Общие требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.

Подобные документы

Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.

курсовая работа [37,9 K], добавлен 29.10.

Общие требования к организационно-распорядительной документации. Унификация и стандартизация управленческой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Реквизиты организационно-распорядительных документов.

дипломная работа [179,7 K], добавлен 10.02.2009

Организационно-распорядительная управленческая документация, ее классификация, процедуры составления, требования к оформлению. Подготовка приказа, внесение изменений и дополнений. Виды распоряжений, их реквизиты. Право издания указания в организациях.

реферат [22,9 K], добавлен 30.03.

Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.

учебное пособие [37,5 K], добавлен 24.11.

Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.

курсовая работа [73,2 K], добавлен 14.12.2004

Изучение понятия и сущности распорядительных документов, их соответствие с нормативно–правовыми актами. Основые правила составления постановления, распоряжения, решения, приказа. Виды актов и особенности их оформления. Рассмотрение примера телеграммы.

контрольная работа [24,0 K], добавлен 24.03.

Понятие и содержание, значение и функции распорядительных документов. Теоретические и методические основы, основные этапы составления и принципы оформления, а также основное содержание некоторых реквизитов распорядительных документов на примере приказа.

контрольная работа [18,2 K], добавлен 27.10.

Общие понятия о распорядительных документах. Основные требования к ведению распорядительных документов. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Западно-сибирском управлении Ростехнадзора (постановление, приказ, распоряжение).

контрольная работа [43,3 K], добавлен 21.10.

Подготовка распорядительных документов организации. Приказы по личному составу, особенности их составления. Требования к оформлению документов. Приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Регистрация и хранение приказов.

контрольная работа [40,9 K], добавлен 30.03.

Понятие функции официальных документов, их разновидности и содержание. Состав обязательных реквизитов. Структура бланков документов. Основные стандарты, отражающие общие требования к составлению и оформлению наиболее распространенных документов.

контрольная работа [25,4 K], добавлен 12.04.

БЕЛОРУССКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПО ДИСЦИПЛИНЕ: «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»

Молодечно,

Общие требования к составлению и оформлению организационно-ра спорядительных документов (ОРД)

В деятельности каждой организации, учреждения, предприятия (далее - организация) независимо от формы собственности, ведомственной принадлежности, направления и специфики деятельности создается большое количество организационно-распорядительных документов. Организационно-распорядительный документ - документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда. Именно поэтому система организационно-распорядительной документации (далее - ОРД) самая массовая.

В состав организационно-распорядительных документов входят:

- организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений, работников;

- распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, решение, постановление). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

- информационно-справочные документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, доверенность, телеграмма, телефонограмма и др.). Эти документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

- документы по кадрам организации (приём, перевод, увольнение с работы, оформление отпусков, поощрений, взысканий). Эти документы используются в деятельности кадровой службы организации.

Для ОРД установлены два формата бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Для формата А4 установлены следующие размеры полей. левое- 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм. По ля документов служат для подшивки документов, нанесения отметок, а таке предохраняют текст от преждевременного износа.

С целью экономии бумаги тексты документов, используемых внутри организации, разрешается оформлять на двух сторонах листа (для документов сроком хранения до 3 лет). При печати документа на оборотной стороне листа размер левого поля должен быть не менее 8 мм, правого - не менее 30 мм, верхнего и нижнего - не менее 20 мм.

При оформлении многостраничного документа первая его страница печатается на бланке, а все последующие на чистых листах бумаги одинакового с бланком формата и качества. Второй и последующие экземпляры документа допускается печатать на бумаге, не совпадающей по цвету и качеству с первым, но одинакового с ним формата.

Документы, оформляемые на двух и более страницах, должны быть пронумерованы, начиная со второй страницы. Нумерация выполняется арабскими цифрами без каких-либо знаков, посередине верхнего поля, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза листа. При оформлении документа на двух сторонах листа, вторая страница нумеруется при наличии третьей.

Тексты документов, изготавливаемых с помощью печатающих устройств, на бумаге формата А4 оформляют через 1,5 межстрочного интервала, на А5 - через 1 интервал. Тексты документов, изготавливаемые на компьютере, оформляют через 1 интервал.

