Предоставление отпуска строго по графику

В то время, когда большинство сотрудников отправляется отдыхать, у кадровиков работы только прибавляется. Ведь какой документ чаще всего вспоминают в компании летом? Правильно, график отпусков. И отпуск каждого работника должен быть надлежащим образом оформлен. Посмотрим, какие документы нужно подготовить, если все идет по плану, т. е. в соответствии с утвержденным графиком.

Отпуск (кроме отпуска за первый год работы) может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью использования ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

На основании ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Порядок его утверждения установлен ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Этап 1 Извещение работника

о времени начала отпуска

Часть 3 ст. 123 ТК РФ предусматривает, что о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Трудовым законодательством не установлено, каким документом работник должен быть извещен о времени начала отпуска, указано только, что такое извещение должно производиться «под роспись».

Известить работника о дате начала отпуска можно специальным уведомлением. Общепринятой унифицированной формы уведомления работника нет. Как правило, оно составляется в свободной текстовой форме на бланке, разработанном работодателем.

Шаг 1 Составляем текст

уведомления

В уведомлении должна быть указана дата начала отпуска, запланированного в графике. Также можно предоставить работнику информацию о продолжительности его отпуска и дате выхода на работу.

Шаг 2 Подписываем

уведомление

Текст уведомления должен быть подписан руководителем или другим должностным лицом, уполномоченным принимать решения о предоставлении работникам времени отдыха.

Шаг 3 Регистрируем

уведомление

Подписанное уведомление регистрируется в специальной учетной форме, например в Журнале регистрации уведомлений.

При регистрации на уведомлении оформляются реквизиты «Дата регистрации» и «Регистрационной номер».

Шаг 4 Знакомим работника

с уведомлением под роспись

С уведомлением об отпуске работник должен быть ознакомлен под роспись. Виза ознакомления содержит наименование должности работника, личную подпись, ее расшифровку и дату ознакомления с содержанием документа.

Можно подготовить уведомление в двух экземплярах. В этом случае один из них вручается работнику, а на экземпляре, хранящемся у работодателя, работник делает отметку о получении своего экземпляра, ставит личную подпись и дату получения.

Шаг 5 Направляем экземпляр

уведомления в дело

Экземпляр уведомления подшивается для хранения в отдельное дело. О направлении уведомления в дело проставляется отметка в левом нижнем углу документа.

Этап 2 Издание приказа

о предоставлении отпуска работнику

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в т. ч. приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а).

Шаг 1 Составляем проект приказа

В заголовочной части унифицированной формы № Т-6 указываются: наименование организации - полное и сокращенное (если имеется) и код по ОКПО.

Содержательная часть приказа включает следующие сведения:

•фамилия, имя, отчество работника, табельный номер;

•наименование структурного подразделения и должность работника;

•период работы, за который предоставляется отпуск;

•продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в календарных днях;

•даты начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска;

•вид и продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска в календарных днях;

•даты начала и окончания дополнительного оплачиваемого отпуска;

•суммарная продолжительность, даты начала и окончания отпуска, предоставляемого работнику.

Обратите внимание: если работнику предоставляются основной и дополнительный оплачиваемые отпуска, то в приказе должны быть заполнены строки А, Б и В. Если же работнику предоставляется только основной оплачиваемый отпуск, то заполняются строки А и В.

Шаг 2 Подписываем

приказ

Приказ о предоставлении отпуска подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

Шаг 3 Регистрируем

приказ

Приказ о предоставлении отпуска необходимо зарегистрировать в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов о предоставлении отпусков.

Обратите внимание: срок хранения приказа о предоставлении отпуска составляет 5 лет. Такие приказы регистрируются отдельно от приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет.

Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

Шаг 4 Знакомим работника

с приказом под роспись

С приказом о предоставлении отпуска работник должен быть ознакомлен под роспись.

Шаг 5 Направляем

приказ в дело

Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. При этом приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела.

О направлении приказа о предоставлении отпуска в дело делается отметка в левом нижнем углу приказа.

Этап 3 Оформление записки-расчета

о предоставлении отпуска

работнику

Часть 9 ст. 136 ТК РФ устанавливает, что оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска применяется унифицированная форма № Т-60. Лицевую сторону формы заполняет работник кадровой службы.

