4.1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. В состав реквизитов бланка входит постоянная информация об организации – авторе документа, содержащая основную характеристику создавшей официальный письменный документ организации.

При получении документа в организации (учреждении, фирме) основное внимание уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно запоминается и внешний вид документа – качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности.

Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующиеся правами юридического лица. Разрабатывая бланк, стремятся к созданию благоприятного впечатления об организации, к созданию запоминающегося бланка, отражающего не только определенную информацию о фирме, но и ее стиль. Однако, стремясь произвести положительное впечатление, зачастую, получают обратный результат: если в бланке документа есть принципиальные ошибки, выбрана неудачная композиция расположения его отдельных элементов, не хватает обязательных данных, впечатление об авторе будет невысоким.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты и количество ошибок при составлении и подготовке документа, упрощает восприятие информации и повышает культуру документа. Применение бланков так давно вошло в практику документирования, что невозможно представить официальный документ, который подготовлен без бланка.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке по нескольким адресам, то на бланке создают первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из организации.

Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги – А 4 (210x297 мм) и А 5 (210х 148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

При изготовлении бланков обычно используются типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33.

Реквизит “Наименование организации” допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от длины строки (т.е. от количества знаков в наименовании организации-автора).

Существует несколько способов подготовки бланков:

• заказ бланка в типографии;

• копирование бланка с помощью средств оперативной полиграфии;

• создание в памяти компьютера шаблона бланка;

• нанесение реквизитов бланка на бумагу резиновым штемпелем (этот способ ошибочно называют угловым штампом). Типографское изготовление бланков является наиболее распространенным способом, позволяет организации иметь бланки высокого полиграфического качества, что, в свою очередь, повышает ее престиж. Но этот способ требует определенных денежных затрат.

Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.

Самым дешевым способом создания бланка является заказ в граверной мастерской штампа с реквизитами, идентифицирующими организацию-автора, оттиск которого используется каждый раз, когда необходим бланк.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресата (в письмах, докладных записках), для написания резолюции.

Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем и продольные для распорядительных документов.

Бланк, содержащий реквизиты, характеризующие организацию-автора (ее наименование, дата и место создания, регистрационный индекс), оказал влияние и на оформление внутренних документов организации. Для их оформления стали использовать те же реквизиты, повторяя их состав и порядок расположения даже в тех случаях, когда документ создается рукописным способом (заявление, объяснительная записка).

Каждое акционерное общество (равно как и все иные организации) обязано иметь как минимум два вида бланков: бланк письма и общий бланк.

Бланк письма предназначен для оформления связей общества с государственными органами власти и управления, партнерами, клиентами и всеми иными организациями.

Второй вид бланка используется для подготовки и оформления внутренних документов общества. В ГОСТ Р 6.30-2003 (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М. 2003. С. 8.) и специальной литературе его обычно называют общим бланком, так как состав его реквизитов является одинаковым для всех видов документов и по сути этот бланк является шаблоном (заготовкой) для создания таких видов документов, как приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы и др.

Бланк письма акционерного общества должен предусматривать размещение следующих реквизитов:

• товарный знак (знак обслуживания, эмблема) (при его наличии);

• фирменное наименование акционерного общества;

• справочные данные;

• код общества по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);

• Основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

• Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);

• отметка для регистрационного номера и даты документа;

• отметка для ссылки на номер и дату документа.

В числе первых реквизитов на бланке государственных учреждений и организаций могут быть размещены: Герб Российской Федерации, герб субъекта Федерации. Не допускается размещение на бланках изображения и герба, и товарного знака, эмблемы.

На бланках негосударственных организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема.

Товарный знак и знак обслуживания (далее – товарный знак) – обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц. В соответствии со ст. 2 Федерального закона “Об акционерных обществах” общество вправе иметь зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.

На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство, которое удостоверяет приоритет товарного знака, исключительное право на товарный знак. Организация, зарегистрировавшая свой товарный знак, использует его для размещения на товарах, этикетках, упаковках этих товаров, а также на документации, в том числе и бланках.

Товарный знак или эмблема размещается на верхнем либо левом полях бланка.

Наличие на бланке товарного знака не исключает указания на бланке наименования организации, не допускается и замена наименования организации-автора документа ее эмблемой.

Наименование организации – автора документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 печатается на бланке сначала полностью, а ниже сокращенно, но в точном соответствии с тем нормативным актом или учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное наименование указывают в скобках.