За единицу измерения машинописных работ принята одна нормально заполненная страница формата А4, напечатанная с одной стороны. Нормально заполненной считается страница, на которой в зависимости от интервала печатания располагается соответствующее количество печатных знаков (Таблица 1).

Таблица 1 - Количество печатных знаков на странице формата А4

Перечислить и раскрыть основные требования к тексту служебного документа. Какие существуют наиболее распространенные способы изложения текста служебного документа? Раскрыть их сущность и сферу применения.

Текст документа (реквизит 19) - основной реквизит, определяющий причины и цель его составления и оформления. Аргументами создания документа могут быть: актуальность вопроса, целесообразность, выбор вида документа, компетентность автора. Приоритетные требования к документу - правдивость, точность, достоверность отражения проблемы, юридическая безупречность, грамотность и логичность изложения, максимальная краткость при сохранении полноты содержания, ясность аргументации. Применение официально-делового стиля изложения призвано учитывать, что документ - стимул и мотивация действия. Ясность и краткость изложения достигаются заменой сложных предложений простыми, пространственных рассуждений - лаконичными, исключением повторений и однородных определений. Каждое слово в тексте должно нести четкую смысловую нагрузку. Нейтральный тон, изложение от третьего лица, замена местоимений существительными характерны для таких текстовых конструкций, как администрация располагает, предприятие направляет, ученый совет рекомендует. Исключение составляют тексты распорядительных документов (приказов, распоряжений, указаний), в которых изложение, в силу принципа единоначалия, ведется от первого лица. Разумеется, общие требования к тексту служебных документов дополняются специфическими, определяемыми характером и назначением документа: приказ, указ, распоряжение.

Основу содержания документа составляет текст. Под текстом управленческого документа следует понимать выраженное средствами служебно-делового языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и, по возможности, кратко. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами и соответствовать законодательству РФ. Текст документа может быть составлен на основе: 1) унифицированных форм документов, входящих в состав УСД;2) унифицированных текстов, составленных для отдельных организаций;3) типовых нормативных документов (типовые положения, типовые правила и др.), определяющих содержание конкретных документов.

Как правило, текст документа оформляют в форме связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или в комбинированной форме, предполагающей взаимосочетание текста с таблицами.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем и организационно-распорядительных документов (например, приказов). Сплошные связные тексты могут состоять из разделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию. Так, тексты распорядительных документов и писем состоят, как правило, из двух частей: в первой части указываются основания (причины) составления документа, во второй - излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы и пр. Форма анкеты для изложения содержания документа применяется для представления информации об одном объекте по определенному набору признаков.

По способу изложения принято выделять три вида текстов документов: 1) повествование (рассказывается о событиях в хронологической последовательности - в автобиографиях, в некоторых видах протоколов и отчетов, в информационных сообщениях и заметках и т.д.);2) описание (характеристика какого-либо явления, предмета, события, лица путем перечисления его признаков, свойств, особенностей). Описание включает обычно и общую характеристику явления. Описание имеет место практически в любом служебном документе - отчете, акте, приказе, постановлении и т.д.;3) рассуждение (логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений, раскрывающих внутреннюю связь явлений и, как правило, доказывающих определенное положение).

В служебных документах очень часто повествование, описание и рассуждение дополняют одно другое, т.е. это тексты смешанных видов.

Основной текст элемента может состоять из нескольких частей: 1) введение, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ ;2) изложение, где приводятся цифры, факты и доводы;3) заключение, содержащее суть вопроса, т.е. предложение, распоряжение или просьбу. Первые 2 части или одна из них могут отсутствовать, но заключение - обязательная часть любого текста документа. Текст служебного документа может состоять из одной лишь заключительной части. Помимо этого, в число элементов текста входят также заголовок (это максимально краткое обозначение содержания текста) и приложения (это дополняющее разъясняющие или детализирующие те или иные вопросы текста). По содержанию документы могут быть простыми и сложными, в зависимости от количества затронутых в них вопросов. К простым относят документы, в которых рассматривается один вопрос, к сложным - если в них отражено несколько вопросов.

