Образец формы журнала для регистрации приказов по личному составу

Итого ___________________________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________________________________________________

(цифрами и прописью)

Должность И.О. Фамилия

Личное дело – документ длительного хранения (75 лет). Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся инспектором отдела персонала, ответственным за их ведение.

Внутренняя опись документов, имеющихся, в личном деле содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Копии документов об утверждении в должности помещаются в личное дело руководителей организации. Это может быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы либо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.

К документам по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариальному удостоверению не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.

К документам по личному составу относятся следующие применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения . выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты . которыми подтверждается квалификация, и заявляются претензии на занятие той или иной должности. Копии дипломов и аттестатов, по законодательству, также заверяются работником, ведущим в офисе кадровую документацию, и хранятся вместе с другими информационными документами о сотрудниках организации.

В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме. Это обусловлено социальной значимостью кадровой документации и длительным сроком их хранения.

Формирование и хранение приказов по личному составу

Приказы по личному составу – это отдельная группа приказов, которые формируются в отдельное дело, имеют свою нумерацию и систематизируются в  хронологическом порядке по дате их создания.

Данный вид приказов издают по специальной унифицированной форме, в которых предусмотрено заполнение пустых граф. Остальные сведения вписываются в свободной форме, но также по определенным правилам и требованиям.

Приказы по личному составу группируют в дела, выходя из сроков их хранения. Документы долговременного хранения - больше 10 лет и временные документы – меньше 10 лет, не в коем случаи нельзя хранить в одном деле. Приказы о приеме или увольнении, срок хранения которых 75 лет, должны сохраняться в отдельных делах, в отличие от приказов о командировках и ежегодных отпусках, срок хранения которых 5 лет.

При этом, можно разделять на отдельные дела документы с одинаковыми сроками хранения для облегчения их поиска: приказы об отпусках, командировках, и другие. Это допускается в организациях с большим документооборотом. Не стоит забывать, что каждое новое дело необходимо внести в номенклатуру дел.

Сроки хранения приказов строго обозначены в действующем Типовом перечне документов, который последний раз составлялся еще в году. Кроме этого, сроки хранения определены и в ведомственных перечнях документов. Они полно отражают разнообразие документов в организации.

Приказы личного состава долговременного хранения  передают в архив организации. Их включают составляющими в опись дел личного состава. Остальные приказы по истечению сроков их хранения составляют по установленной форме. Уничтожат документы в организации централизованно. Для этого их включают в сводный акт вместе с другими документами подразделений организации.

Приложения к приказам и сами приказы формируются вместе. Напомним, что отдельно от приказов необходимо поместить их основания. К ним относим: заявления работников, служебные и докладные записки, служебные письма, представления, акты, копии личных документов и другие.

Каждое дело имеет свою обложку. Долговременного срока хранения - приказы по личному составу служат как соответствующие личных дел работников. Формируя дело, необходимо правильно его оформить, так как недооформленные приказы подшивать в дела не допускается.

В дальнейшем делопроизводстве обложка дела приказов личного состава оформляется согласно специальному образцу, где вносятся основные данные по документам, которые составляет дело.

Статьи по теме:

Трудовое законодательство, инструкции, ГОСТы и локальные законодательные акты обязывают компании и предприятия создавать приказы по личному составу, а также учетные карточки,…

При приеме сотрудника на работу могут возникать разные непредвиденные обстоятельства, и чтобы быть к этому готовым, рассмотрим их детальнее. Прием от работника заявления,…

Сегодня сфера бизнеса все чаще стала интересовать молодое поколение, а не только воротил бизнеса и руководителей крупных предприятий. Все чаще стали регистрироваться новые…

Поставить кадровое делопроизводство практически с нуля – очень трудная задача, тем более, если опыта работы в данной области недостаточно, или вы – новичок-кадровик, офис-менеджер…

Кадровое делопроизводство – это отрасль по управлению документами сотрудников организации или предприятия.  К деятельности этой отрасли относится управление документацией, учет…

СОТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ОПИСЕЙ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

План:

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКОНЧЕННОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

На все завершенные в делопроизводстве дела, переданные из структурных подразделений в архив организации, составляют описи.

