Главная » Статьи » Разные виды приказов

Об утверждении альбома форм приказов

Минздравсоцразвития РФ подготовлен новый Альбом форм учетной медицинской документации с подразделением ее на группы в зависимости от функционального назначения и применения по типам медицинских учреждений с определением сроков хранения, форматов и видов

После отмены приказа Минздрава СССР от 4 октября 1980 года N 1030 Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения не был издан новый альбом образцов учетных форм, в связи с чем учреждения здравоохранения по рекомендации Минздрава РФ использовали в своей работе для учета деятельности бланки, утвержденные вышеуказанным приказом.

Медицинский учёт отражает объем и характер работы учреждений здравоохранения и необходим для планирования мероприятий по улучшению состояния здоровья и оказания медпомощи населению, оценки качества и эффективности деятельности медицинских учреждений, обеспечения медико-статистической информацией руководителей органов управления здравоохранением различных уровней.

Оформляем альбом унифицированных форм

21.03.

Чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм. В статье рассматриваются вопросы разработки альбома унифицированных форм по учету и сопровождению кадров и табеля документов организации в части кадрового документооборота.

Альбом унифицированных форм документов содержит формы документов (приказов, графиков, актов, договоров, представлений, писем и др.), создаваемых в деятельности организации.

Разработка альбома унифицированных форм документов для конкретной организации должна включать несколько этапов:

1. Постановка задачи, которая включает в себя определение назначения альбома форм и состава документов, образующихся в деятельности организации.

2. Классификация форм документов с целью определения структуры альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов: определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;

унификацию текстов документов.

4. Формирование альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в альбом.

Для удобства применения формы документов в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам. Наряду с такими функциональными задачами, как учет типовых хозяйственных договоров или создание, реорганизация, ликвидация подразделений организации представляется важным решение задач учета движения персонала и сопровождения кадров. В составе кадровой документации организации может быть выделено несколько групп в зависимости от ее функционального назначения:

организационные документы: положение о службе управления персоналом, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;

распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;

персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;

учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;

плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;

отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

Для унификации кадрового документооборота в организации может быть разработан отдельный альбом унифицированных форм документов по учету и сопровождению кадров.

Примерный образец

ЗАО Русский лен

Приказ

Дата составления Номер документа

Об утверждении альбома форм документов

В целях совершенствования организации кадрового делопроизводства, улучшения качества оформления документов, а также сокращения времени на их подготовку

Приказываю:

1. Утвердить альбом форм документов по учету и сопровождению кадров.

2. Ввести альбом в действие с 15 февраля 2008 г.

3. Разместить шаблоны форм документов, включенных в альбом, в соответствующих каталогах на сервере локальной сети;обеспечить защиту шаблонов от внесения в них изменений.

Срок - 15 февраля 2008 г.

Ответственный - специалист отдела ИТ Степанов И.С.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на Начальника отдела управления персоналом Ивановскую Л.В.

Генеральный директор Желнин Н.В. Желнин

Ознакомлены:

Ивановская Л.В. Ивановская 31 января 2008 г.

Степанов И.С. Степанов 01 февраля 2008 г.

------ ------- -------

фамилии, инициалы подписи (разборчиво) месяц прописью

Он должен быть утвержден руководителем организации и является обязательным для работников организации. В данный альбом могут быть включены как унифицированные формы, утв. Госкомстатом России, так и унифицированные формы с изменениями и дополнениями, внесенными использующей их организацией. Однако такие изменения не должны касаться реквизитов (код, номер формы, наименование документа), так как удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения оформляются соответствующим организационно-распорядительным документом организации (постановление Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).

При использовании электронного варианта Альбома (например, в структурных подразделениях организации, в филиалах) и электронных шаблонов унифицированных форм документов должна быть обеспечена невозможность произвольно менять форму документа работниками организации по их желанию. Все изменения в Альбоме форм документов должны вноситься централизованно разработчиками Альбома или работником, отвечающим за его использование. В унифицированные формы допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом количества знаков показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Дополнения в унифицированные формы документов, включение в Альбом форм новых документов, исключение форм из Альбома оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации.

