Примерное положение об экспертной комиссии

УТВЕРЖДЕНО

Приказ _____________________

(наименование

____________________________

организации, учреждения)

от                                                                                                        №

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертной комиссии __________________________________________

(наименование организации, учреждения)

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) _____________________________________________________________ создается для:

(организации, учреждения)

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео_, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в ____________________________________.

(организация, учреждение)

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководстве _______________________________________. Решения комиссии вступают в силу

(организации, учреждения)

после их утверждения руководством __________________________________________.

(организации, учреждения)

В необходимых случаях (см. п. 2.6 и 2.7 положения) решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России.

1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом ___________________________

(организации, учреждения)

из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений организации, учреждения под председательством начальника или его заместителя.

В состав ЭК включаются: заведующий архивом - секретарь комиссии, представители делопроизводственной службы, представитель Государственного архивного учреждения* (по согласованию).

* Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган).

1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством России, Основами законодательства Российской Федерации Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах , Основными правилами работы ведомственных архивов, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы (ЕГСДОУ, ГОСТы и т.п.), нормативно-методическими документами, положением об организации, учреждении, настоящим Положением.

2. Функции ЭК

ЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности _______________________________________.

(организации, учреждения)

2.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.3. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.4. Рассматривает вопросы о приеме на ведомственное архивное хранение документов личного происхождения (записи воспоминаний старейших работников, дневники, письма и т.д.) способствующих созданию более полной истории ______________________________________.

(организации, учреждения)

2.5. Рассматривает и выносит решение об одобрении:

сводных описей дел (годовых разделов) постоянного срока хранения, в том числе специальной документации;

актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве ____________________________________ документов с истекшими сроками хранения;

(организации, учреждения)

актов об утрате или неисправном повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов ________________________________

(организации, учреждения)

на государственное хранение;

нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству в _____________________________________, номенклатуры дел, памятки и правила по

(организации, учреждения)

работе с документами.

2.6. Представляются в Государственное архивное учреждение:

на рассмотрение:

- предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов _______________________________________.

(организации, учреждения)

- перечни документов со сроками хранения;

- инструкции по делопроизводству;

на утверждение:

- описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);

- перечни документов, подлежащих передаче в государственный архив;

на согласование:

- положения о ЭК и об архиве _______________________________________;

(организации, учреждения)

- номенклатуры дел _____________________________________;

(организации, учреждения)

- описи дел по личному составу;

2.7. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников ___________________________________________ консультации по вопросам работы с

(организации, учреждения)

документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. Права ЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям _______________________________________ по вопросам разработки

(организации, учреждения)

номенклатуры дел и формирования дел в службе делопроизводства, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений ____________________________________ письменные объяснения о причинах утраты

(организации, учреждения)

порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений _____________________________________ о качестве и сроках подготовки

(организации, учреждения)

документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений _____________________________________,

(организации, учреждения)

а также представителей Государственного архивного учреждения.

3.5. Информировать руководство ________________________________ по вопросам

(организации, учреждения)

своей компетенции.

3.6. Представлять _______________________________ в Государственном архивном

(организации, учреждения)

учреждении.

4. Организация работы ЭК

4.1 . Экспертная комиссия _______________________________ работает в контакте с

(организации, учреждения)

экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архивного учреждения.

4.2 . ЭК работает по плану, утвержденному руководством _______________________

(организации, учреждения)

4.3 . Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК ________________________________

(организации, учреждения)

рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4 . Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство __________________________________ (в необходимых случаях по согласованию с

(организации, учреждения)

Государственным архивным учреждением).

4.5 . ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6 . Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность возглавляются на секретаря комиссии.

Примечание. Данное положение разработано Главгосэкспертизой России, согласованно с Государственным архивом Российской Федерации (приказ Главгосэкспертизы России от 20.01.99 № 2) и может быть рекомендовано в качестве типового.

СОСТАВ

экспертной комиссии (ЭК) _______________________________

(организации, учреждения)

5.6. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для хранения (ГОСТ P51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (п. 95).). Основными критериями ценности документов являются критерии происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Необходимость проведения отбора документов для хранения объясняется неравнозначностью информации управленческих документов. Часть создаваемых и используемых в управленческой деятельности документов имеет кратковременное оперативное значение (например, заявление, докладная записка). Такие документы теряют актуальность вскоре после своего составления. В то же время в любой деятельности создаются документы (такие, например, как устав акционерного общества, положение о филиале или представительстве общества, годовые отчеты общества и др.), которые длительное время остаются носителями ретроспективной информации, сохраняющей научное, историческое, политическое или культурное значение. Наличие в акционерных обществах документов по личному составу определяет их социальное значение для работников общества как в период работы, так и много лет спустя.

