Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19 Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (с изменениями и дополнениями)

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19

С изменениями и дополнениями от:

16 февраля 2009 г.

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4. части 5 статьи 14 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169;2006, N 50, ст. 5280) приказываю:

1.1. Настоящие единые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169) и распространяются на государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук (архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно-отраслевые и мемориальные архивы РАН, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации) (далее - архивы), которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов (далее - государственные органы), органов местного самоуправления и организаций.

1.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации - архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.

1.3. Документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, относятся к другим архивным документам.

1.4. Государственные и муниципальные музеи и библиотеки, муниципальные архивы руководствуются настоящими Правилами с учетом своего правового статуса и особенностей деятельности.

1.5. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в федеральных органах исполнительной власти и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, регулируется другими нормативными правовыми актами.

1.6. Формы учетных и иных документов архивов, упоминаемые в настоящих Правилах и отсутствующие в приложениях к ним, устанавливаются специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве

2.1. В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация (см. п. 2.10 ).

2.1.1. Разновидностями архивного фонда являются:

архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим) (далее - архивная коллекция).

2.2. По степени ценности документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

2.2.1. Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности являются ценными.

2.2.2. В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

2.2.3. В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности (см. п. 3.7.4 ).

2.2.4. Архивные документы временного хранения, имеющиеся в составе архивных фондов, в том числе от ликвидированных организаций, или поступившие в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке (см. п. 5.3.2 # ).

2.3. По категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

2.3.1. Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

2.3.2. К архивным документам ограниченного доступа относятся:

архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны;

архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;

архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования.

Доступ к указанным архивным документам до утраты ими секретности или конфиденциальности, а также их использование осуществляются в установленном порядке.

2.3.3. Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном п. 2.11.7.1 настоящих Правил, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Фондирование архивных документов

2.4. Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

2.4.1. Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя.

Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.

Архивные документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором.

Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.

2.4.2. В случае реорганизации или ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-правопреемнику, включаются в архивный фонд последней.

Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению из архивного фонда гражданина - руководителя и члена соответствующих общественных организаций архивные документы этих общественных организаций.

2.4.3. Единый архивный фонд с архивными документами организации составляют:

архивные документы представительств и филиалов;

архивные документы совещательных органов, созданных при организации;

архивные документы временных администраций организации, находящейся в стадии банкротства;

архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций (за исключением организаций КПСС и ВЛКСМ), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях;

архивные документы ликвидационной комиссии организации.

Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд.

2.5. Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов:

организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;

руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;

организаций, объединенных объектом деятельности;

последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам;

двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.

2.6. Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит.

2.7. Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд или архивную коллекцию, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.

2.8. В зависимости от времени образования и правового статуса источника комплектования (фондообразователя) его архивные документы принимаются в архив или как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный фонд.

2.8.1. В связи с принятием Конституции Российской Федерации в 1993 году:

2.8.1.1. новые архивные фонды составляют архивные документы:

органов законодательной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации;

органов исполнительной власти Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации;

глав (губернаторов) краев, областей, автономных округов Российской Федерации и их администраций;

отраслевых органов исполнительной власти краев, областей, Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов Российской Федерации, если их задачи и функции изменились;

органов судебной власти Российской Федерации;

органов местного самоуправления;

Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

Счетной палаты Российской Федерации;

Центрального банка Российской Федерации (Банка России);

Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, избирательных комиссий органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

Допускается формирование объединенных архивных фондов из архивных документов избирательных комиссий по выборам органов местного самоуправления;

2.8.1.2. единые архивные фонды составляют архивные документы:

отраслевых управлений и отделов исполкомов советов народных депутатов краев, областей, г. Москвы и г. Санкт-Петербурга, автономных округов РСФСР и соответствующих отраслевых органов исполнительной власти краев, областей, г. Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов Российской Федерации, если их задачи и функции остались без изменения;

органов судебной власти и прокуратур республик, краев, областей, гг. Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов и районов РСФСР и соответствующих органов судебной власти и прокуратур в республиках, краях, областях, г. Москве и г. Санкт-Петербурге, автономных округах Российской Федерации, муниципальных районах и городских округах;

представительного и исполнительно-распорядительного органов муниципального поселения.