ЗАО Русский лен

Приказ

Дата составления Номер документа

О внесении дополнений в форму N Т-5а

В унифицированной форме N Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу предусмотрена графа Причина перевода . В унифицированной форме N Т-5а такая графа отсутствует.

Приказываю:

1. Ввести в унифицированную форму N Т-5а Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу дополнительную графу Причина перевода .

Форма N Т-5а с учетом дополнительной графы прилагается.

Основание: докладная записка начальника отдела управления персоналом от 05.04.2008 N 45-д.

2. Системному администратору Фархатову З.Г. до 09.04.2008 разместить усовершенствованную форму N Т-5а в каталоге Бланки приказов по личному составу на сервере локальной сети.

Генеральный директор Желнин Н.В. Желнин

Ознакомлен(а):

Фархатов 07 апреля 2008 г.

фамилии, инициалы подписи (разборчиво) месяц прописью

Для того, чтобы обеспечить соблюдение технологии разработки, издания и применения унифицированных форм документов, включенных в альбом, целесообразно разработать Табель форм документов в виде отдельного документа или приложения к инструкции по кадровому делопроизводству. В части учета и сопровождения кадров такой Табель содержит:

формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти;

формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами органов власти и управления субъектов РФ;

формы внутренних документов, применяемые в организации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации;

формы внутренних документов, утвержденные локальными нормативными правовыми актами данной организации;

формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях.

При наличии вышестоящей организации в форму Табеля может быть включена графа Внешнее согласование .

Разделы Табеля форм документов, в составлении которых принимает участие кадровая служба организации, могут быть следующие (примерный перечень):

локальные нормативные акты;

планирование деятельности;

подбор и расстановка персонала;

учет личного состава;

аттестация работников;

повышение квалификации работников;

командирование сотрудников;

нормирование труда;

режим и учет рабочего времени;

учет документов;

хранение документов;

статистическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутренняя отчетность.

В разделах и подразделах Табеля формы документов рекомендуется располагать в порядке их значимости: об общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым.

----------------

(наименование организации)

Международный институт экономики и финансов

(бакалавриат, магистратура)

  • 4.5.8

    Международный центр подготовки кадров в области логистики

    (магистратура)

  • 4.5.9

    Факультет бизнес-информатики

    (бакалавриат, магистратура)

    (бакалавриат, магистратура) С - уч. г. входит в состав факультета компьютерных наук в качестве департамента

    (бакалавриат, магистратура) С - уч. г. входит в состав факультета компьютерных наук в качестве департамента

    Факультет государственного и муниципального управления

    Факультет дизайна

    (бакалавриат, магистратура) С - уч. г. входит в состав факультета коммуникаций, медиа и дизайна в качестве Школы дизайна

    Самые читаемые новости

    2. Новое в расчете пособий

    а) Пособие по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием

    Согласно Федерального закона от 05.04. г. № 36-ФЗ с 01.01. г. вносятся следующие изменения в порядок расчета пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием:

    б) Пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и ежемесячное пособие по уходу за ребенком.

    Статьи

    Как утвердить формы документов снутри организации?

    Об утверждении альбома форм приказов

    Формы каких документов с января года должны утверждаться в коммерческих организациях и госсекторе? Для их правила значительно различаются – создатель разъясняет, в чем отличие.

    Как утвердить первичные учетные документы в составе учетной политики предприятия? Как решить задачку унификации, учета и утверждения форм документов организации в режиме мало нужных трудозатрат? И как выполнить эту работу по максимуму, используя способности Табеля, Альбома и Классификатора форм документов, но уже на современном уровне, т.е. для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов организации? В ходе ответа на эти вопросы создатель уделяет свое внимание читателей на то, какие функции стоит брать на себя службе делопроизводства и для чего, а какие бросить другим (к примеру, бухгалтерии либо ИТ-подразделению).

    Всплеск проф энтузиазма к дилеммам унификации управленческих документов, непременно, вызван вступившим в силу с 1 января г. Федеральным законом от 06.12. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (дальше – ФЗ № 402).

    В согласовании с п. 4 ст. 9 ФЗ № 402 управляющий организации-экономического субъекта утверждает формы первичных учетных документов. При этом бухгалтеры-аудиторы советуют утверждать их в составе учетной политики организации. Учетная политика является главным документом, регламентирующим порядок ведения бухгалтерского и налогового учета организации, требования к ее разработке, утверждению, составлению сопутствующих ей документов остаются прежними (в согласовании с п. 1 ст. 30 ФЗ № 402 и Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина Рф от 06.10.2008 № 106н).

