Проведение экспертизы ценности документов

Е.А. Кошелева, зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

Состав экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Задачи и функции ЭК

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

Отбор документов на хранение

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов к уничтожению

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу . В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

ПРИМЕР 1

Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«САЛЮТ»

Москва

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества

Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества

Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии

Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров

Попова Е.В. – заместитель начальника

отдела бухгалтерского учета и отчетности

Генеральный директор Минаев С.И. Минаев

08.08.2008 № 2

Москва

Председатель комиссии – Попов И.В. заместитель генерального директора

Секретарь – Полунина Е.Ф. старший менеджер.

Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер

Гусев С.И. – старший менеджер

Петухова И.С. – ответственный за архив

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

1. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В. Гусев С.И. Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.

РЕШИЛИ:

Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.

2. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В. Гусев С.И. Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.

РЕШИЛИ:

Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.

Председатель Попов И.В. Попов

Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина

Приказ 3 Об утверждении Положения о Центральной экспертной комиссии Министерства регионального развития Российской Федерации и ее персонального состава

Приказ Министерства регионального развития РФ от 18 января 2007 г. N 3

Об утверждении Положения о Центральной экспертной комиссии Министерства регионального развития Российской Федерации и ее персонального состава

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации ( Собрание законодательства Российской Федерации , 25.10.2004, N 43, ст. 4169) и Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 года, для обеспечения организации работ по отбору, подготовке и передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, приказываю:

1. Утвердить прилагаемые:

Положение о Центральной экспертной комиссии Министерства регионального развития Российской Федерации ( приложение N 1);

персональный состав Центральной экспертной комиссии Министерства регионального развития Российской Федерации ( приложение N 2);

типовое положение об экспертной комиссии департамента Министерства регионального развития Российской Федерации ( приложение N 3).

2. Директорам департаментов Министерства в месячный срок:

утвердить персональный состав экспертных комиссий Департаментов;

по согласованию с Административно-правовым департаментом утвердить Положения об экспертных комиссиях Департаментов;

организовать работу в соответствии с утвержденными Положениями экспертных комиссий Департаментов.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на директора Административно-правового департамента И.А. Теркину.

Министр В.А. Яковлев

Приложение N 1 Положение о Центральной экспертной комиссии Министерства регионального развития Российской Федерации

I. Общие положения

II. Функции ЦЭК

III. Права ЦЭК

IV. Организация работы ЦЭК

Приложение N 2 Персональный состав Центральной экспертной комиссии Министерства регионального развития Российской Федерации

Приложение N 3 Типовое положение об экспертной комиссии департамента Министерства регионального развития Российской Федерации

I. Общие положения

II. Функции ЭК

III. Права ЭК

Приложение N 1

Положение о Центральной экспертной комиссии Министерства регионального развития Российской Федерации

I. Общие положения

1. Настоящее Положение о Центральной экспертной комиссии (далее - Положение) центрального аппарата Министерства регионального развития Российской Федерации (далее - Министерство) разработано в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536, зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г. N 7418 и основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, которое устанавливает общие требования к функционированию Центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) по обеспечению организации и проведения экспертизы ценности документов.

ЦЭК создается в целях:

- организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности Министерства, его структурных подразделений и подведомственных ему организаций, по отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео- и другую специальную документацию, а также творческую документацию;

- осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных организаций.

2. ЦЭК является совещательным органом при Министре. Решения комиссии вступают в силу после утверждения их Министром. В случаях, предусмотренных настоящим Положением, решения ЦЭК вступают в силу после их согласования или утверждения Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) при Федеральном архивном агентстве или экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации.

3. Состав ЦЭК:

3.1. Персональный состав ЦЭК утверждается приказом Министра.

3.2. В состав ЦЭК включаются: председатель комиссии, его заместитель, секретарь комиссии, представитель архивной и делопроизводственной служб, а также наиболее квалифицированные сотрудники основных структурных подразделений, представитель Государственного архива Российской Федерации или Федерального архивного агентства.

В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.

4. В своей работе ЦЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2002 года N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации , иными федеральными законами, нормативно-правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, решениями ЦЭПК при Росархиве, а также методическими документами Федерального архивного агентства, Государственного архива Российской Федерации и настоящим Положением.

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату вышеназванного Федерального закона N 125-ФЗ следует читать как 22 октября 2004 г.

Положение о ЦЭК после согласования с Федеральным архивным агентством утверждается приказом Министра одновременно с утверждением персонального состава ЦЭК.

II. Функции ЦЭК

5. ЦЭК осуществляет следующие функции:

5.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов, образующихся в процессе деятельности Министерства и подведомственных организаций.