2.8.2. В связи с преобразованием муниципальных образований (их объединением, разделением, а также изменением статуса городского поселения) новые архивные фонды составляют архивные документы созданных органов местного самоуправления.

Изменение границ муниципальных образований не является основанием для создания новых архивных фондов из архивных документов соответствующих органов местного самоуправления.

2.8.3. При реорганизации организации новые архивные фонды создаются в случаях:

изменения целевого назначения, профиля деятельности и функций организации;

преобразования организации с изменением формы собственности имущества организации (приватизация, акционирование, национализация и т.п.).

Из архивных документов государственной или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности имущества организации, и архивных документов вновь возникшей организации(й)-правопреемника(ов) допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов организации(й)-правопреемника(ов) в государственную или муниципальную собственность.

2.8.4. Не является основанием для создания нового архивного фонда:

расширение или сужение территориальных границ деятельности или функций организации;

выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации;

изменение подчиненности организации, ее структуры, переименование или внесение изменений в название, не сопровождающиеся изменением первоначальных функций;

смена учредителя(ей) организации без изменения формы собственности имущества этой организации.

2.8.5. Архивные документы организации, прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, в том числе по причине чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленной с теми же функциями, составляют единый архивный фонд.

2.8.6. Хронологическими границами архивного фонда являются:

архивного фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации - устанавливаемые на основе нормативных актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных актов за дату образования государственного органа, органа местного самоуправления, организации принимается дата наиболее раннего из них;

объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);

архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов:

в фонде государственного органа, органа местного самоуправления, организации - в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации, включением в состав фонда более ранних архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

в фонде личного происхождения - за счет документов, связанных с откликами на смерть гражданина, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.

Организация архивных документов в пределах архивного фонда

2.9. В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения.

Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

2.9.1. Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используются объектный и форматный признаки.

Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы), помещаются в начале.

Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.

В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке:

единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним, относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления;долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;

в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации (или в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов);

единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.

Нефондовая организация архивных документов

2.10. Нефондовая организация архивных документов - организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).

Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности. На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фотодокументы систематизируются по видам - негативы различной цветности и размера;слайды (диапозитивы) различной цветности;позитивы, фотоотпечатки;фотоальбомы;диафильмы. На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись .

Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, шоринофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись .

Электронные документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты);внутри видов - по форматам представления информации и далее - по характеру зафиксированной информации.

Обеспечение сохранности архивных документов

Что включить в список обязательных кадровых документов, которые должны быть в организации?

Вопрос

Добрый день! Нужен подробный список обязательных кадровых документов, которые должны быть в организации. Чтобы при проверке трудовой инспекции не попасть на штраф. Какие документы составляются на каждого сотрудника, а какие общие.

Ответ

Обязательные документы, общие по организации:

Учредительные документы организации, положения о филиалах и подразделениях, а также приказы, подтверждающие полномочия должностных лиц (приказы, доверенности и т.д.);

Трудовые книжки (на каждого работника)

Личные карточки;

Приказы: о приеме, переводе, совмещении или временном замещении, направлении в командировку, увольнении, предоставлении отпуска, поощрении, наложении или снятии дисциплинарного взыскания, с документами-основаниями (заявления, уведомления, справки, акты, служебные записки и т.д.)

Расчетные листки;

Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, если работодатель принял решение заключать такие договоры с работниками, занимающими должности или выполняющие работы, указанные в перечнях, утвержденных Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85

Удостоверения, подтверждающие прохождение работником обучения по охране труда.