    Учетная политика утверждается и вводится в действие приказом первого управляющего, обычно, с 1 января каждого календарного года. Формы документов, которые используются в организации, должны быть утверждены:

  • либо как отдельный раздел в составе учетной политики,
  • либо как приложения к ней,
  • или как конфигурации к ней, которые вносятся в порядке ведения учетной политики и самих форм первичных учетных документов.
  • Таким макаром, для бухгалтерии и службы делопроизводства, сначала коммерческих организаций, раскрывается принципиальная область сотрудничества и взаимодействия в процессе унификации форм документов.

    Для ведения бухгалтерского учета могут и должны применяться не только лишь без помощи других поновой разработанные формы первичных учетных документов. При наличии уже утвержденных типовых форм документов разных унифицированных систем и подсистем документации «изобретать велосипед» совсем нецелесообразно – просто эти разработанные формы с некими переменами можно утвердить на уровне организации приказом ее управляющего.

    Сразу советуем уточнить и регламентировать порядок и возможности по подписанию первичных учетных документов. связать его с системой делегирования возможностей и с регламентацией используемых в организации видов электрических подписей.

    Формы первичных учетных документов для организаций муниципального сектора инсталлируются в согласовании с экономным законодательством Русской Федерации (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402), потому до принятия новых федеральных и отраслевых эталонов денежной отчетности для муниципального сектора как и раньше могут применяться формы, закрепленные в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОК 011-93;дальше – ОКУД) :

  • формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации»;
  • формы документов класса 05 «Унифицированная система денежной, учетной и отчетной бухгалтерской документации экономных учреждений и организаций» (документация сектора муниципального управления, за ведение которой отвечает Минфин Рф).
  • Требование о самостоятельном утверждении форм первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402) не распространяется на муниципальные (городские) учреждения, органы муниципального управления, органы местного самоуправления, органы управления муниципальных внебюджетных фондов и их территориальные органы и муниципальные академии, т.е. те организации муниципального сектора, список которых установлен в п. 9 ст. 3 ФЗ № 402. Такие объяснения даются Минфином Рф в Инфы от 04.12. № ПЗ-10/ «О вступлении в силу с 1 января г. Федерального закона от 06.12. г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». И, конечно, все нормативные акты, принимаемые организациями муниципального сектора в области формирования системы документации и ведения первичных учетных документов, не должны противоречить требованиям ФЗ № 402.

    Служба делопроизводства, которая стремится к статусу службы управления документами и головного центра компетенций в этой области, может законодательную «странность» и эту внезапную «демократичность» в вопросе внедрения унифицированных форм документов рассматривать на данный момент в положительном нюансе .

    Унификация документов организации по составу и форме с целью оптимизации документооборота и документального фонда может стать приоритетной функцией службы делопроизводства: ее стоит внести в положение об этой службе и отразить в соответственных планах работы.

    ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 советует, чтоб правила сотворения документов и их метаданных, правила включения документов в информационные системы были внедрены во все процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется подтверждение воплощения действий (п. 7.1). Служба делопроизводства может инициировать (даже приготовить лаконичный проект на базе ГОСТа Р ИСО 15489) разработку Политики управления документами с рассредотачиванием зон ответственности подразделений и должностных лиц за документы, отражающие тот либо другой «процесс деловой деятельности» организации. Ответственность должностных лиц за создание, внедрение, хранение и ликвидирование документов в рамках закрепленных за ними обязательств должна быть отражена в Положениях о подразделениях и должностных инструкциях. также регламентирована и в Положении о системе делегирования возможностей. Концепция управления документами подразумевает установление на уровне блок-схем каждого процесса (либо направления деятельности):

  • видов и разновидностей создаваемых документов,
  • формы их представления,
  • срока хранения,
  • возможностей по подписанию,
  • ответственность за хранение, ликвидирование и т.п.
  • Для выполнения этого требования служба делопроизводства должна стать инстанцией неотклонимого согласования всех организационных и распорядительных документов, чтоб иметь возможность улучшить формы документов, обеспечивать их единообразие и соответствие фирменному стилю, разрабатывать их как «входные» формы в информационные системы и т.п.

