Члены инвентаризационной комиссии

Вопрос

М огут ли члены инвентаризационной комисси и одновременно быть членами комиссии по принятию и выбытию основных средств. списанию материальных запасов. Если да, то как грамотно составить приказ

Ответ

Требований к членам инвентаризационной комиссии и комиссии по поступлению и выбытии активов законодательством не установлен. Их состав утверждает руководитель учреждения соответствующим приказом.

В инвентаризационную комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов.

В состав комиссии по поступлению и выбытию активов включите сотрудников, обладающих специальными знаниями. То есть компетентные лица, которые в силу своего профессионального опыта могут принять решение об определении рыночной стоимости, неисправности, целесообразности использования, ремонте того или иного имущества. При отсутствии в учреждении таких сотрудников председатель комиссии может пригласить экспертов. Кроме того, в состав комиссии могут входить главный бухгалтер, материально-ответственные лица и другие сотрудники. Также материально ответственные лица обязаны участвовать в инвентаризации, ревизиях и иных проверках вверенного им имущества.

Наиболее правильно в состав инвентаризационной комиссии не назначать материально ответственных лиц, а также не назначать их председателем. Это связано с тем, что заполненную опись должны подписать все члены инвентаризационной комиссии. А на первой странице описи материально ответственное лицо дает расписку. В ней он подтверждает, что комиссия проверила имущество в его присутствии, и каких-либо претензий к членам комиссии у него нет.

Таким образом, комиссии по своему составу могут совпадать, но материально ответственных лиц в инвентаризационную комиссию не включайте.

Примерные приказы об утверждении обеих комиссий приведены в прикрепленном файле.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух версия для бюджетных. казенных и автономных учреждений

1. Ситуация: Как создать комиссию по поступлению и выбытию активов

Для принятия решения о ликвидации основного средства в учреждении следует создать постоянно действующую комиссию по поступлению и выбытию активов (п. 34 Инструкции к Единому плану счетов № 157н ).

Положение о комиссии и ее состав утверждает руководитель учреждения. В состав комиссии включите сотрудников, обладающих специальными знаниями. При отсутствии в учреждении таких сотрудников председатель комиссии может пригласить экспертов. Кроме того, в состав комиссии могут входить главный бухгалтер, материально-ответственные лица и другие сотрудники.* Комиссия должна:

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

ВАКАНСИИ

услуги / инвентаризация

Преимущества при проведении инвентаризации специалистами МЦЭО Сагавик

Компания МЦЭО Сагавик оказывает полный перечень услуг по проведению инвентаризации - от консультирования по вопросам проведения инвентаризации до осуществления всех действий по инвентаризации имущества предприятия.

Наши специалисты обладают всеми знаниями, необходимыми для проведения инвентаризации, а также значительным опытом в области ее проведения.

Беспристрастность исполнителей и объективность результатов инвентаризации (исключается возможность каких-либо злоупотреблений при инвентаризации и обеспечивается объективность полученных в ходе инвентаризации данных);

Профессиональный экспертный подход к проведению инвентаризации (отсутствие помех для хозяйственной деятельности предприятия, на котором проводится инвентаризация);

Короткие сроки проведения инвентаризации.

Общие сведения об инвентаризации

Инвентаризация является обязательным элементом бухгалтерского учета, в ходе которого проверяются и документально подтверждаются наличие и состояние имущества и финансовых обязательств предприятия.

В соответствии со ст. 12 Федерального закона О бухгалтерском учете проведение инвентаризации является обязательным для всех организаций в следующих случаях:

* перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

Инвентаризация перед составлением годовой отчетности проводится обычно в конце года, в октябре - ноябре, с тем, чтобы к концу года ее можно было завершить и сделать по ее результатам все необходимые бухгалтерские проводки.

Помимо приведенных случаев, в которых проведение инвентаризации является обязательным, инвентаризация имущества может проводиться и в добровольном порядке на основании решения руководителя организации. Такая инвентаризация часто проводится в случаях смены собственника предприятия, когда новый собственник осуществляет проверку наличия имущества предприятия и его учет.

Порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации на предприятии создается инвентаризационная комиссия. Основанием для создания инвентаризационной комиссии является приказ руководителя предприятия, форма которого подготавливается МЦЭО Сагавик.

Как правило, председателем инвентаризационной комиссии является работник МЦЭО Сагавик, который осуществляет руководство деятельностью комиссии. В состав инвентаризационной комиссии по мере необходимости могут включаться иные специалисты МЦЭО Сагавик и работники предприятия, на котором проводится инвентаризация. Всего в составе инвентаризационной комиссии должно быть не менее трех человек. Верхнего количественного предела не существует, единственное условие, которое должно соблюдаться, - нечетное количество членов инвентаризационной комиссии.

Основные этапы инвентаризации, документы, оформляемые в ходе инвентаризации и функции бухгалтерии предприятия в процессе инвентаризации изложены в приведенной ниже таблице.

Этапы инвентаризации

Кто может проводить инвентаризацию

Вопрос

Скажите, пожалуйста, может ли директор организации провести инвентаризацию денежных средств, издав приказ о создании комиссии, члены которой не имеют бухгалтерского образования и привлечь человека со стороны, имеющего бухгалтерское образование, но который не имеет лицензии на проведение проверок. То есть бухгалтерия предприятия не принимает участия в инвентаризации. В результате проверки были изъяты первичные документы у ответственного за ведение кассы человека. Эти документы находились за пределами бухгалтерии. Какой документы нужно оформить, чтобы снять ответственность с кассира в случае пропажи документов?

Ответ

инвентаризацию могут проводить сотрудники, не имеющие бухгалтерского образования, поскольку никаких ограничений на этот счет Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными при к азом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 . не установлено.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Также в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторских организаций (п. 2 . 2 и 2.3 Методических указаний). Таким образом, в состав комиссии могут включены и сторонние специалисты, но в ее члены обязательно должны быть включены и сотрудники бухгалтерии.

Чтобы снять ответственность с кассира в случае пропажи документов достаточно получить его расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (п. 2.4 Методических указаний).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух vip -версии .

1. Рекомендация: Как провести инвентаризацию

В обязательном порядке инвентаризацию надо проводить лишь в определенных случаях. А по решению руководителя организации такую ревизию можно провести в любое время.

Обязательная инвентаризация

Полный перечень случаев, когда организация обязана проводить инвентаризацию, есть в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Среди них:

Добровольная инвентаризация

Помимо случаев, когда инвентаризация обязательна . в учетной политике можно предусмотреть еще и другие. То есть те, когда организация проведет подобную ревизию в добровольном порядке (ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря г. № 402-ФЗ . п. 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 ).

Отражение в учетной политике

Порядок проведения инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике . Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:

Такие правила следуют из ПБУ 1/2008 .*

Инвентаризационная комиссия

По действующим правилам проводить инвентаризацию должна специальная комиссия. Ее состав, а это как минимум два человека, утверждает руководитель организации приказом . В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов организации. Но вот материально ответственные сотрудники членами такой комиссии быть не могут. Такие правила прописаны в пунктах 2.2 и 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .

Когда объем работ большой, для инвентаризации можно создать еще и рабочую комиссию. Проверить требуется немного? Тогда сделать это может ревизионная комиссия, если такая уже есть в организации. То есть создавать еще и инвентаризационную комиссию в этом случае не надо. Это следует из пункта 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .*

Ситуация: нужно ли создавать инвентаризационную комиссию, если в штате организации числится один директор

Нет, не нужно.

Создание комиссии предполагает, что в ее составе будет не менее двух человек - председатель и другие члены (п. 2.3 и 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 ). Если же в штате организации числится только один директор, то создать инвентаризационную комиссию попросту не удастся.

В этом случае зафиксировать результаты ревизии может бухгалтер (или другой ответственный сотрудник), а проконтролировать - директор организации. То есть именно он проверит, насколько полно и точно внесены в описи данные об остатках проверяемого имущества и обязательств. А также правильно ли и вовремя ли оформлены результаты инвентаризации.