Подготовка к сертификации

Курс подготовлен для обучения офисных специалистов (секретарей-администраторов, делопроизводителей, секретарей руководителя, помощников руководителя, ассистентов, офис-менеджеров), как необходимый подготовительный этап успешного прохождения сертификации квалификаций на соответствие профессиональному стандарту, получения квалификационного Сертификата и вхождения в Национальный реестр сертифицированных специалистов Минтруда России.

Профессиональный стандарт разработан группой экспертов, утвержденной Минтрудом России на основании Указа Президента Российской Федерации от 7 мая года N 597 “О мероприятиях по реализации государственной социальной политики” и Федеральным Законом от 03 декабря года №236-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации …».

1. Современные требования к оформлению организационно-распорядительных документов.

Правила оформления организационно-распорядительных документов. Требования к бланкам документов. Особенности составления приказов, распоряжений, указаний, решений и т.д. Состав реквизитов. Юридические аспекты в оформлении организационно-распорядительных документов. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Разбор характерных ошибок.

2. Делопроизводство:

Организационно-правовое и методическое обеспечение делопроизводства. Документационное обеспечение управления (ДОУ). Организация работы с документами. Юридическая сила документа. Основные стандарты в области делопроизводства: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 50922-96. Классификаторы в сфере делопроизводства. Определение документа, его функции и классификация. Оформление деловых документов. Бланки деловых документов. Реквизиты документов.

3. Нормы времени на работы по документационному обеспечению

14. Документная лингвистика:

Правила разработки бланков (форм) актов для оформления юридических фактов, связанных с трудовыми отношениями

Правила разработки бланков (форм) актов для оформления юридических фактов, связанных с трудовыми отношениями

Опубликовано в журнале "Кадры предприятия" №7 год -

эксперт журнала

«Кадры предприятия»

Следующими после приказов (распоряжений) видами документов, которые составляются кадровой службой или в составлении которых задействованы ее сотрудники, являются акты.

Акт (от лат. аctus — действие) — это документ, удостоверяющий (подтверждающий) соответствующий юридический факт (событие или действие) и описывающий качественные или количественные признаки такого факта.

Наибольшую группу актов, составляемых кадровой службой, образуют акты о проверках (служебных расследованиях), о выявленных нарушениях трудовой дисциплины (правил внутреннего трудового распорядка), а также об отказах работников совершить определенные действия (получить трудовую книжку, ознакомиться с тем или иным документом под роспись, др.) и иных волеизъявлениях работников сделанных в устной форме (например, об отказе от перевода на предложенные вакансии, др.). Кроме составления указанных актов сотрудники отдела кадров составляют или принимают участие в составлении иных актов, оформляющих совершение хозяйственных операций, в которых задействованах кадровая служба (приема-передачи, учета, сверок, списания, уничтожения, др.) (рис. 1).

По частоте представления в судах при рассмотрении трудовых и хозяйственных споров акты не уступают приказам (распоряжениям) и иным организационно-распорядительным актам. На их основании суды исследуют юридические факты, послужившие основанием для принятия в отношении работников соответствующих решений (о применении дисциплинарного взыскания, увольнении, др.). И нередко исход дела напрямую зависит от полноты содержащихся в акте сведений, описывающих определенное событие и (или) действие (бездействие), корректности их изложения.

Общие положения

Любой юридический факт может быть документально зафиксирован посредством описания присущих ему основных и специальных признаков. Указанное описание может излагаться в повествовательной форме и представлять собой изложение замеченных (выявленных, установленных) признаков. Структура такого повествования может самостоятельно определяться повествующим (составителем акта), а может быть предопределена посредством разработки соответствующего бланка.

Бланки (формы) актов разрабатываются для упорядочения и унификации составления актов и в конечном счете — для облегчения работы составителей и последующего исследования и интерпретации содержащихся в них сведениях.

Прежде чем рассмотреть содержание работы по разработке бланков (форм актов), необходимо в общем виде охарактеризовать акт как документ, содержащий определенные сведения.

