При работе с поставщиками мы запрашиваем у них доверенность или приказ на право подписи (если стоит подпись на накладных и сч-фактурах с пометкой по доверенности или приказу). У одного из наших поставщиков есть только приказ на право подписи на счетах фактурах, про накладные ничего не указано. При разговоре по телефону бухгалтер поставщика сказал, что не нужно приказа (доверенности) на право подписи на накладных. Важно только на счетах-фактурах. Верно ли ее утверждение ?

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, утверждается приказом руководителя организации. Приказ на право подписи накладных у поставщика должен быть, но предоставлять его не обязаны. Жесткие требования налоговое законодательство предъявляет к оформлению счетов-фактур, в том числе к подписям уполномоченных лиц. Счет-фактуру должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации-поставщика, могут подписать и другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации. Представлять покупателю копии документов, свидетельствующих о полномочиях сотрудников подписывать счета-фактуры поставщик также не должен, так как законодательством такая обязанность за продавцами не закреплена.

Обоснование данной позиц ии приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Кто может подписать счет-фактуру

К оформлению счетов-фактур налоговое законодательство предъявляет жесткие требования.* Это связано с тем, что от правильности оформления счетов-фактур зависит право покупателя (заказчика) на вычет по НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ ).

Одним из обязательных элементов заполненного счета-фактуры являются подписи уполномоченных лиц.*

Способы выставления счетов-фактур

Счета-фактуры можно выставить на бумаге или в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ ). Общий порядок оформления, выставления и регистрации счетов-фактур установлен постановлением Правительства РФ от 26 декабря г. № 1137. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден приказом Минфина России от 25 апреля г. № 50н .

Подписи ответственных лиц

Счет-фактуру на бумажном носителе должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации-продавца (исполнителя). Счет-фактуру могут подписать и другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.* Если поставщиком (исполнителем) является предприниматель, он должен лично подписать счет-фактуру и указать в нем реквизиты своего свидетельства о регистрации.

Ситуация: как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации

Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя* (п. 6 ст. 169 НК РФ ).

Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников. Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать счета-фактуры. Можно также предусмотреть, кто наделяется правом подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по иным причинам.

Ситуация: должен ли продавец (исполнитель) представлять покупателю (заказчику) копии документов, свидетельствующих о полномочиях сотрудников (не являющихся руководителем и главным бухгалтером) подписывать счета-фактуры

Нет, не должен.*

Законодательством такая обязанность за продавцами не закреплена. Однако, проверяя правомерность применения вычетов по НДС покупателем (заказчиком), налоговая инспекция может затребовать у продавца (исполнителя) документы о его сотрудниках, уполномоченных подписывать счета-фактуры (п. 8 ст. 88. п. 12 ст. 89 ,ст. 93.1 НК РФ, письмо ФНС России от 9 августа г. № ШС-37-3/8664 ). Если окажется, что эти документы отсутствуют, счета-фактуры, подписанные неуполномоченными лицами, инспекция признает составленными с нарушением установленного порядка. По таким счетам-фактурам покупатель не сможет принять НДС к вычету (п. 2 ст. 169 НК РФ ). Поэтому копии документов, подтверждающих право сотрудников подписывать счета-фактуры, контрагентам лучше представить.

Ольга Цибизова ,

начальник отдела косвенных налогов департамента

налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии

Подписи в документах

Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно - непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря г. № 402-ФЗ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом .*

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы . *

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Г. Москва ________________________________________________________

(прописью число, месяц и год выдачи доверенности)

Организация - участник аукциона:

__________________________________________________________________

(наименование организации)

доверяет _________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество, должность)

паспорт серии ____ N ______ выдан ______________ __ ____________

представлять интересы ____________________________________________

(наименование организации)

на аукционах, проводимых [указать название государственного

заказчика, уполномоченного органа.]

В целях выполнения данного поручения он уполномочен представлять конкурсной комиссии необходимые документы, подписывать и получать от имени организации - доверителя все документы, связанные с его выполнением.

Подпись _____________________ ______________________ удостоверяем.

(Ф.И.О. (подпись

удостоверяемого) удостоверяемого)

Доверенность действительна по __ _______________________ 2005 г.

Электронные счета-фактуры: бухгалтерия по новым правилам

Возможность использовать электронные документы появилась у компаний еще в 2002 году, когда был принят закон «Об электронной цифровой подписи». Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями, сегодня могут использоваться в электронном виде. Отправляются такие документы не по почте или с курьером, а по телекоммуникационным каналам связи (через Интернет).

Долгое время единственным исключением в этом процессе были электронные счета-фактуры, для которых была предусмотрена только бумажная форма. В году право выставлять счета-фактуры в электронном виде было законодательно закреплено в 229-ФЗ (поправки в ст.169 Налогового кодекса РФ).

После этого были подготовлены Приказы Министерства финансов и Федеральной налоговой службы, которые описывают сам процесс выставления и получения электронных сетов фактур при взаимодействии компаний, а так же последующее предоставление таких электронных документов на налоговую проверку. Однако долгое время не были прописаны форматы счетов-фактур в электронном виде.

Наконец, 12 мая в «Российской газете» был опубликован Приказ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» (зарег. Минюстом России от 11.04. № 23791, вступил в силу 23 мая). Это означает, что теперь нормативная база по использованию электронных документов полностью сформирована. Законодательство разрешает выставление и получение счетов-фактур в электронном виде, а так же описывает сам механизм работы с таким документом.

