Отдел статистики и учета контингента студентов

Отдел статистики и учета контингента студентов возглавляет Багдуева Ангелина Васильевна. Ведущими специалистами отдела работают:

Тел. 21-80-19.

Отдел статистики и учета контингента студентов в Бурятском госуниверситете был создан 1 декабря 2008 г. путем реорганизации Управления по работе со студентами (15 марта 2002 год создания), которое в свою очередь было создано на базе студенческого отдела кадров 1 ноября 1987 г.

Студенческий отдел кадров возглавляла Бадмаева Тамара Мункуевна (1987-2001 гг.). Управление по работе со студентами в разные годы возглавляли к. п. н. Шибанова Ю. В. (2002-2003 гг.), д. ф. н. Бадмаева М. В. (2003-2005 гг.), Малгатаева А. Г. (2005-2007 гг.), Андреева Т. Л. (2007-2008 гг.), Котоманова О. В. (2008- гг.). Отдел статистики и учета контингента студентов возглавляла Ахмадулина С. З. с г. в настоящее время руководитель отдела - Багдуева Ангелина Васильевна. Ведущими специалистами отдела работают: Игнаева Татьяна Павловна, Лубсанова Туяна Содномовна, Жилина Анастасия Сергеевна. Эрдыниева Мария Анатольевна.

Направления деятельности:

Главные направления деятельности: работа с документами;работа в информационной системе Университет;организационно-методическая работа

Ведущие специалисты в начале учебного года принимают на хранение личные дела первокурсников и документы о предыдущем образовании (аттестаты, дипломы), которые хранятся в отделе, пока студент учится. В личное дело студента вносятся все приказы по изменению статуса за время учебы. Ежедневно ведущие специалисты проверяют, визируют и регистрируют приказы по личному составу студентов, рассматривают заявления студентов и граждан, составляют ответы на различные запросы по студентам для всех ведомств и организаций, консультируют студентов, их родителей, деканаты и дирекции по различным вопросам, связанным с обучением. В течение года в отделе осуществляется выдача студенческих билетов и зачетных книжек, академических справок и бланков государственного образца.

Отделом ежегодно заказываются бланки документов государственного образца в Министерство образования и науки РФ (г. Москва), зачетные книжки и студенческие билеты в типографии. Совместно с УМУ, ОВиСР и НИЧ ежегодно проводится конкурс среди факультетов на именные стипендии различного уровня. Начальником отдела при участии подразделений БГУ составляются отчеты: о расходовании бланков дипломов государственного образца, о контингенте студентов, движении, трудоустройстве, форме обучения, гражданской принадлежности по очному, заочному отделению и филиалам (по форме ВПО-1 и СПО-1) в министерство образования и науки РФ Министерство образования РБ, статистическое управление РБ, различные ведомства и организации.

В течение года ведущие специалисты проводят семинары - практические занятия для документоведов, проводят консультации по вопросам обучения в БГУ на сайте www.bsu.ru.

Основные функции:

1) Взаимодействовать по вопросам своей компетенции с правоохранительными органами, учреждениями, организациями, а также должностными лицами и гражданами.

2) Информировать государственные организации и учреждения о деятельности университета в рамках статистической отчетности.

3) Осуществлять организацию работы в АИС Университет, консультировать структурные подразделения по различным вопросам возможностей программы, изменений документооборота.

4) Участвовать в организации мероприятий, проводимых университетом, в том числе семинаров, выставок, презентаций, конференций и других.

Электронный документооборот

Работа в АИС Университет была начата в феврале 2007 г. впервые были внесены личные данные по студентам, созданы приказы по движению студентов и отчеты по контингенту студентов, была заполнена информация по филиалам.

В 2009 г. была впервые запущена электронная версия приказов по контингенту студентов в программе (приказы по движению студентов и стипендиям). Приказы не только формируются, но и распечатываются непосредственно из базы данных, что позволило уменьшить количество ошибок в приказах, и упорядочило документы. В течение года ведущими специалистами совместно с документоведами и программистами ЦИС ОППО заполняется база данных Студент в автоматизированной информационной системе Университет, вносятся статистические сведения о студентах всех форм обучения. Благодаря программе Университет мы получили электронное личное дело на каждого студента с его историей, которое будет храниться в базе данных архива 75 лет после окончания БГУ.

Совместно с программистами ЦИС ОППО была усовершенствована работа в программе, обновлены учебные планы, создан новый и более простой алгоритм внесения успеваемости, добавлен справочник учреждений, созданы макеты справок. Сегодня, например, можно увидеть картину перевода студентов из других вузов, включая успеваемость при сдаче академической разницы, в системе они учитываются как кандидаты. Летом 2009 г. выпускникам впервые были распечатаны дипломы из программы Университет, а зимой г. впервые распечатаны приложения к диплому, что заметно сократило порчу документов.

Сегодня сведениями о студентах в программе Университет могут воспользоваться сотрудники деканатов и дирекций, УМУ, ЦПО.ПК, ПФУ, УБУиФК, ОВиСР, НИЧ, МО, библиотека, ЮУ, УГОиЧС (узнать о студенте, его состояние: учится или в академическом отпуске, какая успеваемость, какую получает стипендию, на каком курсе учится, паспортные данные, какую школу закончил документ об образовании, где проживает, имеет ли задолженность в библиотеке и др.). Сотрудничаем со всеми структурными подразделениями БГУ.