Порядок образования наименования акционерного общества установлен законодательно. В соответствии с ГК. РФ (ст. 96) юридические лица должны иметь фирменные наименования, включающие указания на их организационно-правовую форму и характер деятельности. Фирменное наименование акционерного общества должно содержать его наименование и указание на то, что общество является акционерным.

Статья 2 Федерального закона “Об акционерных обществах” устанавливает несколько вариантов образования наименования общества.

Общество должно иметь полное наименование на русском языке. Полное фирменное наименование общества на русском языке содержит полное наименование общества и указание на тип общества (закрытое или открытое).

Общество вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке. Сокращенное фирменное наименование должно содержать полное или сокращенное наименование общества и слова “Закрытое акционерное общество” или “Открытое акционерное общество” либо аббревиатуру “ЗАО” или “ОАО”.

Общество вправе иметь также полное и (или) сокращенное фирменное наименование на языках народов Российской Федерации и (или) иностранных языках. Наименование общества на иностранном языке воспроизводится на бланке в том случае, когда оно закреплено в уставе;в этом случае наименование общества на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Фирменное наименование общества на русском языке не может содержать иные термины и аббревиатуры, отражающие его организационно-правовую форму, в том числе заимствованные из иностранных языков, если иное не предусмотрено федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации.

Наименование организации указывается на бланке, как правило, без скобок или кавычек, кроме случаев, когда собственно наименование может быть принято за характер деятельности. Например: Открытое акционерное общество “Московский книжный дом”.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на бланках писем предусмотрено проставление двух кодов по Общероссийским классификаторам технико-экономической и социальной информации:

• код организации – автора документа по Общероссийскому классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКПО);

• код вида документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Эти реквизиты служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций, код по ОКПО – элементом электронной идентификации организации. Код формы является элементом идентификации документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает также размещение на бланке Основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица. Он проставляется на основании документов, выдаваемых налоговыми органами. В соответствии с постановлением Правительства РФ (Постановление Правительства РФ от 16.10.2003 №630 “О Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей, правилах хранения в единых государственных реестрах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей документов (сведений) и передачи их на постоянное хранение в государственные архивы, а также о внесении изменений и дополнений в постановления Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 года №438 и 439” // СЗ РФ. 2003. №43. Ст. 4238.) основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРНИП) указывается во всех документах этого физического лица, связанных с осуществлением им предпринимательской деятельности, наряду с его фамилией, именем и отчеством.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, также выдаваемыми налоговыми органами.

В состав справочных данных включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. Чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа. Почтовый адрес должен быть указан в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, т.е. обязательно включать индекс предприятия связи с указанием единиц административно-территориального деления. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика. Номер телефона следует указывать тот, по которому можно получить необходимую информацию (например, канцелярия, секретариат). Группы цифр в номерах телефонов (факсов) разделяют дефисом.

Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации – автора документа следующими данными: номер факса, телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке и реквизиты банка, телекс, адрес электронной почты, номер лицензии и др.

На бланке для писем наименование вида документа (слово “письмо”) не указывается, также не принято писать “коммерческое предложение” или “деловое письмо”.

Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов.

Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов.

Общий бланк акционерного общества может содержать следующие реквизиты:

• товарный знак (знак обслуживания, эмблема);

• фирменное наименование акционерного общества;

• отметка для проставления даты и номера документа;

• место составления или издания документа (географический пункт). Первые три реквизита должны оформляться так же, как и в бланке письма.

Место составления или издания может не указываться на бланке, если оно входит в название акционерного общества. Место составления или издания указывается на общем бланке (на бланках всех видов документов, применяемых в акционерном обществе) в тех случаях, когда затруднено его определение по реквизиту “Наименование организации ” (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М. 2003. С. 3.) .

В соответствии со ст. 4 Федерального закона “Об акционерных обществах” место нахождения общества определяется местом его государственной регистрации. Таким образом, на бланках внутренних документов реквизит “Место составления или издания документа” должен содержать сведения о месте нахождения общества. Этот реквизит оформляется в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов Российской Федерации. Перед указанием населенных пунктов проставляется их сокращенное наименование вида (город, край, поселок и др.). Например:

г. Калуга;пос. Княжево Талдомского района Московской обл.

Исключением является обозначение городов Москва и Санкт-Петербург, перед наименованием этих городов буква “г.” не ставится. Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов.

Пример общего бланка с продольным расположением реквизитов.

Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становиться бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки каких-либо конкретных видов документов целесообразно создавать только в тех случаях, когда в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Бланки на двух языках. Если акционерное общество ведет переписку с иностранными корреспондентами, оно вправе иметь фирменный бланк на иностранном языке. При этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Согласно Федеральному закону “Об акционерных обществах” акционерные общества, созданные в субъектах Федерации, могут иметь бланки как на государственном языке Российской Федерации, так и на государственных языках республик или на языках народов Российской Федерации на территориях их компактного проживания.

Возможно создание бланка на двух языках. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды – на русском и государственном языке республики. В таких бланках реквизиты “Наименование организации”, “Справочные данные об организации”, “Место составления или издания документа” печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне. При этом наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагают ниже или справа от наименования на русском языке.

В акционерных обществах, имеющих крупный управленческий аппарат, сложную внутреннюю организационную структуру, наряду с бланками общества возможно создание бланков структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования акционерного общества наименования структурного подразделения. Структурное подразделение также может иметь бланк письма и бланки для наиболее массовых видов документов (распоряжение руководителя подразделения, протокол и др.).

Пример бланка распоряжения структурного подразделения с угловым расположением реквизитов.

Бланки должностных лиц создаются для руководителей (организации, крупного структурного подразделения), обладающих правом подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации – автора документа. Если создается бланкдолжностноголица, то наименование должности размещается ниже наименования организации – автора документа.

Пример бланка письма должностного лица с угловым расположением реквизитов.

Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет

организовать централизованное изготовление бланков для писем;

уменьшить стоимость машинописных работ;

сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

облегчить визуальный поиск необходимой информации;

расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов;

1)         Государственный герб (для государственных предприятий);

2)         эмблема организации;

3)         код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;

4)         код документа по ОКУД (если есть);

5)         наименование организации (полное и сокращенное);

6)         почтовый и телеграфный адреса;

7)         номер телефона;

8)         номер факса, телетайпа;

9)         номер счета в банке;

10)       дата;

И) индекс документа;

12)       ссылка на индекс и дату входящего документа;

13)       адресат;

14)       заголовок к тексту;

15)       текст;

16)       подпись;

17)       фамилия и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ 6.38-90 изображение Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

по первым буквам слов, входящих в наименования, например, МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

по начальным слогам букв, входящих в наименования, например, Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй строчными, например, ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе. Почтовый и телеграфный адреса относятся к обязательным реквизитам официального письма. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам.

Номера телефона, факса, номер счета в банке также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двухзначными цифрами. Например, дату 25 октября 1997 года следует записать так: 25.10.97 (допускается и иная запись: 25.10.1997). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 1997 года записывают следующим образом: 12.01.97. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.97).

Индекс исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например, №  2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

На №

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.97».

Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, — указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например:

ЗАО «Оксид»

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ 6.38-90 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Например:

Кемеровское ОАО «Гранит» Смирнову А.Н.

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

Ректору

Новосибирской государственной академии

экономики и управления

проф. Шеметову П.В.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам __ в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например:

Директору общества с дополнительной ответственностью

«Кристалл»

Некрасову Г.Н.

103030, г. Москва

Скатертный пер. 22

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. Например;

630102, г. Новосибирск-102, ул. Кирова, 76, кв. 12

Григорьеву П.И.

Согласно ГОСТ 6,38-90, инициалы ставятся после фамилии во всех случаях, кроме подписи. В подписи инициалы предшествуют фамилии.

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией. В этом случае сокращение «т.» не употребляется:

акад. Иванову А.Г.

проф. Кирсанову Н.Г.

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращением «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту № 33-02/567

О закупке кирпичного завода

Заголовок не должен превышать двух строк;если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости перечитывать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

Начальнику отделения милиции

Кировского района

г. Новосибирска

Сидорову Г. В.

По делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

экз.

Приложение;на        л. в

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

Приложение:    информационный материал о международной выставке «СИБ-96» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор школы       Подпись         Н.К.Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписания письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института Подпись         А.Н. Марченко

Главный бухгалтер   Подпись         Ю.П.Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ЗАО «Корсар» Подпись        Г.А.Фомин

Директор ОАО «Карелия» Подпись   И.В.Петров

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:

Герб   РФ

Наименование министерства

Наименование организации

Наименование структурного

Скачать: Основные проблемы при конструировании бланков

ГЛАВ� 4. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учреждения). 26

4.1 Примеры набора некоторых элементов бланка. 28

Введение«Бланк документа. Виды бланков. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учреждения)» - одна из важных и актуальных тем на сегодняшний день.