Документы без ошибок

Что представляет собой электронный счет-фактура (ЭСФ)? Это полноценный документ, как и его бумажный аналог. ЭСФ содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и передан в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах учета. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.

Можно выделить несколько преимуществ использования электронных счетов-фактур. Во-первых, скорость доставки документов. Всем известно, что процесс доставки документов по почте может затягиваться на месяцы. Электронные же документы доставляются по Интернету мгновенно, со скоростью света, в любое время суток. Это и гарантия доставки, если пользоваться услугами квалифицированного оператора, который будет обеспечивать подтверждение доставки.

Во-вторых, электронные документы означают автоматизацию работы бухгалтерии . К примеру, входящие бумажные документы сегодня заводятся в системы учета вручную. Если таких документов на предприятии сотни, то десятки сотрудников бухгалтерии вынуждены заниматься этим рутинным трудом. Электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью, юридически значимы. Они могут существовать только в электронном виде, их не нужно распечатывать, ставить на них печати, содержать бумажный архив. Все документы можно хранить в компьютере или в системе вашего электронного документооборота (в том случае, если оператор гарантирует сохранность).

Третье важное преимущество: ЭСФ исключают недостоверность в заполнении документов . К примеру, недостоверность подписей. Ведь документ подписывается только одной цифровой подписью - руководителя или другого работника, уполномоченного подписывать счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Подпись главного бухгалтера при этом не нужна (см. постановление № 1137).

Кроме того, ввод ЭСФ позволяет сократить налоговые риски . Это имеет огромное значение для российских организаций. Дело в том, что многие компаний сталкиваются с огромным количеством поставок, каждая из которых оформляется документами, в том числе, счетами-фактурами. При неправильно оформленном счете-фактуре или его отсутствии налоговая вправе доначислить НДС. Суммы доначислений могут быть значительны и снижают прибыль компании. В случае использования электронных документов проследить за их наличием и корректностью составления значительно проще.

Особенности электронных счетов-фактур

Процесс работы с электронными счетами-фактурами существенно отличается от работы с бумажными. Требования к процессу выставления и получения электронных счетов-фактур предприятиями закреплены в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП». Помимо изменения в оформлении подписи можно выделить еще несколько основных отличий в работе со счетами-фактурами.

Дата выставления и получения покупателем счета-фактуры фиксируется оператором в Подтверждении. Именно эта дата и считается датой выставления/получения счета-фактуры, и в соответствии с ней он относится к налоговому периоду. Фиксация даты выставления счета-фактуры означает невозможность выставлять в электронном виде документы «задним числом». Это условие может создавать определенные трудности для организаций, которые, например, фактически могут оценить стоимость оказанных услуг только по происшествии определенного времени.

Факт выставления и получения - еще одно отличие нового Порядка. Счет-фактура считается выставленным только в случае, если продавцом получено извещение о его получении, подписанное покупателем. Это положение, по сути, обязует продавца следить за получением извещений от покупателей, ведь если извещение сформировано не было, или продавец его не получил, электронный счет-фактура не является выставленным, и продавцу придется распечатать бумажный счет-фактуру и направить его в адрес получателя на бумаге. Важно подчеркнуть, что дата получения этого извещения никак не влияет на решение об отнесении счета-фактуры к налоговому периоду.

Процесс работы с недавно появившимися корректировочными счетами-фактурами (КСФ) и исправления счетов-фактур (ИСФ) в электронном и бумажном виде идентичны, поскольку операторы ЭДО реализуют в своих системах требования законодательства (Постановление № 11376). Случаи, когда составляется корректировочный счет-фактура, и когда в уже существующий счет-фактуру вносятся исправления, различаются. Корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости реализованных товаров, произведенных работ, оказанных услуг (другими словами, при изменении налоговой базы). Уменьшение или увеличение стоимости (графа 5 счета-фактуры) может быть вызвано, в том числе, изменением цены (графа 4), уточнением количества или объема товаров, работ или услуг (графа 3). В случае изменения стоимости в сторону уменьшения, составляется корректировочный счет-фактура к уменьшению. У продавца такой документ может служить основанием для вычета разницы излишне начисленного НДС, у покупателя по такому документу появится обязательство начислить разницу НДС. В случае же изменения стоимости в сторону увеличения, составляется КСФ к доплате. Здесь ситуация будет противоположной. Все дельты (суммовые разницы) к уменьшению или доплате записываются в КСФ с положительным знаком. Делается это для того, чтобы не возникало вычета сумм при занесении КСФ в Книгах покупок и продаж. Еще одним важным условием составления КСФ, согласно п. 10 ст. 172 НК РФ, является некое согласие сторон, что стоимость будет изменена. Это согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения (в договоре, как двусторонний документ) или в виде уведомления (первичным односторонним документом). В каждом конкретном случае можно поступать так, как удобнее продавцу и покупателю.

Исправление в счете-фактуре производится в том случае, если в документе обнаружена именно ошибка (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах), а также при начислении бонусов без изменения цены реализованного товара. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры - исправленный счет-фактура. Нумерация КСФ и ИСФ. Нумерация КСФ и счетов-фактур в рамках одного налогового периода сквозная, а нумерация исправлений в рамках одного счета-фактуры всегда начинается с 1, причем число исправлений не ограничено.