    За счет выполнения функции унификации форм документов служба делопроизводства реально увеличивает эффективность работы организации. Топ-менеджменту компании нужно объяснять . что на составление документа по унифицированной типовой форме (шаблону) затрачивается времени в 3–5 раз меньше. чем на составление личного документа в свободной форме, как привык сотрудник-исполнитель.

    И, в конце концов, и службе делопроизводства, и бухгалтерии, и всем подразделениям организации нужно вспомнить, что унификация форм документов заключается:

  • в отборе и закреплении (с учетом вещественного носителя) характеристик и реквизитов, которые лучшим образом отражают цель сотворения документа, обеспечивают его юридическую силу, также
  • в установлении единых требований к их составлению и оформлению,
  • разработке и применении электрических шаблонов проектов документов на базе их утвержденных типовых унифицированных форм.
  • Основными инструментами унификации документов и управления ими остаются:

  • Классификатор унифицированных форм документов;
  • Табель унифицированных форм документов организации (либо Табель используемых форм документов);
  • Альбом унифицированных форм документов (либо Альбом утвержденных и используемых в организации форм документов).
  • Классификатор, Табель и Альбом форм может быть вести и в электрическом виде, и в картонной форме .

    Так как документы подлежат актуализации и закрепляют «версионность» используемых форм, в Альбоме нужно предугадать учет и действующих форм, и отмененных. Если Альбом и Табель ведутся в электрическом виде, то в их можно предугадать 2 части: животрепещущую и «архивную».

    При электрическом ведении нужно также предугадывать форму представления оригинала документа. Если документ должен дополнительно распечатываться как картонная копия электрического оригинала либо создаваться только в картонной форме (к примеру, приказ по основной деятельности либо личная карточка формы №Т-2), то в Альбом форм включают и распечатки форм документов, создаваемых в электрическом виде, и утвержденные типовые формы картонных документов.

    Для реализации функции унификации форм документов сотрудникам службы делопроизводства лучше пройти увеличение квалификации и обновить свои проф познания с учетом требований ранее действовавших эталонов (к примеру, ГОСТа 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца») и современных эталонов по управлению документов.

    Программа-минимум

    С чего начать, даже если организация пропустила сроки утверждения первичных учетных документов (с 1 января)? Как вести взаимодействие с бухгалтерией? Конечно, бухгалтерия должна как можно резвее инициировать издание приказа об утверждении форм первичных учетных документов: представить проект приказа и эти формы. За базу советуем взять ранее используемые формы из альбомов, утвержденных постановлением Госкомстата Рф, к примеру, от 05.01.2004 № 1 об утверждении форм по учету труда и его оплаты.

    Если форма не изменяется. то заместо грифа утверждения постановлением Госкомстата на ней служба делопроизводства оформляет гриф утверждения приказом первого управляющего. Если форма проектируется организацией без помощи других. то на ней нужно оформить таковой же гриф утверждения. См. Пример 1.

    Пример 1. Гриф на форме документа, утвержденной приказом

    Об утверждении альбома форм приказов

    Но в неких организациях приказ может издаваться различными лицами (в рамках системы делегирования возможностей), тогда следует уточнять создателя этого документа:

    Пример 2. Гриф на форме документа, утвержденной приказом

    Об утверждении альбома форм приказов

    Итак, подчеркнем, что в рамках программы-минимум нужно утвердить применяемые в организации типовые формы первичных учетных документов приказом (т.е. возможно обойтись без составления Альбома и Табеля форм).

    По выбору разновидности приказа об утверждении форм документов есть различные суждения. Но наилучшие практики демонстрируют, что для этого больше подходят приказы по административно-хозяйственной (административно-организационной) деятельности. которые являются распорядительными документами оперативного срока деяния и имеют 5-летний срок хранения (Пример 3).