Условно акт состоит из трех частей:

1) вводной. В ней приводятся основные реквизиты, позволяющие идентифицировать документ, а также иные установочные сведения — место, дата и время фиксации соответствующего факта (события или действия (бездействия), данные о лицах, составляющих акт или принимающих участие в его составлении или присутствующих при его составлении;

2) описательной. В ней описываются познавательные действия, совершаемые составителем (составителями) акта (постановка вопросов, анализ обстановки, обследование помещения (территории), анализ поведения (ситуации), адресованные субъектам предложения, др.), а также выявленные в результате познания существенные признаки и обстоятельства;

3) заключительной. В ней приводятся реквизиты, удостоверяющие правильность совершения определенных действий, точность и полноту изложения исследованных обстоятельств. К таким реквизитам относятся подписи лиц, участвовавших в составлении акта или присутствовавших при его составлении, количество экземпляров акта, а также о предоставлении лицу, в отношении которого составлен акт, возможности ознакомиться с его содержанием и также подтвердить правильность изложенных в нем сведений или опровергнуть ее, сделать свое заявление относительно указанных в акте обстоятельств.

Знание структуры основных видов актов позволяет разработчику формы выделить постоянную и переменную информацию (постоянные и переменные реквизиты). По общему правилу постоянная информация в бланках оформляется как соответствующий текст (унифицированные данные), а для переменной отводится специальное место, обозначаемое строками (графами, ячейками, др.). Для обеспечения единообразного заполнения в подстрочниках указывается либо вариант текста, например:

При разработке бланков актов, подлежащих автоматизированной обработке, абзацные отступы, как правило, не предусматриваются, равно как и не проставляются запятые и точки в конце строк, предназначенных для отражения переменной информации. Однако если документ в последующем не будет обрабатываться автоматически, то и абзацные отступы и знаки препинания, расставленные по правилам пунктуации, сделают его более правильным с точки зрения русского языка.

Оформление основных реквизитов актов

Основным источником правил оформления документов продолжает оставаться ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В качестве методического пособия также применяется «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», утвержденная приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.

Для актов применяются оба варианта расположения реквизитов — угловой (когда начальные и вводные реквизиты располагаются в левом углу документа (см. акт о совершении дисциплинарного проступка — стр. 68 раздела «БУМАГИ») и продольный (при котором указанные реквизиты располагаются по всей ширине листа (акт о невыходе работника на работу в день начала работы — стр. 67 раздела «БУМАГИ»). На наш взгляд, в работе кадровой службы более удобным является угловое расположение реквизитов — таким образом освобождается правый угол, который может быть использован для изложения соответствующих резолюций.

Наименование вида документа и заголовок к тексту

Практика складывается так, что наименование вида документа (акт) и заголовок к тексту, отвечающий на вопросы: о чем (о ком). например, о невыходе работника на работу, о появлении на работе в состоянии с признаками опьянения, др. объединяются. Такое оформление реквизитов оправданно, если в номенклатуре дел указанные акты определены как самостоятельные виды документов, для которых установлены соответствующие групповые сроки хранения (см. далее). По общему же правилу указанные реквизиты должны приводиться раздельно (см. примерные образцы актов, приводимые в разделе «БУМАГИ»).

Дата, номер и место составления

В соответствии с вышеназванным ГОСТ Р 6.30-2003 датой документа является дата его подписания или утверждения, а для акта — дата события. Поскольку отдельные акты подлежат утверждению (об этом — далее), то датой таких актов следует считать дату их утверждения.

Дату акта оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой;год — четырьмя арабскими цифрами.

Регистрационный номер акта состоит из его порядкового номера, который по общему правилу дополняется индексом дела по номенклатуре дел, а также информацией об оформляемых актом фактах (например, для актов о нарушении трудовой дисциплины вводятся буквенные индексы «-нд» или «дв», кодирующие информацию «нарушение дисциплины» или «дисциплинарное взыскание» соответственно). Для выделения актов, подтверждающих другие факты, связанные с трудовыми отношениями, целесообразным представляется проставление буквенного индекса «-то».

Место составления акта указывается в том случае, если его определение затруднено по «Наименованию организации» и «Справочным данным об организации». Место составления акта (город, деревня, станица, пр.) указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Данный реквизит может включать в себя только общепринятые сокращения («г.», «д», пр.).