Важный вопрос: как вести учет ЭСФ в Журнале и Книгах . Ранее правила ведения журнала полученных и выставленных счетов-фактур установлены не были. Отсутствовала и рекомендованная печатная форма Журнала. В новом Постановлении №1137, которое пришло на смену Постановлению 914, эти недостатки устранены. Налогоплательщики буду отныне вести один Журнал, состоящий из 2-х частей: часть 1 «выставленные счета-фактуры» и часть 2 «полученные счета-фактуры». Помимо реквизитов счета-фактуры, теперь в Журнале необходимо указывать способ выставления - был ли документ выставлен в бумажном или электронном виде.

Заметим, что в Журнале выставленных СФ есть две графы - дата составления и дата выставления счета-фактуры. Если для бумажного документа эти даты не всегда разделяются, то при выставлении счета-фактуры в электронном виде дату выставления фиксирует независимая третья сторона - оператор.

Еще одна важная особенность регистрации электронных счетов-фактур в Журнале - наличие извещения о получении. Тот самый технологический документ, который автоматически составляется покупателем, когда он подтверждает получение. Если извещения нет, то ни продавец, ни покупатель электронный документ регистрировать в журнале не имеют права.

Форма и порядок составления Книг покупок и продаж существенно не изменились. Продавец регистрирует в Книге продаж счет-фактуру, который выставляет покупателю, покупатель же регистрирует этот счет-фактуру в Книге покупок. Корректировочный счет-фактура к доплате регистрируются продавцом и покупателем как обычно - в Книгах продаж и покупок соответственно. Корректировочный счет-фактура к уменьшению продавцом должен быть занесен в Книгу покупок, а покупателем - в Книгу продаж. Документ регистрируется на сумму разницы.

Как начать работать с ЭДО?

Для работы с электронными счетами-фактурами, организации, необходимо:

1. Заполнить заявку на сайте www.diadoc.ru. Специалисты Диадока помогут подобрать подходящий тариф и проконсультируют, как начать работу в системе.
2. На сайте www.diadoc.ru есть регламент применения электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота Диадок. Он предусмотрен для всех участников ЭДО. Если организация приняла решение работать с электронными документами, она должна подписать заявление о присоединении к этому регламенту. Также подписывается договор на право использования программы ЭВМ «Диадок» (образец есть на сайте).
3. Оператор присуждает компании идентификатор и регистрирует организацию в системе.
4. Далее компания покупает в любом из сервисных центров СКБ Контур сертификат электронной подписи. Теперь каждый документ будет иметь юридическую силу. Заявку на сертификат ЭЦП также можно отправить прямо из системы Диадок. Если сертификат у организации уже есть, то можно использовать его.
5. Находите в Диадоке контрагентов, и начинаете работать.

Глава 1.3. Доверяйте правильно

Пунктом 6 статьи 169 НК РФ прямо установлена возможность для налогоплательщика предоставить право подписания счетов-фактур в строках, отведенных для подписей генерального директора и главного бухгалтера, иным лицам. Причем такие полномочия могут основываться на приказе (или ином распорядительном документе) по организации или предоставляться доверенностью от имени организации.

Рассмотрим оба варианта.

Приказ по организации может предоставить данное право только штатным сотрудникам предприятия. Такое утверждение основано на следующем умозаключении. Между предприятием и гражданином могут существовать трудовые или гражданско-правовые отношения. Последние регулируются гражданским законодательством и, следовательно, согласно пункту 1 статьи 1 Гражданского кодекса РФ основываются на признании равенства участников регулируемых им отношений и свободы договора. Так что приказам здесь не место.

А вот что касается взаимоотношений работник - работодатель , то исходя из положений Трудового кодекса РФ трудовые отношения основаны на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), а главное - на подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка. Иными словами, приказы как раз и призваны оперативно устанавливать и обеспечивать правила внутреннего распорядка.

При этом отсутствуют какие-либо ограничения на предоставление полномочий по подписанию счетов-фактур совместителям, так как они также работают на условиях трудового договора и требования приказов руководителя предприятия распространяются на них в полном объеме, несмотря на установленные трудовым законодательством ограничение максимальной продолжительности трудового дня (4 часа) и трудовой недели (не более 16 часов) для данной категории работников.

С доверенностями же ситуация менее однозначна.

Дело в том, что существует два совершенно различных типа доверенностей. Первая - бухгалтерская - является разновидностью унифицированного бланка по форме N М-2 (или М-2а), утвержденного постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве . Она согласно указаниям данного постановления применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению .

Выдавать такую доверенность лицам, не работающим в организации, запрещено. Постановление ограничивает срок действия бухгалтерской доверенности (как правило, 15 днями) и предусматривает наличие в бланке печати организации, а также подписей руководителя и главного бухгалтера.

