Оформляем передачу права подписи счета-фактуры

Елена Орлова, налоговый консультант ООО АудитИнкам, г. Тюмень

Подпись в счете-фактуре могут ставить не только руководитель и главный бухгалтер, но и иные уполномоченные на то лица. Рассмотрим некоторые особенности передачи права подписи этого документа.

В пунктах 5 и 5.1 статьи 169 Налогового кодекса РФ приведен перечень обязательных реквизитов счетов-фактур, выставляемых при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав и при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) соответственно.

Пунктом 6 этой же статьи определено, что подписи руководителя и главного бухгалтера организации являются обязательным атрибутом счета-фактуры. Возможно его подписание и иными лицами, уполномоченными на такое действие приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении же счета-фактуры индивидуальным предпринимателем этот счет-фактура подписывается им самим с указанием реквизитов свидетельства о его государственной регистрации.

Постановлением правительства РФ от 26 декабря г. № 1137 в форме счета-фактуры среди обязательных его реквизитов приведены:

Руководитель организации (подпись) (Ф.И.О.) и Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.).

При этом налоговые органы тщательно оценивают подписи при проверках. И нередко находят недостатки в оформлении счета-фактуры. К таковым относятся:

И это квалифицируется ими как нарушение порядка, установленного нормой указанного пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. А за этим следует непринятие к вычету суммы НДС, приведенной в рассматриваемом счете-фактуре, и возникновение у налогоплательщика недоимки по налогу. Производится начисление пеней за несвоевременную уплату налога в соответствии со статьей 75 Налогового кодекса РФ и штрафных санкций согласно пункту 1 статьи 122 Налогового кодекса РФ.

В пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ нет каких-либо ограничений в отношении лиц, которые могут быть уполномочены подписывать счета-фактуры от имени организации. Поэтому правом подписи счетов-фактур могут быть наделены лица, не являющиеся должностными лицами организации. Это подтвердили и судьи ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 16 июня 2006 г. по делу № А13-14164/2005-28.

При оформлении счета-фактуры в этом случае возможны варианты: использовать стандартную его форму или же указывать должность лица, которое его подписывает по доверенности либо на основании распорядительного документа по организации вместо руководителя или главного бухгалтера.

Сначала Минфин России разъяснял, что указывать должности этих лиц в счете-фактуре не следует. В то же время в целях идентификации лиц, фактически подписывающих счета-фактуры, после подписи желательно было бы указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру (письмо Минфина России от 9 августа 2004 г. № 03-04-11/127).

Также налоговики отметили, что в случае если счет-фактура подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ (письмо ФНС России от 20 мая 2005 г. № 03-1-03/838/8). Позднее же Минфин РФ разъяснил, что Налоговый кодекс РФ не запрещает указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), в том числе должность уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру (письмо Минфина РФ от 23 апреля г. № 03-07-09/39.

Отсутствие у налогоплательщика копии приказов руководителей поставщиков или доверенностей о предоставлении полномочий на подписание счетов-фактур иным лицам во многих случаях налоговые органы опять же квалифицируют как нарушение порядка, установленного нормой указанного пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ.

С приведенной позицией соглашаются и арбитражные суды. О ненадобности указания должности уполномоченных лиц в счете-фактуре и необходимости указания фамилии и инициалов лица, подписавшего счет-фактуру, а также наличии копии приказов руководителей поставщиков о предоставлении полномочий на подписание счетов-фактур таким лицам напомнили судьи ФАС Северо-Западного округа в постановлениях от 27 ноября 2006 г. по делу № А56-55403/2005, от 31 октября 2006 г. по делу № А56-825/2006.

Таким образом, в форме счета-фактуры целесообразно указывать после подписи фамилию и инициалы уполномоченного лица. Если в реквизитах счета-фактуры Руководитель организации и Главный бухгалтер присутствовали фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то под ними рекомендуется дополнительно указать: За руководителя организации и За главного бухгалтера соответственно. При этом уполномоченное лицо должно поставить свою подпись и указать свои фамилию и инициалы (письмо ФНС России от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425@).

Приложение № 1 (примерная форма доверенности)

Доверенность на право подписи накладных и счетов-фактур (скачать образец)

Доверенности на право подписи накладных составляют в свободной форме. Этот вид документов оформляют так же как подобные доверенности, позволяющие подписывать акты выполненных работ или счета-фактуры, указывая право представителя на заверение именно накладных.

Доверителем в данном случае может быть индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, а представителем – физическое  или юридическое лицо, ИП, гражданин другой страны или лицо без гражданства. Организации, как правило, для оформления доверенности на подписание накладных используют свой фирменный бланк.

При необходимости документу можно присвоить номер. В доверенности следует указать:

Если поверенный является гражданином другой страны или лицом без гражданства, это нужно обязательно указать в тексте доверенности, вписав данные документа, удостоверяющего личность.