Опись дел представляет собой архивный справочник, в котором перечислены заголовки дел, расположенные в соответствии с принятой схемой систематизации.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Опись предназначена для обеспечения сохранности дел, раскрытия состава и содержания дел, учета дел фонда, а также для оперативного поиска дел.

Таким образом, опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам архива.

Описи составляются отдельно на:

• дела постоянного хранения;

• дела временного хранения (свыше 10 лет);

• дела по личному составу;

• дела специфические, характерные только для данной организации (судебные дела, следственные дела и т.п.).

1. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Составление годовых разделов описи дел постоянного хранения является одной из основных задач архива организации. В годовой раздел, составленный по установленной форме, включают заголовки дел постоянного хранения, переданных в архив из структурных подразделений. Элементы описательной статьи годового раздела описи аналогичны элементам описательной статьи описи дел структурного подразделения. Исключение составляет элемент - срок хранения дела, которого в годовом разделе нет.

Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел осуществляется в соответствии с принятой схемой систематизации фонда. Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. Предварительно заголовок сверяют с заголовками номенклатуры дел за тот же год, проверяют правильность формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняют, неправильно оформленные дела расшивают и переформировывают.

Годовой раздел описи может быть составлен по каким-либо причинам не сразу после приема дел от структурных подразделений. В таких случаях опись составляют, например, за 2-3 года. Так, например, если дела постоянного хранения, образовавшиеся по установленному в организации порядку, переданы в архив через год после их окончания в делопроизводстве (т.е. в 1998 году), архив после приема дел обязан составить на них годовой раздел описи за 1996 год и так далее.

При утрате дел как сотрудниками подразделений, так и работниками архива, они обязаны организовать их совместный розыск. Об утрате дел составляется акт недостачи дел, который представляют на утверждение руководителю организации. Акт составляют не менее, чем в трех экземплярах, из которых по одному экземпляру хранят в службе делопроизводства или структурном подразделении, в состав которого входит архив, в архиве организации, а также в государственном архиве, в случае, если организация передает документы на государственное хранение.

На практике нередки случаи, когда в архив поступают дополнительные дела, не предусмотренные номенклатурой, причем значительно позже, чем основная масса дел, поступающая при приеме-передаче дел. Заголовки таких дел, в зависимости от их количества, вносят в опись под литерными номерами в соответствии со схемой систематизации, в промежутки между заголовками или в конец раздела.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел, нумеруют в валовом порядке, начиная с № 1. Например, дело, в котором, находятся документы, содержащие сведения о создании организации, может являться первым в документальным фонде. Нумерацию рекомендуется продолжать до тех пор, пока число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999), после чего годовые разделы оформляют как законченную опись.

В случаях, когда объем ежегодно образующихся в организации дел невелик, но при этом организация передает документы на хранение в государственный архив, количество дел, включенных в опись, и количество годовых разделов согласовывают с государственным архивом.

Первому годовому разделу присваивают номер по листу фонда. Под этим номером числятся последующие разделы до образования законченной описи.

В конце каждого годового раздела описи за последней описательной статьей составляют итоговую запись.

В итоговой записи цифрами и прописью указывают:

• фактическое количество дел, включенных в раздел;

• первый и последний номера дел (о листе фонда смотри в главе 9);

• на особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных в

• результате технической ошибки номеров и др.);

• наличие особо ценных дел и их номера.

Наиболее существенным элементом оформления описи и особенно раздела описи, который относится к начальному периоду существования организации, является предисловие.