В - учебном году создан в базе Университет раздел Бланки государственного образца (электронная версия академической справки успеваемости студента), что позволило улучшить качество оформления документов государственного образца. Была введена в эксплуатацию печать дипломов и приложений к ним из программы Университет

Наши ближайшие планы: для студентов, обучающихся на договорной основе, будет внесена стоимость за обучение и соответственно все платежи, что позволит более оперативно рассматривать вопрос о переводе с курса на курс. Постепенный переход к электронному документообороту при согласовании приказов. Организация выдачи документов государственного образца по принципу Одно окно

Издать в типографии БГУ и разместить на сайте www.bsu.ru сборник нормативных документов по организации учебного процесса (условия предоставления академического отпуска, отчисления, зачисления, переводов, правила заполнения заявлений и т.д.). Провести обучающие семинары для зам. деканов по УР и документоведов и принять участие в семинарах студенческого актива.

Forbidden

You don't have permission to access /wp-content/uploads//11/%D0%A3%D1%87%D0%B5%D0%B1%D0%BD%D0%BE-%D0%BC%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B4%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D0%B5-%D0%B8-%D1%81%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BE%D1%87%D0%BD%D1%8B%D0%B5-%D0%B8%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D0%98%D0%BD%D1%81%D1%82%D0%B8%D1%82%D1%83%D1%82%D0%B0-%D1%80%D0%B8%D1%81%D0%BA%D0%B0-%D0%B8-%D0%B1%D0%B5%D0%B7%D0%BE%D0%BF%D0%B0%D1%81%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B8-%D0%98%D0%A0%D0%91.doc on this server.

Об утверждении типовых инструкций по делопроизводству для управлений и авиапредприятий гражданской авиации

Текст документа по состоянию на июль года

Страница 2 из 3

Приказы (указания) вступают в силу с момента их подписания (некоторые пункты могут иметь свои сроки вступления в силу).

2.5.12. Приказы, указания, инструкции регистрируются раздельно (по видам документов) в соответствующих журналах (Приложение 1) и нумеруются порядковыми номерами в пределах одного календарного года.

К порядковым регистрационным номерам инструкций добавляется буква "И" (инструкция), например: "N 17/И".

Регистрация нормативных и распорядительных документов с грифом "Для служебного пользования" производится вместе с открытыми документами в единых журналах. Документам присваивается очередной порядковый номер с добавлением через дефис "ДСП", например: "Приказ Коми УГА от 05.11.84 N 157-ДСП".

После внесения в регистрационный журнал первой записи о документе с грифом "Для служебного пользования" регистрационному журналу присваивается гриф "ДСП", о чем делается пометка в номенклатуре дел.

2.5.13. Разнарядка (список) на рассылку составляется исполнителем одновременно с подготовкой проекта документа и подписывается начальником структурного подразделения УГА, в котором документ был подготовлен. Список адресатов можно печатать на обороте последнего листа документа либо прилагать в виде самостоятельного списка. В список рассылки обязательно включаются исполнители документа.

Размножение и рассылка нормативных документов управления организуются канцелярией.

Подлинники подписанных руководством управления приказов, указаний и утвержденных инструкций, планов мероприятий УГА формируются только в канцелярии или секретариате начальника управления. Там же хранятся и разнарядки на их рассылку.

2.5.14. Приказы по личному составу готовятся, регистрируются, рассылаются, формируются в дела и хранятся в отделе кадров управления.

Регистрация приказов по личному составу осуществляется в журнале, к регистрационным номерам этих приказов добавляется через дробь буква "Л".

Из приказов по личному составу разрешается производить выписки, которые могут быть выданы по запросам заинтересованных организаций или учреждений.

2.5.15. Подлинные экземпляры нормативно-распорядительных документов УГА, хранящиеся в канцелярии (общем отделе) и отделе кадров, для использования в структурные подразделения не выдаются.

Для оперативного использования в работе канцелярия или секретарь начальника управления осуществляет формирование дел со вторыми экземплярами приказов, указаний и инструкций.

2.5.16. Кодификация издаваемых в управлении приказов, указаний нормативного характера и долговременного действия и всех инструкций осуществляется юрисконсультом.

2.5.17. С распорядительным документом должны быть ознакомлены все названные в нем лица, которые расписываются на одном из экземпляров документа или на специальном бланке. При необходимости распорядительные документы доводятся до сведения всех сотрудников управления и вывешиваются для ознакомления с их содержанием.

2.6. Составление и оформление служебных писем, докладных записок, справок

2.6.1. Служебное письмо составляется, как правило, по одному вопросу, содержание его не должно превышать двух страниц.

2.6.2. Письма оформляются на бланках для писем формата А4 или А5 в зависимости от объема текста документа с соблюдением требований, изложенных в разделе 2.2 настоящей Инструкции.

Для однотипных писем рекомендуется разрабатывать бланки с трафаретными текстами или сборники (образцы) трафаретных текстов.

2.6.3. Служебные письма подписываются начальником управления, заместителями начальника, руководителями отделов и служб управления в соответствии с их компетенцией и правами, предоставленными соответствующими положениями.

Две и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц, например, при оформлении гарантийных писем, финансовых документов.

2.6.4. Проставление отметки об исполнителе на служебных письмах является обязательным.