Доверенность можно  выписать с правом передоверия или без такового. Без указания срока действия, доверенность будет сохранять силу в течение года. Доверенность с определенным сроком не может действовать более 3 лет.

Доверенность на право подписи накладных подписывают обе стороны, а заверять у нотариуса этот документ не нужно.

Если у сотрудника организации уже есть доверенность, дающая право получать товарно-материальные ценности по нарядам, счетам, заказам, договорам или соглашениям (форма М-2), то ее достаточно и для подписания накладных. Обязательное условие – доверенность этой форме может быть выдана только на сотрудника организации, доверяющей подписание этих документов. Оформляется доверенность на срок от 15 до 30 дней.

Доверителем при выдаче доверенности на подписание накладных может выступать исключительно организация и индивидуальный предприниматель (юридическое лицо). Представителем может становиться и физическое лицо, и организация. Налоговый кодекс РФ не предусматривает ограничений в назначении должностных лиц, которые вправе подписывать накладные за главбуха организации.

Если накладную подписывает лицо, указанное в доверенности, то на месте подписи следует указать:

Во избежание претензий, лучше приложить к документам копию доверенности.

Подписание накладных заведующим складом (кладовщиком)

Сотруднику, имеющему дело с ТМЦ необходимы специальные правомочия на право подписания товарных накладных (форма ТОРГ-12).

Специфика функций кладовщика такова, что он должен принимать, хранить и отпускать ТМЦ и т. п. Также заведующий складом контролирует учет складских операций и ведение отчетности. Контрагенты обоснованно требуют предоставления доверенности при передаче товарно-материальных ценностей, поскольку накладную должны подписывать руководитель и главбух.

Другие лица могут подписывать накладные в специальном порядке при наделении их отзывными полномочиями посредством доверенности, приказа и т. д. В доверенности должно быть четкое указание, какие документы может подписывать заведующий складом и имеет ли он право передоверия.

Re: доверенность на право подписи счетов-фактур

Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь

г. _______ Первое декабря две тысячи пятого года

Общество с ограниченной ответственностью '_____________' (внесена запись в Единый государственный реестр юридических лиц о создании юридического лица за ОГРН ?____________ от ________ года, свидетельство серия ___ ?_______) в лице директора

_______________________

действующего на основании Устава ООО '________________________________', доверяет состоящей в штате _________________

_______________________

(паспорт_______________)

подписывать за руководителя от имени ООО '______________________________' акты выполненных работ (оказанных услуг), счета-фактуры Общества.

Образец подписи доверенного лица __________________________ заверяю.

Настоящая доверенность выдана без права передоверия сроком до 31.12.2006 г. (тридцать первое декабря две тысячи шестого года).

Доверенность на право подписи счетов-фактур

Такой вид доверенности предназначен для подписания представителем счетов-фактур в организациях и учреждениях.

Счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо другие лица, уполномоченные на то приказом по организации (иной распорядительный документ) или по доверенности от имени организации.

В доверенности в качестве доверителя на право подписи счет-фактуры могут выступать организации и индивидуальные предприниматели (только юридические лица). Представителем может являться любое физическое лицо. Налоговый кодекс РФ не содержит ограничения по назначению должностных лиц, которые имеют право подписи счет-фактуры от лица руководителя и главного бухгалтера.

Объем передаваемых полномочий должен включать в себя список документов. которые имеет право подписать представитель.

Если представитель подписывает счет-фактуру, то в отведенном для подписи месте, рекомендуется указать следующее:

Рекомендуется еще прилагать копию по доверенности на право подписи счета-фактуры к самим документам, во избежание возможных претензий.

Доверенность на право подписи документов

Доверенность на право подписи документов оформляется в свободно форме. Организациями обычно выписывается на фирменном бланке. Действие доверенности на право подписи документов ограничивается конкретной датой окончания. Срок действия доверенности указывается в тексте доверенности и не может превышать трех лет. Если срок действия не указан, доверенность действительна в течение 1 года с момента выдачи.

Для некоторых видов доверенностей может потребоваться нотариальное удостоверение.

Доверенность на право подписи документов прекращает свое действие в следствие:

Состав передаваемых полномочий обязательно должен содержать перечень документов, которые представитель имеет право подписывать. Доверенность на право подписи документов может выписываться под конкретный тип документов: право подписи договоров, право подписи счетов-фактур, актов, счетов и накладных. В организациях вместо доверенности может использоваться приказ на подпись. Доверенность на получение товара. в свою очередь, дает право подписывать акты и накладные на получаемые ТМЦ.

Источники: www.n-konsultant.ru, timesnet.ru, forum.garant.ru, doverus.ru, forms-docs.ru