Такой порядок следует из пункта 2.6 Методических указаний, утвержденныхприказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .

В приказе о проведении инвентаризации создание инвентаризационной комиссии прописывать не нужно.

Участие материально ответственных сотрудников

Материально ответственные сотрудники обязаны присутствовать при инвентаризации и других подобных ревизиях, во время которых проверяют сохранность и состояние вверенного им имущества. В этом давно убеждены представители Минфина России (письмо от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16 ). Обязанность материально ответственного лица присутствовать при инвентаризации предусмотрена также условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 ).

Главбух советует: если в организации подписан договор о коллективной материальной ответственности, то в нем стоит прямо зафиксировать условие о том, что сотрудники обязаны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества.

Такую рекомендацию дали представители Минфина России в письме от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16 . В типовой форме такое участие в инвентаризации отнесено к правам коллектива (приложение 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 ). Однако специалисты из Минфина России советуют записать это в обязанности, изменив положения договора . Ведь правила именно обязывают сотрудников присутствовать при инвентаризации имущества, за которое они ответственны. Об этом прямо сказано в пункте 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .

Подготовка к инвентаризации

Прежде чем начать инвентаризацию, нужно, во-первых, подготовить приказ о ее проведении. И во-вторых, собрать подписи от материально ответственных сотрудников в том, что к началу ревизии они сдали все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии. А также в том, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие - списаны. Для таких подписей предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте) .

Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .

Приказ о проведении инвентаризации можете составить по форме . разработанной самостоятельно. Такую форму должен утвердить руководитель организации. Но можно воспользоваться и типовой формой . которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 .

Такие выводы следуют из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря г. № 402-ФЗ.

В приказе опишите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дату начала и окончания инвентаризации. Утвердить приказ должен руководитель организации. После этого документ передайте на подпись председателю и членам инвентаризационной комиссии.

Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации.

Такой порядок следует из абзаца 1 пункта 2.3 Методических указаний, утвержденныхприказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .

Порядок проведения инвентаризации зависит от того, что именно нужно проверить (раздел 3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 ). Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств организации приведены в таблице .*

Результаты инвентаризации

Результаты инвентаризации зафиксируйте в инвентаризационной описи (п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 ). Для этого есть унифицированные бланки. Для каждого вида имущества заполните свою форму (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 ).*

Инвентаризационная опись

Опись заполните вручную или на компьютере. Подробные правила описаны в пункте 2.9 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 . Так, наименования и количество проверяемых объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. А на каждой странице описи впишите прописью число порядковых номеров материальных ценностей и их общее количество, которое значится на данной странице. При этом не важно, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Если приходится исправлять ошибки . то неверные записи зачеркивайте и над ними пишите правильные. Потом все такие правки должны заверить все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные сотрудники.

Пустых строк быть не должно. То есть все не заполненные в конце строки прочеркните. И наконец, на последней странице описи сделайте отметку о том, что цены проверены, а итоги подсчитаны. Под этим должны подписаться все те, кто участвовал в инвентаризации.

Заполненную опись должны подписать все члены инвентаризационной комиссии. А материально ответственный сотрудник расписывается в том, что комиссия проверила имущество в его присутствии и передала его ему на ответственное хранение и что к членам комиссии нет никаких претензий.

Такой порядок предусмотрен в пункте 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .

Главбух советует: для управленческого учета, а также на случай налоговой проверки, по тому имуществу, которое передали в аренду или безвозмездное пользование, можно составить акт по результатам инвентаризации.

Такой документ оформите произвольно .

В акте укажите:

К акту приложите экземпляры тех инвентаризационных описей, которые получены от арендатора (ссудополучателя).

Излишки и недостачи

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, то оформите сличительную ведомость. Ее составьте только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .

Сличительные ведомости можно разработать самостоятельно. Или же проще воспользоваться формами . которые утверждены пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря г. № 402-ФЗ.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Справочная информация: Ошибки при инвентаризации

Источники: www.budgetnik.ru, www.sagavic.ru, www.26-2.ru