Шаг 1 Заполняем лицевую

сторону записки-расчета

В заголовочной части унифицированной формы № Т-60 указываются наименование организации и код по ОКПО.

Содержательная часть записки-расчета включает следующие сведения:

•фамилия, имя, отчество работника, табельный номер;

•наименование структурного подразделения и должность работника;

•период работы, за который предоставляется отпуск;

•продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в календарных днях;

•вид и продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска, а также основание его предоставления;

•даты начала и окончания дополнительного оплачиваемого отпуска;

•суммарная продолжительность и даты начала и окончания отпуска, предоставляемого работнику.

Шаг 2 Подписываем

Шаг 3 Регистрируем

записку-расчет

Записка-расчет регистрируется в специальной учетной форме, в унифицированной форме № Т-60 проставляются регистрационный номер и дата составления документа.

Шаг 4 Передаем записку-расчет

в бухгалтерию

Записка-расчет передается в бухгалтерию для расчета причитающихся работнику выплат. Работники бухгалтерии заполняют оборотную сторону записки-расчета и оформляют документ для хранения.

Этап 4 Оформление табеля

учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для учета фактически отработанного работником времени применяется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма № Т-12) или табель учета рабочего времени при автоматизированной обработке учетных данных (унифицированная форма № Т-13).

В табеле выходные дни (еженедельный отпуск) отмечаются буквенным кодом «В», ежегодный основной оплачиваемый отпуск - «ОТ», ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск - «ОД». При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в верхней строке табеля в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Этап 5 Оформление

личной карточки работника

Учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику, ведется в разделе VIII «Отпуск» личной карточки работника (унифицированная форма № Т-2).

В этом разделе содержатся сведения:

•вид предоставленного работнику отпуска;

•период работы, за который был предоставлен отпуск;

•продолжительность предоставленного отпуска в календарных днях;

•даты начала и окончания отпуска;

•основание (приказ о предоставлении отпуска).

Этап 6 Заполнение

графика отпусков

При составлении графика на следующий календарный год заполняются графы 1, 2, 3, 4, 5 и 6 унифицированной формы № Т-7. Графы 7, 8, 9 и 10 заполняются лицом, ответственным за ведение графика отпусков, в течение календарного года.

Так, после предоставления работнику отпуска в графике должны быть зафиксированы фактические даты использования отпуска.

ОФОРМЛЕНИЕ УЧЕБНОГО ОТПУСКА

Правовые основы: ТК РФ, глава 26 (ст.173, ст.174, ст.175, ст.176, ст.177)

1. Предоставление работником справки-вызова и подача заявления на предоставление учебного отпуска.

Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя организации. К заявлению подкалывается справка-вызов из учебного заведения. Далее на заявлении проставляется резолюция руководителя структурного подразделения и руководителя организации.

После оформления приказа заявление и справка-вызов подшиваются в папку с основаниями к приказам на отпуск.

2. Оформление приказа на предоставление учебного отпуска.

Приказ (распоряжение) о предоставлении учебного отпуска оформляется по унифицированной форме — № Т-6 (о предоставлении отпуска работнику) или № Т-6а (о предоставлении отпуска работникам), утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 г.

3. Оформление записки-расчета на оплату учебного отпуска.

Какой срок хранения приказа о предоставлении отпуска по беременности и родам?

Вопрос

Какой срок хранения приказа о предоставлении отпуска по беременности и родам и приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком (где это можно посмотреть) и какую применять индексацию при нумерации этих приказов? Приказы на ежегодный основной отп, без сохранения обс, можно ли с другой индексацией, но с одинаковым сроком хранения держать в одной папке.

Ответ

Рассмотрев Ваш вопрос можно сказать, что приказы бывают:

- по личному составу;

- по основной деятельности;

- по административно-хозяйственной деятельности.

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения - прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Первая группа - приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет):

О приеме на работу;

О прекращении действия трудового договора;

О переводе на другую работу;

(RUS) Создание и разноска приказа о предоставлении отпуска [AX ]

Обновлено: July 2,

Применимо к: Microsoft Dynamics AX R3, Microsoft Dynamics AX R2

Задачи конфигурации

Создайте календарь, который можно использовать в качестве графика работы для сотрудников. Дополнительные сведения см. в разделе "Создание календаря" в (RUS) Настройка параметров для управления временем.

