Учет бланков строгой отчетности

Бланк строгой отчетности (БСО) является документом, который подтверждает получение оплаты денежных средств. Фактически БСО заменяет собой кассовый чек.

В случае оказания услуг населению, на бланках строгой отчетности оформляются: проездные документы, талоны, квитанции, билеты, путевки, абонементы и другие документы.

В нашей сегодняшней публикации мы расскажем о том, как ведется учет бланков строгой отчетности. А в нижней части страницы размещена книга учета бланков строгой отчетности, которую можно скачать.

Реквизиты и особенности бланков строгой отчетности

Обязательными реквизитами бланков строгой отчетности являются:

БСО может быть изготовлен двумя способами:

1. Типографским.
2. При помощи автоматизированной системы.

Типографский документ БСО обязательно должен содержать информацию об изготовителе: сокращенное наименование, место нахождения, ИНН. номер заказа, тираж и год выполнения.

На каждом бланке строгой отчетности, изготовленном типографским способом, проставляется серия и номер документа.

Учет бланков строгой отчетности

Индивидуальный предприниматель (или руководитель организации) заключает договор о материальной ответственности с работником, который будет заниматься получением, хранением, учетом и выдачей бланков документов и приемом от населения наличных денежных средств.

Поступившие бланки документов должны приниматься ответственным работником в присутствии комиссии, образованной индивидуальным предпринимателем (руководителем организации).

Проверке подлежит соответствие количества, номеров и серий бланков данным, указанным в сопроводительных документах.

После этого составляется акт приемки. Он утверждается ИП (руководителем организации) и является основанием для принятия документов на учет.

Сведения о полученных бланках БСО следует внести в специальную Книгу учета бланков строгой отчетности.

Обратите внимание, что унифицированной книги учета БСО не существует и поэтому ИП (организация) составляет журнал учета бланков строгой отчетности на свое усмотрение.

Все страницы книги учета бланков строгой отчетности необходимо прошнуровать и пронумеровать.

Работник, ответственный за ведение книги, а также бухгалтер и руководитель организации, ставят свою подпись на документе (и печать - при наличии).

В книге учета бланков строгой отчетности отражаются все движения бланков:

Вышеперечисленная процедура учета БСО актуальна для бланков строгой отчетности, напечатанных типографским способом. Если БСО были изготовлены при помощи автоматизированной системы самой организацией (ИП), то журнал учета бланков строгой отчетности вести нет необходимости. Система сама все фиксирует и учитывает.

Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности

В бухгалтерском учете БСО принимаются на забалансовый счет - 006 (приходуются в дебет). По мере выдачи бланков строгой отчетности населению, их списывают с кредита 006.

В бухгалтерском учете затраты на изготовление БСО отражаются так:

1. Если бланки были распечатаны типографским способом, то затраты списывают проводкой Д20 (44) К60. Стоимость БСО в данном случае является расходами.
2. Если бланки были распечатаны с помощью автоматизированная системы организации, то проводка по списанию затрат на БСО аналогична проводке бланков типографским способом. В качестве затрат выступает бумага, стоимость чернил (для ККМ) и амортизация.

Ведение книги (журнала) учета бланков строгой отчетности

Как уже упоминалось ранее, если бланки строгой отчетности были распечатаны типографским способом, то вести книгу учета БСО является обязательным.

ИП или организация, в соответствии с действующим законодательством вправе самостоятельно разработать удобную для себя модель книги учета БСО. Журнал нужно прошить и не забыть пронумеровать. Ответственный работник, руководитель и бухгалтер организации подписывают документ и скрепляют его печатью.

Учет в книге БСО ведется по наименованию, серии и номеру бланка. Также указывается дата поступления бланков (их количество и реквизиты).

Регламент ведения книги (журнала) учета бланков строгой отчетности закрепляется на локальном уровне путем издания соответствующего акта (с указанием ответственного лица за ведение журнала).

Руководитель и работник подписывают договор о материальной ответственности. ИП (руководитель) обязуются создать условия для сохранности БСО.

БСО, выпускаемые при помощи автоматизированных систем не требуют веденяи книги учета. Доступ к системе должен быть ограничен. В этом случае каждый бланк должен иметь серию и номер.