Второй тип доверенности (назовем ее для удобства гражданско-правовой ) выдается в соответствии с положениями статьи 185 ГК РФ. Пункт 1 этой статьи признает доверенностью письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами . Каких-либо стандартизирующих требований к тексту данного документа законодательство не содержит, главное, чтобы из него однозначно следовали наличие указанного уполномочия и его объем (по принципу разрешено только перечисленное ). Максимальный срок действия такой доверенности составляет три года (если он указан в тексте) или один год (при отсутствии какого-либо указания). Причем требования о наличии каких-либо особенных взаимоотношений между лицом, выдавшим доверенность, и лицом, ее получившим, ГК РФ не содержит. Правда, статья 975 ГК РФ указывает, что доверенность на совершение юридических действий, предусмотренных договором поручения, обязательно должна быть выдана доверителем поверенному. Однако это не означает, что наличие договора поручения является необходимым условием для выдачи доверенности. Об этом свидетельствует, например, существование такого юридического документа, как доверенность на управление (и даже генеральная доверенность), выдаваемая владельцем транспортного средства при отсутствии подобного договора.

Если доверенность выдается от имени юридического лица, то в ней в обязательном порядке должны иметься подпись руководителя организации (или иного лица, уполномоченного на это ее учредительными документами) и печать. Подпись главного (старшего) бухгалтера является непременным атрибутом лишь доверенностей, выдаваемых от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, и связанных с получением или выдачей денег и других имущественных ценностей.

Резюмируя изложенное, следует признать, что, во-первых, доверенность для наделения иных лиц (помимо руководителя и главного бухгалтера) правом подписи счетов-фактур подлежит использованию в отношении граждан, не являющихся работниками организации, во-вторых, при этом следует применять гражданско-правовую , а не бухгалтерскую (унифицированную) форму доверенности.

Вообще говоря, при подписании какого-либо документа (в том числе счета-фактуры) по доверенности этот факт должен быть отмечен соответствующей надписью по доверенности перед подписью. Теперь попробуйте вспомнить, много ли вам встречалось счетов-фактур с таким уточнением. А ведь проставление подписи иными лицами (особенно за руководителя ) является весьма распространенной практикой. Правда, чаще, конечно, подобное полномочие предоставляется приказом (то есть подписи ставят работники предприятия).

Следует отметить, что данная проблема интересует главным образом получателя счета-фактуры, который, как правило, лишен возможности проверить, каковы полномочия лица, подписывающего счет-фактуру, и чем эти полномочия подтверждаются. Действительно, практика выдачи всем своим клиентам организацией-поставщиком копии приказа, устанавливающего круг лиц, имеющих право такой подписи, не распространена (возможно, пока не распространена). Получается, что данный аспект оформления счетов-фактур все еще полностью отдан на откуп поставщикам (продавцам) и соблюдение требований законодательства всецело зависит от их аккуратности.

Конечно, при желании еще недавно можно было обойтись минимальными мерами. Например, имело смысл разместить в торговом зале (офисе) на стенде копию приказа о лицах, имеющих право подписывать счет-фактуру. Это свидетельствовало бы об уважении поставщика к своим клиентам, а наиболее педантичным из них, позаботившимся о том, чтобы эти сведения записать и передать в свою бухгалтерию, значительно облегчило бы общение с проверяющими. Хотя на практике автору такой подход, увы, до начала 2004 года не встречался.

Ситуация с включением в форму счета-фактуры расшифровки подписи значительно осложнило положение налогоплательщиков-покупателей и обострило связанную с данным аспектом оформительскую проблему.

Ситуация, когда некое предприятие выдает большое количество счетов-фактур, в связи с чем право их подписи приказом по фирме предоставлено определенному кругу лиц, вполне возможна и даже, пожалуй, встречается довольно часто. Аналогичная необходимость может возникнуть, когда товары (работы, услуги) реализуются непосредственно обособленным подразделением юридического лица, находящимся в другом регионе, чем головная организация (и, соответственно, в значительном отдалении от главбуха и гендиректора). Кстати, исходя из буквального прочтения текста пункта 6 статьи 169 НК РФ таких приказов (или соответственно доверенностей) должно быть два: один - для подписи за руководителя , второй - за главного бухгалтера .

Однако при этом существует серьезный вопрос: чьи фамилия и инициалы должны в таком случае присутствовать на счете-фактуре в качестве расшифровки подписи? По общепринятым правилам оформления первичных документов обычно приводится фамилия именно того лица, которое собственноручно поставило подпись. И, заметим, именно в этом духе высказываются специалисты Минфина РФ и налогового ведомства, давая разъяснения по данной проблеме. Например, в письмах Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 9 августа 2004 г. N 03-04-11/127 Об оформлении счетов-фактур структурными подразделениями и от 16 июня 2004 г. N 03-03-11/97 О расшифровке подписей лиц, уполномоченных подписывать счета-фактуры однозначно сообщено, что в целях идентификации лиц, фактически подписывающих счета-фактуры, после подписи необходимо указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру . При этом указывать также и должности подписывающих счет-фактуру лиц (вместо стандартных руководитель и главный бухгалтер ) Минфин РФ не рекомендует, поскольку вышеуказанные иные лица уполномочены подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом .

Однако большинство бухгалтерских программ жестко забивают во все исходящие первичные документы (бухгалтерские, управленческие и налоговые - без исключения) фамилии первых лиц предприятия (руководителя и главбуха), которые, таким образом, сопровождают подписи совершенно иных лиц, что, строго говоря, является дефектом формы документа. Менять вручную расшифровки подписей при наличии нескольких уполномоченных лиц в зависимости от того, кто в действительности расписался, обычно технически затруднительно. А вписывание их от руки требует соблюдения правил внесения исправлений в счета-фактуры, установленных пунктом 29 порядка, то есть наличия подписи руководителя и печати продавца, что сводит на нет всю организационную выгоду от делегирования полномочий на подписание счетов-фактур.