Предисловие описи включает следующие сведения:

• дату и номер документа, на основании которого организация образована;

• сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации;

• краткую характеристику содержания и полноты документов, включенных в раздел;

• сведения о наличии дел, выходящих за хронологические границы фонда;

• сведения о наиболее типичных группах дел, как по форме, так И по

содержанию;

• краткую характеристику информации, содержащейся делах, отличающихся наиболее интересной информацией с точки зрения истории создания, становления и практической деятельности организации;

• сведения об особенностях формирования, описания и нумерации дел;

• сведения о наличии особо ценных дел;

• сведения о наличии к описи справочного аппарата: указателей, содержания, списка сокращений.

Предисловие подписывает составитель.

Кроме предисловия, опись можно дополнить такими видами справочного аппарата, как указатели, содержание, список сокращений. Целесообразность их составления зависит прежде всего от количества дел, включенных в опись.

Указатели составляют по описательным статьям описи со ссылками на номера дел. Виды указателей могут быть тематические, хронологические, именные, географические и др.

Список сокращений составляют, если опись содержит сокращения, характерные для деятельности данной организации или данной отрасли. Общепринятые сокращения в список не включают. Располагают сокращения в алфавитном порядке.

В содержании перечисляют: предисловие, список сокращений, названия структурных подразделений (если опись составлена за несколько лет -годы), указатели.

Листы описи и справочного аппарата (при его наличии) нумеруют в валовом порядке. Для того, чтобы зафиксировать наличие пронумерованных листов и ошибки, допущенные при нумерации, к описи составляют на отдельном листе заверительную надпись к годовому разделу (рис. 9.1.)

В организации, передающей документы на хранение в государственный архив, годовой раздел описи составляют в четырех экземплярах. В остальных организациях опись составляют в количестве, необходимом для практической деятельности плюс еще один экземпляр (желательно первый), который хранят отдельно в сейфе или металлическом шкафу в качестве страхового экземпляра.

Опись подписывает руководитель подразделения документационного обеспечения управления (канцелярии, секретариата и т.п.) и заведующий архивом (ответственный за архив). Готовые разделы описи представляют на рассмотрение ЭК (экспертной комиссии) организации. В конце раздела ставят гриф одобрения описи, содержащий дату и номер протокола заседания ЭК, на котором рассматривалась опись.

Описи, содержащие хотя бы одно дело, имеющее гриф КТ , Конфиденциально , Для служебного пользования присваивают соответствующий гриф и оформляют в соответствии с установленными правилами.

На рассмотрении ЭПК архивного учреждения (архивного управления, архивного отдела, государственного архива) описи представляют только те учреждения, которые являются источниками комплектования Архивного фонда РФ. Описи представляют в четырех экземплярах. Руководитель организации утверждает описи после утверждения ЭПК архивного учреждения. Один экземпляр описи направляют в государственное архивное учреждение для контрольного хранения.

Годовые разделы будущей сводной описи дел постоянного хранения, если они еще не являются законченной описью, не переплетают, не подшивают и хранят в папках с клапанами и завязками.

2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКОНЧЕННОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Несколько годовых разделов описей дел постоянного хранения, число заголовков, которых достигло четырехзначной цифры или менее, можно считать законченной описью.

Элементы оформления законченной описи соответствуют элементам оформления годового раздела описи.

Опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел. Каждая опись имеет самостоятельный номер, присваиваемый по листу фонда. К описи составляют единую итоговую запись и заверительную надпись. Заверительные надписи, составленные к годовым разделам, изымают.

К законченной описи обязательно составляют оглавление и предисловие. При необходимости - указатели и список сокращений. Данные элементы составляют на основе тех же элементов, которые содержат годовые разделы. После этого оглавления годовых разделов изымают, а предисловия оставляют. Указатели и список сокращений объединяют (указатели - в один по видам - тематический, хронологический и т.д.). Затем указатели и список сокращений к годовым разделам изымают.

В предисловии к законченной описи помещают обобщенные сведения, содержащиеся в предисловиях годовых разделов и относящиеся к заключительной описи в целом. Оглавление помещают в начале описи.