Для отдельных видов актов принципиальным является указание времени произошедшего события или его фиксации (если время возникновения события установить невозможно или оно не имеет значения) либо совершение определенного действия (бездействия). Так, фиксация времени имеет значение при актировании нарушений режима рабочего времени (опоздания на работу, отсутствия на рабочем месте, в том числе прогула), хода проведения проверок и их результатов, иных действий, время совершения которых существенно для последующей их оценки с точки зрения своевременного выполнения (например, об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания), соблюдения временных регламентов (например, установленных правилами внутреннего трудового распорядка сроков проведения служебного/дисциплинарного расследования), правильности и объективности оценки (например, времени отсутствия на рабочем месте) и т.д.

Время, относящееся к процедуре актирования (то есть составления акта), обычно указывается в начале документа, например:

Если для последующего правоприменения будет иметь значение соблюдение установленного регламента по времени, то время начала составления акта и окончания может указываться следующим образом:

В актах, оформляющих совершение определенных действий (проверки, осмотра, ревизии), время их проведения указывается следующим образом:

Гриф утверждения

Отдельные акты подлежат утверждению. Основой для определения перечня актов, на которых проставляется гриф утверждений, продолжает оставаться вышеназванная ГСДОУ. К числу таких актов названная система относит акты проверок, ревизий, списания, экспертизы, передачи дел, приема выполненных работ, другие.

Гриф утверждения в таких актах проставляется по общим правилам оформления документов, утверждаемых должностным лицом, изложенным в вышеупомянутом ГОСТ Р. Это означает, что гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

Сведения о членах комиссии, лице, составившем акт, и лицах, присутствующих при составлении акта

Акты могут составляться комиссионно или в индивидуальном порядке.

Комиссионное составление актов. Значительная часть предлагаемых в профессиональной литературе для сотрудников кадровых служб образцов актов предусматривает составление их комиссиями. Причем комиссионный состав присутствует и в сложных, и в простых актах (как по фактам служебных проверок, так и по дисциплинарным взысканиям, отказам работников ознакомиться с документами, др. то есть по обстоятельствам, неизвестным и не прогнозируемым заранее).

Вместе с тем, создание комиссий подчинено определенным правилам и группа из начальника отдела кадров и других сотрудников не вполне отвечает признакам комиссии.

Чтобы такая группа могла считаться комиссией, требуется санкционирование ее создания компетентным субъектом, который впоследствии будет применять результаты ее работы. На практике такое санкционирование осуществляется посредством закрепления соответствующих положений в локальных нормативных актах либо принятия специальных актов, регламентирующих образование и деятельность комиссий (например, аттестационных, служебных, дисциплинарных, др.). Последние могут быть приняты в форме классических локальных нормативных актов (например, Положение о дисциплинарной комиссии) или приказов об образовании и деятельности комиссии. Первым способом обычно создаются постоянные комиссии, вторым — временные комиссии, создаваемые для конкретных и определенных целей, по достижении которых они прекращают свою деятельность.

Для группы, именуемой «комиссия», характерно распределение и закрепление руководящих, исполнительских и оформительских функций. С этой целью определяется председатель и секретарь комиссии, остальные члены группы являются рядовыми членами комиссии. Для обеспечения деятельности, не зависящей от явки председателя, из членов комиссии назначается заместитель председателя, который в отсутствие председателя комиссии исполняет его обязанности.

В «классической» комиссии все роли четко распределены: председатель руководит работой комиссии, члены комиссии совершают действия, определяемые характером комиссии (оценивают, осматривают, др.), секретарь оформляет.

Численный и персональный состав комиссии определяется так, чтобы:

а) исключить возможность возникновения конфликта интересов, который мог бы повлиять на принимаемые комиссией решения;

б) исключить при голосовании возможность равенства голосов (или при последующем анализе (оценке) — равенство мнений, например, в судебном процессе), не позволяющего сделать однозначный вывод о юридическом факте (событии, действии). По этой причине общее число членов комиссии устанавливается нечетным.

Если итог работы комиссии выражается в принятии соответствующего решения путем голосования, то в акте, регламентирующем деятельность комиссии, определяется0 кворум для признания правомочным заседания и (или) принятого решения (большинство голосов, 2/3 голосов, др.).

Основной формой работы комиссии являются заседания, а для постоянных комиссий — еще и заочные консультации ее членов. Для комиссий, проводящих осмотры (проверки, обследования, др.), основная форма работы заключается в проведении соответствующих оценочных (аналитических, проверочных) мероприятий, при этом заседания для подведения общих итогов также не исключаются.