При этом существовавший ранее аргумент об отсутствии в действующем законодательстве конкретных указаний на необходимость наличия в счете-фактуре расшифровки данных подписей, как мы уже показали, теперь применим с трудом, несмотря на то, что изменения внесены не в Налоговый кодекс РФ, а в постановление Правительства N 914. Заметим, что здесь еще раз проявляется значимость анализа сущности счета-фактуры в отношении того, является ли он первичным учетным документом. Потому что, если является, то никакие ссылки на противоречия указанных нормативных актов не помогут ввиду наличия в Законе о бухгалтерском учете соответствующих положений об обязательной расшифровке имеющихся в документе подписей ответственных (уполномоченных) лиц.

Однако существует еще один связанный с рассматриваемой проблемой момент: как же покупатель теперь должен подтверждать (и должен ли), что имеющийся у него счет-фактура подписан надлежащим лицом. Конечно, если и в договоре, и в акте (накладной), и в счете-фактуре имеются одинаковые подписи, легко идентифицируемые по начертанию с фамилией руководителя, то в части этой подписи проблема снимается. Хотя, конечно, в крупной компании с существенными оборотами и значительным количеством операций по реализации директор конечно не будет подписывать все исходящие документы собственноручно. К тому же добыть образец подлинной подписи главного бухгалтера, который позволит убедить налогового инспектора, что счет-фактура оформлен по всем правилам, покупателю вряд ли удастся.

Так что, если говорить серьезно, то имеется два аспекта проблемы.

Во-первых, при принятии счета-фактуры от поставщика покупателю, чтобы быть уверенным в отсутствии дефектов в документе, нужно установить, что документ подписан именно тем лицом, которое заявлено в расшифровке, для чего требуется сличить с последней подпись и установить соответствие между этими реквизитами.

Во-вторых, покупателю необходимо иметь доказательства того, что счета-фактуры подписаны надлежащим образом уполномоченными на то лицами, чтобы иметь возможность предъявить эти доказательства налоговым органам при проведении ими контрольных мероприятий.

Однако для того чтобы достичь обеих указанных целей, предприятию при приобретении товаров, работ или услуг пришлось бы проводить едва ли не комплекс оперативно-розыскных мероприятий по установлению состава и полномочий лиц, фактически подписавших документ. В идеальном варианте покупателю следовало бы получить копию приказа или экземпляр доверенности, на основании которого было осуществлено подписание счета-фактуры. Продолжая рассуждения, можно договориться до необходимости предоставлять каждому покупателю копию приказа о назначении генерального директора и главного бухгалтера, что, вероятно, в широких масштабах вряд ли будет применяться в обозримом будущем.

Хотя практика показывает, что напуганные широкомасштабными камеральными проверками правомерности вычетов по налогу на добавленную стоимость, многие налогоплательщики просят и даже требуют у своих поставщиков такие документы. Ситуация осложняется наличием нескольких судебных дел, в которых ответственность за принятие ненадлежаще оформленных счетов-фактур и осуществление на их основе вычетов по НДС, в дальнейшем не принятых налоговыми органами, в полном объеме возлагалась на налогоплательщика, а не его поставщиков (например, постановление ФАС Поволжского округа от 16 января 2003 г. N А06-777у-10к/02, ФАС Восточно-Сибирского округа от 15 июня 2004 г. N А19-2057/04-30-Ф02-2151/04-С1 и пр.). Учитывая это, предприятия стремятся подстраховаться и предпочитают лучше обеспечить свои права на вычет излишними бумагами, нежели рассчитывать на победу в длительном судебном споре с налоговыми органами. Можно предположить, что если действительно, как это планируется, с 2006 года будет широко внедрена система электронных счетов-фактур, которая предоставит налоговым органам дополнительные контролирующие возможности, проблема документального обеспечения качества оформления счетов-фактур может принять глобальные масштабы.

При этом надо отметить, что налоговое ведомство заняло не слишком приятную для налогоплательщиков позицию. Так, хотя в ответах на вопросы, публикуемых в специализированных периодических изданиях, отдельные чиновники ФНС (МНС) РФ и указывают на то, что налогоплательщик не обязан иметь документы, подтверждающие наличие приказа о предоставлении права подписи иным сотрудникам, помимо руководителя и главного бухгалтера, но в официальных документах подобных вольностей не допускается. Например, в письме Управления МНС по г. Москве от 2 июля 2004 г. N 24-11/43857 Об оформлении счетов-фактур на прямой вопрос, нужно ли заменять названия должностей в бланке на должности лиц, фактически подписавших счет-фактуру, а также нужно ли указывать и где размещать реквизиты документа, которым на уполномоченное лицо возложена обязанность по подписанию счетов-фактур, был дан ответ о том, что последовательность расположения и число показателей нарушать нельзя, а внесение налогоплательщиком дополнительных реквизитов в установленную форму счета-фактуры и их заполнение, согласно кодексу РФ, не является нарушением, служащим основанием для непринятия к вычету сумм налога, предъявленных продавцом покупателю . Очевидно, это следует понимать так, что названия должностей руководитель и главный бухгалтер необходимо сохранить, а сведениям о номере и дате приказов или доверенностей, указанным внизу бланка после всех обязательных реквизитов, налоговые органы будут рады.

