу после окончания отпуска, он приступает к выполнению своих должностных обязанностей и уведомляет работодателя о том, что в силу определенных обстоятельств он не использовал часть своего отпуска, а значит, эта часть должна быть перенесена на другой срок. При этом, как указано в ч. 1 ст. 124 ТК РФ, срок перенесения отпуска определяется работодателем с учетом мнения работника.

Сразу после того как работник выходит на работу, в графике отпусков необходимо отметить фактические даты использования отпуска. Здесь так же, как и в предыдущем примере, период, например временной нетрудоспособности, фактически прерывает отпуск.

Отражение в графике отпусков перенесения части отпуска на другой срок в связи с болезнью работника

Далее, когда оставшаяся часть отпуска будет предоставлена работнику в другое время с учетом его пожеланий, это также необходимо будет зафиксировать в графике.

Отражение в графике отпусков использования части отпуска, перенесенной на другой срок в связи с болезнью работника

Отпуск перенесен на другой срок, согласованный с работником

Работодатель обязан перенести отпуск работника в случаях, предусмотренных ч. 2 ст. 124 ТК РФ, по письменному заявлению работника. В такой ситуации переносится весь отпуск, а приказ о предоставлении отпуска, если он уже был издан, подлежит отмене.

При перенесении отпуска на другой срок заполняются графы 8 и 9 графика отпусков. Необходимо указать основание перенесения отпуска и его предполагаемые даты. Нелишним будет сделать и примечание.

Отражение в графике отпусков перенесения отпуска на другой срок по п. 2 ст. 124 ТК РФ

После предоставления перенесенного отпуска заполняется графа 7.

Отражение в графике отпусков использования отпуска, перенесенного на другой срок по п. 2 ст. 124 ТК РФ

Отпуск перенесен на следующий рабочий год

Обратите внимание! Рабочий год работника обычно не совпадает с календарным годом

При перенесении отпуска работника на следующий рабочий год обязательно заполняются графы 8 и 9 графика отпусков, также можно оформить примечание.

При этом, если отпуск будет предоставлен только в следующем календарном году, графа 7 графика остается незаполненной, а перенесение отпуска нужно учесть при составлении графика отпусков на следующий календарный год.

Отражение в графике отпусков перенесения отпуска на следующий рабочий год в связи с производственной необходимостью

ОТЗЫВ ИЗ ОТПУСКА

Обратите внимание! Отказ работника (независимо от причины) от выхода на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины (п. 37 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»)

В случае отзыва работника с его согласия из отпуска неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Трудовым законодательством не установлен перечень обстоятельств, при которых работодатель вправе отозвать работника из отпуска. Получается, что работодатель вправе самостоятельно определить основание для такого отзыва. Единственно важным является согласие самого работника.

ТК РФ предусмотрены категории работников, отзыв которых из отпуска не допускается ни при каких обстоятельствах. К ним относятся:

После того как все документы на отзыв работника из отпуска оформлены и он приступил к работе, необходимо заполнить график отпусков.

В графе 7 графика указываются фактические даты предоставленного работнику отпуска (до отзыва из отпуска).

В графе 8 «Основание (документ)» нужно зафиксировать реквизиты приказа об отзыве из отпуска;в графе 9 - дату использования оставшейся части отпуска (если она уже определена).

Также можно указать в примечании, что работник был отозван из отпуска с его согласия.

Отражение в графике отпусков отзыва работника из отпуска

После того как работнику будет предоставлена неиспользованная в связи с отзывом из отпуска часть отпуска, эти даты также следует внести в график отпусков.

Отражение в графике отпусков использования работником части, оставшейся после его отзыва из отпуска

ЗАМЕНА ЧАСТИ ОТПУСКА ДЕНЕЖНОЙ КОМПЕНСАЦИЕЙ

Согласно ч. 1 ст. 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

Для получения денежной компенсации необходимо соблюдать следующие условия.