Инвентаризация БСО

Ревизия БСО осуществляется в период инвентаризации наличных денежных средств, находящихся в кассе. Проверку наличия бланков строгой отчетности проводят по каждому месту хранения, с учетом начальных и конечных номеров БСО (в соответствии с Приказом Минфина от 13.06.1995 г. № 49 Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Для инвентаризации используют форму ИНВ-16. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, утвержденную постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации.

Перед началом инвентаризации БСО, берется расписка с материально ответственных лиц (она включается в часть заголовка инвентаризационной описи).

Опись составляется в двух экземплярах.

Хранение БСО

Для хранения бланков строгой отчетности выделяется специально оборудованное помещение. Место хранения БСО по окончании рабочего дня опломбируется (опечатывается).

Лучше всего БСО хранить в сейфах или в специальных помещениях - это позволит избежать их кражи или порчи.

Каждый бланк должен иметь копию, которая хранится пять лет.

Оригиналы бланков строгой отчетности также хранятся не менее пяти лет.

Уничтожение БСО

По истечении пятилетнего срока хранения бланков строгой отчетности, их следует уничтожить. Акт об уничтожении БСО является основанием для их уничтожения. Он составляется специальной комиссией, которая действует на основании приказа индивидуального предпринимателя (руководителя организации).

Бланки строгой отчетности уничтожаются в присутствии всех членов комиссии.

О создании постоянно действующей комиссии по инвентаризации бланков строгой отчетности

КОМИТЕТ ПО ЗЕМЕЛЬНЫМ РЕСУРСАМ И ЗЕМЛЕУСТРОЙСТВУ

ПРИКАЗ

от 18 февраля 1997 года N 24

О создании постоянно действующей комиссии по инвентаризации

бланков строгой отчетности

В соответствии с требованиями, изложенными в инструкции О порядке оформления и выдачи свидетельств на право собственности на землю , утвержденной первым заместителем председателя Роскомзема от 15.02.1994, и в соответствии с приказом председателя Комитета от 10.11.1995 N 91

2. Возложить на комиссию рассмотрение вопросов, связанных с использованием бланков свидетельств, составление актов на списание бланков свидетельств, пришедших в негодность и представление их на утверждение первому заместителю Председателя Комитета.

3. Приказ председателя Комитета от 10.11.1995 N 91 считать утратившим силу.

4. Настоящий приказ довести до Управления землеустройства, Управления Госземкадастра, УГРПН и членов комиссии.

5. Контроль за выполнением приказа возложить на первого заместителя председателя Комитета Гордо Д.В.

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности

Инвентаризацию (ревизию) кассы проводит комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Приказ на ревизию кассы составляется по унифицированной форме № ИНВ-22. По результатам инвентаризации составляется акт унифицированной формы № ИНВ-15. При инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности заполняется инвентаризационная опись унифицированной формы № ИНВ-16. Унифицированные формы, которыми оформляются проведение и результаты инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Различают инвентаризации плановые, внезапные и инвентаризации, проводимые в соответствии с требованиями законодательства.

Порядок и сроки проведения плановых и внезапных инвентаризаций устанавливаются организацией, индивидуальным предпринимателем самостоятельно (п.1.11 Положения о порядке ведения кассовых операций, утв. Банком России 12.10. № 373-П).

Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) утверждает график проведения плановых инвентаризаций. Этот график составляется, как правило, главным бухгалтером. Плановые ревизии кассы обычно проводятся в начале первого рабочего дня каждого месяца. В этот день также снимаются остатки денежных средств в операционных кассах организации.

Внезапные проверки кассы также включаются в график проведения проверок с указанием только квартала, в котором планируется провести такие проверки. Конкретная дата определяется в день проведения внезапной проверки.

В соответствии с требованиями законодательства проводятся инвентаризации (п.2 ст.12 закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ):

1) годовая (по состоянию на конец последнего рабочего дня календарного года);

2) при смене кассира;

3) при обнаружении недостачи или излишков;

4) при реорганизации или ликвидации организации;

5) в случае чрезвычайных ситуаций, вызванных эестремальными условиями, в результате которых происходит утрата или порча имущества.