Актуальность исследования заключается в том, что большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 " Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать. Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.

Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

Данная тема достаточно подробно освещена в научных трудах следующих авторов:

Актуальность моего исследования определила цель и задачи работы:

Цель исследования – рассмотреть тему «Бланк документа. Виды бланков. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учреждения)».

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

На основе анализа зарубежной и отечественной литературы, монографических источников изучить понятие бланка документов

Провести анализ структуры бланка

Рассмотреть виды бланков

Выявить и проанализировать особенности изготовления бланков

На основе проведенного исследования сделать выводы и дать рекомендации по работе

Для раскрытия поставленной цели и задач определена следующая структура исследования: работа состоит из введения, глав, заключения, списка использованной литературы. Названия глав отображают их содержание.

1. Бланк документа1.1 Немного историиСлово "бланк" французского происхождения и переводится как "чистый".

Ещё в прошлых веках люди проявляли чудеса изобретательности, чтобы сократить время на монотонную работу с бумагами, особенно если один и тот же текст должен был повторяться на разных листах. Например, в XVIII веке был изобретен хитрый предмет, который представлял собой перекладину с двумя инструментами для письма на концах. Выглядел он примерно как палка, к концам которой стержнем вниз прикреплены две ручки. Попробуйте написать подобной конструкцией хотя бы одно слово на двух листах и оцените усердие писцов того времени. Мучения прекратились в 1806 году, когда англичанином Ведгвудом была изобретена "угольная бумага" (её ещё называли стилографическим писателем), проще говоря, появилась обычная копирка. Но это сейчас она стала обычной - по тем временам это был настоящий прорыв. Революционное появление печатной машинки в 1814 году сильно облегчило работу писцов, к тому же печатать одну и ту же информацию на бланках с копиркой было гораздо удобнее (получалось то, что сейчас называется фирменным бланком). Но и это не остановило строчащий процесс с использованием копирки, так как многие документы были действительны только при заполнении от руки - иначе они не имели силы. Впрочем, ситуация с подлинностью документов сохранилась и по сей день. НО! У нас есть преимущество перед предками - это самокопирующая бумага. Копирка, конечно, вещь замечательная, но она пачкала все вокруг, в том числе и сами документы. К тому же, не очень удобно каждый раз перекладывать листы копиркой, давить изо всех сил на ручку, чтобы нижний слой был всё-таки различим и следить, чтобы толстая

пачка - бумага-копирка-бумага-копирка-бумага-…- не разъехалась в разные стороны.

Самокопирующая бумага появилась после того, как в 1950 году ученый Барри Грин открыл свойство микрокапсуляции. Обычная на первый взгляд бумага была непростой: она содержала покрытие из микрокапсул, которые разрывались при письме, окрашивая строчками нижний лист. Так свершилась революция в области письменного дела.

Самокопирующиеся бланки используются в работе практически повсеместно - это квитанции, счет-фактуры, товарные и транспортные накладные, товарные чеки, бланки, требующие дублирования, страховые полисы, туристические ваучеры, официантские счета, расписки, билеты, пропуска и т. п.

1.2 Что такое бланк, его назначениеБланк — представляет собой вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа формата А4, с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Бланк предназначен для последующего заполнения, с этой целью на нем имеются пустые места, для последующего внесения туда информации (вручную, на печатной машине, на компьютере). На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия. Существуют так называемые бланки строгой отчетности, содержащие номер (иногда серию), зарегистрированные одним из установленных способов, имеющие специальный режим использования.

По ГОСТу 6.39 — 72 установлено два основных вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем.

Фирменный бланк — бланк с фирменной атрибутикой организации, который является визитной карточкой предприятия. Обычный формат фирменного бланка — А4, но в отдельных случаях изготавливаются фирменные бланки меньших или больших форматов.

Фирменный бланк - это бумажный лист, как правило, формата А4 и менее, содержащий элементы фирменного стиля или информацию постоянного характера (например, накладные). Любой бланк предназначен для последующего заполнения и, как правило, направляется вовне. Это обязывает фирму отнестись к бланкам как к представительской продукции. Получается, что бланк - это своего рода визитка Вашей компании. Безвкусно оформленный бланк может создать негативное впечатление о вашей компании, поэтому его создание лучше доверить дизайнеру.