В оглавлении законченной описи перечисляют:

• предисловие (общее) и предисловия к каждому разделу;

• названия хронологических разделов описи (например, - 1996 год);

• названия подразделов описи, которые должны соответствовать названиям структуры подразделений организации;

• названия указателей (при наличии);

• список сокращений (при наличии).

В отличии от годового раздела новым и обязательным элементом законченной описи является титульный лист (рис. 9.2.). Титульный лист законченной описи содержит:

• название фонда в хронологической последовательности (в виде полного официального названия организации - фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности и сокращенными названиями за период, в который дела включены в опись);

• номер фонда (проставляют по списку фондов, если их в архиве более одного);

• номер описи (проставляют на основании данных листа фонда в валовом порядке);

• название описи (с указанием категории документов - дел постоянного хранения, дел по личному составу и др.);

• крайние даты дел, включенных в опись (если дела в опись внесены с перерывами за несколько лет, проставляют те даты, за которые внесены дела, например, опись может быть за 1986-1996 годы или за 1986-1990, 1993-1996 годы).

Листы законченной описи, начиная с титульного листа, и справочный аппарат к ней нумеруют в валовом порядке. Последней на отдельном листе помещают заверительную надпись Опись помещают в твердую обложку из картона, без металлических скреплений. Надпись на обложке описи делают тушью или стойкими черными чернилами. Элементы оформления обложки описи должны соответствовать элементам титульного листа.

На обложке описи, дела по которой будут переданы на государственное хранение, перед названием фонда оставляют свободное место, на котором в момент приема-передачи дел государственный архив проставляет на всех экземплярах описи штамп со своим полным официальным названием.

Описи присваивают учетный номер по листу фонда. Один экземпляр описи хранят отдельно от рабочих экземпляров в качестве страхового экземпляра в сейфе или металлическом шкафу.

3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу являются особой группой документов, образующихся в деятельности предприятий, организаций и их объединений, независимо от их организационно-правовой формы. Данные документы имеют различные сроки хранения, поэтому часть из них включают в опись дел постоянного хранения (например, годовые отчеты по кадрам).

Состав документов, включаемых в опись дел по личному составу, для подавляющего большинства организаций является традиционным.

Систематизируют дела по следующим разделам:

Личные дела и личные карточки вносят в опись по году увольнения, на которое заведено дело.

Невостребованные трудовые книжки вносят в опись, систематизируют и хранят в зависимости от их количества.

При большом количестве личных дел, личных карточек, трудовых книжек, на эти дела можно составить отдельные описи.

Небольшое количество трудовых книжек можно поместить в конверты (отдельно каждую) и поместить в соответствующее личное дело.

При составлении предисловий к описи по личному составу необходимо указать на особенности формирования дел и перечислить виды документов, включенных в каждую из описей. Если на разные виды документов одновременно существует несколько описей, в предисловии каждой описи необходимо сделать ссылки на наличие другие описи, их состав и содержание.

Порядок составления и оформления описей дел по личному составу, в Целом, аналогичен порядку составления и оформления описей на дела постоянного хранения.

Годовой раздел описи дел по личному составу печатают в двух или трех экземплярах в зависимости от принадлежности документов фонда организации к Архивному фонду РФ. Если организация передает документы на государственное хранение, то описи печатают в трех экземплярах. Опись подписывает составитель (заведующий архивом, сотрудник отдела кадров), визирует начальник отдела кадров. Затем опись рассматривает ЭК организации. После одобрения ЭК опись представляют на согласование ЭПК соответствующей государственной архивной организации, после согласования с ЭПК опись утверждает руководитель организации. Законченную опись дел по личному составу после оформления переплетают без применения металлических скреплений, присваивают учетный номер по листу фонда. Один экземпляр описи хранят отдельно от рабочих экземпляров в качестве страхового экземпляра в сейфе или металлическом шкафу.

по состоянию на 25 января 2005 года

Передача дел по личному составу в архив организации. Составление сводной описи дел по личному составу.