5.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативными правовыми актами, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами.

5.3. Осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий подведомственных организаций.

5.4. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

5.5. Организует и координирует работу по подготовке нормативных и методических документов по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации (включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео- и другую специальную документацию, а также творческую документацию) в Министерстве и подведомственных организациях.

5.6. Оказывает содействие и методическую помощь работе специалистов отрасли:

- по выявлению владельцев личных архивов в Министерстве и подведомственных организациях, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли всех уровней) с целью создания устной истории Министерства.

5.7. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

- перечней документов со сроками хранения;

- примерных и типовых номенклатур дел, конкретных номенклатур дел Министерства;

- сводных описей дел документов постоянного срока хранения, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео- и другую специальную документацию, а также творческую документацию;

- перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

- описей на документы по личному составу;

- описей дел долговременного хранения и с отметкой ЭПК;

- актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

- графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение;

- методических документов по проведению экспертизы ценности документов (рекомендации, памятки и др.).

5.8. После рассмотрения ЦЭК на согласование ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве представляются:

- перечни документов со сроками хранения;

- примерные и типовые номенклатуры дел;

- предложения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

На согласование руководителю Росархива - положение о ЦЭК и об Архиве Министерства.

5.9. Представляются в Государственный архив Российской Федерации на утверждение:

- описи дел, документов постоянного срока хранения (управленческая, научно-техническая, специальная документация и т.д.);

- перечни проблем (тем), научно-техническая документация, по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

- перечни документов, подлежащих передаче в Государственный архив Российской Федерации.

5.10. Представляются в Государственный архив Российской Федерации на согласование:

- номенклатуры дел Министерства;

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу.

5.11. Совместно с архивной, делопроизводственной и кадровой службой организует для сотрудников центрального аппарата Министерства, а также подведомственных организаций, консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению квалификации.

III. Права ЦЭК

6. При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:

6.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям Министерства и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

6.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений центрального аппарата Министерства и подведомственных организаций:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

- информацию, необходимую для определения сроков хранения документов.

6.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений центрального аппарата Министерства и руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

6.4. Приглашать на заседания ЦЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений центрального аппарата Министерства и подведомственных организаций, а также представителей Государственного архива Российской Федерации.

6.5. Информировать руководство Министерства и подведомственные организации по вопросам своей компетенции.

6.6. Представлять в установленном порядке Министерство в учреждениях Росархива и в Государственном архиве Российской Федерации.

IV. Организация работы ЦЭК

7. Работа ЦЭК организуется следующим образом:

7.1. ЦЭК работает в постоянном взаимодействии с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве, экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.

7.2. ЦЭК работает по ежегодному плану, утверждаемому председателем ЦЭК.

7.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются. Протоколы заседаний ЦЭК подписываются председателем ЦЭК и секретарем ЦЭК.

7.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК (в необходимых случаях - по согласованию с Государственным архивом Российской Федерации).

7.5. ЦЭК в лице председателя, его заместителя и секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

7.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.

Согласовано

Руководитель Федерального архивного агентства В.П. Козлов

Приложение N 2

Персональный состав Центральной экспертной комиссии Министерства регионального развития Российской Федерации

Приказ 198 Порядок формирования экспертных комиссий по техническому регулированию

Приказ Министерства промышленности и торговли РФ

от 14 октября 2008 г. N 198

Об утверждении Порядка формирования экспертных комиссий по техническому регулированию

В соответствии с пунктом 5.2.10 Положения о Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 438 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 24, ст. 2868), приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок формирования экспертных комиссий по техническому регулированию.

2. Признать утратившим силу приказ Минпромэнерго России от 3 апреля 2006 г. N 66 Об утверждении порядка формирования экспертных комиссий по техническому регулированию (зарегистрирован в Минюсте России 4 июля 2006 г. регистрационный N 8015).

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра промышленности и торговли Российской Федерации В.Ю. Саламатова.

Министр                                   В.Б. Христенко

Зарегистрировано в Минюсте РФ 12 ноября 2008 г.

Регистрационный N 12623

Порядок формирования экспертных комиссий по техническому регулированию

1. Формирование экспертных комиссий по техническому регулированию (далее - экспертные комиссии) осуществляется в соответствии с Положением о создании и деятельности экспертных комиссий по техническому регулированию, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 21 августа 2003 г. N 513 (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.08.2003, N 34, ст. 3375, 08.08.2005, N 32, ст. 3326, 16.06.2008, N 24, ст. 2869).