Собственно, ничего удивительного в этом нет, если вспомнить, что изначально счета-фактуры задумывались именно как инструмент облегчения проверочных мероприятий по налогу на добавленную стоимость для налогового ведомства. Что же, теперь можно констатировать, что развитие событий привело к тому, к чему оно должно было привести. Налогоплательщику теперь недостаточно просто уплатить НДС поставщику, он должен иметь счета-фактуры плюс массу доказательств того, что эти счета-фактуры правильные и не содержат дефектов. Насколько негативно эти обстоятельства способны повлиять на реальное использование налогоплательщиками своего законного права на вычет по налогу на добавленную стоимость - покажет время, но автор вынужден оценивать перспективы весьма пессимистично.

Кстати говоря, оборотной стороной медали является другой метод, с помощью которого поставщики пытаются выйти из положения, связанного с невозможностью проставления личной собственноручной подписи генерального директора и главного бухгалтера на всех счетах-фактурах (при их значительном количестве). Речь идет о возможности использования при оформлении счетов-фактур штампов с факсимильным изображением подписи руководства. На практике многие предприятия, особенно крупные, в чьем документообороте количество выдаваемых счетов-фактур исчисляется тысячами и даже десятками тысяч, стремятся не делегировать полномочия по подписанию этих документов другим сотрудникам. Вместо этого изготавливаются факсимиле необходимых подписей, которые в неограниченном количестве проставляются на исходящей документации, включающей не только счета-фактуры, но и акты сдачи-приемки, накладные и т.п.

Однако в результате, к сожалению, страдает покупатель, так как полученные им документы формально не имеют юридической силы. Причем это как раз тот случай, когда сказанное в равной степени относится и к бухгалтерским первичным учетным документам, и к счетам-фактурам. Дело в том, что в пункте 2 ж статьи 9 Закона о бухгалтерском учете сказано о необходимости наличия личных подписей, а пункт 6 статьи 169 НК РФ требует, чтобы счет-фактура подписывался руководителем и главным бухгалтером. Проставление вместо этого факсимильного оттиска свидетельствует о нарушении положений законодательства, так как тем самым не достигаются основные цели визирования документов уполномоченными лицами. Во-первых, отсутствует подтверждение правомерности (иными словами - одобрение) факта совершения операции, которая оформлена соответствующим документом, а во-вторых, не происходит принятия на себя ответственности лицами, на которых такая ответственность (пусть даже в отдельных аспектах) возложена законодательством.

Такую позицию разделяют налоговые органы и Минфин России. Например, в письмах МНС России от 21 мая 2001 г. N ВГ-6-03/404, от 24 июля 2001 г. N 03-4-09/2189/34-х127 и письме Департамента налоговой политики Минфина России от 27 апреля 2001 г. N 04-03-11/69 прямо указано следующее. При оформлении счетов-фактур использование электронно-цифровых или факсимильных подписей руководителя организации, главного бухгалтера и печати организации не допускается . Несмотря на сравнительную давность упомянутых писем, анализ более поздних документов такого рода позволяет заключить, что позиция контролирующих инстанций не изменилась. Так, аналогичные разъяснения можно найти в письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 26 мая 2004 г. N 04-02-05/2/28, где возможность замены рукописной подписи ее аналогом связывается только с соблюдением условий пункта 1 статьи 4 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ Об электронной цифровой подписи .

Однако, повторим, ответственность продавца (поставщика) за нарушения в оформлении счетов-фактур законодательством не установлена, а проблемы в связи с отступлением от требований нормативных актов возникают у его контрагентов, которые порой не в состоянии повлиять на действия поставщика. Особенно ярко это проявляется во взаимоотношениях с монополистами, в частности, оказывающими услуги транспорта, связи, энергоснабжения. Добиться от них выставления документов с живыми подписями и печатями практически невозможно. Так что почти любая организация, систематически формирующая по данным категориям расходов налоговые вычеты по НДС, подтвержденные дефектными счетами-фактурами, сознательно идет на риск: при проверке инспекторы с формальных позиций могут объявить вычет неправомерным.

Вопросы организации юридически значимого документооборота

Вступление

Прежде, чем приступить к обсуждению плюсов и минусов электронного документооборота (ЭДО) и тех мифов и легенд, которые его уже сопровождают, скажем несколько слов о том, что такое ЭДО в России.

За последние 4 года законодательство в России претерпело определенные изменения, позволяющие компаниям перейти на электронные первичные документы бухгалтерского и налогового учета. Приняты изменения Налогового Кодекса, позволяющие рассматривать электронные счета-фактуры, переданные по телекоммуникационным каналам связи, как равноценные оформленным на бумаге. Сюда же относится закон 63-ФЗ, описывающий стандарты электронной подписи, используемые при ЭДО, и целый ряд других законов, описывающих форматы счетов-фактур, накладных ТОРГ-12 и актов об оказании услуг, а также алгоритмы их обработки, используемые для придания юридической значимости.

Документы, форматы и структура которых предложены Министерством финансов и описаны в соответствующих законах, называются формализованными. Полный список законов приведен в конце статьи.