Создание последовательностей расчета дохода во время отпуска, оплаты отпуска и компенсации. Дополнительные сведения см. в разделе "Настройка метода расчета отпуска" в (RUS) Настройка отпусков, командировок и поощрений для зарплаты.

Отпуск с последующим увольнением: учитываем все особенности

Сотрудник просит отпуск с последующим увольнением. Каким должно быть его заявление? Образец заявления, а также приказ на отпуск с последующим увольнением вы найдете в этой статье. Но прежде всего, мы ответим на ряд вопросов, которые возникают при оформлении такого увольнения.

Когда рассчитаться с работником?

Днем увольнения считается последний день отпуска. И именно эту дату следует указать в трудовой книжке. Причем последним днем работы станет последний день выхода сотрудника на службу. Такой вывод сделан в определении Конституционного суда РФ от 25 января 2007 г. № 131-О-О.

Как видим, в данном случае понятия день увольнения и последний день работы не совпадают. А значит, отдать трудовую книжку и произвести полный расчет с работником необходимо до его ухода в отпуск - в последний день работы. Фактически трудовые отношения с работником прекращаются с началом его отпуска. Эта же точка зрения отражена и в письме Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1.

Можно ли перенести увольнение?

Отметим, что, даже если работник в отпуске заболеет, не переносятся ни его отпуск, ни дата увольнения. Поскольку с началом отпуска трудовые отношения прекращаются, и работодатель уже не обязан продлевать отпуск на дни болезни, несмотря на общее правило, предусмотренное статьей статьей 124 Трудового кодекса РФ. Правда, за время болезни работнику нужно будет выплатить пособие по временной нетрудоспособности.

Каким днем датировать приказ об увольнении?

Работник, которому перед уходом из компании предоставили отпуск, должен написать два заявления - одно на отпуск, другое на увольнение. На их основании будут изданы два приказа - о предоставлении отпуска (для него есть унифицированная форма № Т-6) и о расторжении трудового договора (унифицированная форма № Т-8). Подробнее об этом смотрите ниже.

Трудовое законодательство не запрещает издавать приказ об увольнении раньше самой даты ухода. То есть приказ может быть датирован 15 августа, и в нем будет сказано, что человека увольняют 14 сентября. Тем более что с началом отпуска отозвать свое заявление работник уже не сможет.

А вот датировать приказ об увольнении последним днем отпуска, составляя его в последний рабочий день сотрудника, нелогично. Ведь тогда собьется сквозная нумерация документов.

Право на отпуск с последующим увольнением имеют не все работники

Работник, которого увольняют за виновные действия, не может претендовать на отпуск с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ). Например, сотрудник, который многократно не выполнял трудовые обязанности и получил за это дисциплинарные взыскания, последнее из которых - увольнение, лишен права на такой отпуск.

Работодатель не обязан предоставить работнику отпуск с последующим увольнением

В статье 127 Трудового кодекса РФ формулировка обтекаемая: отпуск с последующим увольнением может быть предоставлен. Слова может быть фактически означают, что окончательное решение - предоставить отпуск или нет - принимает работодатель. Этот вывод подтверждает определение Конституционного суда РФ от 5 февраля 2004 г. № 29-О. В нем отмечается, что работодатель по письменному заявлению работника предоставляет ему перед увольнением неиспользованные отпуска при наличии возможности. То есть он может и отказать, что ему, зачастую, выгоднее.

Однако если стороны заключили соглашение о расторжении трудового договора, в котором прописали, что сотруднику полагается отпуск с последующим увольнением, работодатель в дальнейшем не вправе в нем отказать (см. образец).

Предупредите работника, сколько дней отпуска с последующим увольнением вы ему оплатите. Если выяснится, что сотрудник уже отгулял часть отпуска, которую он не отработал, удержите излишне выплаченные суммы из его последней зарплаты (но не более 20 процентов от ее размера (ст. 138 ТК РФ)).