    При подготовке проекта приказа в его тексте нужно предугадать:

  • когда вводятся в действие утвержденные формы: сходу либо ИТ-подразделению будет нужно время для опции этих форм в информационной системе;
  • на какое подразделение либо должностное лицо будет возложена функция методического управления применением этих форм (не только лишь первичных учетных документов, да и всех унифицированных форм);
  • идентификацию утвержденных форм. к примеру, с помощью индексов, которые уже присвоены типовым формам на общегосударственным уровне, либо с помощью кодов по классификатору форм документов, который организация разрабатывает без помощи других.
  • Пример 3. Приказ об утверждении используемых в организации форм первичных учетных документов

    Об утверждении альбома форм приказов

    В Примере 3 направьте внимание на коды утвержденных форм. Они присваиваются по Классификатору форм документов . за разработку иведение которого несет ответственность служба делопроизводства. Он в особенности нужен для идентификации электрических документов в информационных системах .

    Начинать разработку классификаторов можно с сотворения самого обычного справочника – классификатора видов документов, который по мере утверждения унифицированных форм будет ими пополняться. Вначале это будет открытый перечень видов документов, структурированный по степени значимости либо по принадлежности документов к системе / подсистеме документации:

    Пример 4. Классификатор видов документов

    Об утверждении альбома форм приказов

    Дальше классификатор видов документов можно развивать и превращать фактически в Классификатор унифицированных форм документов (дальше – Классификатор форм), идентифицируя документы, отражающие определенный процесс либо направление деятельности:

    Пример 5. Классификатор форм документов (идентификация формы штатного расписания)

    Так может формироваться в классификаторе код формы штатного расписания: Об утверждении альбома форм приказов

    Принципиальное значение имеет разработка структуры кодового обозначения форм документов. Советуем в код формы включать идентификатор даты ее утверждения и / либо введения в действие (месяц, год):

    Пример 6. Структура кода формы с учетом даты утверждения либо введения в действие

    Об утверждении альбома форм приказов

    Код должен проставляться на каждой форме документа. Рекомендуется дополнительно проставлять на формах надлежащие коды документов по ОКУД (если унифицированные формы организация разрабатывает на базе альбомов форм документов, включенных в ОКУД).

    Пример 7. Код утвержденной формы штатного расписания по Классификатору форм документов организации (с указанием кода по ОКУД) располагают ниже грифа утверждения

    Об утверждении альбома форм приказов

    В процессе ведения унифицированных форм документов организации уточняется метод их утверждения. Принципиально, чтоб в приказе устанавливались ответственность, срок введения формы, порядок доведения до служащих организации, т.е. определенные поручения, что нереально сделать при утверждении формы только подписью управляющего в грифе утверждения. Итак, метод утверждения новейшей формы может быть таким:

    1. Структурное подразделение-владелец определенного процесса деловой деятельности (зачинатель) разрабатывает проект формы либо ее новейшей версии (если в форму вносятся конфигурации, то утверждаются не они, а полностью новенькая версия формы с уже внесенными разработчиками животрепещущими переменами). Принципиально, чтоб разработчик принял решение о форме представления документов (электрический либо картонный оригинал, возможность производства и использования картонной либо электрической копии), которые будут составляться и оформляться по данной форме.
    2. Все заинтригованные в применении формы подразделения, в том числе служба делопроизводства, согласовывают ее проект. В момент согласования служба делопроизводства может включить в проект приказа проект кода формы. Принципиально, чтоб ИТ-подразделение в процессе согласования сделало бы нужные опции в информационной системе, чтоб используемая, к примеру, только в электрическом виде форма документа могла бы реально употребляться с момента ее утверждения и введения в действие.
    3. Подразделение-инициатор оформляет проект приказа о ее утверждении и внедрении в действие, определяет порядок рассылки приказа и формы (либо извещения о ее утверждении / изменении).
    4. Приказ подписывается управляющим организации.
    5. Служба делопроизводства (если она разработала и ведет Классификатор, Табель и Альбом форм):
    6. заносит утвержденную форму в Альбом (в его животрепещущую часть), а отмененную форму переносит в его «архивную» часть;
    7. проставляет новый (либо подтверждает код действующей формы, изменяя в нем только данные о месяце и годе утверждения), и заносит надлежащие записи в Табель форм и Классификатор.
    8. Потом приказ и форма рассылаются (либо публикуются в корпоративной информационной системе или на внутреннем портале (интравеб)).
    Пример 8. Распорядительная часть текста приказа об утверждении новейшей версии ранее утвержденной формы

    Об утверждении альбома форм приказов

    Программа-максимум

    Итак, службе делопроизводства нужно закрепить за собой функцию унификации состава и содержания документов, используемых в организации.

