Главная » Статьи » Приказы о назначении комиссии |
Пример оформления приказа по основной деятельностиО создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов В целях обеспечения качественного отбора и уничтожения документов и дел, образующихся в деятельности ОАО "Меридиан", ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать экспертную комиссию в составе: Председатель - первый заместитель генерального директора Г.Л.Нилов. Секретарь - секретарь-референт С.И.Якубовская. 2. Зав. архивом Е.Г.Козаковой разработать и представить на утверждение генеральному директору положение об экспертной комиссии. Срок представления - 19.03.. 3. Экспертной комиссии провести экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности ОАО "Меридиан" за 2008 - гг. Срок исполнения - 01.05.. заведующий отделом документоведения БелНИИДАД В каждой организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством, согласование проектов номенклатур дел организации, ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение и т.д. Заседания ЭК должны быть надлежащим образом задокументированы. Согласно п.177 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, ход заседаний и решения ЭК организации отражаются в протоколе. В практике деятельности организаций нередко возникает вопрос относительно того, каким образом следует оформлять такой протокол, какую информацию необходимо в нем отразить. Общие требования к составлению и оформлению протоколов отражены в п. 103-110 Инструкции по делопроизводству. Протокол составляется секретарем ЭК, который в свою очередь должен быть определен соответствующим приказом, утверждающим персональный состав ЭК. Для того, чтобы не забыть отразить в протоколе все ключевые моменты заседания, целесообразно вести стенограмму или аудиозапись заседания ЭК. Подобные записи позволят секретарю максимально точно отразить в протоколе выступления и важные замечания участников заседания. По полноте освещения заседания протоколы могут составляться по полной, краткой или же сокращенной форме. С учетом значимости функций ЭК наиболее целесообразным представляется вести протоколы по полной форме. Это позволит более точно и полно отразить ход принятия решений. Датой протокола заседания ЭК является дата проведения заседания. Текст протокола ЭК делится на вводную и основную части. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов ЭК. Указывать наименования должностей членов ЭК нет необходимости, поскольку это отражено в приказе о создании ЭК. Во вводной части также указываются наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами ЭК. В частности, если на заседание ЭК приглашен представитель государственного архива, источником комплектования которого является организация, его фамилию, инициалы и должность следует отразить в протоколе. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке. В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня, в которой перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии. Наиболее характерными вопросами, которые рассматриваются ежегодно на заседаниях ЭК и, соответственно, отражаются в повестке дня, являются: ·согласование проекта номенклатуры дел организации; · согласование описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; · согласование акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. При вынесении на рассмотрение ЭК двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности. Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала ДокументыО создании экспертной комиссии по экспертизе учебников, учебных пособий и другой учебной литературы по истории, а также культуре и традициям народов Дагестана на предмет политкорректности их содержания На основании протокола № 09-10/2 от 2 октября года, во исполнение пункта 20 раздела 2 решения заседания Антитеррористической комиссии в Республике Дагестан 1. Создать Экспертную комиссию по экспертизе учебников, учебных пособий и другой учебной литературы по истории, а также культуре и традициям народов Дагестана на предмет политкорректности их содержания. 2. Утвердить состав Экспертной комиссии (приложение). 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Министр Ш.Шахов Нормативная база хранения документов в организацииДокументы и дела постоянного, долговременного (10-75 лет) и кратковременного (до 10 лет) хранятся в любой организации независимо от формы ёе собственности до. - истечении срока их хранения, после чего они выделяются к уничтожению (основной массив, уничтожаемых дел - дела кратковременного срока хранения) - передачи дел на хранение в государственный или частный архив (дела долговременного и постоянного срока хранения) - ликвидации организации (дела всех сроков хранения) Порядок архивного хранения документов в организации регламентируется :- Федеральным законом Об архивном деле в Российской Федерации 1 ; - Положением о Федеральной архивной службе России 2 - Основными правилами работы архивов организаций 3. - Постановление Правительства Российской Федерации О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти 4 ; - Постановление Правительства Российской Федерации О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти 5 и другими нормативными документами в области архивного дела. Статья 1 Закона Об архивном деле в Российской Федерации говорит, что закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использо-вания документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Данное положение говорит о том, что закон распространяется на все организации, независимо от их организационно-правовой формы и на частных лиц - собственников архивных документов. Закон определяет ряд ключевых архивных понятий. - архив ; - архивный фонд ; - архивный документ ; - документы Архивного фонда Российской Федерации ; - особо ценный документ ;- уникальный документ ; - документ по личному составу ; - документ постоянного, длительного и временного срока хранения и другие архивные термины и понятия. Закон разъясняет, что в Российской Федерации проводится единая государственная политика в области архивного дела (ст. 4, п. 1). Закон разграничивает полномочия в области архивного дела между Российской Федерацией, субъектами Российской Федерации и муниципальными образованиями