Описи на дела по личному составу составляются во всех структурных подразделениях организации, в которых образуются соответствующие дела. Кроме отдела кадров такие описи должны составляться, например, в бухгалтерии (в них включаются лицевые счета, при их отсутствии – ведомости на выдачу заработной платы).

На основании описей дел структурных подразделений дела по личному составу передаются в архив организации. Одновременно осуществляется передача в архив дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. Дела в архив передаются по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.

Сотрудник архива организации до приема дел проверяет правильность их формирования и оформления, а также соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Дела передаются заведующему архивом или лицу, ответственному за архив, в присутствии сотрудника структурного подразделения.

В архиве организации могут вестись три сводные описи дел:

·постоянного срока хранения;

·по личному составу;

·временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Сводная опись дел по личному составу должна вестись в каждой организации;описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения в некоторых организациях могут не составляться (в связи с отсутствием соответствующих документов).

Дела, передаваемые в архив ежегодно, составляют годовые разделы сводных описей дел. Документы по личному составу включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел по личному составу. На основании сводной описи дел по личному составу в архиве организации осуществляется поиск документов, необходимых для выдачи справок социальноправового характера: о стаже работы и заработной плате.

Годовой раздел сводной описи дел должен быть составлен не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве. Например, годовой раздел сводной описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 2000 г. должен быть составлен и утвержден руководителем организации не позднее 31 декабря 2002 г.

Каковы правила составления сводной описи дел по личному составу?

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме (см. приложение 1). Все данные описания каждого дела составляют описательную статью, в которую входят: порядковый номер;индекс дела;заголовок дела (тома, части);дата дела (тома, части);количество листов в деле (томе, части);срок хранения дела (тома, части);примечание. Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

Необходимо помнить, что при определении сроков хранения документов в настоящее время используются два перечня типовых документов с указанием сроков хранения:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. (далее – Перечень 1988 г.);

<<<Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 >>>.

Следует обратить внимание, что сроки хранения личных дел и личных карточек (форма Т2) определены в Перечне 1988 г. в котором срок хранения документов этой категории указан следующим образом: 75 л. – В (т.е. 75 лет минус возраст работника). Например, если работник был уволен в возрасте 45 лет, то его личное дело должно было храниться 30 лет (75 – 45 = 30). Однако в соответствии с <<<Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277–XII О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь >>>(в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 г. № 236–З) (далее – Закон О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь) срок хранения документов по личному составу (в том числе личных дел, личных карточек, лицевых счетов) установлен в 75 лет независимо от возраста работника.

Все дела по личному составу, включаемые в сводную опись, должны быть систематизированы, т.е. расположены в определенном порядке, облегчающем их нахождение.

Основой систематизации дел по личному составу в сводной описи является хронологический принцип. Этот принцип предполагает составление разделов сводной описи каждый год (отсюда и название раздела – годовой).

Заголовки дел в годовом разделе систематизируются по номинальному принципу (по названиям видов документов или дел) в следующей последовательности:

·приказы по личному составу;

·карточки по учету личного состава (личные карточки формы Т2, для научных работников – Т4);

·лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по заработной плате);

·личные дела уволенных работников;

·невостребованные трудовые книжки;

·акты о расследовании несчастных случаев и документы к ним.

При отнесении дел к тому или иному хронологическому периоду (году) следует соблюдать ряд правил.

Если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. При этом в конце годовых разделов сводной описи дел по личному составу каждого последующего года, в течение которого дело продолжалось в делопроизводстве, делается примечание:

Документы по данному году см. также в разделе за ________ год, № 59 .

Личные дела уволенных работников и личные карточки относятся к тому году, в котором они были закончены, т.е. к году увольнения работника.

Личные дела уволенных работников выделяются в отдельный подраздел годового раздела сводной описи дел по личному составу. Они систематизируются в описи по алфавиту фамилий;фамилия, имя и отчество указываются в именительном падеже. По алфавиту фамилий систематизируются в описи также дела с личными карточками.