2. Целью формирования экспертных комиссий является экспертиза проектов технических регламентов, включенных в Программу разработки технических регламентов, утверждаемую Правительством Российской Федерации, а также проектов технических регламентов разрабатываемых в инициативном порядке с учетом уведомлений об их разработке и завершении публичного обсуждения данных проектов, опубликованных в установленном порядке, а также подготовка соответствующего заключения.

3. Департамент государственной политики в области технического регулирования и обеспечения единства измерений с учетом Программы разработки технических регламентов, утвержденной Правительством Российской Федерации, определяет необходимое количество экспертных комиссий в соответствующих областях технического регулирования.

4. Необходимость создания дополнительных экспертных комиссий определяется Департаментом государственной политики в области технического регулирования и обеспечения единства измерений после опубликования уведомлений о завершении публичного обсуждения проектов технических регламентов.

5. Минпромторг России направляет в федеральные органы исполнительной власти, научные организации, саморегулируемые организации, общественные объединения предпринимателей и потребителей обращения с предложением представить:

5.1 кандидатуры для включения в состав соответствующих экспертных комиссий;

5.2 кандидатуры специалистов федеральных органов исполнительной власти, научных организаций, общественных объединений предпринимателей и потребителей и иных организаций, которые по предложению экспертной комиссии могут быть привлечены к работе экспертной комиссии, в том числе на договорной основе.

6. Кандидатуры для включения в состав экспертных комиссий должны отвечать следующим требованиям:

6.1 иметь высшее профессиональное образование соответствующего профиля, подтвержденное документом государственного образца, либо опыт работы в области деятельности применительно к сфере технического регулирования;

6.2 обладать независимостью от организаций и физических лиц, заинтересованных в установлении требований технических регламентов, основанной на отсутствии коммерческого, финансового или другого давления, которое может оказывать влияние на принимаемые решения;

6.3 не может являться представителем организации разработчика (разработчиком) или представителем организации соразработчика (соразработчиком) направленного на экспертизу технического регламента.

7. Предложения федеральных органов исполнительной власти, научных организаций, саморегулируемых организаций, общественных объединений предпринимателей и потребителей по кандидатурам для включения в состав экспертных комиссий направляются в Минпромторг России.

Указанные предложения должны содержать следующие данные о кандидатурах экспертов:

а) фамилия, имя, отчество;

б) занимаемая должность;

в) полное наименование организации;

г) контактный телефон, факс, электронный адрес;

д) почтовый адрес и индекс;

е) наименование технического регламента, по экспертизе которого предлагается включение данной кандидатуры в состав экспертной комиссии;

ж) указание области деятельности, в которой соответствующий кандидат в эксперты компетентен, осуществлять экспертизу обязательных требований к объектам технического регулирования.

8. Департамент государственной политики в области технического регулирования и обеспечения единства измерений по предложениям федеральных органов исполнительной власти, научных организаций, саморегулируемых организаций, общественных объединений предпринимателей и потребителей, иных организаций формирует:

8.1 перечень кандидатур экспертов из представителей федеральных органов исполнительной власти, научных организаций, саморегулируемых организаций, общественных объединений предпринимателей и потребителей, которые могут войти в состав экспертных комиссий и участвовать в работе экспертных комиссий с правом голоса;

8.2 перечень специалистов федеральных органов исполнительной власти, научных организаций, общественных объединений предпринимателей и потребителей и иных организаций, которые по предложению экспертной комиссии могут быть привлечены к работе экспертной комиссии, в том числе на договорной основе.

9. Перечни экспертов и специалистов формируются и ведутся Департаментом государственной политики в области технического регулирования и обеспечения единства измерений в печатном и электронном виде.

10. Состав экспертной комиссии по соответствующему проекту технического регламента формируется Департаментом государственной политики в области технического регулирования и обеспечения единства измерений с учетом содержания проекта технического регламента, объектов технического регулирования и сферы применения технического регламента.

Формирование состава осуществляется путем выборки кандидатур из перечня кандидатур экспертов, которые могут войти в состав экспертных комиссий и участвовать в работе экспертных комиссий с правом голоса.

11. Состав экспертной комиссии формируется на основе паритетного представительства федеральных органов исполнительной власти, научных организаций, саморегулируемых организаций, общественных объединений предпринимателей и потребителей.

В состав экспертных комиссий не должно входить более одного представителя от одной организации.

12. Департамент государственной политики в области технического регулирования и обеспечения единства измерений осуществляет предварительное согласование состава экспертной комиссии с профильным департаментом Минпромторга России или с соответствующим подразделением федерального органа исполнительной власти, участвующим в разработке проекта технического регламента, и ответственного за разработку проекта технического регламента.