и устанавливает следующие виды собственности архивных документов. - федеральная собственность ; - собственность субъектов Российской Федерации ; - муниципальная ; - частная. К архивным документам, находящимся в частной собственности относятся следующие документы. - организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее - негосударственные организации) ; - созданные гражданами или законно приобретенные ими. Закон указывает, что архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом купли, продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению и утрате, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами. В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности. Государственные органы и органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, являющиеся собственниками документов, обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, а негосударственные собственники - организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения, отложившихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. В главе 4 Закона раскрывается порядок хранения и учета архивных документов. В частности в статье 17 главы 4 говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность ар-хивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также действующими перечнями документов. В соответствии с Законом Об архивном деле в Российской Федерации документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы. Законом установлены сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение 6 . Закон устанавливает порядок, обеспечивающий сохранность документов при реорганизации или ликвидации организаций. - при реорганизации государственных и муниципальных организаций, органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с Росархивом или органами Росархива в субъектах Российской Федерации. - при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства. На основании Распоряжения Правительства Российской Федерации Об обеспечении сохранности документов по личному составу 7 принято решение о том, что учредители вновь создаваемых юридических лиц должны включать в свои учредительные документы положения ( статьи) об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу и о своевременной передаче их на государственное хранение при ликвидации организации. Методическим документом, на основании которого осуществляется хранение документов в архиве организации, являются Основные правила работы архивов организаций 8 . Негосударственные организации, являющиеся собственниками документов, сами обеспечивают хранение создаваемых и поступающих к ним документов или передают их на хранение в государственный, муниципальный или иной архив на основании договора после проведения экспертизы ценности документов. Независимо от того, является ли организация источником комплектования и передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив или является собственником своих документов и сама организует хранение документов, в организации должна проводиться экспертиза ценности документов 9 в целях определения сроков хранения документов и их систематизации. Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая Экспертная Комиссия ( далее - ЭК). ЭК является совещательным органом при руководителе организации и организует свою работу на основании Положения о постоянно действующей Экспертной Комиссии организации, утверждаемого руководителем и создаваемого на основании Примерного положения, разработанного Росархивом Основными функциями ЭК является согласование Номенклатуры дел организации и Описей дел 10. передаваемых на хранение в архив и Актов на выделения документов к уничтожению. Основой систематизации документов в целях их последующего хранения в организации является Номенклатура дел. Номенклатура дел закрепляет состав дел, создаваемых в организации, и сроки их хранения. Нормативными документами, на основании которых устанавливаются сроки хранения документов, являются Перечни документов со сроками хранения. При определении сроков хранения дел, включаемых в Номенклатуру дел организации, используются Типовые перечни со сроками хранения 11 и отраслевые Перечни ….., разрабатываемые Федеральными министерствами и иными органами управления и организациями для организаций, входящих в их систему. Для определения сроков хранения используются следующие Перечни. - Управленческой документации Перечень типовых управленческих документов 2000 г ; - Научно-технической и производственной документации Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций 2007 г, устанавливающий сроки хранения документов научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности орга-низаций, применяемых в различных отраслях экономики. В виду трудоёмкости и сложности ( необходимости наличия у работника. выполняющего данную работу необходимых архивоведческих знаний и навыков) и, как правило, отсутствия в штате организации специалиста- архивариуса для подготовки и передачи документов и дел на хранение в архив организации желательно привлекать к исполнению данных работ специализированные архивные компании, обладающие необходимой квалификацией и опытом работы.
б) Документов по личному составу, записей нотариальных действий, нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет ; в) Проектной документации по капитальному строительству - 20 лет ; г) Технологической и конструкторской документации - 20 лет ; д.) Патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет ; е) Научной документации - 15 лет ;ж) Кино и фотодокументов - 5 лет ; з) Видео и фонодокументов - 3 года. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21 Марта 1993 г. № 358-Р Об обеспечении сохранности документов по личному составу . Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06 Февраля 2002 г.) Росархив, ВНИИДАД. М. 2003. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев (ГОСТ Р. 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. Приказом Росархива от 19 Января 1995 г. № 2) . Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Росархивом 06 Октября 2000 г. (см. изм. от 27.10.2003);- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31 Июля 2007 года № 1182). Источники:
| |
Просмотров: 3015 | |
Всего комментариев: 0 | |