Отметим, что приведенные списки не являются исчерпывающими. При проведении проверки (как плановой. так и внеплановой ) трудовая инспекция может запрашивать и безвозмездно получать от работодателя любые документы, необходимые для осуществления контроля, в том числе документы за любые периоды. Требовать от организации документы и информацию, которые не являются объектами проверки и (или) не относятся к предмету проверки, проверяющие не могут. Единый перечень документов, которые инспекция может запросить у организации, законодательством не установлен. Список таких документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от целей ее проведения и отражается в распоряжении (приказе) о проведении проверки. Так, если предметом проверки будет соблюдение трудового законодательства при проведении мероприятий по сокращению, государственный инспектор труда будет проверять приказы и уведомления о сокращении, материалы рассмотрения преимущественного права на оставление на работе, уведомления профсоюза и службы занятости;если проверка будет касаться аттестации работника, в организации должно быть положение об аттестации, будут проверяться материалы аттестации, и т.д.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Какие документы может проверить трудовая инспекция

Документы для проверки

При проведении проверки (как плановой. так и внеплановой ) трудовая инспекция может запрашивать и безвозмездно получать от работодателя любые документы, необходимые для осуществления контроля, в том числе документы за любые периоды *( абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ. ч. 1 ст. 11. ч. 1 ст. 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Требовать от организации документы и информацию, которые не являются объектами проверки и (или) не относятся к предмету проверки, проверяющие не могут ( п. 3 ст. 15 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ ).

Единый перечень документов, которые инспекция может запросить у организации, законодательством не установлен. Список таких документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от целей ее проведения и отражается в распоряжении (приказе) о проведении проверки ( п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ ).

В частности, трудовая инспекция может запросить:

- учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц;

- трудовые договоры с сотрудниками;

- личные карточки сотрудников;

- штатное расписание;

- трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек;

- приказы по кадрам (прием, перевод, отпуск, увольнение и т. п.);

- правила внутреннего трудового распорядка;

- локальные нормативные акты об оплате труда (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании);

- сведения об отсутствии задолженности по зарплате;

- ведомости, записки-расчеты, а также иные документы, касающиеся начисления и выплаты зарплаты;

- табели учета рабочего времени и т. д.

Если проверка касается соблюдения требований охраны труда в организации, то инспекция может запросить, например, инструкции по технике безопасности, журналы регистрации инструктажей и т. п.

Порядок ознакомления проверяющих с документами организации зависит от формы проводимой проверки: выездная или документарная .

Представление документов при документарной проверке

В ходе документарной проверки инспекторы в первую очередь знакомятся с уже имеющимися у них документами по организации (актами предыдущих проверок, материалами рассмотрения дел об административных нарушениях и т. п.). Если достоверность сведений в имеющихся у инспекции документах вызывает сомнения или эти сведения недостаточны для целей проведения проверки, инспекция направляет в адрес работодателя мотивированный запрос с требованием представить недостающие для осуществления контроля документы. К запросу инспекция прикладывает заверенную печатью копию распоряжения (приказа) о проведении документарной проверки. Об этом говорится в частях 3. 4 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Документы по запросу организация должна представить по местонахождению инспекции в течение 10 рабочих дней ( ч. 5 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ ).

Документы представляйте в виде копий. заверенных печатью и подписью руководителя организации или уполномоченного им лица ( ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ ). Удостоверять копии документов у нотариуса не требуется, если только иное не предусмотрено в законодательстве ( ч. 7 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ ).

Кроме того, указанные в запросе документы работодатель вправе представить в трудовую инспекцию в форме электронных документов, порядок передачи которых определяет Правительство РФ ( ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ ).

По итогам анализа полученных от организации документов сотрудники инспекции могут выявить ошибки или несоответствия с уже имеющейся у них информацией. В таком случае инспекторы известят работодателя о наличии обнаруженных ошибок и (или) расхождений и потребуют соответствующих пояснений.

На дачу пояснений организации отводится 10 рабочих дней. Представить их нужно в письменной форме по местонахождению инспекции. К пояснениям организация может приложить дополнительные документы, которые подтвердят достоверность ранее переданных в инспекцию документов и сведений.