Условие 1. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника должна превышать 28 календарных дней.

Условие 2. Работник написал заявление о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией.

Условие 3. Работодатель согласился произвести замену ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией.

Не допускается замена отпуска денежной компенсацией (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении):

Так как в графике отпусков запланирован отпуск большей продолжительности, чем будет предоставлен в связи с денежной компенсацией части отпуска, то это также следует зафиксировать.

Отражение в графике отпусков замены части отпуска денежной компенсацией

ПРАВО НА ОТПУСК ПРИ УВОЛЬНЕНИИ РАБОТНИКА

Еще один особенный случай, когда отпуск может быть использован работником не в соответствии с графиком отпусков, - это предоставление отпуска с последующим увольнением.

Работник имеет право обратиться с соответствующим заявлением об отпуске с последующим увольнением (кроме случаев увольнения за виновные действия). Работодатель может (но не обязан) предоставить работнику такой отпуск.

Если стороны договорились об отпуске с последующим увольнением, то в графике требуется заполнить графу «Примечание».

Отражение в графике отпусков отпуска с последующим увольнением

По общему правилу при увольнении выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска, и отпуск не предоставляется. В таких случаях можно сделать отметку в графе 10 графика отпусков.

Отражение в графике отпусков увольнения работника до использования отпуска, предусмотренного графиком

Как видим, график отпусков, который ведется в течение всего календарного года, содержит исчерпывающую информацию не только о запланированных датах отпусков, но и о периодах использования отпуска каждым сотрудником, а также о том, в силу каких обстоятельств отпуск был предоставлен с отступлением от графика.

Грамотное заполнение соответствующих граф этого документа поможет вам избежать претензий со стороны проверяющих органов.

График отпусков Форма № Т-7

График отпусков – нормативный документ, определяющий порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудникам организации. Значение этого документа состоит в том, что с его помощью определяется очередность ежегодных оплачиваемых отпусков, согласно внутреннему распорядку. а также информация о планировании отпусков доводится до сведения сотрудников.

Не позднее, чем за две недели, необходимо ознакомить сотрудника с графиком отпусков (образец уведомления ). Если возникла необходимость перенести ежегодный оплачиваемый отпуск (с согласия сторон), в графике, согласно приказу руководителя, который издается при наличии документально подтвержденных обстоятельств, требующих переноса, делаются соответствующие изменения. Кроме того, при предоставлении отпуска в другой период, необходимы не только приказ о внесении изменений в график отпусков, а также заявление работника на отпуск .

Приказ о внесении изменений в график отпусков предприятия

Приказ о внесении изменений в график отпусков предприятия - документ, целесообразность составления которого появляется при необходимости провести корректировку ранее внесенных данных в график отпусков, ежегодно формирующийся в начале календарного года.

Составлением ежегодного графика отпусков занимается уполномоченный работник кадрового отдела предприятия. Основанием для распределения отпусков между всеми сотрудниками предприятия являются трудовые договоры между работником и работодателем. От количества времени, в течение которого сотрудник работает на предприятии, зависит в некоторой степени период предоставляемого ему отпуска.

График отпусков в обязательном порядке рассматривается и утверждается руководителем предприятия. После этого с графиком отпусков должны ознакомиться все сотрудники предприятия под расписку. В случае, если тот или иной сотрудник не согласен с периодом отпуска, обозначенным в графике отпусков, он имеет полное право составить соответствующее заявление и подать его на рассмотрение руководителю предприятия.

Составлением приказа о внесении изменений в график отпусков так же занимается уполномоченный работник отдела кадров и передает документ на рассмотрение и утверждение руководителю предприятия. После этого решение руководителя доводится до сведения всех сотрудников предприятия, а в составленный ранее график отпусков вносятся необходимые поправки.

Источники: 123-job.ru, www.pro-personal.ru, paperdoc.ru, forms-docs.ru