Ревизия кассы и проверка соблюдения кассовой дисциплины производится во время проведения документальных ревизий и проверок, инициированных учредителями организаций или вышестоящими организациями (в случае их наличия), а также при проведении документальных проверок аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Ревизия кассы проводится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с книжным остатком, то есть с данными учета по кассовой книге.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги производится проверка работы программных средств обработки кассовых документов.

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

При наличии денежных документов в кассе они должны быть пересчитаны и переписаны по видам. К денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, путевки в санатории и дома отдыха, проездные билеты и пр.

Инвентаризация документарных ценных бумаг производится по их видам (акциям, в том числе именным, на предъявителя, привилегированным, обыкновенным;облигациям, векселям простым, векселям переводным и пр.).

Перед началом инвентаризации денежных средств кассир передает председателю комиссии последние приходные и расходные ордера, которые на момент инвентаризации не включены в отчет кассира.

Затем материально ответственные лица дают расписки в том, что:

– к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;

– все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы;

– все выбывшие ценности списаны в расход.

Указанные расписки предусмотрены унифицированными формами инвентаризационных описей и актов.

Инвентаризация бланков строгой отчетности производится по их видам (квитанционные книжки, талоны на ГСМ, бланки товарно-сопроводительных документов и пр.), местам хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на балансовом счете 57 с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка, реестров слипов и т.п.

Инвентаризацию денежных средств, находящихся в банках на расчетном, валютном и специальных счетах, производят путем сверки остатков сумм, числящихся на балансовых счетах 51, 52 и 55, с данными выписок банков.

Бланки строгой отчетности: спорные вопросы заполнения

теги:

Организации вправе не использовать контрольно-кассовую технику, если оказывают услуги населению и выдают клиентам бланки строгой отчетности. При этом важно, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты, а сам бланк был заполнен без ошибок.

Разберем разные вопросы, с которыми компании могут столкнуться на практике, применяя бланки строгой отчетности.

Заполнение бланков строгой отчетности

Компания оказывает услуги физикам - ремонтирует бытовую технику. Вправе ли она отказаться от ККТ?

Да, вправе. Но при условии, что будет выдавать своим клиентам вместо чека бланк строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ). Этот документ должен содержать обязательные реквизиты. В частности, наименование бланка строгой отчетности, шестизначный номер и серию, название и адрес компании, должность, Ф. И. О. продавца, его личную подпись и т.д. (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359).

При этом не обязательно составлять два экземпляра документа. Бланк строгой отчетности можно заполнить под копирку, и оставить у себя копию (п. 8 положения № 359). А подпись на документе можно поставить через копирку.

Нумерация бланков строгой отчетности

Компания применяет бланки строгой отчетности. В новом тираже номера на документах четырехзначные, вначале нет двух нулей. Можно ли использовать такие бланки в работе?

Нет, использовать документы с четырехзначными номерами не допускается. Иначе инспекторы могут оштрафовать за неприменение кассовой техники руководителя компании до 4 тыс. рублей, а компанию - до 40 тыс. рублей (ст. 14.5 КоАП РФ). В бланках строгой отчетности должны быть шестизначные номера (подп. а п. 3 положения № 359).

Испорченные документы надо перечеркнуть и приложить к книге учета бланков. Хранить их необходимо упакованными в опечатанных мешках не менее пяти лет. По истечении этого срока, но не ранее чем через месяц после проведения последней инвентаризации испорченные бланки надо уничтожить. Для этого комиссия, созданная приказом руководителя, составляет соответствующий акт (п. 19 Положения № 359).

Использование бланков строгой отчетности компаниями на УСН

Компания применяет упрощенку и оказывает населению услуги автостоянки. Вправе ли она вести с клиентами наличные расчеты без кассовой техники?

Да, компания вправе не применять ККТ . но тогда потребуется выдавать клиентам бланки строгой отчетности (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ). По Общероссийскому классификатору (утв. постановлением Госстандарта России от 28.06.93 № 163) хранение машин на автостоянке относится к услугам населению. Поэтому при расчетах по этому виду деятельности можно не применять ККТ. В Минфине с этим согласны (письмо от 21.10.13 № 03-11-11/43794).