Об этом говорится в частях 8. 9 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Представление документов при выездной проверке (161,20)

В ходе выездной проверки инспекторы знакомятся с необходимыми документами (оригиналами и их копиями) по местонахождению организации или по месту фактического осуществления ее деятельности. При этом инспекторы вправе запрашивать документы, а организации обязаны их представлять только в том случае, если выездной проверке не предшествовала документарная. Такой порядок предусмотрен в части 5 статьи 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Ответственность за непредставление документов

Внимание: неправомерное непредставление документов по требованию проверяющих из трудовой инспекции является нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность

При наличии такого нарушения по заявлению трудовой инспекции суд может вынести предупреждение или наложить штраф:

- на граждан - в размере от 500 до 1000 руб.;

- на должностных лиц организации (например, ее руководителя) - в размере от 2000 до 4000 руб.

Это следует из совокупности положений части 1 статьи 19.4, части 1 статьи 23.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Справочник: Журналы учета и регистрации

Бюро заказчика/подрядчика / Об утверждении форм первичных документов в строительстве (Прочитано 30331 раз)

Цитата Татьяна.:

Директор подписывает 10 процентовок и не видит какое же ИТОГО, карандашом что-ли писать это ИТОГО для него?во-первых, а во-вторых - привыкли что ли к этой форме?

А что с формой С-29?

Одно что директор 10 актов подписывает. как нить сосчитаем

А о генподрядчиках кто нить подумал. они ведь на заказчика подают акты С2 десятками. без реестра актов ваапче никак не обойтись!

опять же суммы перечисленных авансов? ладно если это текущие авансы, а если целевые за которые отчитываться еще 2-3 месяца и остаточная сумма целевого превышает выполнение, так что мне за работу не платят? или как?

и кстати с С29 - её тоже на коленках теперь писать?

Приказ Роспатента от 30 декабря 2005 г. № 156

Федеральная служба по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (Роспатент)

ПРИКАЗ

от 30.12.2005 № 156

Об утверждении Положения о Государственном патентном фонде (ГПФ)

В целях дальнейшего совершенствования Государственного патентного фонда и повышения эффективности его использования за счет новых информационных технологий

Положение о Государственном патентном фонде (ГПФ)

1. Основные термины и определения, используемые в Положении

В рамках настоящего Положения приведенные ниже термины используются в следующем смысле:

- фонд - система документов (в любой форме представления), предназначенная для удовлетворения информационных потребностей пользователей при решении определенных задач;

- библиотечный фонд - система документов (в любой форме представления), соответствующая задачам, типу, профилю библиотеки, а также информационным потребностям её пользователей;

- государственный патентный фонд (ГПФ) - часть государственного ресурса научно - технической информации, предназначенная для удовлетворения потребностей в патентной информации всех категорий пользователей (государственные эксперты, патентные поверенные, изобретатели, научные работники, инженеры и т.д.). ГПФ представляет собой совокупность систематизированных и снабженных справочно-поисковым аппаратом (СПА) источников информации, относящихся к объектам промышленной собственности, а также к зарегистрированным программам для ЭВМ, базам данных и топологиям интегральных микросхем и включающих патентную документацию, патентно - ассоциируемую, патентно - правовую, нормативно - методическую и справочную литературу.

- страховой фонд - фонд на микроносителях, создаваемый в целях сохранения наиболее ценных документов в особый период. Этот фонд не предназначается для использования абонентами и подлежит особо тщательной сохранности в безопасном месте;

- формирование фондов - совокупность процессов, направленных на создание и развитие библиотечного фонда. Состоит из комплектования, организации и управления фондом, а также исключения произведений печати и других материалов;

- ведение фонда - совокупность мероприятий (процессов) по пополнению, систематизации, восстановлению, корректировке и т.д. фонда для поддержания его в актуальном состоянии;

- депозитарное хранение фонда - постоянное хранение документов (в том числе малоиспользуемых) по установленному профилю в специально выделенных библиотеках или вспомогательных книгохранилищах для наиболее рационального размещения и использования библиотечных фондов;