С учетом вышеизложенного не вполне корректным представляется составление актов о дисциплинарных проступках, об отказах работников от совершения определенных действий и др. комиссиями с соответствующим распределением ролей (председательствующей, исполнительской и секретарской), не образованных и не санкционированных руководителем организации, а созданных сотрудником отдела кадров по собственной инициативе и с самостоятельным наделением себя председательствующими полномочиями.

Обоснованным комиссионный способ актирования хода выполнения определенных кадровых операций может считаться при условии создания соответствующих комиссий уполномоченным должностным лицом (в частности, руководителем организации).

Так, в крупных организациях для оформления фактов неисполнения или ненадлежащего исполнения работниками трудовых обязанностей и их рассмотрения (при необходимости — проведения по ним служебного расследования) практикуется создание постоянных комиссий, регламент которых определяется специальными локальными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

Второй способ образования комиссий для вышеуказанных целей — издание руководителем организации соответствующего распорядительного акта (приказа, распоряжения) о создании комиссии, в котором помимо решения о создании комиссии, излагаются ее основные задачи, состав и общие правила работы.

Однако более рациональным представляется наделение руководителя кадровой службы полномочием самостоятельно создавать временные комиссии для фиксации фактов нарушения трудовой дисциплины и их расследования с правом председательства в таких комиссиях. Для этого в соответствующий локальный нормативный акт (например, в Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о кадровой службе или в должностную инструкцию руководителя кадровой службы) включается соответствующее положение. Оно может быть сформулировано следующим образом:

Составление акта в индивидуальном порядке. Большинство оформляемых кадровой службой юридических фактов предполагает только объективную фиксацию обстоятельств, характеризующих событие или действие (бездействие). Принцип объективной фиксации означает, что в акте описывается только то, что лично воспринимается составителем акта и присутствующими при его составлении. Выводы и умозаключения, интерпретации увиденного приводятся только в тех случаях, когда они могут иметь значение при последующей квалификации зафиксированных обстоятельств (например, признаков опьянения или иного неадекватного состояния работника). Вместе с тем на практике именно выводы и умозаключения, сформулированные представителями работодателя в категоричной форме, нередко становятся основным объектом исследования и центром повышенного внимания адвокатов (представителей работника) с целью их опровержения и доказывания на основании этого предвзятости, необъективности оценки работодателем соответствующего юридического факта.

Для актов, фиксирующих совершение определенных кадровых операций (например, представление работнику приказа (распоряжения) для ознакомления, трудовой книжки для проставления подписи, др.) и отказов работника от совершения определенных действий (например, отказа ознакомиться с приказом (распоряжением), дать объяснения совершению определенных действий (бездействия), др.) или иных волеизъявлений работника (например, об отказе от перевода на предложенную вакансию, др.) вполне достаточным является составление акта одним уполномоченным лицом в присутствии двух или большего количества лиц. Последние, как и понятые, необходимы исключительно для того, чтобы удостоверить факт производства определенного действия (в данном случае — фиксации определенного юридического факта), его содержания и хода, полноту исследуемых обстоятельств, а впоследствии — засвидетельствовать ставшие известными им в ходе указанной фиксации обстоятельства.

Поэтому для большинства актов, оформляющих события и действия, лицами, имеющими непосредственную связь с трудовыми отношениями, достаточным является составление акта одним лицом в присутствии двух и более лиц, роль которых сводится в удостоверении правильности совершаемых составителем акта действий и точности, полноты фиксации им всех обстоятельств, характеризующих соответствующий юридический факт. В этом случае всю полноту ответственности за правильность совершенных действий, полноту и точность описания признаков определенного юридического факта несет составитель акта.

Что касается необходимого количества лиц, присутствующих при составлении акта, то оно определяется по тому же принципу, что и количественный состав комиссий — желательно, чтобы общее количество участвовавших в составлении акта было нечетным, но не менее трех человек (последнее определяется с учетом сложившейся судебной практики, в которой для установления объективной истины считаются оптимальным мнения (показания) трех свидетелей).