2.6.5. Докладная записка - документ информационного характера, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководству управления или структурного подразделения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложений, наложение просьбы, фактов, явлений), так и по указанию соответствующего руководителя (отчетные докладные записки о ходе, состоянии, завершении и результатах выполнения каких-то работ, поручений, планов, командировок и др.).

2.6.6. Внешние докладные записки (адресуемые руководителям вышестоящего органа) оформляются на бланках, внутренние (на имя руководства управления, структурного подразделения) - на обычной бумаге формата А4 или А5.

2.6.7. Докладная записка содержит следующие реквизиты: название вида документа, дата, регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата А4), текст, подпись.

Текст записки строится аналогично текстам писем. В заголовок к тексту может быть включена дата (или период времени), к которой относятся сообщаемые в записке сведения, например: "О выполнении плана мероприятий по устранению недостатков, вскрытых при проверке УГА, по состоянию на 01.12.84.".

Внешние докладные записки подписываются начальником управления, внутренние - их составителями.

2.6.8. Регистрационный индекс внешних докладных записок проставляется в канцелярии управления, где формируются копии записок;индекс внутренних записок проставляется исполнителем (состоит из номера дела по номенклатуре, в котором подписывается копия записки, порядкового регистрационного номера и даты).

2.6.9. Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения), регистрируются;при необходимости их исполнение контролируется согласно резолюции соответствующего руководителя.

2.6.10. Справка близка по содержанию к отчетным докладным запискам;это документ информационного характера, содержащий констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов (в отличие от докладной записки).

Различают справки служебные и личные, выдаваемые работникам для представления в другие учреждения (справка о месте работы, заработной плате и др.).

2.6.11. Справки оформляются на бланках или на обычной бумаге формата А4 или А5.

Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки.

2.6.12. Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, иметь пояснения и ссылки.

Дата или период времени, к которым относятся приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту либо помещаются перед текстом справки, например: "По состоянию на 01.12.84" или "За период с 01.01.84 по 01.12.84".

Справка, составленная по запросу или указанию вышестоящего органа или должностного лица, подписывается начальником управления, внутренняя - составителем.

2.6.13. Регистрация и формирование справок осуществляются аналогично докладным запискам.

2.7. Составление и оформление служебных телеграмм (телетайпограмм) и телефонограмм

2.7.1. Телеграммы (телетайпограммы) составляются по срочным вопросам, решение которых в назначенный срок не обеспечивается при отправке документа служебной почтой.

Право подписи служебных телеграмм (телетайпограмм) предоставляется определенным должностным лицам по списку, утверждаемому начальником управления.

2.7.2. Телеграммы (телетайпограммы) составляются и оформляются в соответствии с требованиями Наставления по связи и гражданской авиации, а при отправлении через местные отделения связи - с соблюдением правил, установленных Министерством связи СССР.

2.7.3. Телеграммы (телетайпограммы) составляются в двух экземплярах, первый экземпляр остается в телетайпной или на телеграфе, второй с отметками о дате и времени отправки документа (его номера) возвращается в структурное подразделение, подготовившее телеграмму, где подшивается в соответствующее дело.

2.7.4. Телефонограммы передаются в необходимых случаях для оперативного решения служебных вопросов и передачи срочной информации.

2.7.5. Телефонограммы оформляются на обычной бумаге формата А5 (в одном экземпляре) или записываются в специальном журнале и подписываются только начальником управления или его заместителем.

2.7.6. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: адресат, наименование вида документа, дата и регистрационный номер;часы и минуты ее передачи (приема), текст, подпись, фамилии, инициалы и должности передавшего и принявшего телефонограмму.

2.7.7. В адресате указываются: наименование организации (которое может входить в наименование должности адресата), фамилия адресата и телефон, по которому передается текст телефонограммы. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список рассылки (перечень адресатов с указанием телефонов).

2.7.8. Текст телефонограммы должен быть кратким (не более 50 слов или 10 строк машинописного текста), не содержать сложных оборотов, труднопроизносимых слов и сокращений.

Телефонограммы передаются составителем или секретарем руководителя, подписавшего телефонограмму.

3. Порядок подготовки и оформления материалов заседаний совета управления

3.1. Материалы к заседанию совета управления готовятся заблаговременно в соответствии с утвержденным планом работы совета и представляются секретарю совета не позднее чем за пять рабочих дней до дня заседания.

Ответственными за подготовку материалов к заседанию совета по конкретным вопросам являются должностные лица, указанные в плане работы совета.

Секретарю совета по каждому вопросу представляются следующие материалы:

- тезисы доклада, содержащие краткое изложение существа вопроса и обоснование выводов и предложений, включенных в проект решения (тезисы подписываются докладчиком и вышестоящим должностным лицом, ответственным за подготовку вопроса);

- проект решения совета, согласованный в рабочем порядке с руководителями заинтересованных структурных подразделений и юрисконсультом управления. При наличии разногласий по проекту решения составляется справка;

- списки выступающих и должностных лиц, которых следует пригласить на рассмотрение данного вопроса.

3.2. Повестка дня заседания совета и списки приглашаемых на заседание утверждаются председателем совета, как правило, за четыре - пять дней до заседания при наличии материалов по всем включенным в повестку вопросам.

3.3. Секретарь совета организует ознакомление членов совета с материалами, подлежащими рассмотрению на заседании совета, или обеспечивает их копиями материалов за два - три дня до заседания. (Материалы с грифом "ДСП" передаются под расписку.)