При проведении экспертизы ценности документов оцениваются:

• роль и место организации, значимость выполняемых ею функций, место образования документов;

• значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, его подлинность;

• форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документов, их физическое состояние.

Экспертиза ценности документов представляет собой процедуру, завершающую этап делопроизводственного хранения, в период которого хранятся все документы, отложившиеся в организации. Это обязательная процедура при передаче документов на архивное хранение.

Экспертиза проводится на основе нормативно-методических разработок органов руководства архивным делом. В этих документах определены порядок организации и проведения экспертизы, установлены сроки хранения документов, разработана методика проведения экспертизы и оформления ее результатов, а также функции делопроизводственной службы и архива организации (Федеральный закон от 26.12.1995. №208-ФЗ “Об акционерных обществах” // СЗ РФ. 1996. №1. Ст. 1;Основные правила работы ведомственных архивов. М. Главархив СССР, 1986;Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М. Росархив, 2000. Признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 07.02.2002 №07/1110-ЮД);Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. Главархив СССР, 1991.) .

Организация экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится в:

• делопроизводстве (при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению);

• архиве (при подготовки дел к передаче на государственное хранение);

• государственном архиве.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности акционерного общества, их отбора для дальнейшего хранения или уничтожения создается экспертная комиссия (ЭК). Комиссия создается как постоянно действующая, ее председателем, как правило, назначается один из руководителей общества.

При наличии в акционерном обществе крупного управленческого аппарата, филиалов и представительств возможно образование постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК), а в крупных структурных подразделениях общества, в филиалах – экспертных комиссий. Экспертные комиссии организуют и проводят экспертизу ценности документов и их отбор для передачи на хранение в архив общества, контролируют и координируют экспертизу ценности документов в подразделениях общества, оказывают им методическую помощь в ее проведении.

ЦЭК (ЭК) общества создается как совещательный орган при руководителе общества.

В государственных архивах создаются экспертно-проверочные комиссии (ЭПК), которые работают в тесном контакте с теми организациями, от которых принимают документы на хранение.

Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основании соответствующего типового положения, утвержденного Росархивом РФ (см. Приложения 11, 12). Положение о ЦЭК (ЭК) акционерного общества утверждается руководителем общества. Если общество заключало договор о хранении своих документов с государственным или муниципальным архивом, то положение о ЦЭК (ЭК) должно быть согласовано с соответствующим учреждением Государственной архивной службы РФ.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя общества (структурного подразделения) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Приказ должен определить председателя и секретаря комиссии, состав комиссии, порядок ее работы.

Должностной состав ЭК определяется каждым акционерным обществом индивидуально. Как правило, в состав экспертной комиссии включают заведующего архивом (или должностное лицо, ответственное за архив), начальника и одного или нескольких работников делопроизводственной службы, работников бухгалтерии и кадровой службы. В состав ЦЭК в обязательном порядке входит представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы (муниципального архива). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей общества. Для документирования деятельности комиссии и формирования дел, отложившихся в результате ее деятельности, тем же приказом назначается секретарь комиссии.

Пример оформления приказа о создании экспертной комиссии.

В соответствии со статьей 14 Федерального закона Российской Федерации от 01.10.2004 №ФЗ-125 “Об архивном деле в Российской Федерации” и с целью упорядочения архивного хранения документов ОАО.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Создать в открытом акционерном обществе “Терминал” постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии – заместитель Генерального директора О.Д. Голубев.

Члены комиссии – начальник канцелярии Г.Ю. Полякова.

Заведующий архивом – Н.П. Окунева.

Начальник отдела кадров – К.А. Волков.

Ведущий специалист бухгалтерии – К.Ф. Соколова.

Секретарь комиссии – специалист канцелярии Е.Г. Ковалева.

Председателю комиссии заместителю Генерального директора О.Д. Голубеву к 01.08.2009 подготовить положение об экспертной комиссии.

Начальнику канцелярии Г.Ю. Поляковой к 10.08.2009 подготовить график сдачи в архив ОАО документов общества. График согласовать с руководителями структурных подразделений ОАО.

4. Заведующей архивом Н.П. Окуневой к 10.08.2009 подготовить проект плана работы комиссии на 2009/ годы.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря-референта генерального директора П.П. Борисова.

Положение об экспертной комиссии разрабатывается на основе типового Положения. Основными функциями ЭК являются:

• организация ежегодного отбора документов для хранения;

• рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения;

• рассмотрение описей дел временного хранения (свыше 10 лет);

• рассмотрение описей по личному составу;

• рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

• рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

• рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

• подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего учреждения Государственной архивной службы предложений об установлении и изменении сроков хранения документов. Центральные экспертно-проверочные комиссии выполняют, кроме того, следующие функции:

• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (например, перечней документов с указанием сроков хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству);

• рассмотрение перечней особо ценных дел, описей особо ценных дел;

• методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений;

• организация и проведение совместно со службой делопроизводства и архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.