Несколько личных дел уволенных работников могут быть сформированы в одно дело (см. приложение 4), при этом на обложку такого дела выносится заголовок:

Личные дела уволенных работников

с буквы Д по букву Ф.

Образец годового раздела сводной описи дел по личному составу приведен в приложении 2. По указанному образцу годовые разделы составляются в организациях, не имеющих структурных подразделений.

В крупных организациях, в которых дела по личному составу образуются в различных структурных подразделениях, при составлении годовых разделов сводной описи дел используется структурный принцип. В этом случае заголовки дел по личному составу располагаются в годовом разделе в следующей последовательности:

Отдел кадров

1. Приказы по личному составу

2. Личные карточки уволенных работников

3. Личные дела уволенных работников

4. Невостребованные трудовые книжки

Бухгалтерия

5. Лицевые счета работников по заработной плате или расчетноплатежные ведомости

Образец годового раздела сводной описи дел по личному составу, построенный с использованием структурного принципа, приведен в приложении 3. Следует обратить внимание, что в образце нумерация включенных в годовой раздел дел начинается с № 11. Это означает, что последнее дело, включенное в предыдущий годовой раздел сводной описи, имело № 10.

Годовые разделы формируются в хронологической последовательности, составляя таким образом сводную опись дел по личному составу.

В организациях с небольшим объемом дел по личному составу вместо годовых разделов может составляться сводная опись дел за несколько лет. Она составляется также в организациях, в которых по какимлибо причинам не составлялись годовые разделы. В этом случае сводная опись дел составляется по хронологическому (в бесструктурных организациях) или хронологическиструктурному принципу. Образец сводной описи дел за несколько лет, построенной по хронологическиструктурному принципу, приведен в приложении 4.

Допускается составлять на отдельные категории дел по личному составу самостоятельные описи дел, например на личные дела, личные карточки. В такой сводной описи личные дела и карточки располагаются по алфавиту фамилий уволенных работников. Образец сводной описи личных дел приведен в приложении 5.

Вносимые в опись дела получают порядковый номер и с момента включения в опись определяются в соответствии с архивной терминологией как единицы хранения. Номер единицы хранения по описи проставляется на обложке дела. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый его том является самостоятельной единицей хранения.

Дела, начатые в одной организации, а законченные в другой, вносятся в сводную опись под тем годом, в котором они поступили в организацию, закончившую их делопроизводством. Если в опись вносятся подряд дела с однородным содержанием и одинаковыми заголовками, то полностью пишется лишь заголовок первого из таких дел, а для остальных дел вместо полных заголовков в опись вносятся слова То же (см. приложение 3).

В сводной описи дел по личному составу валовая нумерация включенных в нее дел продолжается из года в год. Например, если в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за 1999 г. были включены дела с № 1 по № 30, то валовая нумерация дел в годовом разделе сводной описи за 2000 г. начнется с № 31.

Как правило, в архиве организации описи дел постоянного хранения присваивается № 1, а описи дел по личному составу – № 2 с добавлением букв лс. Таким образом, сводная опись дел по личному составу будет иметь индекс 2лс (см. приложение 2). Этот индекс сохраняется за всеми годовыми разделами, включаемыми в сводную опись. Например, если при составлении годового раздела сводной описи дел по личному составу был присвоен индекс 2лс и в нее были включены дела за 1998 г. с № 1 по № 10, то следующий годовой раздел сводной описи дел по личному составу за 1999 г. будет иметь индекс 2лс (продолжение) и в него будут включены дела с № 11 по № 24 (см. приложение 3).

Если в деятельности организации не образуется дел постоянного хранения, то сводная опись дел по личному составу получает индекс 1лс.