Приглашенные на заседание совета знакомятся с материалами у секретаря совета.

Оповещение лиц, приглашенных на заседание совета управления из предприятий и организаций УГА, а также других ведомств, производится секретарем совета согласно утвержденным спискам не позднее чем за три дня до заседания.

3.4. После заседания совета все рабочие материалы, полученные членами совета от секретаря совета, возвращаются ему.

Решения совета отрабатываются с учетом замечаний и предложений, принятых советом, и в сроки, определенные председателем совета, визируются должностными лицами, которым поручена доработка проектов решений, юрисконсультом управления, секретарем совета и представляются секретарем на подпись председателю совета.

Решения совместных заседаний совета управления и президиума территориального комитета профсоюза авиаработников подписываются председателями этих органов и выпускаются за двойными регистрационными номерами.

Протоколы заседаний совета управления оформляются секретарем и подписываются председателем совета или должностным лицом, председательствующим на заседании совета.

3.5. Протоколы заседаний совета управления нумеруются в пределах делопроизводственного года.

Решения совета могут иметь самостоятельную порядковую нумерацию в пределах делопроизводственного года или индексацию, связанную с номерами протоколов заседаний совета. Например: "решение совета от 06.06.84 N 11.2", где номер означает, что решение относится ко второму вопросу заседания совета, оформленного протоколом N 11.

3.6. Решения совета регистрируются (индексируются) секретарем совета. Списки на их рассылку составляются должностными лицами, подготавливающими проект решения, и подписываются секретарем совета (при необходимости по согласованию с председателем совета).

Размножение решений совета организуется секретарем совета, а рассылка обеспечивается канцелярией управления.

3.7. Материалы совета управления (первые экземпляры решений, протоколов, тезисы докладов, справки, списки и пр.) секретарем совета формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела текущего делопроизводственного года, как правило, должны храниться у секретаря совета, а по его завершении передаваться в канцелярию управления, которая хранит их до передачи в архив.

Канцелярия выдает для ознакомления дела с материалами совета управления только с разрешения руководства управления, помощника начальника управления или секретаря совета.

4. Прием, регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов

4.1. Вся корреспонденция, адресованная в управление, независимо от способа поступления (через почтовое отделение, с нарочным, из аэропорта - доставленная самолетом) принимается и обрабатывается централизованно канцелярией УГА.

Корреспонденция, поступающая по окончании рабочего дня, в праздничные и выходные дни, принимается дежурным по управлению и передается в канцелярию с наступлением рабочего дня.

4.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее доставки в соответствии с указанным адресом и целостность упаковки.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю или направляется по принадлежности.

При обнаружении повреждения конверта, упаковки и вложенных в них документов, при отсутствии части документов или приложений к ним, а также при несоответствии номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа об этом составляется акт и извещается отправитель и получатель документа.

4.3. Все полученные конверты и упаковки в канцелярии вскрываются, за исключением корреспонденции с надписью "лично" и почты в адрес партийной, профсоюзной и других общественных организаций управления.

Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением следующих случаев:

- если дата почтового штемпеля необходимы как свидетельство даты отправки или получения документа (арбитражные документы, акты, исковые заявления, судебные повестки, письма и жалобы граждан и т.п.);

- если на документе отсутствуют реквизиты "дата документа" и "адрес отправителя";

- если дата документа существенно отличается от даты его получения.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и при необходимости после исполнения подшивается вместе с ним в дело.

4.4. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы ставится регистрационный штамп (Приложение 2), в котором проставляется дата поступления документа, количество листов основного документа и приложений. Размер штампа не должен превышать 16 х 41,6 мм (см. ГОСТ 6.39-72).

4.5. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии, составляется канцелярией совместно с отделами и службами УГА и утверждается начальником управления (Приложение 3).

Обязательной регистрации и учету в канцелярии подлежат документы, поступающие из партийных, правительственных и советских органов, документы, требующие решения или ответа, а также приказы, инструкции, указания, постановления коллегии и другие документы МГА.

Документы статистической, бухгалтерской отчетности и другие специальные документы в канцелярии УГА не регистрируются, а учитываются в структурных подразделениях управления в соответствующих учетных формах.

4.6. Документы, полученные работниками управления непосредственно от заинтересованных корреспондентов, обязательно должны быть переданы в канцелярию УГА для регистрации.

4.7. Документы должны регистрироваться и передаваться на рассмотрение руководству или непосредственно адресатам в день их поступления, а срочные - незамедлительно.

В первую очередь в канцелярии регистрируются документы, поступившие из вышестоящих органов.

Письма с предложениями, заявлениями и жалобами трудящихся передаются для регистрации специально назначенному в управлении должностному лицу.

4.8. Для регистрации поступающих документов в канцелярии применяется регистрационная карточка (Приложение 4). Рекомендуется изготавливать регистрационные карточки для нормативно-распорядительных документов МГА с цветовым отличием (цветной полосой или из цветной бумаги).

На каждый документ, подлежащий регистрации, карточка заполняется не менее чем в двух экземплярах (под копировальную бумагу на пишущей машинке или от руки). В трех экземплярах, как правило, заполняются карточки на документы, адресованные руководству управления и подлежащие исполнению в установленные сроки (контролируемые).

4.9. Приказы, указания, инструкции, постановления коллегии МГА учитываются отдельно от другой корреспонденции.