- электронные издания - издания, выпускаемые на машиночитаемых носителях (например, оптических дисках типа CD - ROM, DVD - ROM, CD - R). Для пользования различными электронными изданиями требуется вычислительная техника и специальное математическое обеспечение;

- справочно-поисковый аппарат (СПА) - совокупность упорядоченных массивов вторичных документов, предназначенных для поиска научно - технической информации

- PCT (Patent Cooperation Treaty) - Договор о патентной кооперации, заключен в 1970 г. пересмотрен в 1979 и 1984 гг. предусматривает получу международной заявки, в которой заявитель может испрашивать правовую охрану изобретения одновременно в любой из стран PCT.

2. Общие положения

2.1. Настоящее Положение разработано с учетом действующих законодательных актов в области культуры, библиотечного дела, охраны интеллектуальной собственности и иных нормативных правовых актов.

2.2. Настоящее Положение определяет статус, структуру, принципы организации, формирования ГПФ и условия доступа к информационным ресурсам.

2.3. ГПФ создан и формируется с целью информационного обеспечения экспертизы, широкого публичного использования при проведении всех видов патентных исследований, комплектования региональных и отраслевых патентных фондов, а также других видов деятельности Роспатента и иных пользователей.

2.4. ГПФ включает массивы патентной документации и других источников информации (в том числе автоматизированные, информационные БД) на материальном носителе информации (бумага, различные микроносители, жесткие магнитные и оптические диски (винчестеры, CD - ROM, DVD - ROM, CD - R и т.д.)), a также массивы патентной информации, представленные в глобальной компьютерной сети.

2.5. ГПФ - часть государственного ресурса научно-технической информации России, единственное в стране депозитарное хранилище патентной документации. Оперативное управление формированием, ведением, хранением и использованием ГПФ осуществляет ФГУ Федеральный институт промышленной собственности Роспатента (ФИПС).

3. Структура ГПФ

3.1. ГПФ по функциональному назначению подразделяется на:

- центральный патентный фонд (ЦПФ);

- фонд патентной экспертизы (ФПЭ);

- страховой патентный фонд (СПФ);

- депозитарный патентный фонд (ДПФ);

- фонд заявок на объекты промышленной собственности;

- фонд экспертизы товарных знаков (ФЭТЗ);

- фонд экспертизы промышленных образцов (ФЭПО);

- фонд отечественной патентной документации и патентной информации в электронном виде по всем объектам промышленной собственности, предоставленный в глобальной компьютерной сети (автоматизированные БД, официальные бюллетени в электронном виде, открытые реестры, перечни и т.д.);

3.2. Основными показателями, характеризующими входящие в ГПФ фонды, являются: перечень стран, виды источников информации, виды носителей информации, полнота, глубина комплектования, принципы организации документов в фондах.

4. Центральный патентный фонд (ЦПФ)

4.1. ЦПФ является наиболее полным в Российской Федерации (РФ) фондом патентной документации по всем промышленно развитым странам и предназначен для удовлетворения информационных потребностей всех категорий пользователей при проведении различных видов патентных и иных исследований, комплектовании региональных, отраслевых и иных патентных фондов.

В состав ЦПФ включена отечественная и зарубежная патентная документация и литература свыше 60 Патентных ведомств, международных организаций и информационных фирм.

4.2. В состав ЦПФ входят:

- фонд отечественной патентной документации;

- фонд зарубежной патентной документации;

- фонд патентно-правовой, нормативно-методической и справочной литературы;

- фонд периодических изданий;

- автоматизированные информационные базы данных (БД) (в том числе на оптических дисках);

- СПА к фондам.

4.3. ЦПФ включает:

4.3.1 Фонд отечественной патентной документации:

- описания изобретений к привилегиям;

- описания изобретений к авторским свидетельствам и патентам СССР;

- описания изобретений к патентам РФ;

- описания изобретений к заявкам;

- описания к свидетельствам на полезные модели (титульные листы);

- полнотекстовые, библиографические и реферативные автоматизированные базы данных (в том числе на оптических дисках).