Техника указания сведений о членах комиссии, лице, составившем акт, и лицах, присутствующих при составлении акта. Поскольку каждый составляемый кадровой службой или с ее участием акт в будущем может быть использован при рассмотрении трудового спора, сведения о лице, составившем акт, и о каждом, принимавшем участие в его составлении, целесообразно приводить полностью с указанием наименования должности или профессии, структурного подразделения, фамилии, имени и отчества. Сокращение имени и отчества до инициалов целесообразно только в расшифровке подписи.

Еще раз обращаем внимание на то, что орган по рассмотрению трудовых споров может посчитать недостаточными содержащиеся в акте сведения или объективность содержащихся в акте сведений может быть поставлена под сомнение (работником или его представителем). В этом случае недостающие сведения могут быть восполнены свидетельскими показаниями. Свидетельскими показаниями может быть подтверждена и правильность, полнота, объективность фиксации работодателем (его представителем) определенных юридических фактов.

С учетом постоянного движения кадров в организации (увольнения, перевода, др.) важно иметь возможность оперативно и точно установить лиц, которые могут быть привлечены в качестве свидетелей. А для этого целесообразно исключить возможность совпадения инициалов, фамилий, должностей (профессий) двух и более лиц полнотой данных об участвовавших в составлении акта или присутствовавших при его составлении.

Вопрос о том, в какой последовательности перечислять в акте рядовых членов комиссии (при комиссионном составлении) или лиц, присутствующих при составлении акта, должен решаться в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству в организации, сложившимися в организации традициями. Есть два основных способа перечисления сведений о лицах:

1) по иерархии должностей (руководители, специалисты, технические исполнители), например:

Если в составе перечисляемых есть сотрудники нескольких подразделений, то сведения о них могут приводиться с учетом двух уровней иерархии — по иерархии подразделений (которая обычно закрепляется в организационной структуре, в штатном расписании) и по иерархии должностей (профессий), например:

2) в алфавитном порядке. Причем алфавитный порядок может использоваться как в отношении наименований должностей (профессий), так и применительно к фамилиям — все зависит от того, какие сведения указываются первыми (наименования должностей (профессий) или фамилии).

Для больших перечней лиц указанные способы могут использоваться в комбинации — по иерархии должностей, а внутри нее — в алфавитном порядке.

Наконец, необходимо отметить еще один момент оформления основой части акта. Подавляющее большинство предлагаемых для использования в кадровой работе образцов актов начинаются со слова «мною». В сложившейся практике делопроизводства указанное слово означает самостоятельное составление документа, без участия кого-либо еще (кроме лица, в отношении которого составляется данный документ).

Вышеупомянутой ГСДОУ рекомендовалось в документах, содержащих описание, подтверждение фактов, событий (акт, справка, др.), использовать форму изложения от третьего лица единственного или множественного числа, например, «комиссия установила». Аналогичное положение содержится и в действующем ГОСТ Р 6.30-2003: в документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («комиссия установила»).

При коллегиальном установлении определенных юридических фактов, не предполагающем создание комиссии, более корректным является использование неопределенных форм глаголов: «установлено», «выявлено» и т.д.

Продолжение статьи читайте в журнале

Основное Меню

Деловая корреспонденция

Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Экономисты подсчитали, что на составление служебных документов и работу с ними некоторые категории работников аппарата управления тратят от 30 до 70% рабочего времени.

За всяким документом стоят люди, он опосредованно выражает отношения между ними, поэтому не случайно в сфере деловых отношений существуют свои, достаточно строгие требования к составлению служебных документов и ведению деловой переписки, которые входят в деловой этикет.

От правильно составленного приказа, корректно написанного письма во многом зависят хорошие отношения в коллективе, с деловыми партнерами и, в конечном счете, успех дела.

Один из западных бизнесменов как-то заметил: Каждый, кто занимается бизнесом, должен помнить, что написанное слово - это ваше лицо и лицо вашей фирмы. Слово, употребленное не к месту, может погубить торговлю, разрушить доверие служащего к вам. Составление письма или служебной записки так же важно, как и составление калькуляции. Рон Теппер, автор популярной в США книги Как овладеть искусством делового письма, отмечает, что хорошие служебные документы - это произведения искусства. А шедевры, как известно, не создаются за несколько минут.