При их регистрации используется учетно-справочная "шахматка" (Приложение 5) на каждый вид документа (приказ, указание и т.п.), в которой в клетке, соответствующей номеру поступившего документа, проставляется дата его поступления в управление. Входящий регистрационный номер указанным документам в управлении не присваивается.

При заполнении регистрационных карточек на эти документы в них обязательно указывается вид документа, его индекс и дата, а также дата его поступления в управление (в регистрационном штампе на эти документы входящий номер не ставится, а указывается только дата регистрации, т.е. дата поступления).

4.10. При регистрации всех других видов поступивших в управление организационно-распорядительных документов, в том числе постановлений, распоряжений и решений местных партийных, правительственных и советских органов, планов мероприятий, утвержденных руководством МГА, используется "сетка" входящих номеров (Приложение 6), которые последовательно погашаются (зачеркиваются) и проставляются в регистрационном штампе на документы и в регистрационной карточке в разделе "Вход. индекс документа".

4.11. На рассмотрение начальнику управления, заместителям начальника и помощнику начальника документы передаются без регистрационных карточек. (Карточки на этот период помещаются в картотеку за соответствующими руководителями.)

4.12. Предварительное рассмотрение корреспонденции, адресованной начальнику управления, а также в управление без указания конкретного получателя, как правило, производится помощником начальника управления.

Начальнику управления в обязательном порядке докладываются все документы партийных, советских и правительственных органов, приказы, указания, инструкции, постановления коллегии, планы мероприятий МГА, документы Министра, заместителей Министра и другие важнейшие документы МГА.

4.13. Рассмотрение документов должно производиться в кратчайшие сроки (как правило, в день поступления).

После рассмотрения документов руководством управления документы возвращаются в канцелярию для переноса в регистрационные формы текста резолюций.

На документах, поставленных руководством на контроль, а также на регистрационных карточках к этим документам делается отметка (проставляется штамп) о контроле (см. п. 2.2.13 настоящей Инструкции).

Такие документы передаются на исполнение после ознакомления с ними должностного лица, осуществляющего в управлении контроль за своевременным выполнением документов и поручений руководства.

Резолюция руководства управления переносится во все экземпляры регистрационных карточек.

4.14. На исполнение в структурные подразделения управления документы направляются с одной регистрационной карточкой, которая после исполнения с соответствующими отметками (см. п. 4.21 настоящей Инструкции) возвращается в канцелярию управления.

Вторые экземпляры регистрационных карточек на исполняемые документы остаются в канцелярии в справочной картотеке по корреспондентам (Приложение 7) или по видам нормативно-распорядительных документов МГА (приказ, указание и т.д.).

Третьи экземпляры регистрационных карточек используются должностным лицом, осуществляющим в управлении централизованный контроль за исполнением. При этом рекомендуется контрольная картотека, построенная по исполнителям (структурным подразделениям УГА) и срокам исполнения.

4.15. Каждый документ, поступивший в управление, должен регистрироваться (получать входящий номер) только один раз (при централизованной системе регистрации - в канцелярии УГА). Это требование не исключает учета прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях УГА.

В управлении может быть установлена децентрализованная система регистрации поступающих документов, при которой все документы вышестоящих органов, документы, адресованные на имя руководства управления (включая заместителей начальника управления) и управлению без указания конкретного получателя, должны регистрироваться в канцелярии, а документы, адресованные непосредственно руководителям структурных подразделений УГА, - в этих подразделениях.

4.16. Доставка документов в структурные подразделения управления осуществляется, как правило, курьером канцелярии, а при его отсутствии документы получаются непосредственно в канцелярии работниками структурных подразделений, на которых возложено делопроизводство.

Передача документов производится, как правило, без расписок.

4.17. В процессе исполнения или ознакомления документы передаются из одного структурного подразделения управления в другое только через канцелярию с обязательной фиксацией даты передачи в регистрационных карточках.

Документы, имеющие штамп "Подлежат возврату в канцелярию", должны быть возвращены сразу же после ознакомления или исполнения.

4.18. Ознакомление с нормативно-распорядительными документами МГА заместителей начальника управления и руководителей структурных подразделений УГА в соответствии с резолюцией начальника управления осуществляется канцелярией.

4.19. Организация и учет изучения нормативно-распорядительных документов МГА и управления руководящим составом УГА осуществляются должностным лицом, назначаемым начальником управления.

Организация и учет изучения руководящих документов в структурных подразделениях управления обеспечиваются их руководителями.

Об ознакомлении с документом и его изучении делается отметка непосредственно на документе (включая расписки ознакомившихся), или к документу прикладывается список ознакомления, в котором каждый ознакомившийся расписывается с указанием даты ознакомления.

Учет изучения руководящих документов осуществляется в специальном журнале (со списком всех сотрудников структурного подразделения).

4.20. Документы исполняются или изучаются в соответствии с резолюциями руководителей, которым они адресованы. Требования к оформлению резолюции руководства изложены в п. 2.2.12 настоящей Инструкции.

Документ с резолюцией руководства управления передается ответственному исполнителю, который обязан организовать его исполнение к установленному сроку, ознакомившись с относящейся к нему перепиской и руководящими материалами.

Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представлять ему необходимые материалы.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное выполнение заданий, определенных резолюцией руководителя.

4.21. В структурных подразделениях управления поступившие на исполнение документы учитываются в журнале (Приложение 8). Зарегистрированным в канцелярии документам новых регистрационных номеров не присваивается.