4.3.2. Фонд иностранной патентной документации:

- описания изобретений к заявкам, опубликованным до проведения экспертизы по существу;

- описания изобретений к заявкам, опубликованным после проведения экспертизы по существу;

- описания изобретений к патентам или свидетельствам;

- описания полезных моделей к свидетельствам или патентам;

- описания промышленных образцов к патентам или свидетельствам;

- полнотекстовые, библиографические и реферативные автоматизированные базы данных (в том числе на оптических дисках).

4.3.3. Фонд периодических изданий:

- официальные бюллетени Роспатента, содержащие информацию об открытиях, изобретениях, полезных моделях, промышленных образцах, товарных знаках, знаках обслуживания, наименованиях мест происхождения товаров и селекционных достижениях, зарегистрированных программах для ЭВМ, базах данных и топологиях интегральных микросхем;

- отечественные реферативные издания (рефераты опубликованных описаний изобретений к ’авторским свидетельствам и патентам СССР;рефераты описаний изобретений к патентам РФ);

- официальные бюллетени патентных ведомств зарубежных стран, международных организаций по всем объектам промышленной собственности в соответствии с национальным законодательством;

- зарубежные реферативные издания (приложения к зарубежным официальным бюллетеням, издания информационных фирм и др.).

4.3.4. Фонд патентно-правовой, нормативно-методической и справочной литературы (отечественной и зарубежной):

- законодательные акты, международные и межгосударственные соглашения, договоры и другие документы, закрепляющие и комментирующие основы охраны объектов промышленной собственности, авторского права и смежных прав;

- положения, инструкции, указания, правила и другие виды нормативных актов, регламентирующие процессы организации охраны объектов промышленной собственности и авторского права;

- книги, периодические и продолжающиеся издания, касающиеся различных вопросов охраны интеллектуальной собственности;

- методические рекомендации, учебные и справочные пособия;

- отраслевые, терминологические и языковые словари, справочники и энциклопедии;

- автоматизированные базы данных (в том числе на оптических дисках).

4.3.5. Справочно-поисковый аппарат (СПА) к фондам ЦПФ:

- классификационные материалы (указатели классов международных и национальных классификаций всех редакций, алфавитно-предметные указатели к ним, таблицы соответствия международных и национальных классификаций, а также различных редакций классификаций, тексты текущих изменений и дополнений к классификациям и другие справочные материалы) по всем объектам промышленной собственности;

- годовые и итоговые указатели (систематические, нумерационные и именные) заявок, авторских свидетельств, патентов на изобретения и других видов патентных документов, централизованно издаваемые патентными ведомствами, международными организациями и информационными фирмами;

- каталоги, картотеки, нумерационные книги и другие виды элементов СПА, создаваемые (и приобретаемые) ФИПС и обеспечивающие поиск и учет патентных документов, патентно-правовой, нормативно-методической и справочной литературы в фондах на всех видах носителей информации;- поисковые средства автоматизированных баз данных.

4.4. Виды носителей информации. ЦПФ представлен на: - бумажном носителе;

- микроносителях (микрофильмы, микрофиши, апертурные карты);

- машиночитаемых носителях (жесткие магнитные диски, оптические диски CD-ROM, DVD-ROM, CD-R).

4.5. Принципы систематизации входящих в ЦПФ фондов.

4.5.1. Фонд отечественной патентной документации систематизируется: - на бумажном носителе - по рубрикам Международной патентной классификации (МПК), внутри рубрик в нумерационном порядке;

- на микроносителях - в нумерационном порядке;

- на машиночитаемом носителе - систематизация документов в автоматизированных системах осуществлена в соответствии с принципами организации данных в соответствующих системах управления базами данных (СУБД).

Отечественная патентная документация в фонде на бумажном носителе информации периодически подвергается реклассификации в связи с изменениями в МПК (обновление редакции).