Фирменный бланк, дизайн которого выполнен профессионалами, способен не только содержать текст и предоставлять контактную информацию, но и отражать вид деятельности компании и ее жизненное кредо, а также обеспечивать узнаваемость компании и ее продукции при последующих рекламных контактах с потребителем. Он должен создавать у потребителя положительный образ Вашей компании. Визуальное впечатление, производимое на клиента компании безвкусным фирменным бланком, может быть сильнее, чем впечатление от телефонного разговора с менеджером. Добиться отрицательного впечатления можно при неумелом использовании следующих составляющих: фирменная верстка, использование графических элементов фирменного стиля, фирменные цвета. Однако при помощи этих же компонентов вместе с созданием фирменных шрифтов, подбором специальных сортов бумаги и удобной подачей информации, грамотные дизайнеры помогут Вам произвести впечатление с точностью до наоборот.

Бланки представительского класса. Бланк содержит элементы фирменного стиля, например логотип, корпоративные шрифты, и другую информацию постоянного характера, такую как: название Компании, реквизиты, контактную информацию. Фирменный бланк предназначен для последующего заполнения, именно поэтому, как правило имеет стандартный размер – А4 или А5.

Бланки печатаются на офсетной, мелованной или специальной бланочной бумаге.

Печать фирменных бланков возможна с любой красочностью, от черно-белых, до полноцветных, а так же с эффектом «водяного знака». Благодаря предоставляемой услуге по персонализации рекламно-полиграфической продукции, возможно изготовление бланков с нумерацией.

2. Виды бланков2.1 Основные виды оформленияБланки бывают следующих видов:

Перевозочная документация

Учетная документация

Счета, счета-фактуры

Товарно-транспортные накладные

Путевые листы

Платежные поручения

Грузовые авианакладные и другие многослойные документы

Бланки разрешительных лиценций

Бланки типовых договоров

Специальные талоны с тонкой графикой и микропечатью

Деловые формуляры на самокопирующей бумаге

(производство немецких фирм Koehler, Zanders)

Квитанции формы А7

Акты осмотра, доп.соглашения, бланки

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации;

14 - место составления или издания документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

угловой

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах)

продольный

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах)

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:

бланк организации;

бланк структурного подразделения;

бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:3

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (кроме письма)

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

3. Классификация бланков

3.1 Общий бланк

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.1

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));08- наименование организации;14 - место составления или издания документа.2

Примечание: в пункте 4.7 ГОСТа 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит "Дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты.

Также на общем бланке необходимо ставить ограничительные отметки для реквизита "Регистрационный номер документа".

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.3

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант)         общего бланка (размеры указаны в миллиметрах)

01 - Государственный герб Российской Федерации;02 - герб субъекта Российской Федерации;03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);08 - наименование организации;11 - дата документа;12 - регистрационный номер документа;14 - место составления или издания документа

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант)        общего бланка (размеры указаны в миллиметрах)

01 - Государственный герб Российской Федерации;02 - герб субъекта Российской Федерации;03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);08 - наименование организации;11 - дата документа;12 - регистрационный номер документа;14 - место составления или издания документа

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. Образцы общего бланка документа также приводятся в следующих документах:

- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунок Б.1);

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 11 и 12).

3.2 Бланк письма

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));04 - код организации;05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);08 - наименование организации";09 - справочные данные об организации,а также ограничительные отметки для реквизитов: 11 - дата документа;12 - регистрационный номер документа;13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов. Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

01 - Государственный герб Российской Федерации;02 - герб субъекта Российской Федерации;03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);04 - код организации;05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);08 - наименование организации;09 - справочные данные об организации;11 - дата документа;12 - регистрационный номер документа;13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;15 - адресат;18 - заголовок к тексту;19 - отметка о контроле;20 - текст документа

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

01 - Государственный герб Российской Федерации;02 - герб субъекта Российской Федерации;03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);04 - код организации;05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);08 - наименование организации;09 - справочные данные об организации;11 - дата документа;12 - регистрационный номер документа;13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;15 - адресат;18 - заголовок к тексту;19 - отметка о контроле;20 - текст документа

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Образцы общего бланка документа также приводятся в следующих документах:

- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4);

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18).

3.3 Бланк конкретного вида документа

Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));08 - наименование организации";10 - наименование вида документа;14 - место составления или издания документа,а также ограничительные отметки для реквизитов: 11 - дата документа;12 - регистрационный номер документа. И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов. 18 - заголовок к тексту;19 - отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Продольные бланки на практике используют преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка конкретного вида документа               (размеры указаны в миллиметрах)

Источники: www.irbis.vegu.ru, www.bibliotekar.ru