Поручение начальника структурного подразделения по исполнению документа (в том числе - фамилия, инициалы исполнителя, сроки исполнения) переносится в журнал учета и при необходимости контролируется должностным лицом, осуществляющим делопроизводство в данном структурном подразделении.

По документам, исполнение которых контролируется по управлению централизованно, в журнале учета делается соответствующая пометка.

Передача документов внутри структурного подразделения (от руководителя исполнителю, между исполнителями и т.п.) осуществляется через лицо, ведущее делопроизводство (учет документов), с соответствующими пометками в журнале учета.

Регистрационные карточки на документы, находящиеся на исполнении в структурном подразделении, хранятся вместе с этими документами у исполнителей;после исполнения в карточках указываются дата и номер ответа, кто подписал, кому направлено, после чего они возвращаются в канцелярию для использования в справочной картотеке (по корреспондентам).

4.22. В случаях болезни, командировки, отпуска исполнителей документов они обязаны информировать своих непосредственных начальников о находящихся у них на исполнении документах. При необходимости, в целях соблюдения установленных сроков исполнения, неисполненные документы по указанию начальника передаются на исполнение другим работникам.

4.23. Нормативно-распорядительные документы МГА, поступившие в управление и подлежащие выполнению как в управлении, так и в подчиненных ему авиапредприятиях и организациях, доводятся до исполнителей в зависимости от их содержания и количества полученных экземпляров несколькими путями.

При получении тиража документа в достаточном количестве он рассылается на места и распределяется в аппарате управления вместе с тиражированной в необходимом количестве резолюцией начальника управления, в которой он конкретизирует порядок выполнения документа применительно к специфике работы данного управления. При этом резолюция, выполненная лично начальником управления на контрольном экземпляре документа, перепечатывается, размножается и заверяется в канцелярии.

При получении тиража документа в недостаточном количестве одновременно с оформлением резолюции по исполнению начальник управления принимает решение о дополнительном тиражировании (снятии копий) поступившего документа, о чем делается отметка на контрольном экземпляре документа. Сведения о количестве дополнительно размноженных экземпляров нормативно-распорядительного документа МГА и список их рассылки (распределения) прикладываются к контрольному экземпляру этого документа, хранящемуся в канцелярии управления.

При необходимости во исполнение документа МГА издается нормативно-распорядительный или организационно-распорядительный документ управления (приказ, указание, план мероприятий и др.).

При этом в заголовке или во вводной части издаваемого документа обязательно дается ссылка на документ МГА с указанием его даты, номера и заголовка.

4.24. Документ считается исполненным, когда все поставленные в нем вопросы рассмотрены и решены, указания выполнены, мероприятия проведены, даны письменные или устные ответы и сделаны необходимые донесения о выполнении. Требования по оформлению отметки об исполнении изложены в п. 2.2.13 настоящей Инструкции.

4.25. От момента поступления к исполнителю и до завершения исполнения документ должен находиться у исполнителя и в дело не помещается.

Контрольные экземпляры нормативно-распорядительных документов МГА, имеющих длительные сроки исполнения (более одного месяца), а также исполняемые несколькими структурными подразделениями УГА, как правило, должны находиться (после ознакомления всех исполнителей) в канцелярии в специальной папке и помещаться в дело только после исполнения и оформления соответствующих отметок об исполнении.

5. Порядок прохождения, регистрации и отправки исходящих документов;организация работы с внутренними документами

5.1. До передачи документа на подпись или утверждение руководителю исполнитель должен проверять его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений.

Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

5.2. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, копии затем заверяются. В отдельных случаях, во избежание конфликтных ситуаций, допускается подписывать и копию, подшиваемую в дело.

При направлении документа в 2 - 4 адреса подписывается необходимое количество экземпляров документа, каждый из которых печатается на бланке.

Согласующие визы проставляются на копии документа, подшиваемой в дело.

5.3. Отправка исходящих документов осуществляется в централизованном порядке канцелярией управления.

Структурные подразделения УГА сдают исходящую корреспонденцию в канцелярию в незаконвертованном виде.

5.4. Подписанные документы регистрируются:

- при централизованной системе - в канцелярии управления;

- при децентрализованной системе - в канцелярии регистрируются документы за подписью начальника управления и его заместителей, а документы за подписью руководителей структурных подразделений УГА регистрируются в соответствующих подразделениях.

Документы регистрируются на карточках (Приложение 4) или в журнале (Приложение 9).

5.5. При регистрации на самом документе, его копии и на регистрационной карточке (или в журнале) проставляется регистрационный индекс (исходящий номер).

Исходящий номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправленного документа (проставляется исполнителем документа), и через дефис - порядкового регистрационного номера по "сетке" номеров или по журналу (проставляется в месте регистрации документа).

Например, в исходящем номере 3.8-175:

3 - индекс структурного подразделения;

8 - порядковый номер дела по номенклатуре дел этого подразделения (3.8 - индекс дела по номенклатуре дел);

175 - порядковый регистрационный номер документа.

Если к документу имеются приложения, то на каждом из них в верхней части первого листа справа указывается исходящий номер и дата документа.

Если исходящий документ тиражируется и рассылается по списку, то регистрационный номер на нем и приложениях к нему проставляется перед размножением.

Если документ адресован нескольким корреспондентам, то на каждом экземпляре его подчеркивается адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр документа.