Периодичность этого процесса определяется международной практикой и сроками получения новых редакций МПК из Международного Бюро Всемирной Организации Интеллектуальной Собственности (МБ ВОИС).

4.5.2. Фонд иностранной патентной документации систематизируется: - на бумажном носителе: по странам, внутри стран по рубрикам национальных патентных классификаций (НПК) или МПК на момент их действия, далее в нумерационном порядке;

- на микроносителях, по странам, внутри стран в смешанном систематическом и нумерационном порядке;

- на машиночитаемом носителе, систематизация документов в автоматизированных системах осуществлена в соответствие с принципами организации данных в соответствующих СУБД.

4.5.3. Фонд патентно-правовой, нормативно-методической и справочной литературы систематизируется в соответствии с общими принципами, используемыми в работе библиотек для книжных (журнальных) фондов и специальным Рубрикатором, разработанным отделением Всероссийская патентно - техническая библиотека ФИПС (ВПТБ).

Предоставляемая читателям автоматизированная БД патентно - правовой литературы использует принципы организации документов, определенные СУБД.

5. Фонд патентной экспертизы (ФПЭ)

5.1. ФПЭ включает патентную документацию стран минимума PCT и СНГ. ФПЭ предназначен для проведения информационного поиска по заявкам на изобретения и полезные модели, а также для выполнения работ, связанных с информационным поиском и экспертизой в соответствии с международными обязательствами Роспатента как Международного поискового органа и органа Международной предварительной экспертизы.

5.2. Состав ФПЭ регламентируется Правилом 34 Инструкции к Договору о патентной кооперации (PCT), одним из участников которого является Роспатент, а также двухсторонними межведомственными договорами и соглашениями.

5.3. В состав ФПЭ входят:

- фонд отечественной патентной документации;

- фонд иностранной патентной документации;

- фонд патентно - ассоциируемой литературы;

- фонд патентно-правовой, нормативно-методической и справочной литературы;

- СПА к фондам.

5.4. ФПЭ включает:

5.4.1. Фонд отечественной патентной документации:

- описания изобретений к авторским свидетельствам и патентам СССР;

- описания изобретений к заявкам и патентам РФ ;

- описания к свидетельствам и патентам на полезные модели (титульные листы и заявочные материалы);

- официальные бюллетени патентного ведомства (СССР и РФ), содержащие информацию об изобретениях и полезных моделях;

- полнотекстовые, реферативные, справочные, узко-тематические, энциклопедические автоматизированные базы данных (в том числе на оптических дисках).

5.4.2. Фонд иностранной патентной документации:

- опубликованные описания к заявкам и описания к патентам на изобретения стран минимума патентной документации PCT и СНГ;

- реферативные издания патентных ведомств, международных организаций и информационных фирм стран минимума патентной документации PCT;

- реферативные издания патентного ведомства Японии на английском языке 1978-1994 гг.;

- тематические подборки рефератов описаний изобретений к заявкам и патентам на русском языке из сборника Изобретения стран мира ;

- тематические подборки рефератов описаний изобретений к заявкам Японии на русском языке из сборника Изобретения стран мира 1968-1995 гг.;

- полнотекстовые, реферативные, справочные, узко-тематические, по периодическим изданиям автоматизированные базы данных (в том числе на оптических дисках).

5.4.3. Фонд патентно - ассоциируемой литературы:

- научно-техническая;

- естественно - научная, медицинская, сельскохозяйственная и другая литература в виде книжных и периодических изданий, используемых при проведении государственной патентной экспертизы, и для подготовки международного указателя патентно - ассоциируемой литературы (JOPAL);

- автоматизированные базы данных (в том числе на оптических дисках).