Законодательством определены форматы и сценарии отправки первичных документов, которыми необходимо пользоваться, чтобы на выходе получить юридически значимый электронный документ. В частности, для ТОРГ-12 и акта об оказании услуг электронный документ должен состоять из двух частей (титула продавца и титула покупателя), каждая из которых должна быть подписана соответствующей стороной. Приказ ФНС РФ от 21.03. N ММВ-7-6/172 «Об утверждении форматов первичных учетных документов» описывает форматы накладной ТОРГ-12 и акта об оказании услуг.

Для счета-фактуры алгоритм обработки документа представлен Приказом N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» от 25 апреля г. В этом приказе впервые вводится понятие Оператора электронного документооборота (Оператора ЭДО) – он становится центральной фигурой в предоставлении компаниям услуги юридически значимого электронного документооборота. Присутствие Оператора ЭДО в качестве посредника между отправителем и получателем счета-фактуры является необходимым условием для юридической значимости счета-фактуры. Роль оператора ЭДО при обработке счета-фактуры в основном заключается в том, что оператор подтверждает дату и время получения и отправки счета-фактуры, тем самым решая вопрос о датах выставления и получения счета-фактуры.

Для оказания услуги ЭДО оператор обычно предоставляет своим клиентам (компаниям-участникам ЭДО) систему внешнего документооборота (систему ЭДО). С помощью этой системы клиенты могут загружать и подписывать документы, отправлять их контрагентам,контролировать статус доставки и обработки. В системе ЭДО электронный документ приобретает юридическую значимость, так как он представлен в соответствующем требованиям законодательства формате, подписан ЭП по установленным правилам и доставлен по алгоритму, который должен использоваться для этого документа. В системе ЭДО обычно есть как интерфейс компании-участника ЭДО, так и интерфейс Оператора ЭДО. В интерфейсе участника ЭДО компания-клиент оператора отслеживает свой документооборот юридически значимых документов с контрагентами. В интерфейса оператора, соответственно, Оператор ЭДО отслеживает процесс оказания услуги клиентам: подключает компании, проводит мониторинг услуги, выставляет счета…

Теперь несколько слов об электронной подписи. Для того, чтобы документ бухгалтерского или налогового учета был юридически значимым, необходимо использовать электронную подпись вида «усиленная квалифицированная». Подпись должна создаваться с привлечением криптографических средств, подтвержденных компетентными органами, а именно – ФСБ РФ. Гарантом подлинности в данном случае выступает сертификат ЭП, выданный аккредитованным удостоверяющим центром, причем УЦ должен быть обладать статусом доверенного УЦ ФНС.

С помощью электронной подписи осуществляется:

Как перечисленные свойства электронной подписи, так и ее безопасность обусловлены определением ЭП, технологией ее изготовления и процессом применения. Например, подлинность подписи и невозможность отказа от авторства объясняется тем, что в электронной подписи используется закрытый ключ, известный только владельцу сертификата ключа ЭП.

В этой статье обсуждаются проблемы электронного документооборота, на той стадии, когда компания рассматривает принятие решения о переходе на электронные оригиналы счетов- фактур и документов бухгалтерского учета.

Зачем нужен электронный документооборот?

Не секрет, что, когда мы анализируем плюсы и минусы электронного документооборота между компаниями, в первую очередь говорим о процессе доставки документа.

Почему так? Потому что мы привыкли рассматривать электронный документ, которым компания сопровождает поставку товаров/ услуг, как некий пакет, который должен быть передан с рук на руки или доставлен по почте. И мы наделяем его всеми соответствующими свойствами.

Не случайно многие операторы ЭДО в своих рекламных кампаниях предлагают сравнить цену доставки пакета почтой и доставки электронного пакета через оператора. Скажите, пожалуйста, а вы пользовались почтой для доставки первичных документов?

Сразу исключим те компании, которые доставляют либо продают товары: все первичные документы они передают либо вместе с поставкой, либо непосредственно на руки покупателю, если покупатель сам приехал за товаром. Возможно, доставка почтой актуальна для услуг, но в моей практике, если поставщик и потребитель услуг встречаются, – а это очень часто происходит при оказании услуг – они передают документы из рук в руки. А еще документы доставляют с курьером. Из всего вышесказанного следует, что первичку, возможно, и доставляют по почте, но далеко не все и не всегда.

Итак, корректно о ли сравнивать электронный документ с почтовым отправлением? В том-то и дело, что некорректно анализировать преимущества ЭДО, пользуясь только критерием доставки: так мы получим неверную картину, так как у ЭДО есть много преимуществ помимо доставки.

Однако попробуем все-таки сравнить доставку бумажного и электронного документа, имея в виду, что это не единственный критерий. Правомернее говорить обо всем комплексе свойств электронного документа и о преимуществах, которые можно извлечь из его использования.

Отдавая должное почтовому отправлению или доставке документов из рук в руки, можно сказать, что в использовании этого способа есть одно неоспоримое преимущество: он проверен веками. Для использования этого способа доставки не нужно внедрять новые технологии, подключаться к электронным услугам, адаптировать менталитет сотрудников. И отсутствует риск стать заложником технологии, которая только начинает свой путь на рынке. Однако, в этом случае не приходится и говорить о преимуществах и эффективности.

Самое главное преимущество доставки электронного документа – это, конечно, скорость: получение документа занимает считанные секунды и, при наличии получателя, происходит гарантированно. Сравним с рисками бумажного документа: он может потеряться навсегда или на время, могут выпустить новый документ взамен потерянного, перепутать версии, и т.п. - в общем, может возникнуть масса проблем, на решение которых потребуется немало времени.