5.6. В канцелярии зарегистрированная корреспонденция сортируется по адресатам, конвертуется и отправляется по назначению в качестве служебной корреспонденции рейсовыми самолетами или через отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, как правило, вкладываются в один конверт (пакет).

Порядок оформления конвертов (пакетов), бандеролей регламентирован правилами Министерства связи СССР, а также инструкцией МГА о порядке перевозки служебной корреспонденции рейсовыми самолетами.

Адреса на конвертах (пакетах) оформляются в канцелярии на основании адресатов, указанных в документах (см. п. 2.2.6 настоящей Инструкции). На конвертах, адресуемых предприятиям с условными наименованиями, должности и фамилии получателей не указываются. Например: 115220 Ленинград Предприятие п/я Л-8817.

5.7. Копии исполненных и отправленных документов должны быть заверены исполнителем и храниться в делах соответствующих структурных подразделений управления согласно номенклатуре дел.

Копии отправленных инициативных документов могут находиться у исполнителя до решения поставленных в них вопросов (получения ответов).

5.8. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах аппарата управления.

Прохождение внутренних документов на этапе их подготовки и оформления организуется аналогично прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

5.9. Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

Порядок регистрации и рассылки нормативно-распорядительных документов управления изложен в разделе 2.5 настоящей Инструкции.

Регистрационный индекс протокола, акта, плана мероприятий состоит из индекса дела по номенклатуре дел, где будет подшит документ, и порядкового регистрационного номера для данного вида документа (возрастающего в пределах года) и даты.

Регистрационный индекс докладной записки, справки, сводки и других внутренних документов оформляется так же, как индекс исходящего документа.

5.10. Внутренние документы регистрируются, как правило, децентрализованно: в канцелярии регистрируются планы мероприятий, утвержденные руководством, и документы на имя руководства;протоколы постоянно действующих коллегиальных органов регистрируются секретарями коллегиальных органов;акты регистрируются в тех структурных подразделениях УГА, где номенклатурой дел предусмотрено формирование подлинных экземпляров этих документов.

5.11. Протоколы, содержащие поручения отдельным должностным лицам или структурным подразделениям УГА, передаются им в виде размноженных экземпляров или выписок из протоколов, заверенных исполнителем.

Докладные записки на имя руководства управления, справки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего передаются на исполнение (или для использования) в соответствующее структурное подразделение либо подшиваются в дело согласно номенклатуре дел.

6. Порядок контроля исполнения документов и поручений

6.1. Контроль за исполнением устанавливается в целях обеспечения своевременного рассмотрения и правильности решения вопросов, содержащихся в документах и поручениях руководства.

Контроль за исполнением по существу поставленных в документах вопросов осуществляют начальник управления, его заместители и начальники структурных подразделений.

Контроль за сроками исполнения документов и поручений осуществляется в канцелярии и структурных подразделениях управления специально назначенными сотрудниками (в структурных подразделениях - по совмещению с выполнением основных обязанностей).

6.2. Документы, поставленные на контроль руководством управления, контролируются канцелярией, а в особых случаях по указанию начальника управления - помощником начальника или должностным лицом, указанным в резолюции начальника.

Документы, поставленные на контроль начальниками структурных подразделений, как правило, контролируются сотрудниками, ведущими делопроизводство в этих подразделениях.

6.3. Контролю за исполнением подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения или ответа.

Основанием для постановки документа на контроль в канцелярии является резолюция начальника управления или указание помощника начальника управления.

Обязательному контролю исполнения подлежат постановления коллегии, приказы, указания, планы мероприятий МГА;распорядительные документы местных партийных, советских и правительственных органов;критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати;запросы, заявления и письма депутатов высших и местных Советов народных депутатов по их депутатской деятельности.

По указанию руководства управления на контроль может быть поставлен любой документ.

6.4. Сведения, необходимые для осуществления контроля исполнения, как правило, содержатся в тексте документа, его заголовке, резолюции руководителя.

Если текст документа содержит несколько вопросов, поручений, мероприятий и т.п. изложенных в отдельных пунктах, то на контроль берется каждый пункт документа.

6.5. Сроки исполнения документов определяются резолюциями руководства и устанавливаются на основании сроков, указанных непосредственно в документах, а также в соответствии с типовыми сроками исполнения отдельных категорий документов по существующему законодательству и Единой государственной системе делопроизводства.

При определении продолжительности срока исполнения учитывается содержание документа и практические возможности его выполнения.

Письма-запросы, письма-поручения вышестоящих органов, полученные без указания сроков исполнения, как правило, должны выполняться в 10-дневный срок.

Служебные письма, запросы предприятий, учреждений и организаций, не содержащие сроков решения поставленных в них вопросов, должны выполняться в срок не более месяца.

Подготовка проектов приказов, указаний УГА во исполнение (с объявлением) нормативно-распорядительных документов вышестоящих органов должна осуществляться не свыше 7 дней (если не требуется более срочного исполнения).

6.6. Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его в управление (даты регистрации).

6.7. Контроль за исполнением документов осуществляется с момента постановки документа на контроль и включает в себя выполнение следующих операций:

- учет контролируемых документов и поручений;

- оперативное доведение или контроль за доведением поручений до непосредственных исполнителей;

- напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения;заблаговременное выявление наметившихся отставаний в выполнении поручений и принятие мер по их ликвидации;

- снятие документов (поручений) с контроля;

- своевременный объективный доклад руководителю об исполнении поручений или состоянии дел по исполняемым документам;

- подведение итогов исполнительской дисциплины, ее анализ и обеспечение гласности результатов.