    Для идентификации унифицированных форм документов нужно совместно с другими инфраструктурными подразделениями (кадры, бухгалтерия, планово-финансовый отдел) сделать систему классификаторов и справочников. На их базе будут строиться организационно-функциональные архитектуры используемых информационных систем и обеспечиваться их взаимодействие.

    Нужно также решать вопросы подготовки либо увеличения квалификации профессионалов службы делопроизводства, так как в организациях фактически отсутствуют спецы, которые мастерски делали бы все виды работ в процессе унификации форм (в особенности с целью сотворения документов либо их проектов в большей степени (либо только) в электрическом виде).

    И, в конце концов, следует вспомнить о значении, форме и порядке дизайна и ведения Табеля, Альбома и Классификатора форм документов. также об их связи.

    Табель унифицированных форм документов является нормативным документом и представляет собой список форм документов, утвержденных и разрешенных к применению в организации. Он закрепляет главные этапы их подготовки, движения и использования. Основная цель ведения Табеля – систематизация и классификация используемых форм документов в согласовании с функциями, задачками либо направлениями деятельности организации и закрепление единообразия в работе с ними (сначала единых операций согласования и утверждения).

    В критериях внедрения информационных систем верно разработанный Табель может служить организационной основой для:

  • типизации маршрутов движения документов и документопотоков;
  • формирования многофункциональных документных комплексов, нужных и достаточных для реализации функций и задач, их унификации, управления ими и действенной реализации в системе механизма «связанные документы».
  • Дальше мы порекомендуем список граф Табеля, и вы сами удостоверьтесь в актуальности этого инструмента управления документами, в особенности в процессе разработки либо модернизации СЭД.

    Альбом унифицированных форм документов организации должен представлять собой сборник унифицированных форм документов, составленный и оформленный в установленном в организации порядке. В него следует включать полностью все утвержденные унифицированные формы документов, даже если предусмотрена только электрическая форма документа:

  • на утверждение представляются и в Альбом врубаются в большей степени бумажные типовые формы документов (как оригиналы),
  • для электрических оригиналов документов в него целенаправлено включать:
  • их распечатанные (визуализированные) формы,
  • а если предусматривается изготовка картонных копий, то и формы для печати (распечатки на бумаге).
  • Основная цель ведения Альбома форм – закрепление результатов проведенной унификации документов и оформление массива унифицированных форм, включенных в Табель и идентифицированных в Классификаторе форм.

    Табель и Альбом рассматриваются как локальные нормативные акты организации, так как формы этих документов, также типовые унифицированные формы, подлежащие включению в их, утверждаются приказом первого управляющего организации. Сотрудникам организации должно быть запрещено составлять документы по формам, не включенным в Табель и Альбом. Тогда данная система внедрения унифицированных форм начнет работать!

    Форма Табеля была разработана в составе альбома плакатов и форм главных организационно-распорядительных документов Гос системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ;М. 1991). Она представляла собой таблицу из 19 граф, на верхнем поле которой предполагалось оформлять гриф утверждения управляющим организации в тот момент, когда вся таблица в итоге большой оргпроектной работы будет заполнена, будут выявлены и классифицированы все используемые формы документов и установлены главные операции их обработки.

    Современный подход к Табелю другой. По мере регламентации бизнес-процессов, разработки блок-схем, выявления всех документопотоков и их состава Табель дополняется, в него врубаются документы и информация в процессе анализа «документоориентированной составляющей» хоть какой функции организации, т.е. Табель подлежит неизменному ведению. Потому с целью фиксации результатов такового управления документами должна быть сначала разработана и утверждена форма Табеля, также назначено то подразделение, которое будет его вести.

    Табель как документ обязан иметь титульный лист, содержание / оглавление, перечень сокращений и условных обозначений и фактически текст (т.е. список форм, представленный в табличном виде). К Табелю может быть составление алфавитного указателя для удобства поиска форм документов (может разрабатываться на базе классификатора видов документов).