Соответствующими структурными подразделениями Минпромторга России или федеральных органов исполнительной власти вносятся предложения по назначению председателя экспертной комиссии и его заместителя из числа ведущих специалистов в определенной техническим регламентом области технического регулирования, а также ответственного секретаря экспертной комиссии - из числа работников центрального аппарата Минпромторга России.

В случаях формирования экспертных комиссий по экспертизе проектов технических регламентов относящихся к компетенции Минпромторга России, в их состав включаются представители соответствующих отраслевых Департаментов.

13. Состав экспертной комиссии утверждается приказом Минпромторга России о проведении экспертизы соответствующего технического регламента (или группы технических регламентов) (далее - Приказ), который подготавливает Департамент государственной политики в области технического регулирования и обеспечения единства измерений.

Приказом могут утверждаться составы одновременно по нескольким экспертным комиссиям, либо отдельно по каждой экспертной комиссии по мере необходимости.

14. Формирование экспертной комиссии и издание Приказа должны быть завершены в течение месяца с момента опубликования в информационной системе общего пользования уведомления о завершении публичного обсуждения проекта технического регламента.

15. Изданный Приказ доводится Департаментом государственной политики в области технического регулирования и обеспечения единства измерений до всех членов соответствующих экспертных комиссий (при необходимости руководителям организаций, где на постоянной основе работает член экспертной комиссии).

16. Председатель созданной экспертной комиссии утверждает регламент работы экспертной комиссии, в возможно короткий срок с момента издания Приказа.

17. При поступлении в Минпромторг России проекта технического регламента, подлежащего рассмотрению экспертной комиссией, Департамент государственной политики в области технического регулирования и обеспечения единства измерений незамедлительно доводит до председателя соответствующей экспертной комиссии информацию о поступившем на экспертизу проекте технического регламента и согласовывает с ним дату, время и место проведения первого заседания экспертной комиссии, а также обеспечивает рассылку членам экспертной комиссии поступившего проекта технического регламента и необходимых материалов.

18. В случае необходимости, по запросу председателя соответствующей экспертной комиссии, Департамент государственной политики в области технического регулирования и обеспечения единства измерений направляет в данную экспертную комиссию список кандидатур специалистов, которые могут привлекаться к работе в ней на договорной основе.

Указанный список кандидатур специалистов формируется Департаментом государственной политики в области технического регулирования и обеспечения единства измерений на основе перечня, указанного в подпункте 8.2 пункта 8 настоящего Порядка, и запроса председателя экспертной комиссии.

Еще документы скачать бесплатно

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ, ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ, ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 22 октября года N 1667

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ, ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях обеспечения сохранности документов министерства здравоохранения Рязанской области (далее - министерства), хранения документов, их учета и отбора на государственное хранение

приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие согласованные с экспертно-проверочной комиссией главного архивного управления Рязанской области:

1.1. Положение об архиве министерства согласно приложению N 1 к настоящему приказу.

1.2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии министерства согласно приложению N 2 к настоящему приказу.

2. Начальникам всех структурных подразделений принять указанные в п. 1 и п. 2 настоящего приказа Положения к руководству и учету в работе.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя министра В.И.Грачева.

Министр

Л.Н.ТЮРИНА

Приложение N 1. ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Приложение N 1

к приказу

министерства здравоохранения

Рязанской области

от 22 октября года N 1667

1. Общие положения

1.1. Документы министерства здравоохранения Рязанской области (далее - министерство), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственном казенном учреждении Рязанской области Государственный архив Рязанской области (далее - ГКУ РО ГАРО ).

До передачи на государственное хранение эти документы временно, 10 лет, в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации хранятся в архиве министерства здравоохранения Рязанской области.

1.2. Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. Обеспечивает в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет министерства.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В министерстве для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, дел по личному составу, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан ведомственный архив (далее - архив).

Руководство министерства обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, кадрами.

1.4. Приказом министра назначается ответственное за ведение архива должностное лицо.

1.5. В своей работе архив министерства руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации . законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, инструкцией по делопроизводству министерства, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, главного архивного управления Рязанской области (далее - ГАУРО), ГКУ РО ГАРО , приказами министра и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве министерства разработано на основании Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия , утвержденного приказом Роскомархива от 18.08.1992 N 176, утверждено приказом министра по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) ГАУРО.

1.7. Архив министерства работает по планам, утвержденным министром, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива министерства осуществляет министр.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива министерства осуществляет ГКУ РО ГАРО .