Бланки строгой отчетности

Бланк строгой отчетности - документ, который в определенных случаях позволяет отказаться от применения контрольно-кассовой техники. В статье рассматриваются основные вопросы использования и учета бланков строгой отчетности.

Бланки строгой отчетности часто более удобны в применении, чем контрольно-кассовая техника, ведь в случае их применения организации не приходится приобретать кассовые аппараты, регистрировать их в налоговых органах, тратить средства на техническое обслуживание. Несмотря на явное удобство в применении, использование бланков строгой отчетности - не такое простое занятие, как может показаться на первый взгляд.

Новые правила

К бланкам строгой отчетности, приравниваемым к кассовым чекам, относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы.

Для расчетов наличными денежными средствами бланки строгой отчетности применяются организациями и индивидуальными предпринимателями, оказывающими населению услуги тех видов, в отношении которых такие бланки утверждены.

Правительство РФ Постановлением от 06.05.2008 № 359 утвердило новое Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее - Положение).

Положение посвящено порядку оформления и учета бланков строгой отчетности. В связи с его принятием отменено Постановление Правительства РФ от 31.03.2005 № 171. которым было утверждено ранее действовавшее Положение с аналогичным названием.

Новое Положение вступило в действие 21 мая 2008 г. а это значит, что его нужно использовать уже сейчас.

Положение содержит два основных новшества.

Первое - это указание на то, что бланк строгой отчетности может быть изготовлен не только типографским способом, но с использованием автоматизированных систем. Прежний порядок не предусматривал возможность изготовления бланков с помощью компьютерной техники. Поэтому Минфин считал, что такие документы должны изготавливаться исключительно типографиями (см. письмо Минфина России от 27.09.2005 № 03-01-20/5-193 ).

К сожалению, новое Положение не содержит определения автоматизированной системы, но зато в нем указано, что при использовании автоматизированных систем должно обеспечиваться выполнение следующих требований:

а) автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;

б) при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Кроме того, по требованию налоговых органов организации и индивидуальные предприниматели обязаны будут представлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах.

Таким образом, представляется маловероятным то, что самостоятельное использование стандартных программ, таких как, например, Microsoft Word или Excel, для формирования шаблонов, а затем распечатка бланков строгой отчетности будут отвечать требованиям законодательства.

Вторым новшеством Положения является изменение порядка утверждения форм бланков строгой отчетности.

Раньше утверждать новые формы бланков мог исключительно Минфин России. Теперь это могут быть любые федеральные органы исполнительной власти, которые наделены соответствующими полномочиями по закону. Остается надеяться, что в связи с этим изменением долгожданные новые формы бланков строгой отчетности будут появляться быстрее, чем раньше.

В связи с выходом нового Положения старые бланки строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу Постановления Правительства РФ от 31.03.2005 № 171. действуют до 1 декабря 2008 г. Бланки, утвержденные после вступления в силу названного Постановления, продолжают действовать до момента утверждения новых форм.

Порядок хранения и инвентаризации

Для учета бланков строгой отчетности, изготовленных типографским способом, организации и индивидуальные предприниматели должны вести книгу учета бланков документов, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью.

Форму такой книги можно разработать самостоятельно или использовать книгу учета бланков строгой отчетности, утвержденную приказом Минфина России от 23.09.2005 № 123н Об утверждении форм регистров бюджетного учета. Учет бланков в книге нужно вести по их наименованиям, сериям и номерам.

С работником, которому поручаются получение, хранение, учет и выдача бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств, необходимо заключить договор о материальной ответственности.

Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники обязывает руководителя организации образовать комиссию для приемки бланков. Приемка должна производиться в день поступления бланков в организацию.

Бланки принимаются материально ответственным работником в присутствии комиссии. При приемке нужно проверить соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составить акт приемки бланков документов. Данный акт утверждается руководителем (индивидуальным предпринимателем) и является основанием для принятия бланков документов на учет указанным работником.

Хранить бланки строгой отчетности нужно в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, которые исключают их порчу и хищение. Наряду с этими мерами предосторожности ежедневно по окончании рабочего дня место хранения бланков документов должно опечатываться или опломбировываться.