    При разработке таблицы Табеля можно использовать:

  • главную таблицу Классификатора форм;
  • классификатор бизнес-процессов, если он имеется в организации;
  • классификатор вопросов и участков деятельности, который служба делопроизводства употребляет для подготовительного рассмотрения документов.
  • В любом случае к Табелю должна быть разработана своя основная таблица, т.е. список разделов, которые могут отражать либо направления деятельности организации, либо наименования структурных подразделений:

    Пример 9. Главные таблицы Табеля форм документов

    Об утверждении альбома форм приказов

    В границах каждого раздела Табеля документы могут систематизироваться:

  • по алфавиту наименования вида документа (к примеру, акт, заявление, приказ и т.п.) либо
  • по степени значимости документов и в их связи (поначалу организационные документы, позже распорядительные, справочно-информационные, плановые и т.п.).
  • Графы таблицы Табеля могут быть последующими:

  • код формы документа (по Классификатору форм организации);
  • наименование унифицированной формы документа;
  • код формы по ОКУД, по отраслевому классификатору либо дополнительный индекс документа (к примеру, код формы личной карточки по ОКУД – 0301002, а индекс – Т-2;лицевой счет работника по ОКУД 0301012 имеет индекс Т-54);
  • ответственный за подготовку и оформление (это может быть подразделение, управляющий подразделения или уполномоченный сотрудник подразделения);
  • срок подготовки (в рабочих деньках);
  • периодичность подготовки / издания;
  • согласование проекта (внутреннее либо наружное;«живое» либо электрическое;если электрическое, то какой вид электрической подписи употребляется);
  • форма представления оригинала (картонная / электрическая);
  • состав удостоверения:
  • подпись: в этой графе указываются наименование должности подписанта и обозначается «собственноручная» или вид электрической подписи (должности вероятных подписантов указываются исходя из действующей в организации системы делегирования возможностей);
  • гриф утверждения;
  • печать: какую может быть проставлять – «главную» либо специальную;
  • ограничения доступа по видам загадок (указываются слово «нет» или гриф конфиденциальности);
  • подлежит регистрации: «централизованной в службе делопроизводства» либо «в структурном подразделении»;
  • ознакомление / куда направляется (вероятные варианты наполнения графы: «внутри организации», «в вышестоящие организации», «на веб-сайт весь документ» либо «на веб-сайт кусок документа», «гражданам»);
  • срок представления / направления;
  • срок выполнения (типовой либо личный, определенный в рабочих деньках);
  • подлежит контролю выполнения либо нет;
  • подразделение либо должностное лицо, осуществляющее контроль;
  • место хранения оригинала:
  • ответственное структурное подразделение либо локализация в информационной системе,
  • индекс дела по номенклатуре дел;
  • срок хранения;
  • ответственный за обеспечение сохранности либо ликвидирование;
  • внедрение документа / права доступа;
  • отметка об утверждении, внесении конфигураций либо отмене (в виде даты и номера приказа).
  • Таким макаром, в графах таблицы Табеля должны отыскать отражение современные методы управления документами в согласовании с ГОСТом Р ИСО 15489–1–2007, которые служба делопроизводства должна осваивать в рамках концепции управления документами и в критериях внедрения информационных систем.

    Альбом как сборник форм документов должен по структуре соответствовать структуре Табеля, т.е. их главные таблицы (систематизация форм) и порядок классификации наименований форм документов снутри разделов должны быть схожими!

    Альбом как документ обязан иметь титульный лист, содержание / оглавление, перечень сокращений и обозначений и содержать сами утвержденные унифицированные формы документов, которые врубаются в него и систематизируются в нем по мере разработки и утверждения. Когда Альбом ведется как сборник картонных форм, его странички можно не нумеровать (и в содержании не указывать), тогда поиск подходящей формы осуществляется по ее коду (см. Пример 11).

    При ведении Табеля и Альбома в электрической форме (в форме базы данных) комфортно выделять в их 2 части:

  • животрепещущую (действующие формы) и
  • «архивную» (отмененные формы).
  • При ведении Альбома в картонной форме можно поддерживать «версионность» форм, формируя поочередно за действующей формой все прошлые ее версии (другой вариант мы обрисовали в комменты, который мы расположили сходу после Примера 11).

    Возможности по ведению Классификатора форм документов, Табеля и Альбома, которые делегируются службе делопроизводства . должны быть установлены приказом первого управляющего организации сразу с утверждением форм этих локальных нормативных актов.