5.4.4. Фонд патентно-правовой, нормативно-методической и справочной литературы (на русском языке):

- законодательные акты, международные и межгосударственные соглашения, договоры и другие документы, закрепляющие и комментирующие основы охраны объектов промышленной собственности;

- положения, инструкции, указания, правила и другие виды нормативных актов, регламентирующие процессы организации охраны объектов промышленной собственности;

- методические рекомендации, учебные пособия, статистические обзоры, журналы, сборники, книги и другие издания (периодические, продолжающиеся), отражающие методику использования патентной документации (информации);

- справочники, словари, библиографические указатели литературы и другие справочные материалы по различным отраслям знаний;

- автоматизированные базы данных (в том числе на оптических дисках).

5.4.5. СПА к ФПЭ:

- классификационные материалы (указатели классов МПК всех редакций, алфавитно-предметные указатели к ним, тексты изменений и дополнений к МПК, таблицы соответствия МПК и национальных классификаций, таблицы соответствия различных редакций МПК и другие справочные материалы);

- годовые указатели (систематические и нумерационные) заявок, авторских свидетельств и патентов на изобретения, издаваемые централизованно;

- каталоги, картотеки и другие элементы справочно-поискового аппарата, обеспечивающие учет и поиск научно-технической литературы в ФПЭ;

- поисковые средства автоматизированных баз данных.

5.5. ФПЭ представлен на:

- бумажном носителе;

- машиночитаемых носителях.

5.6. Принципы систематизации входящих в ФПЭ фондов:

- фонд отечественной патентной документации систематизируется по рубрикам МПК, внутри рубрик - в нумерационном порядке;

- фонд иностранной патентной документации систематизируется по рубрикам МПК, внутри рубрик - по странам, далее - в нумерационном порядке с многоаспектным отражением документов в фонде по смежным индексам и обеспечением полных текстов рефератов на русском языке (до 1995 г.);

- фонд патентно-правовой, нормативно-методической и справочной литературы систематизируется в соответствии с общими принципами систематизации книжных и журнальных изданий;

- фонд на машиночитаемом носителе - систематизация документов в автоматизированных системах осуществлена в соответствии с принципами организации данных в соответствующих СУБД.

Патентная документация в отечественном фонде ФПЭ подлежит периодической реклассификации в соответствии с изменениями в МПК (изменение редакции). Периодичность проведения реклассификации определяется международной практикой и сроками получения соответствующих изменений.

6. Страховой патентный фонд (СПФ)

6.1. СПФ предназначен для использования в случаях полной (или частичной) утраты ЦПФ и ФПЭ, либо в экстремальных ситуациях, когда пользование последними невозможно.

6.2. СПФ сформирован на базе ЦПФ и включает отечественные и зарубежные источники информации на микроносителях: 16-ти и 35-ти мм микрофильмы, микрофиши формата А6 и апертурные карты.

6.3. СПФ находится в филиале ФИПС и, частично, в ФИПС.

6.4. СПФ включает:

- фонд отечественной патентной документации, в том числе заявочные материалы на изобретения на правах микрофильма - подлинника;

- фонд зарубежной патентной документации;

- фонд периодических изданий;

- фонд патентно - правовой литературы.

6.5. Принципы систематизации документов в СПФ соответствуют п.4.5. настоящего Положения.

6.6. СПФ с 1991 г. не комплектуются.

7. Депозитарный патентный фонд (ДПФ)

7.1. ДПФ представляет собой массив ретроспективной, редко спрашиваемой зарубежной патентной документации.

7.2. ДПФ сформирован на базе ЦПФ и ФПЭ и предназначен для обслуживания всех категорий пользователей в депозитарном режиме

7.3. ДПФ включает:

- фонд описаний изобретений к заявкам и патентам некоторых стран минимума патентной документации PCT (Великобритания, Германия, Франция, Швейцария, Япония) за ретроспективный период до 1970 года;

- фонд описаний изобретений к заявкам и патентам редко спрашиваемых стран и международных организаций (ГДР, Республика Южная Корея, ЧСФР, Африканская организация интеллектуальной собственности. Африканская региональная организация промышленной собственности).

7.4. СПА к ДПФ включает:

Источники: base.garant.ru, www.kdelo.ru, proekt.by