6.8. Контроль за исполнением документов традиционными методами осуществляется, как правило, с помощью карточек.

Примечание: Ведение контроля за исполнением документов с помощью ЭВМ регламентируется специальными нормативными актами МГА и управления.

В качестве контрольных карточек используются третьи экземпляры регистрационных карточек, изготавливаемых канцелярией при регистрации входящих документов, или карточки на нормативно-распорядительные документы МГА и внутренние организационно-распорядительные документы, изготавливаемые работником, осуществляющим контроль исполнения.

На один документ может быть заполнено несколько карточек в соответствии с числом заданий (контролируемых пунктов документа).

Контрольные карточки заводятся и на поручения руководства, данные в устной форме.

В ходе исполнения документов и поручений контрольные карточки помещаются в контрольно-сроковую картотеку, которую ведет работник, осуществляющий контроль исполнения (в канцелярии или другом структурном подразделении УГА).

6.9. В случаях задержки в исполнении документов принимаются меры для выяснения и устранения причин задержки и обеспечения своевременного исполнения документов.

В исключительных случаях срок исполнения документа может быть продлен только лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока исполнения требует мотивированного ходатайства и должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем, но не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

При продлении срока исполнения об этом сообщается работнику, осуществляющему контроль.

6.10. После исполнения документы снимаются с контроля.

Снятие с контроля производится должностным лицом, осуществляющим контроль за исполнением, при наличии документов, свидетельствующих о выполнении поручения, а также на основании сделанной непосредственно на документе отметки о существе и сроках исполнения, подписанной ответственным исполнителем (см. п. 2.2.13 настоящей Инструкции).

Отметка о снятии с контроля делается на самом документе и на контрольной карточке.

6.11. Данные о результатах исполнения документов обобщаются по состоянию на первое число каждого месяца и докладываются начальнику управления.

Состояние исполнения документов должно систематически рассматриваться руководством управления и в структурных подразделениях с целью принятия мер к устранению причин несвоевременного исполнения документов.

7. Порядок выполнения машинописных и копировально-множительных работ

7.1. Служебные документы печатаются машинистками (в машбюро) канцелярии и в структурных подразделениях УГА.

Требования к оформлению рукописей и машинописному изготовлению документов изложены в разделе 2.4 настоящей Инструкции.

7.2. Для печатания машинистками канцелярии документы принимаются с разрешения помощника начальника управления или заведующего канцелярией.

Во избежание повторных перепечаток содержание рукописей документов должно быть согласовано исполнителем с непосредственным начальником.

При передаче рукописи в печать (при оформлении заказа на машинописные работы) исполнителем указываются: необходимое количество экземпляров документа, вид и формат бланка (если документ печатается на бланке), интервал печатания, срочность заказа, наименование и телефон структурного подразделения, подготовившего документ, дата сдачи в печать и подпись. При необходимости могут быть указаны дополнительные требования к машинописному оформлению документа.

7.3. Считывание отпечатанного материала производится исполнителем. Материалы, напечатанные с ошибками, подчистками или другими дефектами, возвращаются машинистке для исправления или перепечатки.

В повторную перепечатку материалы принимаются только с визой руководителя структурного подразделения и разрешения помощника начальника управления (заведующего канцелярией).

7.4. На последней странице отпечатанного материала машинистка проставляет свои инициалы, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания (см. п. 2.2.13 настоящей Инструкции).

7.5. Копирование и размножение документов производится в соответствии с Едиными правилам печатания несекретных изданий Главного управления по охране государственных тайн в печати при Совете Министров СССР (Главлита) в порядке, установленном режимными органами.

Размножению подлежат тщательно подготовленные, правильно оформленные, подписанные или завизированные документы (материалы).

Документы размножаются, как правило, с первого экземпляра подлинника.

Ответственность за определение тиража несет руководитель структурного подразделения, подписавший заказ.

7.6. Подготовленные к размножению документы принимаются в копировально-множительном участке управления вместе с бланком заказа (Приложение 10), подписанного руководителем структурного подразделения УГА, в котором они подготовлены, и помощником начальника управления.

Помощник начальника управления при выдаче разрешения на размножение (подписании заказа) проверяет правильность оформления материала и обоснованность тиража (на основании списка на рассылку документа, подписанного руководителем структурного подразделения).

7.7. Все заказы на копирование и размножение регистрируются в копировально-множительном участке в журнале учета поступлений и выполнения заказов.

Размножение распорядительных документов управления производится в первую очередь.

7.8. На всех размноженных документах и материалах на последней странице в нижней части листа проставляются выходные данные (номер заказа, тираж, дата).

Подлинные материалы после их размножения возвращаются в структурные подразделения УГА по принадлежности.

7.9. Запрещается снимать копии с постановлений, распоряжений и других документов Правительства СССР и союзных республик;копии с документов управления, отправленных в партийные и правительственные органы, снимаются только с разрешения руководства управления.

Заказы на размножение (копирование) нормативно-распорядительных документов МГА оформляются только при наличии письменного решения руководства управления о дополнительном тиражировании на контрольном экземпляре документа (см. п. 4.23 настоящей Инструкции).

8. Построение справочного аппарата на документы.

Источники: www.bsu.ru, centr-sport.com