    В Примере 10 мы как раз и показываем таковой приказ. Он утверждает разработанный в организации Классификатор, также формы Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Поначалу в их должны быть учтены (идентифицированы) утвержденные в организации формы первичных учетных документов;а позже по мере разработки и утверждения любая новенькая форма документа будет фиксироваться в Табеле и Альбоме в денек издания приказа о ее утверждении. Другими словами Табель и Альбом делают учетную функцию, при этом в Альбоме фиксируется «эталон» формы. В Примере 10 Классификатор и формы Табеля и Альбома вводятся в действие с даты подписания приказа.

    Пример 10. Приказ об утверждении Классификатора, форм Табеля и Альбома с одновременным возложением функции их ведения на Общий отдел

    Об утверждении альбома форм приказов

    Пример 11. Альбом форм документов

    Об утверждении альбома форм приказовОб утверждении альбома форм приказовОб утверждении альбома форм приказов

    Перед каждой группой утвержденных унифицированных форм рекомендуется оформлять лист-разделитель с наименованием раздела (системы и подсистемы документации в согласовании с содержанием Альбома, подходящим Классификатору форм)

    Об утверждении альбома форм приказовОб утверждении альбома форм приказов

    Прокомментируем форму приказа о предоставлении отпуска, показанную в Альбоме форм в Примере 11.

    Ранее отделы кадров для дизайна отпуска сотруднику использовали форму приказа (распоряжения). утвержденную Госкомстатом в составе альбома форм по учету труда и его оплаты (ОКУД 0301005). В почти всех организациях она автоматом формировалась из 1С.

    В нашем Примере 11 мы проявили, что на базе этой «госкомстатовской» формы отдел кадров, служба делопроизводства и бухгалтерия могут вместе приготовить форму, неотклонимую для дизайна всех приказов о предоставлении отпуска сотрудникам ООО «Витязь» с января г. Что в ней изменили:

  • верно обусловили заглавие вида документа – ПРИКАЗ, т.к. по уставу организации по всем вопросам деятельности приказы издает генеральный директор и это право не делегирует ни одному из собственных заместителей;
  • проставили код формы по Классификатору форм документов собственной организации;
  • при всем этом оставили код «базовой» формы по ОКУД и добавили ее индекс;
  • ниже табельного номера занесли код структурного подразделения, в котором работает сотрудник. Он проставляется по классификатору центров управленческого учета (ЦУУ), который употребляется в процессе корпоративного планирования и бюджетирования;
  • отметка об ознакомлении с приказом предугадывает, что работник собственной рукою может оформить наименование собственной должности, специальности либо профессии;
  • принято решение, что код формы (0305010113) дополнительно будет проставляться и на ее нижнем поле.
  • Направьте внимание: код формы приказа о предоставлении отпуска по Классификатору – 030501, но мы решили добавить в него обозначение месяца и года утверждения формы, тогда он становится длиннее на 4 числа – 0305010113.

    И если в данную форму через некое время будет нужно внести конфигурации, то после издания соответственного приказа (об утверждении новейшей версии данной формы), к примеру, в ноябре г. она будет помещена в Альбом форм с кодом, в каком поменяются только последние 4 знака (год и месяц утверждения) – 0305011114. Новейшую форму необходимо будет поместить в тот же раздел 0305 «Предоставление отпусков», а для утратившей силу формы нужно будет сделать схожий лист-разделитель с обозначением 0305 «Предоставление отпусков. Устаревшие формы» – и это будет началом ведения «архивной» части Альбома форм.

    Вобщем, в каждой организации советуем разрабатывать определенные регламенты для ведения Классификатора, Альбома и Табеля форм используемых документов. Хотим фуррора!

    Иритикова Вера — проф управляющий документами, документовед, эксперт журнальчика «Делопроизводство и документооборот на предприятии»

    Источники: www.consultant.ru, 123-job.ru, www.hse.ru, www.vesninsoft.ru, www.sviato-pokrov.ru

    Категория: Разные виды приказов | Добавил: Vladrom (30.01.2016)
    Просмотров: 4213 | Рейтинг: 0.0/0
    Всего комментариев: 0
    avatar