Отпуск с последующим увольнением нужно предоставлять за текущий рабочий год

В заявлении либо в соглашении на отпуск с последующим увольнением может быть указано, сколько именно дней отдыха возьмет ваш работник. Если же конкретная продолжительность отпуска не оговорена, сотруднику нужно предоставить все неиспользованные дни отдыха в текущем рабочем году. Оплате подлежат только те дни, которые он фактически отработал.

Сотрудник отработал шесть месяцев, после чего он подал заявление об отпуске с последующим увольнением. Работодатель согласился предоставить ему такой отдых, перед тем как расторгнуть трудовой договор. Поскольку работник не указал, сколько именно дней отпуска он желает получить, организация обязана предоставить ему 28 календарных дней, но оплатить только 14.

В месяц сотрудник отрабатывает 2,33 дня ежегодного отпуска (28 календарных дней. 12 месяцев). Следовательно, за полгода сотрудник отработал 14 оплачиваемых календарных дней отдыха (2,33 дня x 6)3. Остальные 14 дней будут ему предоставлены, но не оплачены.

Кадровые документы при отпуске с последующим увольнением

Отпуск с последующим увольнением предоставляют работнику на основании его заявления или соглашения между ним и работодателем (см. образец заявления). Далее нужно издать приказ (ст. 84.1 ТК РФ). Закон не предусматривает унифицированной формы приказа о предоставлении работнику отпуска с последующим увольнением. На практике его можно издать двумя способами:

На основании этого документа кадровику и бухгалтеру следует оформить две записки-расчета: об отпуске и об увольнении. Для этого можно использовать унифицированные формы № Т-60 и Т-61 Затем нужно внести запись в трудовую книжку и закрыть личную карточку работника.

Документы, связанные с работой (трудовая книжка, справка о заработке и др.), а также все полагающиеся суммы нужно выдать и выплатить работнику накануне его отпуска.

Дополнительно по теме: самые важные бухгалтерские документы в разделе Формы .

Если работник в отпуске заболел

У отпуска с последующим увольнением есть важная особенность - в случае болезни работника он не продлевается. За период временной нетрудоспособности вам нужно только выплатить сотруднику пособие. Дополнительная оплата за дни отдыха, которые остались не использованы из-за болезни, ему не положена, поскольку все расчеты произведены и документы о работе отданы до начала отпуска с последующим увольнением.

Работник не может передумать увольняться, если он уже в отпуске

Сотрудник может передумать увольняться только до того, как наступит его ежегодный отдых (ст. 127 ТК РФ). Работник, который ушел в отпуск с последующим увольнением, не имеет права отозвать свое заявление или внести изменение в соглашение о прекращении трудового договора. Если трудовой договор расторгается по соглашению сторон, на это также нужно согласие работодателя.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Если сотрудник, который написал заявление на отпуск, с последующим увольнением, не отгуливает все дни отпуска, ему полагается компенсация. В заработок за расчетный период включают выплаты, которые начислены сотруднику за 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Но отпускные в расчет не берут.

Сотрудник ушел в отпуск с последующим увольнением В организации он работает с 1 ноября года. Его оклад - 15 000 руб. Кроме того, работнику положена надбавка за вредные условия труда в размере 30 процентов от оклада - 4500 руб.

Работник написал заявление о предоставлении ему с 28 марта по 2 апреля года включительно ежегодного отпуска с последующим увольнением в апреле года. Отпуск использован не полностью, поэтому ему положена компенсация. Продолжительность периода для расчета компенсации - с 1 ноября года по 31 марта года.

Заработок сотрудника за расчетный период бухгалтер определил так.

С 28 марта по 2 апреля года он был в ежегодном отпуске. В состав заработка для расчета компенсации сумму отпускных бухгалтер не включил.

В марте года 20 рабочих дней, из них два дня сотрудник был в отпуске. Фактическая зарплата за этот месяц составила:

(15 000 руб. + 4500 руб.). 20 дн. ×(20 дн. - 2 дн.) = 17 550 руб.

Заработок сотрудника за расчетный период составил:

(15 000 руб. + 4500 руб.) ×4 мес. + 17 550 руб. = 95 550 руб.

Источники: www.pro-personal.ru, hrfromscratch.ru, www.kdelo.ru, technet.microsoft.com, www.glavbukh.ru