В конце каждого годового раздела сводной описи дел по личному составу за последней описательной статьей составляется итоговая запись (если опись составлена сразу за несколько лет, то итоговая запись составляется в конце последней за эти годы описательной статьи). В ней цифрами и прописью (в круглых скобках) указывается фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров и т.п.). Итоговая запись подписывается составителем раздела с указанием его должности и даты составления и начальником отдела кадров.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в годовой раздел сводной описи под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией (см. приложение 4).

В организациях, передающих документы на государственное хранение по истечении сроков их ведомственного хранения (15 лет, 10 лет или 5 лет – определяется согласно Закону О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь), описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах. Они согласовываются с экспертной комиссией организации и экспертной службой соответствующего государственного архива (ЭМК или ЭПК), в который подлежат передаче дела постоянного хранения. Затем эти описи утверждаются руководителем организации.

Сводные описи дел по личному составу организаций, не передающих документы на государственное хранение, оформляются в двух экземплярах, согласовываются с экспертной комиссией организации и также утверждаются руководителем. Аналогичный порядок установлен и для организаций негосударственной формы собственности.

К сводной описи дел по личному составу в процессе ее ведения может составляться оглавление, список сокращенных слов, употребляемых в тексте описи.

Оглавление помещается в начале описи. В нем должна быть отражена схема построения описи, обозначены все годовые разделы и указаны структурные подразделения со ссылкой на соответствующие листы описи. Например.

Оглавление

1999 год

Отдел кадров стр. 13

Бухгалтерия стр. 34

2000 год

Приказы директора предприятия по личному составу стр. 9

Личные карточки уволенных работников с буквы З

по букву Х стр. 9

Личные дела уволенных работников стр. 911

Бухгалтерия

Лицевые счета работников стр. 11

На характерные для данной организации сокращения (кроме общепринятых) составляется список сокращенных слов. Сокращения располагаются в алфавитном порядке, через тире указывается полное написание сокращенных слов. Список сокращенных слов помещается после оглавления.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу нумеруется полистно, при этом оглавление нумеруется отдельно.

Описи дел являются первичными учетными документами для поединичного и суммарного учета дел по личному составу.

Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера. На обложке каждого дела в этих целях проставляется шифр дела, в который входят номер фонда, номер описи и номер дела по описи. Таким образом, обложка дела, переданного на хранение в архив организации, примет окончательный вид (о правилах оформления обложки см. Отдел кадров № 10 за 2002 г.):

Дело № 30

Опись № 2-лс

Фонд №

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь

Алгоритм передачи дел по личному составу в архив организации

Сведения, описывающие каждое из дел, включенных в опись, составляют описательную статью, которая содержит:

- порядковый номер;

Правила составления описи дел

При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие правила:

- каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- порядок нумерации дел в описи - валовой. Это значит, что нумерация включенных в нее дел продолжается из года в год. Например, если в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за 2009 г. были включены дела с № 1 по № 30, то валовая нумерация дел в годовом разделе сводной описи за г. начнется с № 31;

- заголовки дел вносят в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывают полностью, а заголовки последующих дел обозначают словами То же. При этом другие сведения о делах вносят в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводят полностью);

- если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. При этом в конце годовых разделов сводной описи дел каждого последующего года, в течение которого дело продолжалось в делопроизводстве, делают примечание: Документы за год см. также в описи № 3/2009 за 2009 год, дела № 5, 7, 15;

- дела, начатые в одной организации, а законченные в другой (например, при реорганизации), вносят в сводную опись под тем годом, в котором они поступили в организацию, закончившую их делопроизводством;

- графу описи Примечание используют для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.

Все дела, включаемые в опись, должны быть систематизированы, т.е. расположены в определенном порядке, облегчающем их поиск. Для систематизации дел по личному составу в сводной описи необходимо применять хронологический принцип. Он предполагает составление разделов сводной описи на каждый год.

Заголовки дел в годовом разделе систематизируют по номинальному принципу, т.е. по названиям видов документов или дел в следующей последовательности:

Источники: studopedia.ru, fin-aspect.ru, edu.dvgups.ru, pravo.kulichki.com, spok.by