Хранить копии использованных бланков (корешки), подтверждающие суммы принятых наличных денежных средств, организации должны не менее пяти лет. По окончании данного срока необходимо провести инвентаризацию бланков.

По истечении месяца после такой инвентаризации следует создать комиссию по уничтожению бланков строгой отчетности, на основании акта которой и будут списаны бланки. Аналогичный порядок действует и в отношении некомплектных или испорченных бланков.

Инвентаризация бланков строгой отчетности должна осуществляться одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств. Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 ) по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

В ходе инвентаризации устанавливается фактическое наличие бланков, осуществляются их пересчет и сверка остатков с данными книги учета бланков строгой отчетности и бухгалтерского учета. При инвентаризации необходимо проверить и порядок ведения книги учета бланков - полноту ее заполнения, соответствие данных первичным документам и наличие остатков неиспользованных и испорченных бланков.

При оформлении проведения инвентаризации необходимо использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

- ИНВ-22 Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации;

- ИНВ-16 Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.

Опись ИНВ-16 составляют в двух экземплярах: один передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах: один экземпляр передается материально ответственному лицу, принявшему бланки строгой отчетности;второй экземпляр - материально ответственному лицу, сдавшему бланки;третий экземпляр - бухгалтерии.

Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности

Для учета бланков строгой отчетности Планом счетов предусмотрен забалансовый счет 006 Бланки строгой отчетности.

В Инструкции по применению Плана счетов указано, что счет 006 предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности: квитанционных книжек, бланков удостоверений, дипломов, различных абонементов, талонов, билетов, бланков товарно-сопроводительных документов и т.п. Аналитический учет на счете 006 должен обеспечить формирование информации по видам бланков и местам их хранения. При этом установлено, что бланки строгой отчетности учитываются на счете 006 в условной оценке.

Таким образом, организации в своей учетной политике следует установить порядок условной оценки, по которой она учитывает бланки.

Учет бланков строгой отчетности на забалансовом счете следует вести от момента их оприходования материально ответственным лицом до момента окончательного выбытия из организации, т.е. уничтожения копий (корешков) бланков по истечении срока хранения. Только таким образом будет обеспечен надлежащий аналитический учет бланков строгой отчетности.

Фактическую стоимость поступивших в организацию бланков строгой отчетности в соответствии с ПБУ 5/01 Учет материально-производственных запасов и Планом счетов следует отражать на счете 10 Материалы.

Приведем типовые проводки по учету бланков строгой отчетности.

1. Организацией приобретены бланки строгой отчетности и приняты на учет на основании документов поставщика (договор, накладная № ТОРГ-12) и акта приема бланков материально ответственным лицом:

Дебет 10 - Кредит 60

- по фактической стоимости приобретения;

Дебет 006 (счет аналитического учета Бланки строгой отчетности на хранении материально ответственного лица)

- по условной оценке бланков, принятой организацией.

2. Списаны использованные бланки строгой отчетности:

Дебет 26 - Кредит 10

- по учетной стоимости;

Дебет 006 (счет аналитического учета Использованные бланки строгой отчетности) - Кредит 006 (счет аналитического учета Бланки строгой отчетности на хранении материально ответственного лица)

- по условной оценке.

3. По истечении установленного срока хранения использованные бланки уничтожены и списаны:

Кредит 006 (счет аналитического учета Использованные бланки строгой отчетности)

- по условной оценке.

Для целей налогообложения прибыли стоимость бланков можно отнести на расходы либо в составе материальных расходов (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе канцелярских расходов (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 17.05.2005 № 03-03-02-04/1/123 ).

В заключение отметим, что к применению и заполнению бланков строгой отчетности следует подходить предельно серьезно. Ведь если при оказании услуг организация или индивидуальный предприниматель не выдаст бланк на полученную сумму или выданный бланк не будет соответствовать утвержденной форме, то это может явиться основанием для привлечения к административной ответственности за неприменение контрольно-кассовой техники, предусмотренной ст. 14.5 КоАП РФ.

Источники: tbis.ru, docs.cntd.ru, amnagency.ru, www.gazeta-unp.ru, www.eg-online.ru