Авторы эффективных посланий и деловых бумаг уделяют много времени своей документации. Люди, прекрасно владеющие слогом и

искусством деловой беседы, нередко оказываются беспомощными перед необходимостью составить тот или иной документ. Причина тому - формализованность служебной документации, требующая лаконичности, четкости, односложности языка. Документы не должны быть перегружены словами, ненужными речевыми оборотами.

Максимум информации при минимуме слов - основное правило их

составления.

Формализованность служебной документации позволяет быстрее и точнее усвоить суть вопроса, избежать излишней траты времени на ее составление и сократить бумаготворчество. Формализованность является одним из признаков этикета, она носит договорный характер. С одной стороны, это приводит к тому, что правила составления служебных документов и ведения деловой переписки получают закрепление в официальных документах, например в ГОСТах, и, таким образом, становятся едиными для всех деловых субъектов, а с другой - могут существенно отличаться от подобных правил, принятых в других странах, скажем, в Японии или Франции.

По правилам делового общения, принятым в США, коммерсант, пишущий послание клиенту, должен обязательно использовать какой-нибудь личностный момент: футбольную игру, детей, школу, общего друга, упомянутого в беседе. В нашей отечественной деловой практике такая фамильярность считается излишней.

В то же время общие принципы делового общения посредством до кументации практически едины во всем мире.

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Все служебные документы можно разделить на инструктивно-распорядительные (инструкции, решения, приказы, распоряжения), справочные (сводки, акты, протоколы, ведомости), оперативные (служебные письма, записки, телефонограммы и тд.) и организационные (уставы, положения, инструкции).

Приказ - самый распространенный среди распорядительных документов. Приказ должен быть точным, ясным и соответствовать закону. Его содержание выносится в заголовок и формулируется в предложном падеже, например: О контроле за качеством поступаемой продукции.

Во вводной (констатирующей) части приказа излагаются факты или события, послужившие основанием к изданию приказа: В соответствии с решением. , Во исполнение распоряжения. , В дополнение к приказу. , В целях устранения отмеченных недостатков. . В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений типа: поднять, повысить, усилить, улучшить, принять меры. Пункты, содержащие такие задания, расплывчаты, и проверить их практически невозможно.

Приказы по личному составу имеют некоторые особенности и составляются отдельно от приказов по общим вопросам. В них может опускаться констатирующая часть. В распорядительной части, как правило, сначала идут параграфы о назначении на должность, затем о переводе, освобождении от занимаемой должности, изменении фамилии и т.д.

Изложение содержания таких приказов должно быть единообразным, что облегчает их использование в справочных целях. Каждый пункт приказа начинается с глагола: назначить, перевести, освободить, объявить (благодарность или выговор). Эти слова пишутся прописными буквами. Затем с новой строки указываются фамилия, имя и отчество лица, о котором идет речь, его должность, структурная часть, куда он назначается.

Приказы и распоряжения должны излагаться таким языком, как если бы они зачитывались вслух. Не следует злоупотреблять излишним наукообразием, применять искусственные удлинения речи. Нужно стараться, соблюдая формализованность языка приказа, избегать косности изложения материала. И конечно, недопустим оскорбительный или грубый тон приказа.

Как правило, приказы доводятся до сведения всех сотрудников данного учреждения, фирмы или ведомства, за исключением особых случаев, когда они объявляются только заинтересованным лицам.

Большое место среди служебных документов занимают деловые письма, которые составляются по самым различным поводам. Толково, грамотно составленное письмо служит одним из действенных средств достижения делового успеха. Каково назначение деловых писем? Они выполняют две функции: обеспечивают связь между деловыми партнерами и сохраняют информацию об этой связи.

При составлении делового письма важно соблюдать следующие требования:

исполнитель должен отчетливо представлять себесообщение, ко

торое он хочет передать, или вопрос, ответ на который он хочет полу

чить, и точно знать, как это выразить в понятной и сжатой форме;

текст письма должен быть простым, конкретным, логичным,

без двусмысленностей, допускающих несколько толкований, чтобы

Источники: knowledge.allbest.ru, document-ved.ru, center-expert.org, dis.ru, obsheniedel.ru