2. Состав документов архива

2.1. В архив поступают:

законченные делопроизводством министерства документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений министерства:

- документы по личному составу министерства;

- научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений министерства, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;

3.2.2. составляет и представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (далее - ЭК) министерства и ЭПК ГАУРО;

3.2.3. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.4. организует использование документов:

- информирует руководство и сотрудников министерства о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, архивные документы или копии документов в целях служебного использования для работы в структурных подразделениях;

- в установленном порядке выдает архивные копии документов, архивные справки, архивные выписки по запросам организаций и заявлениям граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера;

- ведет учет дел, выданных во временное пользование из архива;

- ведет учет выданных архивных копий, архивных выписок, архивных справок по запросам организаций и заявлениям граждан;

3.2.5. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК министерства;

3.2.6. оказывает методическую помощь структурным подразделениям министерства в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив министерства;

3.2.7. ежегодно представляет в ГКУ РО ГАРО сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.8. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение ГКУ РО ГАРО документы, отнесенные к Архивному фонду Российской Федерации.

4. Права архива

4.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;

4.1.2. запрашивать от структурных подразделений министерства сведения, необходимые для работы архива с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

4.1.3. не принимать из структурных подразделений министерства дела постоянного срока хранения, по личному составу, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, оформленные и обработанные с нарушением требований инструкции по делопроизводству министерства, нормативно-методических документов Росархива, ГКУ РО, Основных правил работы архивов организаций.

5. Ответственность

5.1. Ответственное должностное лицо отвечает за выполнение возложенных на архив задач и функций перед руководством министерства. Обязанности и ответственность работников архива министерства определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.

Приложение N 2. ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Приложение N 2

к приказу

министерства здравоохранения

Рязанской области

от 22 октября года N 1667

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) министерства здравоохранения Рязанской области (далее - министерство) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче их на государственное хранение, а также по подготовке дел по личному составу к передаче в ведомственный архив.

1.2. ЭК является совещательным органом при министре. Решения ЭК вступают в силу после утверждения их министром, в необходимых случаях (см. п. 3.3 настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) главного архивного управления Рязанской области (далее - ГАУРО).

1.3. В своей деятельности ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации . нормативно-методическими документами Росархива, ГАУРО, государственного казенного учреждения Рязанской области Государственный архив Рязанской области (далее - ГКУ РО ГАРО ), приказами министра, Инструкцией по делопроизводству министерства, настоящим Положением об ЭК министерства.

1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей министра, ее секретарем является должностное лицо, ответственное за архив и делопроизводство министерства. Персональный состав ЭК назначается приказом министра. В качестве экспертов для работы в комиссии могут привлекаться работники ГКУ РО ГАРО , ГАУРО.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел и их формировании.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация проведения отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

2.4. Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочением документов в министерстве.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с работником, ответственным за архив и делопроизводство, работу по ежегодному отбору документов министерства для их дальнейшего хранения и по уничтожению документов с истекшим сроком хранения.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.

3.3. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:

3.3.1. На утверждение ЭПК ГАУРО, а затем на утверждение министру:

- опись дел постоянного хранения управленческой документации;

3.3.2. На согласование ЭПК ГАУРО, а затем на утверждение министру:

- сводную номенклатуру дел;

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате или неисправном повреждении документов постоянного хранения;

- Положение об ЭК;

- Положение об архиве.

3.3.3. На рассмотрение ЭПК ГАУРО:

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем в сторону увеличения;

- решения ЭК об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем.

3.4. Представляет на утверждение министра акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу, акты о выделении дел к уничтожению, кроме перечисленных в п. 3.3.1.

3.5. Совместно с сотрудником отдела государственных закупок и правового обеспечения, ответственными лицами за архив и делопроизводство в отделах ЭК проводит для сотрудников министерства консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации, а также осуществляет контроль за формированием дел в текущем делопроизводстве в соответствии с номенклатурой дел.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам, ответственным в отделах за делопроизводство и архив, и отдельным сотрудникам министерства по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения руководителей структурных подразделений по срокам хранения дел, не входящих в Перечень.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах их утраты.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений министерства, представителей ГКУ РО ГАРО , ГАУРО.

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство министерства по вопросам относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК министерства работает в тесном сотрудничестве с ЭПК ГАУРО и получает от нее соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденного министром.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже чем 2 раза в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступившие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК.

Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство министерства (в необходимых случаях по согласованию с ЭПК ГАУРО).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ, ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Примерные положения об архиве и о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия

«Архив города»

Примерные положения об архиве и о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия

(для организаций-источников комплектования «Архива города»)

Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. работа архива организации, учреждения, предприятия организуется в соответствии с положением об архиве, которое разрабатывается на основании Примерного положения, согласовывается «Архивом города» и утверждается руководителем организации.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

Источники: www.profiz.ru, www.znaytovar.ru, www.gosthelp.ru, docs.cntd.ru