В чем преимущества мгновенной доставки электронного документа?

1. В случае ошибки документ можно срочно переделать. Пример: покупатель получает оригинальный документ поставки (ТОРГ 12) в момент поставки или даже раньше. Если документ не соответствует поставке и необходимы исправления, получатель сообщает об этом поставщику. Поставщик оперативно переделывает документ и отправляет его на подпись получателю. Получатель имеет возможность за считанные секунды получить корректный документ и подписать его. Длительный процесс переоформления документов, составления актов сверки не понадобится.
2. Появляется реальная возможность иметь оригиналы документов, подтверждающих затраты, к 20-му числу месяца, следующего за отчетным. В результате компания, получившая все документы в срок, имеет более правильный финансовый результат, а работа бухгалтеров, которая в последние дни месяца часто идет в авральном режиме, характеризуется меньшим количеством ошибок. Результат очевиден – снижение рисков ошибок в отчетности и налоговых рисков. Это особенно актуально для крупных налогоплательщиков.
3. Так как обе стороны в каждый момент времени знают, были ли документы получены и приняты покупателем (все документы и статусы их обработки мгновенно отражаются в системе ЭДО), нет разночтений и путаницы.

Но мгновенная (и гарантированная) доставка - это не единственное преимущество электронного документооборота между компаниями.

Одно из прекрасных свойств оригинального электронного документа в том, что его можно хранить в электронном виде. И не нужен бумажный архив: ведь если оригинал документа представлен в электронном виде. то хранить его нужно тоже в электронном виде. Нет смысла хранить бумажную копию – она ведь не является оригиналом.

При получении запроса ФНС налогоплательщик будет формировать выборку оригинальных документов из электронного архива. Каждый оригинальный электронный документ будет состоять из самого документа (в xml-формате, если речь идет о формализованном документе), его электронной подписи (или подписей) и квитанций, относящихся к этому документу. Для дополнительного удобства просмотра выбранных документов в выборку можно также включить визуальное представление формализованных документов (к каждому xml- файлу будет приложена картинка – документ в человеко-читаемом виде). Выборку электронных документов ФНС загрузит в свою систему. Благодаря тому, что форматы формализованных документов для всех едины, ФНС имеет возможность читать такие документы и анализировать их в своих системах.

Когда говорят о том, что «бумажный архив все равно нужен, пока не получается полностью избавиться от бумаг», имеют в виду, конечно же, те документы, которые не переведены в электронный вид. Это может быть транспортная накладная, которая передается водителю при сопровождении груза, и, возможно, определенные сертификаты товара. Перевод остальных документов в электронный вид – вопрос договоренности между компаниями. Для большинства документов не определен формализованный вид, однако контрагенты могут подписывать такие документы (их визуальное представление) электронной подписью, что сделает эти документы юридически значимыми. Таким образом, практически все документы. относящиеся к поставкам товаров/услуг, можно перевести в электронный вид. И положить их в электронный архив.

Преимущества электронного архива перед бумажным, в свою очередь, очевидны. Все документы можно хранить в электронном виде, вместе с подтверждающими их электронными подписями. Можно компактно хранить на серверах, а не в пыльных шкафах, и не платить за аренду хранилища документов. Можно пользоваться всеми преимуществами электронного архива документов: быстротой поиска, дешевизной и быстротой обработки запросов, распределенным доступом, безопасностью. При этом одно из основных преимуществ электронного архива налоговых/ бухгалтерских документов – минимальное время составления выборок оригинальных документов для контролирующих органов: этот процесс происходит за считанные секунды. Нужно только ввести параметры выборки.

Итак, первое преимущество – это отказ от бумажного архива оригиналов документов и всего, что за ним стоит. А вместо бумажного архива – электронный со всеми его плюсами.

Еще один аргумент в пользу электронного документооборота – более высокая вероятность получить корректный пакет документов, – если. конечно правильно построить процесс.

В бумажном процессе обычно документы доставляют одним пакетом, чтобы два раза не отправлять. Если в накладной ошибка, легче переделать сразу оба документа и отправить еще раз. В электронном процессе все по-другому. Пришедшие документы могут содержать ошибку. От подписания накладной можно отказаться, но если покупатель товара/услуги уже получил счет-фактуру, то он обязан провести его в учетной системе, пусть даже при этом он просит в уведомлении об уточнении скорректировать документ.

Поэтому электронный процесс разумно строить так: сначала обе стороны подписывают накладную/акт (благо, что документ доставляется мгновенно, а в случае, если получатель не согласен с изначальным документом бухучета, он вправе попросить выслать откорректированный). Потом вслед за накладной/актом отправляется уже корректный счет- фактура, сделанный на основании корректного документа бухучета. При этом в системе ЭДО оба документа связываются в один пакет, для того, чтобы обе стороны, а в первую очередь получатель, знали, к какой поставке относится счет-фактура.

Связывание счета – фактуры и документа-основания происходит следующим образом: перед отправкой счета-фактуры отправитель выбирает из списка накладных ТОРГ-12 или актов нужный документ-основание. Поиск нужного документа в списке осуществляется по стандартным критериям поиска: контрагенту, дате.

Источники: www.glavbukh.ru, forum.garant.ru, kontur.ru, www.uamconsult.com