При возникновении затруднений в проведении экспертизы ценности отдельных категорий документов ЭК могут привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений Государственной архивной службы, а также специалистов других организаций.

Комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, утверждаемым генеральным директором общества, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества.

Протоколы, содержащие решения об:

• одобрении описей на дела постоянного хранения;

• одобрении описей на дела по личному составу;

• одобрении проектов номенклатур дел;

• изменении сроков хранения документов, установленных типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;

• установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, –

утверждаются генеральным директором общества только после их утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы.

Таким образом, в делах службы делопроизводства возникает отдельное дело “Протоколы заседаний экспертной комиссии ОАО за _____ год”. В это дело подшиваются протоколы заседаний и приложения – описи, акты, номенклатуры дел и другие документы, рассмотренные комиссией.

Практическую работу по отбору документов на архивное хранение выполняют работники делопроизводственной службы и лица, отвечающие за работу с документами в структурных подразделениях под непосредственным методическим руководством архива. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве организации ежегодно. Экспертная комиссия выполняет организующую и координирующую роль.

Согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ при проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.

Экспертиза проводится в тех структурных подразделениях, где хранятся дела. Первоначально экспертиза заключается в отборе документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив. При наличии номенклатуры дел (и полной сохранности документов) этот этап не представляет особой сложности и состоит в:

• отборе документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

• выделению к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как “до минования надобности”, “при условии проведения (завершения) ревизии”, “после окончания договора” и т.п.

Одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение работниками структурных подразделений установленного в организации порядка оформления документов и формирования дел.

Кроме того, при отборе документов постоянного хранения используются перечни документов с указанием сроков их хранения. Члены комиссии должны полистно проверить дела с такими сроками хранения.

Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. На основании вышеуказанного Положения о порядке и сроках хранения документов данный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден генеральным директором общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымают дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Отметка “ЭПК” в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение. Выделенные из состава таких дел документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

В структурных подразделениях работниками делопроизводства выполняется оформление дел для сдачи в архив, составляются и оформляются описи дел. После их рассмотрения экспертной комиссией составляется акт о выделении к уничтожению документов, отобранных на первом этапе экспертизы, за этот же период, за который составлены описи. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества согласно Положению о порядке и сроках хранения документов. По завершении этого этапа происходит передача документов в архив.

/ делопроизволство-бу / бу-норм.база / Альбом форм ОРД

УДК 651.5 ББК 65.050.9(2)

А 56

Авторы-разработчики:

Э.Н.Давыдова, П.А.Левчик, А.Е.Рыбаков, А.С.Терехов

Альбом форм органгоационно-распорядительных документов / А 56 Авт.-разраб. Э.Н.Давыдова, П.А.Левчик, А.Е.Рыбаков, А.С.Тере-

хов. — 4-е изд. перераб. —Мн. БелНИИДАД, 2006. — 144 с.

ISBN 985-6733-19-7

Альбом содержит макеты и образцы основных распорядительных, организационных, справочно-информационных документов и документов по личному составу, используемых в практике работы учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.

Предназначен для работников служб документационного обеспечения управления, отделов кадров, слушателей курсов по изучению делопроизводства

УДК 651.5 ББК 65.050.9(2)

Как избавиться от старых бухгалтерских документов

Misery Профи (827) 4 года назад

мы делали 3 документа:

1) приказ «О создании экспертной комиссии»

В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек, приказываю:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек

Комиссия отобрала к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела, отложившиеся в деятельности предприятия: (далее таблица)

потом документы в шредер:)

Приказ Министерства экономического развития РФ от 4 мая г. N 263 Об утверждении Порядка создания и работы комиссии по рассмотрению споров о результатах определения кадастровой стоимости и признании утратившим силу приказа Минэкономразвития России от 22 февраля г. N 69 Об утверждении Типовых требований к порядку создания и работы комиссии по рассмотрению споров о результатах определения кадастровой стоимости (с изменениями и дополнениями)

Приказ Министерства экономического развития РФ от 4 мая г. N 263

С изменениями и дополнениями от:

16 мая г.

В соответствии со статьей 24.19 Федерального закона от 29 июля 1998 г. N 135-ФЗ Об оценочной деятельности в Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3813;, N 30, ст. 3998;, N 1, ст. 43;N 49, ст. 7024) приказываю:

2. Признать утратившим силу приказ Минэкономразвития России от 22 февраля г. N 69 Об утверждении Типовых требований к порядку создания и работы комиссии по рассмотрению споров о результатах определения кадастровой стоимости (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 18 июля г. регистрационный N 21392).

Источники: www.gosthelp.ru, www.irbis.vegu.ru, www.studfiles.ru, otvet.mail.ru, base.garant.ru